W jaki sposób zaewidencjonować licencję

Podstawową kwestią, którą w tym wypadku należy ustalić, jest to, czy spółka nabyła licencję spełniającą kryteria wartości niematerialnej i prawnej lub czy nabyła prawo do korzystania z serwisu abonamentowego przez okres trzech lat.

Istotna umowa

Do prawidłowej kwalifikacji wartości niematerialnej i prawnej (dalej: WNIP) lub usługi dostępu do serwisu konieczne jest wnikliwe przeanalizowanie zapisów umowy. To z jej postanowień powinno wynikać, jak istotna jest wartość nabywanego prawa/usługi. Jeśli w umowie jest wskazane, że jednostka nabyła daną wartość za określoną w umowie i płatną z góry kwotę, a w ratach – jako zapłata – następują tylko płatności za tę licencję, to WNIP należy ująć w dacie udostępnienia licencji do korzystania na potrzeby jednostki. Taki sposób postępowania jest właściwy zarówno z punktu widzenia rachunkowego, jak i podatkowego – zgodnie bowiem z ustawą o rachunkowości oraz ustawą o podatku dochodowym od osób prawnych, aby licencję można było uznać za składnik o charakterze niematerialnym, musi on być przeznaczony do użytkowania na potrzeby jednostki, a zarazem jego wartość całościowa musi być z góry znana. Nie ma znaczenia, że ta zapłata zostanie rozłożona na raty. Jak wskazuje art. 3 ust. 1 pkt 14 ustawy o rachunkowości, wartości niematerialne i prawne to nabyte przez jednostkę, zaliczane do aktywów trwałych prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, przeznaczone do używania na potrzeby jednostki, a w szczególności: