Papier wszystkiego nie zniesie

Księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe, sprawozdania z działalności oraz dokumentację opisującą przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości trzeba przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem. Z reguły jest to okres pięcioletni. W praktyce czas przechowywania dokumentów rzadko wynosi ustawowe 60 miesięcy, zazwyczaj więcej.

Konsekwencje tego są sporym obciążeniem, szczególnie dla małych i średnich przedsiębiorstw. Według badania zrealizowanego przez zajmującą się wspomaganiem procesów biznesowych firmę Kolibro, aż 44 proc. przedsiębiorstw tego segmentu źle ocenia codzienną pracę z dokumentami. Najwięcej problemów sprawia nieustanna konieczność ponaglania osób opisujących i akceptujących (37 proc.) oraz brak wiedzy o wpłynięciu oczekiwanego dokumentu (32 proc.). - Zajmowanie się fakturami jest czasochłonne i wiąże się z nieustannym kopiowaniem, które naraża działalność gospodarczą na straty zarówno finansowe jak i czasowe - zauważa Zuzanna Lillpop, właścicielka biura księgowego Keren Ann z Piaseczna. - Przechowywany w siedzibie firmy dokument jest bardziej narażony na zaginięcie, które w rezultacie może bardzo drogo kosztować.

Poszukiwanie zagubionej faktury jest najważniejszym problemem związanym z przechowywaniem dokumentów na terenie firmy dla 32 proc. badanych przez Kolibro. Mając nieograniczony, swobodny i nieregulowany dostęp do archiwum, pracownicy nagminnie powielają zawarte w nich informacje, skanując dokument, niszczą jego strukturę, zacierają np. pieczątki, wreszcie - gubią.

Coraz popularniejszym sposobem radzenia sobie z tego rodzaju problemami jest powierzenie przechowywania dokumentów firmie zewnętrznej na zasadzie outsourcingu. Ustawa o rachunkowości decyduje co prawda, że księgi rachunkowe muszą być prowadzone w siedzibie firmy, której dotyczą (albo jej oddziałach). Informacja o miejscu deponowania ksiąg, faktur, rejestrów itp. powinna być przekazana Urzędowi Skarbowemu, który musi mieć zapewnioną możliwość kontroli. Zgłoszenie powinno nastąpić nie później, jak precyzuje ustawa, niż w ciągu 30 dni od daty podpisania umowy na prowadzenie archiwum.

Wyspecjalizowane firmy mogą przechowywać dokumenty w specjalnych szafach segregacyjnych albo zwykłych, tekturowych, pudełkowych segregatorach. Zarówno jedne, jak i drugie są zazwyczaj wyposażone w technologię kodów kreskowych, która umożliwia szybkie dotarcie do pojedynczej faktury, spisu czy rejestru. Pomieszczenia archiwizacyjne w centrach logistycznych powinny być klimatyzowane, a wilgotność powietrza na bieżąco monitorowana (najlepiej zgodnie z normami ustalonymi dla przechowywania ważnej, wrażliwej, strategicznej dokumentacji). - Archiwum powinno być także zaopatrzone w systemy przeciwpożarowe, kontroli dostępu (telewizja przemysłowa) oraz elektroniczne archiwum operacji prowadzonych na zbiorach - zaznacza Zuzanna Lillpop.

Specjalistyczne usługi nie są tanie. Cena zależy od lokalizacji, wielkości zbioru, rodzaju pojemników użytych do przechowywania papierów, okresu, podczas którego dokumenty mają być deponowane, szczegółowych, czasem bardzo specjalistycznych zabezpieczeń. Wartość usługi podawana jest często w metrach bieżących (regału) i wynosi od 50 do 1000 zł rocznie. Dodatkowo firma archiwizująca zazwyczaj świadczy usługi dodatkowe, takie jak niszczenie dokumentacji, skanowanie, tworzenie kopii zapasowych.

- W przypadku działalności gospodarczej w skali mikro tego typu logistyka archiwizacyjna nie jest konieczna - uważa Lillpop. - Ale już gdy firma zatrudnia więcej niż 10 osób albo prowadzi działalność związaną z dużą liczbą faktur, warto rozważyć, czy koszty związane z ewentualnym zagubieniem dokumentu nie byłyby większe niż roczna usługa archiwizacji.

W pierwszym rzędzie jednak, jak podkreślają specjaliści, właściciel firmy powinien zadbać o przeprowadzenie odpowiednich prac we własnym zakresie. Pomagają w tym elektroniczne systemy wspomagające obieg dokumentów (na przykład PIKO i Contman). Jak wynika z badania spółki Kolibro, w przedsiębiorstwach jest niewielka świadomość tego rodzaju rozwiązań. Jedynie 14 proc. ma system informatyczny wspomagający proces akceptacji, rejestracji i opisywania dokumentów. Korzystanie z niego najczęściej deklarują podmioty zajmujące się handlem i obrotem nieruchomościami, przemysłem, handlem i świadczeniem wysoko specjalistycznych usług. Wynika to między innymi z konieczności prowadzenia projektów w różnych częściach kraju, a także szerokiego korzystania z systemów mobilnych. - W dobie informatyzacji i szukania na każdym kroku oszczędności tak niewielkie wykorzystanie systemów informatycznych podczas przechowywania i obiegu dokumentów może wzbudzać pewne zdziwienie - twierdzi Beata Skura z portalu ObiegFaktur.pl.

Firmy, które wdrożyły w życie jeden z takich systemów mogą przyjmować dokumenty w formie elektronicznej, co bardzo przyspiesza obieg. Najczęściej faktura występuje wtedy w popularnym formacie PDF lub w formie skanu. - Sam dokument przy tym może być zdeponowany w szafie archiwizacyjnej, w siedzibie firmy, albo na zewnątrz - radzi Skura.

@RY1@i02/2013/106/i02.2013.106.13000040f.802.jpg@RY2@

Dokumenty w firmach

Aleksandra Puch

mf_dgp@infor.pl