Jak otworzyć księgi rachunkowe przy przejściu z PKPiR

Przedsiębiorcy, którzy w 2014 r. rozliczali się na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów, rozpoczynający w 2015 r. dobrowolnie lub obligatoryjnie prowadzenie ksiąg rachunkowych, zobowiązani są do:

1) zamknięcia księgi podatkowej za 2014 r.,

2) sporządzenia wykazu składników aktywów i pasywów (inwentarza),

3) otwarcia ksiąg rachunkowych na dzień 1 stycznia 2015 r., przy czym powinno to nastąpić w ciągu 15 dni od dnia zaistnienia wymienionych zdarzeń,

4) opracowania dokumentacji zasad (polityki) rachunkowości,

5) zaktualizowania danych o rodzaju prowadzonej ewidencji rachunkowej w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) lub poprzez złożenie w urzędzie skarbowym zgłoszenia aktualizującego NIP-2.

Opracowując dokumentację polityki rachunkowości, można korzystać z wzorcowych planów kont, które są dostępne na rynku. Trzeba jednak pamiętać, iż żaden z wzorcowych planów kont nie może być bezpośrednio przyjęty do stosowania przez jednostkę. Zawierają one bowiem wielowariantowe rozwiązania w zakresie ewidencji niektórych zdarzeń. Natomiast jednostka powinna określić jeden wariant przyjęty do ewidencji danego zdarzenia gospodarczego, dostosowany do jej indywidualnych potrzeb i specyfiki.

Ustalenie stanów majątku i zobowiązań jest zadaniem stosunkowo prostym, aczkolwiek pracochłonnym i przy prawidłowym udokumentowaniu nie może budzić niczyich wątpliwości. Inaczej może być z wartością kapitałów własnych ustalonych metodą aktywa minus kapitały obce. Dlatego powinna być ona przez sporządzającego bilans dokładnie przeanalizowana. Mogą zaistnieć bowiem dwa przypadki, w których wartość tak ustalonego kapitału może wskazywać na nieprawidłowości zaistniałe w trakcie sporządzania inwentarza:

1. Kapitał własny wykaże wartość ujemną - oznacza to, że właściciel skonsumował więcej niż mu się należało, biorąc pod uwagę wartość środków własnych zaangażowanych w to przedsięwzięcie (kapitał początkowy + zysk netto po opodatkowaniu) z lat poprzednich. W takiej sytuacji istnieje prawdopodobieństwo ustalenia podatku dochodowego przez organy kontrolne.

2. Kapitał własny wykaże wartość wyższą niż ta, która wynika z dotychczas osiągniętych dochodów netto oraz wartości wniesionego kapitału własnego w wysokości, jaką można udowodnić. W takim przypadku należy bardzo dokładnie sprawdzić spisane pozycje aktywów i pasywów, ponieważ sytuacja taka jest co do zasady niedopuszczalna i najczęściej może wynikać z błędów popełnionych w trakcie inwentaryzacji.

Poniższa tabela prezentuje pozycje bilansu, które powinny być spisane wraz ze sposobem ich udokumentowania.

Aktywa

Środki trwałe: - wartość początkowa - dotychczasowe odpisy umorzeniowe	Wn Środki trwałe Ma Odpisy umorzeniowe środków trwałych	Tabela amortyzacyjna, potwierdzona spisem z natury
Materiały, towary, wyroby gotowe, produkcja w toku	Wn Towary	Arkusz spisu z natury
Należności: - od odbiorców - od organów podatkowych - od pracowników	Wn Rozrachunki z odbiorcami Wn Rozrachunki publicznoprawne Wn Pozostałe rozrachunki z pracownikami	Uzgodnienie i potwierdzenie sald, a w przypadku "Należności podatkowych w drodze" weryfikacja danych wynikających z posiadanych dokumentów (a w szczególności analiza deklaracji podatkowych i dokonanych wpłat)
Środki pieniężne w kasie i na rachunkach bankowych	Wn Kasa lub Rachunki i kredyty bankowe	Środki pieniężne w kasie -w drodze inwentaryzacji, Środki pieniężne na rachunkach bankowych - w drodze uzgodnienia i potwierdzenia sald
Rozliczenia międzyokresowe kosztów	Wn Rozliczenia międzyokresowe kosztów	Wykaz dokumentów, z których wynika, że nie mogły być zaliczone w ciężar kosztów poprzedniego roku obrotowego, ponieważ w nierozerwalny sposób wiążą się z przychodami roku otwieranego

Pasywa

Kapitał własny	Ma Kapitał (fundusz) podstawowy	W drodze ustalenia wartości: (reszty pozostałej po pomniejszeniu sumy aktywów o sumę kapitałów obcych - zobowiązań)
Zobowiązania wobec: - dostawców - organów podatkowych - pracowników - pożyczkodawców (z tytułu zaciągniętych pożyczek) - banków ( z tytułu zaciągniętych kredytów)	Ma Rozrachunki z odbiorcami Ma Rozrachunki publicznoprawne Ma Pozostałe rozrachunki z pracownikami, Ma Pozostałe rozrachunki Ma Kredyty bankowe	Uzgodnienie i potwierdzenie sald, a w przypadku "Należności podatkowych w drodze" weryfikacja danych wynikających z posiadanych dokumentów (a szczególności deklaracji podatkowych i dokonanych wpłat)
Fundusze specjalne (np. stan środków ZFŚS)	Ma Fundusze specjalne	Ustalone w oparciu o zapisy dokonywane w ewidencji przychodów i wydatków ZFŚS

Halina Zabrocka

specjalistka z zakresu rachunkowości

Postawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).