Co można zrobić w razie utraty kasy fiskalnej i dokumentów

Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych muszą prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Gdy podatnik narusza ten obowiązek, naczelnik urzędu skarbowego lub organ kontroli skarbowej ustala za okres do momentu rozpoczęcia prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości odpowiadającej 30 proc. kwoty podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług. W stosunku do osób fizycznych, które za ten sam czyn ponoszą odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe albo za przestępstwo skarbowe, dodatkowego zobowiązania podatkowego nie ustala się.

Art. 111 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 54, poz. 535 z późn. zm.).

Jeżeli z przyczyn niezależnych od podatnika nie może być prowadzona ewidencja obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących, podatnik jest zobowiązany ewidencjonować obroty i kwoty podatku należnego przy zastosowaniu rezerwowej kasy rejestrującej. W przypadku gdy ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu rezerwowej kasy rejestrującej jest niemożliwe, podatnik nie może dokonywać sprzedaży.

Art. 111 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 54, poz. 535 z późn. zm.).

W związku z powodzią i zaistniałymi przez to okolicznościami utrudniającymi lub uniemożliwiającymi podatnikom wywiązanie się z ustawowych obowiązków urzędy skarbowe indywidualnie podchodzą do sytuacji podatników, tj. umożliwiają im w najmniej uciążliwy sposób spełnienie ustawowych obowiązków.

Przykładowo, podatnik, który na skutek powodzi nie miał możliwości złożyć deklaracji w ustawowym terminie, powinien to uczynić jak najszybciej po ustaniu przeszkody, dołączając jednocześnie pismo wyjaśniające przyczynę niedochowania terminu. W razie wykazania podatku do zapłaty podatnik powinien wystąpić o umorzenie powstałych odsetek. W tym celu trzeba będzie napisać wniosek.

Jeżeli w wyniku powodzi utraciliśmy dokumenty (np. na skutek zalania wodą) będące podstawą sporządzania deklaracji, to należy o tym powiadomić urząd skarbowy i w późniejszym czasie odtworzyć dokumenty, uzyskując np. duplikaty dokumentów od swoich kontrahentów. Obowiązek zawiadamiania fiskusa o zdarzeniu nie wynika z żadnych przepisów, ale z przyjętej praktyki.

Ustawa z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 z późn. zm.).

Osoby, które z uwagi na utrudnienia powodziowe nie są w stanie zapłacić w terminie zaliczki na podatek dochodowy, mogą zawnioskować o przyznanie ulgi w spłacie zobowiązań podatkowych (odroczenie terminu płatności podatku, rozłożenie na raty bądź umorzenie zaległości podatkowej wraz z odsetkami).

W tym celu trzeba będzie złożyć do naczelnika urzędu skarbowego wniosek o przyznanie ulgi. Konieczne będzie również uzasadnienie swojej prośby. W naszym przypadku będzie to zdarzenie losowe, jakim była powódź.

Art. 67a ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 z późn. zm.).

Możliwość zaliczenia poniesionej straty do kosztów uzyskania przychodów uwarunkowana jest spełnieniem następujących warunków: strata musi być związana z całokształtem prowadzonej działalności, jej powstanie musi być spowodowane działaniem niezawinionym przez podatnika, musi być właściwie udokumentowana, podatnik powinien wykazać, że podjął właściwe działania zabezpieczające przed powstaniem tejże straty.

Strata jako zdarzenie losowe stanowi dla podatnika pośredni koszt uzyskania przychodu. Datą poniesienia kosztu podatkowego będzie data wydania postanowienia o umorzeniu śledztwa. Postanowienie z tą datą będzie bowiem stanowiło dokument uprawdopodabniający poniesioną stratę, a prawidłowe udokumentowanie straty poniesionej w związku z kradzieżą jest jednym z podstawowych warunków zaliczenia jej do kosztów uzyskania przychodów.

Jednocześnie ciężar co do prawidłowego udokumentowania wydatku, jak i wykazania związku przyczynowo-skutkowego między poniesionym wydatkiem a uzyskaniem przychodu, spoczywa na podatniku. Podatnik bowiem musi wykazać, że poniósł koszt celowy i zasadny z punktu widzenia prowadzonej przez siebie działalności, zwłaszcza w sytuacji wystąpienia sporu w tej kwestii.

Art. 22 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 z późn. zm.).

W art. 12 ust. 4 ustawy o CIT określono rodzaje przychodów, których nie zalicza się do przychodów podatkowych. Brak w nim wyłączenia z opodatkowania przychodu pochodzącego z odszkodowania. Odszkodowanie nie jest również wymienione w art. 17 ust. 1 ustawy o CIT, zawierającym katalog dochodów zwolnionych od podatku dochodowego od osób prawnych.

Zatem otrzymane od ubezpieczyciela odszkodowanie będzie stanowiło dla spółki przychód podatkowy.

Art. 12, 17 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 z późn. zm.).

Wszelka pomoc materialna finansowana ze środków budżetu państwa lub samorządu, która ma związek z zaistniałym zdarzeniem losowym takim jak powódź, jest zwolniona z opodatkowania podatkiem dochodowym. Zwolnienie dotyczy również zapomóg otrzymanych np. od zakładu pracy i związków zawodowych w przypadku indywidualnych zdarzeń losowych czy klęsk żywiołowych. W tym przypadku niepodatkowane będą świadczenia do wysokości 2280 zł w roku podatkowym.

Osoby poszkodowane nie będą także płacić podatku dochodowego od pomocy materialnej otrzymanej od zakładu pracy wskutek katastrofy naturalnej w rozumieniu ustawy o stanie klęski żywiołowej. Minister finansów zaniechał poboru podatku od dochodów z tego źródła, uzyskanych do końca 2010 r., do wysokości nieprzekraczającej 6 tys. zł w ciągu roku podatkowego.

Art. 21 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 z późn. zm.).

Jeżeli podatniczka dochowała należytej staranności w przechowywaniu gotówki, to powstała w wyniku kradzieży strata może stanowić koszty uzyskania przychodu prowadzonej przez podatniczkę pozarolniczej działalności gospodarczej, o ile została właściwie udokumentowana.

Aby dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodu, musi spełniać łącznie następujące przesłanki: musi być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu, nie może być wymieniony w art. 23 ustawy o PIT wśród wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, musi być należycie udokumentowany.

Warto wiedzieć, że dla celów podatkowych za zdarzenie losowe, które uzasadnia zaliczenie powstałej straty w ciężar kosztów uzyskania przychodów, można uznać tylko kradzież powstałą na skutek zdarzeń nieprzewidywalnych, nie do uniknięcia przez racjonalnie działający podmiot. Przy tym kradzież ta nie może być skutkiem działań lub zaniedbań podatnika, np. niewłaściwego zabezpieczenia składników majątkowych czy też braku nadzoru nad zatrudnianymi pracownikami. Ocena, czy podatnik dochował należytej staranności przy zabezpieczeniu składników majątkowych, ma charakter indywidualny i jest uzależniona od konkretnych faktów i okoliczności towarzyszących powstałej stracie. Dla oceny, czy podatnik dochował należytej staranności przy zabezpieczeniu środków pieniężnych, znaczenie ma m.in. to, czy środki te były zabezpieczone zgodnie z przepisami rozporządzenia ministra spraw wewnętrznych i administracji z 14 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad i wymagań, jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne (Dz.U. nr 129, poz. 858 z późn. zm.).

Art. 22 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 z późn. zm.).

Ewa Matyszewska

ewa.matyszewska@infor.pl