Odpis aktualizujący to stan przejściowy

Firma ma nieuregulowane należności z lat poprzednich, co do których istnieje zagrożenie, że nie zostaną wyegzekwowane. Na jakich zasadach utworzyć odpis aktualizujący należność w księgach rachunkowych?

Każdy podmiot prowadzący księgi rachunkowe jest zobowiązany dokonać wyceny aktywów i pasywów na dzień bilansowy w sposób wierny i rzetelny. Oznacza to wykazanie należności w kwocie wymaganej zapłaty z uwzględnieniem zasady ostrożności. Ustawa o rachunkowości określa, w jakich okolicznościach istnieje obowiązek dokonania odpisu aktualizującego należności.

Szczególnym rodzajem należności są tak zwane należności wątpliwe (mogą to być zarówno należności nieprzeterminowane, jak i przeterminowane). Do tej kategorii należności zalicza się te z nich, w odniesieniu do których istnieje zagrożenie, że nie zostaną wyegzekwowane od dłużnika, a więc:

- należności od dłużników postawionych w stan likwidacji lub w stan upadłości do wysokości należności nieobjętej gwarancją lub innym zabezpieczeniem należności, zgłoszonej likwidatorowi lub sędziemu komisarzowi w postępowaniu upadłościowym;

- należności od dłużników w przypadku oddalenia wniosku o ogłoszenie upadłości, jeżeli majątek dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania upadłościowego - w pełnej wysokości należności;

- należności kwestionowanych przez dłużników oraz tych, z których zapłatą dłużnik zalega, a według oceny sytuacji majątkowej i finansowej dłużnika spłata należności w umownej kwocie nie jest prawdopodobna - do wysokości niepokrytej gwarancją lub innym zabezpieczeniem należności;

- należności stanowiących równowartość kwot podwyższających należności (np. odsetek), w stosunku do których uprzednio dokonano odpisu aktualizującego - w wysokości tych kwot, do czasu ich otrzymania lub odpisania;

- należności przeterminowanych lub nieprzeterminowanych o znacznym stopniu prawdopodobieństwa nieściągalności, w przypadkach uzasadnionych rodzajem prowadzonej działalności lub strukturą odbiorców - w wysokości wiarygodnie oszacowanej kwoty odpisu, w tym także ogólnego, na nieściągalne należności.

Każdy przypadek niezapłaconej należności musi być rozpatrzony przez firmę indywidualnie. W tym celu należy przeanalizować stopień prawdopodobieństwa ich zapłaty. Do kwestii aktualizacji należności odnosi się art. 35b ustawy o rachunkowości. Przepis ten nie daje jednak wskazówek, w jakiej wysokości dokonać tego odpisu. Nie ma też innego przepisu, który dawałby dokładne wytyczne w tej kwestii. Najczęściej jest to indywidualna decyzja kierownika jednostki podparta przesłankami i stanem faktycznym.

Zgodnie z ustawą o rachunkowości odpisy aktualizujące należności zaliczane są do pozostałych kosztów operacyjnych lub do kosztów finansowych w zależności od rodzaju należności, której dotyczą. Przykładowo może to być ujęte w księgach rachunkowych zapisem: Wn konto 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne" lub konto 75-1 "Koszty finansowe" oraz Ma konto 28 "Odpisy aktualizujące wartość należności" (w analityce: Konto imienne dłużnika). Należy oczywiście pamiętać, że odpis aktualizujący należność to stan przejściowy. Gdy bowiem należność zostanie zapłacona w całości lub w części, odpis, który utworzono, należy rozwiązać, a jego wartość zalicza się do pozostałych przychodów operacyjnych lub przychodów finansowych. [przykład]

Ustawa o rachunkowości dopuszcza również tworzenie ogólnych odpisów aktualizujących należności, gdy jest to uzasadnione rodzajem prowadzonej działalności lub strukturą odbiorców. W praktyce będzie dotyczyć to na przykład jednostek energetyki, gazownictwa, telekomunikacji, gospodarki komunalnej, które obsługują tysiące jednostek i osób fizycznych. W takich przypadkach indywidualna ocena każdego kontrahenta pod względem ściągalności należności byłaby bardzo pracochłonna. Dlatego można dokonać zbiorczych odpisów aktualizujących w wysokości uwzględniającej strukturę czasową wymagalności należności. Jednostka w swojej polityce rachunkowości ustala własny sposób tworzenia ogólnych (globalnych) odpisów aktualizujących należności.

PRZYKŁAD

Upadłość kontrahenta

Na koniec okresu sprawozdawczego wartość należności od odbiorcy wynosiła 1650 zł, w tym należność główna w kwocie 1350 zł i odsetki w kwocie 300 zł. Na dzień bilansowy jednostka posiadała informację o upadłości tego kontrahenta. W związku z dużym prawdopodobieństwem utraty tych należności utworzono na nie odpis aktualizujący. Firma przelała część należności w wysokości 1000 zł, w tym 300 zł odsetek.

@RY1@i02/2014/208/i02.2014.208.00800030d.101.gif@RY2@

Objaśnienia do schematu:

1. PK - utworzenie odpisu aktualizującego należności:

a) kwota 1650 zł: strona Ma konta 28 "Odpis aktualizujący należności" (w analityce wydzielone konto dłużnika);

b) kwota 1350 zł: strona Wn konta 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne";

c) kwota 300 zł: strona Wn konta 75-1 "Koszty finansowe";

2. WB - częściowa zapłata należności - kwota 1000 zł: strona Wn konta 20 "Rozrachunki z odbiorcami", strona Ma konta 13 "Rachunek bankowy";

3. PK - Rozwiązanie odpisu aktualizującego należności kwota 1000 zł:

a) należność 1000 zł: strona Wn konta 28 "Odpis aktualizujący należności";

b) należność główna kwota 700 zł: strona Ma konta 76-0 "Pozostałe przychody operacyjne";

c) odsetki kwota 300 zł: strona Ma konta 75-0 "Przychody finansowe".

Gdy natomiast należność objęta omawianym odpisem zostanie umorzona, przedawni się lub zostanie uznana za nieściągalną, wówczas wartość tej należności zmniejszy dokonany odpis: strona Wn konta 20 "Rozrachunki z odbiorcami", strona Ma konta 28 "Odpis aktualizujący należności". W takim przypadku mamy do czynienia z tzw. "wykorzystaniem odpisu aktualizującego".

@RY1@i02/2014/208/i02.2014.208.00800030d.802.jpg@RY2@

Halina Zabrocka specjalistka z zakresu rachunkowości

Halina Zabrocka

specjalistka z zakresu rachunkowości

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).