Sposób ujęcia składek ZUS właściciela powinien zostać opisany w polityce rachunkowości

Składki ZUS właściciela firmy mogą być zaliczane bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów w trakcie roku podatkowego lub odliczane od dochodu. Takiego wyboru nie ma w przypadku składek na Fundusz Pracy, które zawsze są zaliczane do kosztów uzyskania przychodów. Składka na ubezpieczenie zdrowotne podlega natomiast odliczeniu od podatku, ale tylko w wysokości 7,75 proc. podstawy jej wymiaru.

Ewidencja w księgach

Przedsiębiorca może księgować naliczone składki na ubezpieczenia społeczne w ciężar kosztów operacyjnych w miesiącu, którego składki te dotyczą, i ujmować w korespondencji z kontem "Rozrachunki publicznoprawne". W takiej sytuacji nie mamy do czynienia z trwałym wycofaniem środków z firmy. Natomiast jeśli składki na ubezpieczenia społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne właściciela (osoby fizycznej) regulowane są ze środków pieniężnych jednostki, to naliczenie tych składek może być dokonywane w korespondencji z kontem "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Rozrachunki z właścicielem). O wyborze sposobu księgowania składek - za pośrednictwem konta "Pozostałe rozrachunki" czy na koncie kosztów działalności operacyjnej - decyduje jednostka. Sposób ujęcia w księgach rachunkowych operacji dotyczących składek ZUS właściciela powinien zostać opisany w przyjętych zasadach (polityce) rachunkowości.

Do konta 24 "Pozostałe rozrachunki" należy prowadzić analitykę ułatwiającą ustalenie sald na tym koncie - z podziałem na należności i zobowiązania przejściowe (wynikające z bieżących obrotów gotówkowych) oraz trwałe, dotyczące np. zapłaconych za właściciela składek.

Ewidencja księgowa składek ZUS ujmowanych na koncie "Pozostałe rozrachunki" będzie wyglądać następująco:

1) naliczenie składek społecznych i składki zdrowotnej: strona Wn konta "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: rozrachunki z właścicielem) oraz Ma konta "Rozrachunki publicznoprawne" (w analityce: rozrachunki z ZUS);

2) zapłata składek z rachunku bieżącego: strona Wn konta "Rozrachunki publicznoprawne" (w analityce: rozrachunki z ZUS) oraz Ma konta "Rachunek bieżący".

Składki te traktowane są jako trwałe wycofanie środków z firmy i na koniec roku zmniejszają kapitał właściciela. Księgowanie będzie następujące: strona Wn konta "Kapitał podstawowy", strona Ma konta "Pozostałe rozrachunki".

Zarachowanie w trakcie roku składki na ubezpieczenia społeczne w ciężar kosztów działalności operacyjnej nie powoduje trwałego wycofania środków z firmy. Księgowanie naliczenia i zapłaty składek będzie przebiegać zapisami:

1) naliczenie składek ZUS: strona Wn konta 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Pozostałe koszty); strona Ma konta 22 "Rozrachunki publicznoprawne" (w analityce: Rozrachunki z ZUS);

2) zapłata składek ZUS z rachunku bieżącego: strona Wn konta 22 "Rozrachunki publicznoprawne" (w analityce: Rozrachunki z ZUS) oraz Ma konta 13-0 "Rachunek bieżący".

Zapłata zaległych

Podatnicy mają często problem ze składkami ZUS, które płacone są nieterminowo. Wtedy, przykładowo, podatnik jedną płatnością reguluje składki ZUS za wcześniejsze miesiące lub nawet lata podatkowe. Przepisy stanowią tutaj wprost, że odliczeniu podlegają tylko składki "zapłacone w roku podatkowym". Składki, które nie zostały zapłacone, nie podlegają odliczeniu w danym roku podatkowym. Tym samym zaległe składki opłacone np. w 2014 roku, a dotyczące lat wcześniejszych, mogą zostać odliczone w zeznaniu za 2014 rok. Podobnie nie można rozliczać składek podwójnie, np. najpierw zaliczyć ich do kosztów podatkowych, a potem ponownie wykazywać ich w deklaracji rocznej i odliczać od dochodu rocznego.

Różnica w zdrowotnej

A co należy zrobić z częścią składki zdrowotnej stanowiącą nadwyżkę ponad 7,75 proc. jej wymiaru? Niestety nadwyżka ta także nie może stanowić kosztów uzyskania przychodów, co oznacza, że podatnik pokrywa ją z własnej kieszeni. Wynika to z ustawy o PIT, zgodnie z którą nie uważa się za koszty uzyskania przychodów składek na ubezpieczenie zdrowotne, opłacanych w roku podatkowym przez podatnika zgodnie z przepisami o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych. Jest ona finansowana przez podatnika z jego dochodu netto, a zatem różnica ta nie zmniejsza dochodu podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

PRZYKŁAD

Rozrachunki z ZUS

Przedsiębiorca opłaca za siebie składki społeczne (w tym dobrowolną składkę na ubezpieczenie chorobowe) oraz składkę zdrowotną z konta firmowego. Składki te ujmowane są w ciężar kosztów działalności operacyjnej poza składką zdrowotną. W listopadzie zostały uregulowane składki za październik 2014 r. w wysokości: składki społeczne 716,99 zł, składki na Fundusz Pracy 55,07 zł oraz składka zdrowotna, tj. 270,40 zł.

@RY1@i02/2014/242/i02.2014.242.00800040d.101.gif@RY2@

Objaśnienia do schematu:

1. PK - naliczenie składek ZUS właściciela kwota :

a) składki na ubezpieczenie społeczne kwota 716,99 zł; strona Wn konto 40 "Koszty według rodzaju" oraz strona Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne" (w analityce: Rozrachunki z ZUS");

b) składki na Fundusz Pracy kwota 55,07 zł: strona Wn konto 40 "Koszty według rodzaju" oraz strona Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne" (w analityce: Rozrachunki z ZUS");

c) składka zdrowotna kwota 270,40 zł: strona Wn konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: "Rozrachunki z właścicielem") oraz strona Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne" (w analityce: - Rozrachunki z ZUS");

2. WB - zapłata składek ZUS kwota 1042,76 zł: strona Wn konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne" (w analityce: "Rozrachunki z ZUS") oraz strona Ma konto "Rachunek bankowy".

@RY1@i02/2014/242/i02.2014.242.00800040d.802.jpg@RY2@

Halina Zabrocka specjalistka z zakresu rachunkowości

Halina Zabrocka

specjalistka z zakresu rachunkowości

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.). Ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 ze zm.).