Poradnia rachunkowa

● Czy gwarancje bankowe podlegają corocznej inwentaryzacji na 31 grudnia

● Jakie są zasady przeprowadzania spisu obcych środków trwałych

● W jaki sposób przeprowadzać spis przy użyciu komputera

● Czy inwentaryzacja aktywów, które w danym roku nie są objęte obowiązkiem spisu z natury, jest obowiązkowa?

Elżbieta Gaździk

główna księgowa samorządowej jednostki budżetowej

Zgodnie z art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości metodą spisu z natury są inwentaryzowane następujące aktywa:

1) aktywa pieniężne z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych;

2) papiery wartościowe w postaci materialnej;

3) rzeczowe składniki aktywów obrotowych;

4) środki trwałe oraz nieruchomości zaliczane do inwestycji, jeżeli nie są inwentaryzowane drogą porównania danych z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami;

5) maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie,

a także znajdujące się w jednostce składniki aktywów będące własnością innych jednostek powierzone jej do sprzedaży, przechowania lub używania.

Co do zasady jednostki są zobowiązane do przeprowadzenia inwentaryzacji aktywów i pasywów na ostatni dzień każdego roku obrotowego, niemniej jednak w odniesieniu do niektórych składników termin i częstotliwość inwentaryzacji uważa się za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację przeprowadzono:

wraz w ciągu dwóch lat - dotyczy to zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półfabrykatów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową;

wraz w ciągu czterech lat - dotyczy to nieruchomości zaliczonych do środków trwałych oraz inwestycji, jak też znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie.

Z tego mogłoby więc wynikać, że jeżeli jednostka w odniesieniu do ww. aktywów zachowa wskazane terminy inwentaryzacji, to w roku, w którym aktywa te nie są objęte obowiązkiem spisu z natury, nie ma potrzeby przeprowadzania inwentaryzacji. Niestety nie do końca tak jest. Należy bowiem uwzględnić postanowienia art. 28 ust. 1 pkt 1 i 1a w związku z art. 28 ust. 7 ustawy o rachunkowości, które nakładają na jednostki obowiązek wyceny aktywów i pasywów nie rzadziej niż na dzień bilansowy. Dlatego też w mojej ocenie inwentaryzacja aktywów w okresach, w których nie ma obowiązku dokonywania ich inwentaryzacji metodą spisu z natury, powinna być przeprowadzana drogą weryfikacji według stanu na dzień bilansowy. Należy jednak zaznaczyć, że stanowiska ekspertów w tej sprawie są podzielone.

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).

● Czy dokumenty stanowiące zabezpieczenie należytego wykonania umowy w formie polis ubezpieczeniowych lub gwarancji bankowych podlegają corocznej inwentaryzacji na dzień 31 grudnia?

Teresa Górska

specjalistka z zakresu finansów publicznych

Polisa ubezpieczeniowa lub bankowa stanowiąca zabezpieczenie należytego wykonania umowy otrzymana przez jednostkę od wykonawcy danej umowy stanowi dla jednostki należność warunkową z tytułu udzielonej przez wykonawcę gwarancji. Z jej treści wynika, że ubezpieczyciel w przypadku zaistnienia określonych zdarzeń związanych z niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem umowy przez wykonawcę jest zobowiązany do zapłaty określonej kwoty na rzecz jednostki z tytułu przysługującego jej roszczenia o usunięcie powstałych skutków tego niewykonania czy nienależytego wykonania. Należność warunkowa jako aktywo pozabilansowe to należność podlegająca ewidencji na koncie pozabilansowym, które również podlega inwentaryzacji. Zarówno sposób, jak i terminy inwentaryzacji takiej należności określa art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Wynika z niego, że jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację składników określonych odpowiednio w pkt 1, 2 i 3 tego przepisu. Aktywa czy pasywa ujęte na kontach pozabilansowych, a więc i należności warunkowe stosownie do ustaleń wynikających z pkt 3 podlegają takiej inwentaryzacji drogą porównania danych wynikających z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników.

Uwzględniając powyższe, należności warunkowe wynikające ze wskazanych dokumentów będą podlegać inwentaryzacji na dzień 31 grudnia danego roku.

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).

● W jaki sposób powinna zostać przeprowadzona inwentaryzacja obcych środków trwałych będących na przechowaniu lub w użytkowaniu jednostki budżetowej?

Elżbieta Gaździk

główna księgowa samorządowej jednostki budżetowej

Uwzględniając postanowienia art. 26 ust. 2 ustawy o rachunkowości, obce środki trwałe powierzone jednostce do przechowania, przetwarzania, sprzedaży, używania (np. na podstawie umowy najmu, dzierżawy czy użyczenia) należy objąć inwentaryzacją drogą spisu z natury i powiadomić jednostkę powierzającą o wynikach dokonanego spisu. Ponieważ przepis ten nie reguluje w sposób szczególny terminów i częstotliwości przeprowadzania inwentaryzacji, należy przyjąć, że do inwentaryzacji obcych środków trwałych stosuje się zasady ustalone w ustawie o rachunkowości, czyli:

1) inwentaryzujemy je na ostatni dzień roku obrotowego (art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości), lub

2) inwentaryzujemy je raz w ciągu 4 lat - dotyczy to nieruchomości zaliczanych do środków trwałych oraz inwestycji, jak też znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych (art. 26 ust. 3 pkt 3 ustawy o rachunkowości.

Jeżeli jednak z zawartych umów czy innych dokumentów wynika, że jednostka przechowująca lub użytkująca obce środki trwale ma obowiązek przeprowadzania ich inwentaryzacji np. w krótszych terminach niż wskazane w ustawie o rachunkowości, to jednostka powinna przeprowadzać inwentaryzację zgodnie z tymi odrębnymi ustaleniami.

Ustalenie szczegółowych zasad inwentaryzacji obcych środków trwałych powinno być opisane w polityce rachunkowości (instrukcji inwentaryzacyjnej). Do jej opracowania i aktualizowania jest zobowiązany kierownik jednostki zgodnie z art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Polityka rachunkowości powinna uwzględniać oczywiście ustalenia wynikające z zawartych umów, w tym przewidywać możliwość uczestniczenia właściciela w przeprowadzanej inwentaryzacji. Przedstawiciele właściciela nie mogą być członkami komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych, mogą natomiast wnosić swoje uwagi do warunków używania lub zabezpieczenia środków trwałych oddanych do używania jednostce.

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).

● Czy jest prawidłowe przeprowadzenie spisu z natury przy użyciu komputera (laptopa)? Chodzi o nanoszenie na arkuszu kalkulacyjnym środków trwałych, których istnienie zostanie stwierdzone podczas przeprowadzanej inwentaryzacji, a następnie po dokonaniu ich wyceny wydrukowanie jako arkuszy spisu z natury.

Teresa Górska

specjalistka z zakresu finansów publicznych

Przeprowadzenie spisu z natury przy użyciu komputera (laptopa) na arkuszu kalkulacyjnym w świetle obowiązujących przepisów jest dopuszczalne po spełnieniu określonych wymogów. Należy jednak pamiętać, że sposób i technika przeprowadzenia spisu z natury powinny zostać określone przez kierownika jednostki w instrukcji inwentaryzacyjnej.

Spis z natury to jedna z podstawowych metod przeprowadzania inwentaryzacji. Polega on na ustaleniu rzeczywistego stanu składników majątkowych, który zostaje odzwierciedlony poprzez wpisanie go na arkusze spisu z natury. Arkusze spisu z natury to dowody księgowe, a więc powinny spełniać wymogi ustawowe określone w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Dlatego powinny zawierać:

● nazwę jednostki i pola spisowego,

● numer arkusza,

● skład komisji inwentaryzacyjnej i osób odpowiedzialnych materialnie,

● datę rozpoczęcia i zakończenia spisu,

● datę, na jaki przypada termin spisu,

● dane dotyczące spisywanych składników,

● podsumowanie arkusza,

● ponumerowanie każdej strony,

● datę i podpisy członków komisji i osób odpowiedzialnych.

Arkusz spisowy powinien być sporządzony na piśmie. Sporządza się go w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje komórka finansowa, a kopię osoba odpowiedzialna materialnie. W arkuszu nie wolno zostawiać żadnych niewypełnionych wierszy czy innych wolnych miejsc.

Jeżeli arkusze spisu z natury sporządzane przy użyciu laptopa będą spełniały wymogi, o których mowa powyżej, oraz technika przeprowadzenia spisu z natury w sposób określony w pytaniu zostanie dopuszczona w instrukcji inwentaryzacyjnej wprowadzonej przez kierownika jednostki - dokonanie spisu z natury w sposób określony w pytaniu jest dopuszczalne.

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).