Jak firma rozliczy wydatki na wyprawki szkolne i stypendia dla dzieci pracowników

Kosztami uzyskania przychodów są, zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 z późn. zm., dalej: ustawa o CIT), koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Natomiast art. 16 ust. 1 pkt 14 ustawy o CIT stanowi, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów darowizn i ofiar wszelkiego rodzaju. Zatem wydatków na zakup wyprawki szkolnej (np. podręczników, zeszytów, przyborów szkolnych), która następnie zostanie podarowana dzieciom pracowników, firma nie zaliczy do kosztów uzyskania przychodów.

Obowiązkowo zakładowy fundusz świadczeń socjalnych tworzą pracodawcy zatrudniający co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty według stanu na 1 stycznia danego roku (zgodnie z ustawą z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, t.j. Dz.U. z 1996 r. nr 70, poz. 335 z późn. zm.). Pracodawca nie liczy zatem osób, lecz pełne etaty, jakie zajmują pracownicy. Zasady i warunki korzystania z tego funduszu powinny być określone przez pracodawcę w regulaminie ustalonym zgodnie z art. 27 ust. 1 albo z art. 30 ust. 5 ustawy o związkach zawodowych. W regulaminie tym powinny być określone cele wydatków, w tym także dotyczące: pomocy materialnej dla uczniów pracowników o charakterze socjalnym; prawa do stypendium szkolnego i zasiłku szkolnego; zakupu podręczników, książek i innych pomocy naukowych; udzielania stypendium dla uczniów znajdujących się w trudnej sytuacji materialnej; udzielania zasiłku szkolnego uczniowi znajdującemu się przejściowo w trudnej sytuacji materialnej z powodu zdarzenia losowego.

Wydatki z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, do wysokości jego utworzenia zgodnie z przepisami prawa, i ich wykorzystanie zgodnie z regulaminem nie podlegają w firmie CIT.

Natomiast uzyskana z tego funduszu pomoc udokumentowana zgodnie z przepisami prawa może podlegać opodatkowaniu PIT, np. po przekroczeniu w roku podatkowym kwoty 556,02 zł (kwota wolna od podatku). Trzeba jednak pamiętać, że wydatki z tego funduszu w postaci zakupu dla uczniów podręczników, książek i innych pomocy naukowych podlegają opodatkowaniu VAT.

Firma, osoba prawna, np. spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, spółka akcyjna, która zakupiła książki dla dzieci swoich pracowników i wydała je dzieciom, wystawi fakturę VAT i naliczy podatek od towarów i usług według wymaganych stawek. Zgodnie z art. 41 ust. 2 ustawy o VAT (Dz.U. nr 54, poz. 535 z późn. zm.) dla towarów i usług z poz. 48 załącznika 3 do tej ustawy stawka podatku wynosi 7 proc. i dotyczy towarów o symbolu PKW i U "ex 22.11" - są to książki oznaczone stosowanymi na podstawie odrębnych przepisów symbolami ISBN. W tej sytuacji nastąpi, zgodnie z art. 7 ust. 2 pkt 1 ustawy, przekazanie, czyli zużycie towarów na cele osobiste domowników pracownika, tj. na inne cele niż związane z prowadzonym przez podatnika przedsiębiorstwem.

Firma musi wydatek zafakturować i zapłacić VAT, przy czym należy zwrócić uwagę na stawki podatkowe, tj. czy opodatkowanie wydanych towarów jest według stawki 7-proc. czy 22-proc.

W myśl postanowień art. 86 ust. 1 ustawy o VAT w zakresie, w jakim towary są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik VAT oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest bezpośredni i bezsporny związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi.

Przedstawiona zasada wyklucza możliwość dokonania odliczenia VAT związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystywania do czynności zwolnionych od podatku oraz niepodlegających temu podatkowi. W przypadku zakupu pomocy szkolnych dla dzieci pracowników zakupy te nie będą w żaden sposób związane z wykonywaniem czynności opodatkowanych VAT.

W konsekwencji, z uwagi na niespełnienie podstawowej pozytywnej przesłanki warunkującej prawo do odliczenia VAT naliczonego, jaką jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, firma nie będzie mogła obniżyć kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego (w całości lub w części) wynikającego z faktur dokumentujących nabycie podręczników szkolnych, zeszytów itp.

Zauważyć należy, że do 100 zł w roku podatkowym - jako prezenty - mogą być sfinansowane wydatki na rzecz osób, a w szczególności na cele osobiste podatnika lub jego pracowników i domowników, pod warunkiem że cel ten będzie zapisany w działalności prowadzonego przedsiębiorstwa i spełnione zostaną wymogi art. 7 ust. 2, 3, 4 ustawy o VAT. W takiej sytuacji, moim zdaniem, pomoce szkolne wydane do kwoty do 100 zł w formie prezentów dla uczniów szkół i w postaci podręczników, tornistra, zeszytów czy przyborów szkolnych nie wchodziłyby w zakres opodatkowania VAT na podstawie art. 5 ust. 1 ustawy o VAT.

Udzielone przez firmę stypendium za wyniki w nauce dla dziecka pracownika podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób prawnych. Stypendia udzielane uczniom za wyniki w nauce i studentom jako środki pieniężne nie podlegają opodatkowaniu VAT. Stypendia te nie stanowią jednak kosztów uzyskania przychodów, ponieważ nie można ich powiązać z przychodami osoby prawnej, w tym przypadku spółki z o.o. lub akcyjnej.

W takiej sytuacji poniesione przez firmę wydatki na stypendium dla ucznia szkoły ponadgimnazjalnej oraz studenta będą, moim zdaniem, stanowić koszt uzyskania przychodów, gdyż będą poniesione w celu zachowania i zabezpieczenia źródła przychodów. Ufundowane stypendium umożliwi bowiem firmie pozyskanie wykwalifikowanej kadry specjalistów, co niewątpliwie przyczyni się w przyszłości do uzyskania przez firmę przychodów. Warunek takiego postępowania powinien być wpisany do umowy spółki z o.o. lub statutu spółki akcyjnej. Ponadto powinien być opracowany regulamin wewnętrzny postępowania i ustalony minimalny okres odpracowania tego świadczenia, które podlegać będzie PIT. Musi być to powiązane w taki sposób, że poniesione koszty będą stanowiły uzyskanie przyszłego dochodu poprzez pracę danego studenta.

@RY1@i02/2010/188/i02.2010.188.086.012a.001.jpg@RY2@

Jan Czapla, biegły rewident w Auxilium

not. sf