Poczęstunek dla gości stoiska targowego może być kosztem

Uczestnictwo w targach jest korzystne dla przedsiębiorców. Umożliwia porównanie własnej oferty z ofertą konkurencji, daje możliwość prezentacji działalności oraz towarów (usług) potencjalnym klientom, stwarza okazje do nawiązania relacji handlowych.

Targi wiążą się jednak i z wydatkami, w tym związanymi z wyposażeniem stoisk targowych. W praktyce mogą się na nie składać np. wystrój stoiska, w tym znajdujące się tam urządzenia, serwowane posiłki, oferowane drobne podarunki opatrzone logo wystawcy, materiały promocyjne, takie jak np. ulotki, foldery. Właściwe rozliczenie takich wydatków, w tym ustalenie, czy stanowią one koszt reklamy lub reprezentacji, wydzielenie kosztów pośrednich i bezpośrednich oraz rozliczenie kosztów w czasie, może sprawiać rzeczywiste trudności.

Przypomnijmy, że zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych; dalej: ustawa o CIT (odpowiednio art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych; dalej; ustawa o PIT) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem tych kosztów, które nie są uznawane za koszty uzyskania przychodów.

Zgodnie z ugruntowanym poglądem do kategorii wydatków mających na celu osiągnięcie przychodów zalicza się m.in. koszty promocji, reklamy i marketingu. Są to szeroko rozumiane działania podmiotu gospodarczego, mające na celu kształtowanie popytu na dane towary, usługi lub markę, poprzez zachęcenie jak największej liczby potencjalnych klientów do ich nabywania.

Takimi kosztami mogą być niektóre wydatki związane z prezentacją przedsiębiorcy w ramach uczestnictwa w targach. W szczególności będzie to szeroko rozumiane wyposażenie stoisk targowych, tj.: wystrój stoiska, gadżety o niskiej wartości z logo firmy (długopisy, krawaty, kubki, zapalniczki), ścianki informacyjne, katalogi, foldery, ulotki itp. (patrz interpretacje indywidualne: dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach, nr IBPBI/2/423-1929/10/AP z 24 marca 2011 r., oraz nr IBPI/2/423-782/10/MS z 8 września 2010 r., dyrektora IS w Warszawie nr IPPB5/423-274/09-2/DG z 17 sierpnia 2009 r.). Koszty wyżywienia klientów oraz gości podatnik będzie mógł zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, pod warunkiem że służyły one realizacji celu uczestnictwa w targach, a nie celom reprezentacyjnym.

Zgodnie z przepisami podatkowymi (art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT oraz art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT) wyłączone z kosztów uzyskania przychodów są koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

W przepisach nie zawarto definicji "reprezentacji". Zgodnie jednak z utrwalonym poglądem przez "reprezentację" należy rozumieć "okazałość, wystawność, a w przypadku firmy dobre jej reprezentowanie, które może polegać na wystroju firmy, interesującym logo, tablicach informacyjnych, sposobie podejmowania interesantów i kontrahentów" (tak NSA w wyroku z 26 września 2000 r., sygn. akt III SA 1994/99). Z tych względów za wydatek o charakterze reprezentacyjnym uznany został np. serwowany podczas targów catering, w postaci ciepłego posiłku oraz napojów, będący poczęstunkiem dla zamkniętego kręgu kontrahentów (interpretacja dyrektora IS w Poznaniu nr ILPB3/423-184/08-3/MC z 18 czerwca 2008 r.); zorganizowanie bankietu i gry w kręgle (interpretacja dyrektora IS w Katowicach nr IBPBI/2/432-1929/10/AP z 24 marca 2011 r.); poczęstunku alkoholem lub występu artystycznego (interpretacja dyrektora IS w Warszawie nr IPPB5/432-274/09-2/DG z 17 sierpnia 2009 r.).

Wydatków ponoszonych na zapewnienie posiłków nie można jednak automatycznie kwalifikować jako reprezentacyjne. Należy zwrócić uwagę, że zapewnienie posiłku pracownikom wystawcy oraz gościom stoiska nie będzie stanowić wydatku służącego reprezentacji, o ile jest związane z realizacją celu targu oraz pozostaje na tzw. zwyczajowo przyjętym poziomie (tak dyrektor IS w Poznaniu w interpretacji nr ILPB3/432-899/09-4/MC z 29 grudnia 2009 r.). Przykładem wyposażenia stoisk targowych niemającego charakteru reprezentacji są serwowane w trakcie targów woda, kawa, herbata, cukierki czy ciastka (tak dyrektor IS w Warszawie w interpretacji nr 1401/BP-II/4210-40/07/JM z 9 lipca 2007 r.).

Ze względu na zakres powiązania kosztów z przychodami w ustawach podatkowych wyodrębniono dwie kategorie, tj. koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami oraz koszty uzyskania przychodów inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami (koszty pośrednie).

Przepisy podatkowe nie wskazują, na podstawie jakich kryteriów należy kwalifikować koszty do tych dwóch grup. Raczej nieprzydatna w tej kwestii jest ustawa o rachunkowości. Przepisy tej ustawy nie stanowią bowiem podstawy rozstrzygania, czy podatnik zachował przepisy zawarte w ustawach podatkowych (np. wyrok NSA z 22 marca 1996 r., sygn. akt SA/Lu 712/95).

Z tego względu zakres pojęcia "koszty bezpośrednio związane z przychodami" można ustalić, posługując się jego językowym znaczeniem. Do tej kategorii należy zaliczyć koszty, których poniesienie wpłynęło bezpośrednio na uzyskanie konkretnego przychodu. Klasycznym przykładem takiego związku kosztów z przychodami są wydatki na nabycie lub wytworzenie towaru i przychód ze zbycia tego towaru.

Z kolei koszty pośrednie to wydatki, których nie da się przypisać wprost do określonych przychodów, ale są racjonalnie uzasadnione jako prowadzące do ich osiągnięcia. Z reguły w przypadku kosztów reklamowych nie jest możliwe ustalenie, jaka część działań promocyjnych będzie miała wpływ na przychód, np. z konkretnego towaru czy usługi. Z tego względu, w większości przypadków, do kosztów pośrednich zaliczane są właśnie wydatki na udział w targach (interpretacja dyrektora IS w Warszawie nr IPPB1/415-779/10-2/ES z 4 listopada 2010 r.) Należy jednak pamiętać, że wyodrębniając koszt bezpośredni lub pośredni, każdy z nich należy kwalifikować indywidualnie, biorąc pod uwagę okoliczności jego poniesienia.

Omawiając podatkowe skutki uczestnictwa w targach, należy poruszyć kwestie związane z rozliczaniem w czasie kosztów wyposażenia stoisk targowych.

Przypomnijmy, że zgodnie z art. 15 ust. 4 ustawy o CIT koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, poniesione w latach poprzedzających rok podatkowy oraz w roku podatkowym, są potrącalne w tym roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody. Podobne rozwiązanie zawarte jest w art. 22 ust. 5 ustawy o PIT.

Z kolei do możliwości rozliczenia kosztów pośrednich odnosi się art. 15 ust. 4d ustawy o CIT, z którego wynika, że takie koszty są potrącalne w dacie ich poniesienia. Jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy i nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty podatkowe proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą. Analogicznie rozstrzygnięto tę kwestię w podatku dochodowym od osób fizycznych (art. 22 ust. 5c).

Obie ustawy podatkowe ustalają, że dniem poniesienia kosztu podatkowego jest m.in. dzień, na który koszt zaksięgowano na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów (art. 15 ust. 4e ustawy o CIT oraz art. 22 ust. 5d ustawy o PIT).

Jak już wspomniano, w większości przypadków koszty udziału w targach, w tym wyposażenia stoisk, są zaliczane do kosztów pośrednio związanych z przychodem podatkowym. Z tego względu powinny być rozpoznawane dla celów podatkowych w momencie ich poniesienia (tak dyrektor IS w Warszawie w interpretacji nr IPPB5/423-164/11-3/RS z 11 kwietnia 2011 r. oraz analogicznie odnośnie do podatników PIT w interpretacji nr IPPB1/415-779/10-2/ES z 4 listopada 2010 r.).

Jednorazowego rozliczenia kosztów nie stosuje się do wydatków, które dotyczą składników aktywów, spełniających definicję środka trwałego. Jeżeli zatem wartość początkowa np. urządzenia, rekwizytu, oprogramowania itp. zakupionego na wyposażenie stoiska przekracza 3500 zł, a ich przewidywany okres używania jest dłuższy niż rok, wówczas podatnik powinien zaliczyć je do swoich środków trwałych, co wiąże się z dokonywaniem odpisów amortyzacyjnych (art. 16a - 16m ustawy o CIT, art. 22a - 22o ustawy o PIT).

● być właściwie udokumentowany,

● nie znajdować się na liście kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów,

● pozostawać w związku przyczynowym z przychodem lub źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu.

Anna Rymaszewska

anna.rymaszewska@infor.pl

Ustawa z 15 lipca 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 z późn. zm.),

Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 z późn. zm.).