Ustawa nie zwalnia z uzgadniania sald zerowych

Potwierdzeniem sald nie obejmuje się należności spornych i wątpliwych, a także należności od osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych oraz należności z tytułów publicznoprawnych. W tych przypadkach inwentaryzacji dokonuje się w drodze porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami (weryfikacja).

Inwentaryzacja należności powinna zostać przeprowadzona na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Termin inwentaryzacji uważa się za dotrzymany, jeżeli inwentaryzację rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15. dnia następnego roku, a ustalenie stanu należności nastąpiło przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą potwierdzenia sald - przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych. Jednakże stan wynikający z ksiąg nie może być ustalony po dniu bilansowym [przykład].

Inwentaryzacja należności z tytułu dostaw i usług drogą potwierdzenia sald leży po stronie wierzyciela i polega na wysłaniu do kontrahenta (dłużnika) dokumentu uzgadniającego stan należności w dwóch egzemplarzach z prośbą o potwierdzenie wykazanego w nim salda. Dłużnik potwierdza jego zgodność albo zgłasza zastrzeżenia, wskazując na różnice. Jeden egzemplarz dłużnik powinien zostawić w swoich dokumentach, a drugi odsyła do wierzyciela. W ten sposób zostaje zinwentaryzowane, zarówno saldo należności u wierzyciela, jak i saldo zobowiązania u dłużnika.

Warto pamiętać, że potwierdzanie z kontrahentami zerowych sald należności daje pewność prawidłowości danych w księgach oraz jest spełnieniem ustawowego obowiązku ich inwentaryzacji wynikającego z ustawy.

Ustawa nie ogranicza obowiązku potwierdzania sald jedynie do należności krajowych. Oznacza to, że obowiązek inwentaryzacji należności dotyczy także rozrachunków z kontrahentami zagranicznymi. W takim wypadku potwierdzenie salda powinno nastąpić w walucie, w jakiej oczekiwana jest zapłata. Nie przelicza się salda wyrażonego w walucie obcej na złote.

Jeśli nie ma odpowiedzi ze strony dłużnika na wysłane przez wierzyciela potwierdzenie salda, oznacza to, że saldo jest nadal niepotwierdzone. W tej sytuacji jednostka powinna dokonać inwentaryzacji takiej należności w drodze weryfikacji.

PRZYKŁAD

Sposób postępowania

Rok obrotowy Alfa Sp. z o.o. pokrywa się z rokiem kalendarzowym. Inwentaryzację należności drogą potwierdzenia sald przeprowadzono na 30 listopada. Na dzień bilansowy, tj. 31 grudnia, ustalenie stanu nastąpiło przez dopisanie i odpisanie od stanu potwierdzonego na 30 listopada zwiększeń i zmniejszeń należności, jakie nastąpiły między 30 listopada a 31 grudnia.

Agnieszka Bojar

ekspert w MDDP Outsourcing

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).