Wydatki na lunch z kontrahentem stanowią koszt operacyjny

W ciągu ostatnich dwóch lat można zaobserwować dość dużo zmian w interpretowaniu pojęcia reprezentacja przez organy skarbowe i sądy. Pojęcie "reprezentacja" nie zostało zdefiniowane w ustawie z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: ustawa o CIT) oraz w przepisach innych ustaw. Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku siedmioosobowego składu z 17 czerwca 2013 r., sygn. akt II FSK 702/11, odwołał się do etymologicznego znaczenia "reprezentacji". NSA stwierdził, że reprezentacja w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT stanowi działanie w celu wykreowania oraz utrwalenia pozytywnego wizerunku podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika dla potrzeb ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. W takiej sytuacji wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenia swojej zasobności, profesjonalizmu.

Następnie na wyroku składu siedmiu sędziów NSA z 17 czerwca 2013 r. oparło swoje stanowisko Ministerstwo Finansów. W związku z pojawiającymi się rozbieżnościami, w celu zapewnienia jednolitego stosowania przepisów prawa podatkowego, wydało interpretację ogólną z 25 listopada 2013 r. (DD6/033/127/SOH/2013/RD-120521). Wskazało w niej przykładowe kategorie kosztów, które ponoszone w związku z rozmowami np. z kontrahentami, inwestorami, wykonawcami, dotyczącymi zakresu prowadzonej przez podatników działalności, można uznać za koszty podatkowe. Szczegółowo pisaliśmy o tym w numerze 52 w tygodniku Podatki i Księgowość na str. C5.

Przez brak definicji pojawiają się wątpliwości, jak należy ująć nakłady na posiłek z kontrahentem w restauracji czy kawiarni. W praktyce gospodarczej bardzo często dochodzi do ponoszenia przez podmioty wydatków na tzw. spotkania na mieście. Ich ponoszenie nie wynika z chęci budowania wizerunku firmy, ale po prostu z racjonalności postępowania. To przedstawiciel handlowy firmy powinien dostosować się do kontrahenta i przyjechać do jego miasta, aby zaproponować mu współpracę lub omówić jej warunki. Według powszechnie obowiązujących kanonów kultury biznesowej niestosowne byłoby również wymuszanie na potencjalnych kontrahentach, aby spotkanie takie odbyło się koniecznie w jego siedzibie. Zatem bardzo często tego typu spotkania odbywają się w restauracjach czy kawiarniach. Można zauważyć, iż opłata za posiłek stanowi niejako wynagrodzenie za wynajęcie miejsca w lokalu. Poza tym obowiązujące kanony kultury nakazują, aby rozmowom takim towarzyszył, chociażby skromny, poczęstunek.

Z powyższego jednak wynika, że wydatki na usługi gastronomiczne w restauracjach nabywane podczas spotkań biznesowych z kontrahentami mają związek z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika wyłącznym zaś bądź dominującym celem ich ponoszenia nie jest wykreowanie wizerunku podatnika. Zostały one bowiem poniesione w trakcie spotkań, których celem jest tylko i wyłącznie omówienie spraw handlowych. A zatem mogą być zakwalifikowane do kosztów działalności operacyjnej jednostki, w tym do kosztów uzyskania przychodów z punktu widzenia podatku dochodowego. [przykład]

PRZYKŁAD

Usługi gastronomiczne

Przedstawiciel handlowy spółki ABC przedstawił fakturę za usługi gastronomiczne w trakcie spotkania z kontrahentem, z której wynika łączna kwota 263,28zł (koszt posiłku to 180 zł + 14,40 zł VAT, a koszt napojów bezalkoholowych to 56 zł +12,88 zł VAT). Faktura została opłacona kartą płatniczą firmową. W takcie spotkania zostały przekazane też gadżety reklamowe o wartości netto 280 zł - zdjęto je na podstawie PK z ewidencji magazynowej. Spółka prowadzi ewidencję w zespole 4 i 5. Ewidencjonuje tego typu koszty na koncie Pozostałe koszty rodzajowe - koszty spotkań z kontrahentami, a wydanie gadżetów na koncie Pozostałe koszty rodzajowe - prezenty reklamowe. VAT niepodlegający odliczeniu jest księgowany na koncie Podatki i opłaty.

@RY1@i02/2014/057/i02.2014.057.00800030c.801.gif@RY2@

Objaśnienia do schematu:

1. Ujęcie faktury za usługi gastronomiczne 263,28 zł: strona Wn konta Rozliczenie zakupu, strona Ma konta Pozostałe rozrachunki z pracownikami;

2. Ujęcie kosztu spotkania z kontrahentem:

a) strona Wn konta Pozostałe koszty rodzajowe - koszty spotkań z kontrahentami 236 zł;

b) strona Wn konta Podatki i opłaty - VAT niepodlegający odliczeniu 27,28 zł;

c) strona Ma konta Rozliczenie zakupu 263,28 zł;

3. Ujęcie kosztu wydanych prezentów 280 zł: strona Wn konta Pozostałe koszty rodzajowe - prezenty reklamowe, strona Ma konta Materiały;

4. Zarachowanie powyższych kosztów jako kosztów sprzedaży 543,28 zł: strona Wn konta Koszty sprzedaży, strona Ma konta Rozliczenie kosztów;

5. WB obciążenie przez bank rachunku firmy za wydatki opłacone kartą płatniczą 263,28 zł: strona Wn konta Pozostałe rozrachunki z pracownikami, strona Ma konta Rachunek bankowy.

W związku z nabyciem usług gastronomicznych podatnikom nie przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego zgodnie z art. 88 ustawy oVAT.

Karolina Pawlak

 ekspert z zakresu rachunkowości

Podstawa prawna

Art. 88 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 z późn. zm.). Art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 z późn. zm.). Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.).