Tworzenie pozytywnego wizerunku to reprezentacja

Zmiana przepisów ograniczająca prawo do zaliczania w koszty uzyskania przychodów wydatków związanych z reprezentacja powoduje, że podatnicy ciągle szukają sposobów na ich obejście. Niestety sądy administracyjne konsekwentnie odmawiają im tego prawa w odniesieniu do wydatków dotyczących biznesowych lunchów, spotkań czy szkoleń dla kontrahentów.

W jednym z najnowszych wyroków Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu odmówił spółce prawa do kosztów w przypadku wydatków dotyczących wyjazdu szkoleniowo-rekreacyjnego dla kontrahentów.

Sąd przypomniał, że zgodnie z art. 15 ust. 1 art. 15 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 z późn. zm.) u.p.d.o.p. kosztem może być każdy wydatek poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. WSA potwierdził, że są to wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów. Jednak ustawodawca określił też katalog wydatków, które nie mogą być kosztem. Takim wyłączeniem zostały objęte między innymi tzw. wydatki na reprezentację. Zgodnie bowiem z art. 16 ust. 1 pkt 28 u.p.d.o.p. nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Sąd podkreślił, że pojęcie reprezentacji nie zostało zdefiniowane ustawowo. Jednak zgodnie z definicją słownikową reprezentacja to okazałość, wystawność, wytworność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną. W ocenie WSA ta właśnie cecha odróżnia wydatki na reprezentację od ogólnych wydatków związanych z prowadzeniem firmy. W praktyce oznacza to przede wszystkim, że reprezentacja nie odnosi się do pracowników czy innych osób zatrudnionych w firmie, a jedynie do kontrahentów, klientów, nawet potencjalnych. Można również uznać, że reprezentacja odnosi się do potencjalnych pracowników, jeżeli poprzez odpowiednio okazałe spotkanie mamy zamiar uzyskać efekt reprezentacyjny. Reprezentacja to okazałość, wystawność, które mogą się ujawniać nie tylko podczas spotkań biznesowych, ale również mogą się przejawiać w wystroju firmy czy w oprawie niektórych czynności handlowych.

Zdaniem sądu wydatki poniesione przez spółkę na organizację atrakcji dla kontrahentów w czasie wolnym od szkolenia, które mają charakter rozrywkowy i nie stanowią elementu niezbędnego do realizacji głównego celu szkolenia, są kosztem reprezentacji. Wydatki te mają na celu zwiększenie sprzedaży, służą tworzeniu i utrwaleniu pozytywnego wizerunku spółki w relacji z kontrahentami. Podatnik nie może więc zaliczyć do kosztów wydatków niezwiązanych z przekazywaniem wiedzy podczas szkolenia, takich jak np. wyżywienie podczas wspólnego grillowania bądź pieczenia kiełbasek na ognisku, organizowanie gier i zabaw ruchowych, konkursy i loterie, wspólne tańce i śpiewy. Sąd uznał, że wydatki te nie służą realizacji celów szkolenia, zaś kształtują pozytywny wizerunek spółki przez osoby trzecie. To z kolei będzie zachętą do podjęcia współpracy, zakupu jej produktów czy usług.

Z orzeczenia wynika, że każde działanie reprezentacyjne podmiotu gospodarczego związane z prowadzoną działalnością ma na celu zachęcenie do skorzystania z usług tego podmiotu, a więc osiągnięcie przez podatnika w przyszłości przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Jednak z uwagi na wyłączenie tego rodzaju wydatki nie podlegają zaliczeniu w ciężar kosztów uzyskania przychodów. W ocenie WSA nie zmienia tego fakt, że działania podejmowane przez spółkę mają obecnie charakter powszechnej praktyki w obrocie gospodarczym (wyrok WSA we Wrocławiu z 12 marca 2010 r. I SA/Wr 1925/09, niepublikowany).

Kolejny wybrany wyrok odnosi się do jeszcze bardziej powszechnej praktyki stosowanej w biznesie, czyli firmowych obiadów i kolacji. Również w tym przypadku sąd nie zgodził się na zaliczenie takich wydatków do kosztów uzyskania przychodów.

Należy podkreślić, że orzeczenie dotyczy spółki działającej w ramach grupy kapitałowej. Jej zasadniczym zadaniem jest pozyskiwanie nowych klientów dla całej grupy i negocjacja umów. Sąd uznał, że prawo do kosztów nie przysługuje nawet wtedy, gdy rozmowy w ramach negocjacji prowadzone są poza siedzibą spółki, najczęściej w restauracjach czy siedzibach klientów. A koszty lunchu bądź kolacji są raz ponoszone przez podatniczkę, a raz przez jej kontrahentów.

Sądu nie przekonały argumenty spółki, że obiady czy kolacje nie mają charakteru wytwornego, okazałego podejmowania potencjalnych partnerów handlowych. Spółka przekonywała bowiem, ze kolacje czy lunche w restauracji są pozbawione takiego właśnie charakteru. Są ukierunkowane jedynie na przeprowadzenie spotkania biznesowego, w trakcie którego przedstawiona zostanie oferta przedsiębiorstwa.

Sąd zgodził się, że w złożonej rzeczywistości życia gospodarczego istnieje obiektywna i zasadnicza trudność w precyzyjnym wyznaczeniu linii rozgraniczającej poszczególne przejawy aktywności gospodarczej, wykazywanej przez przedsiębiorców. Chodzi tu o ich podstawową działalność (produkcję, handel, usługi) i towarzyszące tej działalności przedsięwzięcia o charakterze marketingowym, promocyjnym, reklamowym, reprezentacyjnym. W orzeczeniu zwrócono też uwagę, że definicje reprezentacji zawarte w konkretnym słowniku języka polskiego lub opracowaniu nie mogą być uznawane za pełne, wyczerpujące oraz kompletne określenie znaczenia określonego pojęcia. Słownikowe wyjaśnienie znaczenia danego wyrazu w języku potocznym z istoty swej jest jedynie syntetycznym opisem danej rzeczy, zdarzenia czy też zjawiska, ujmującym zwykle ich najczęściej spotykaną, typową formę. W przeciwieństwie do definicji ustawowej, nie ma jednej definicji słownikowej. W przypadku definicji ustawowej brak zaistnienia jakiegokolwiek jej elementu, nie pozwala na przyporządkowanie danego stanu faktycznego do normy prawnej. Jednak w ocenie sądu nie oznacza to, że taka sama zasada ma być automatycznie stosowana w przypadku posłużenia się definicją słownikową.

W ocenie WSA reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika dla potrzeb ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. Wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenia swojej zasobności, profesjonalizmu. Wydatki te jednocześnie w sposób pośredni promują firmę. Sąd zgodził się z organami podatkowymi, że wydatki na lunch lub kolację ponoszone przez spółkę wiążą się z tworzeniem i utrwaleniem pozytywnego wizerunku firmy. Ponadto ich charakter świadczy o kreowaniu pozytywnego wizerunku firmy, czyli kształtowaniu lepszego postrzegania firmy na zewnątrz.

Za oczywiste sąd uznał to, że sposób podejmowania klientów, warunki, w jakich się odbywa spotkanie z kontrahentem, ma przełożenie na sposób, w jaki jest postrzegana firma organizująca spotkanie, czyli działania te kreują wizerunek firmy. Również w tym przypadku sąd uznał za nieistotną okoliczność, że przedstawianie oferty w restauracji w czasie lunchu lub kolacji jest zwyczajowo przyjęte.

Na prawo do rozliczenia kosztów nie wpływa też jego zdaniem to, że rachunek czasem płaci kontrahent. Jak zauważył sąd, spółka nie wyjaśniła, w jakich okolicznościach dochodzi do zapłaty przez kontrahenta, tj. czy przy pierwszym spotkaniu, czy kończącym negocjacje. Jak zauważył sąd, odnosząc się do podnoszonych przez spółkę zwyczajowych zasad, przyjąć trzeba, że zwyczajowo koszty spotkania ponosi strona, która zamierza w jego wyniku uzyskać korzystny dla siebie efekt. Zwyczajowo spotkania biznesowe w restauracjach odbywają się, by stworzyć dobry klimat dla rozmów i wywrzeć dobre wrażenie na potencjalnym kliencie, za którego posiłek płaci ten, kto jest zainteresowany np. przyjęciem jego oferty (wyrok WSA w Warszawie z 27 listopada 2009 r., III SA/Wa 925/09, niepublikowany).

Aleksandra Tarka

aleksandra.tarka@infor.pl