Biuro rachunkowe powinno precyzyjnie określać termin wykonania zleconych czynności

Na fakturach za obsługę księgową wskazuje się często okresy, których usługi te dotyczą, a nie okresy ich wykonania. Wydaje się wtedy, że faktura została wystawiona z opóźnieniem. Jest to jednak wniosek błędny, bo kluczowe jest świadczenie usług, a nie okres, z którego pochodzą dokumenty.

W podatku dochodowym...

Zarówno w PIT, jak i w CIT przychodem są kwoty należne, nawet jeśli nie zostały faktycznie otrzymane. W obu przypadkach ustawodawca wprowadził zasady, że za datę powstania przychodu uważa się dzień wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi, albo częściowego wykonania usługi, nie później niż dzień:

1) wystawienia faktury albo

2) uregulowania należności.

Jeżeli strony ustalą, że usługa jest rozliczana w okresach rozliczeniowych, za datę powstania przychodu uznaje się ostatni dzień okresu rozliczeniowego określonego w umowie lub na wystawionej fakturze, nie rzadziej niż raz w roku. Największą popularnością cieszą się miesięczne okresy rozliczeniowe.

W przypadku innych przychodów z działalności gospodarczej za datę powstania przychodu uznaje się dzień otrzymania zapłaty.

...i w VAT

W zakresie podatku od towarów i usług ustawodawca przewidział, że obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi, przy czym w odniesieniu do przyjmowanych częściowo usług, usługę uznaje się również za wykonaną w przypadku wykonania części usługi, dla której to części określono zapłatę.

Usługę, dla której w związku z jej świadczeniem ustalane są następujące po sobie terminy płatności lub rozliczeń, uznaje się za wykonaną z upływem każdego okresu, do którego odnoszą się te płatności lub rozliczenia, do momentu zakończenia świadczenia tej usługi. Usługę świadczoną w sposób ciągły przez okres dłuższy niż rok, dla której w związku z jej świadczeniem w danym roku nie upływają terminy płatności lub rozliczeń, uznaje się za wykonaną z upływem każdego roku podatkowego, do momentu zakończenia świadczenia tej usługi.

Od 2014 r. obowiązek podatkowy został oderwany od daty wystawienia faktury i związany z datą wykonania usługi lub dokonania dostawy towarów. Od zasady tej przewidziano jednak kilka wyjątków. W niektórych przypadkach obowiązek podatkowy powstaje z chwilą otrzymania zapłaty (dotyczy to m.in. usług zwolnionych od podatku) lub dopłaty (subwencji, dotacji). Ustawodawca pozostawił także zasadę, zgodnie z którą obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury (dotyczy to chociażby stałej obsługi prawnej i biurowej).

Specyficzne zadanie

Usługi księgowe są wykonywane w całości lub w części po zakończeniu danego okresu (zazwyczaj miesiąca). [przykład]

Wystawiając fakturę, biuro rachunkowe określając przedmiot transakcji podaje miesiąc (kwartał), z którego pochodzą dokumenty, czyli w sytuacji opisanej w przykładzie - sierpień. Faktury są jednak wystawiane zazwyczaj po wykonaniu usługi, a ta często jest wykonana dopiero 25. dnia następnego miesiąca (25 września w przykładzie), kiedy upływa termin na złożenie deklaracji VAT. Czekanie na ostatnią chwilę nie zawsze jest przy tym skutkiem działań lub zaniechań biura. Prawdziwą zmorą księgowych i doradców podatkowych są dokumenty dostarczane przez klientów na ostatnią chwilę z "gorącą" prośbą o doksięgowanie ich do danego okresu.

W efekcie mimo zapisu na fakturze typu "Usługi księgowe za sierpień" uznać należy, że obowiązek podatkowy powstaje w kolejnym miesiącu (tj. we wrześniu), kiedy zostały faktycznie wykonane lub przynajmniej zakończone usługi za sierpień.

W katalogu danych wymaganych na fakturze znajduje się m.in. data wystawienia, data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi (o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury) oraz nazwa (rodzaj) towaru lub usługi. Zwrot "Usługi księgowe za sierpień" należy rozumieć jako określenie rodzaju usługi, a nie jako okres jej wykonania. Taki sposób nazewnictwa jest też bardziej przejrzysty dla klienta, któremu łatwiej jest połączyć usługę z datami na swoich dokumentach, co jest szczególnie istotne w przypadku, gdy należność biura jest uzależniona od liczby dokumentów.

Aby uniknąć wątpliwości, biuro rachunkowe może używać bardziej precyzyjnych określeń, np. "Usługi księgowe wykonane we wrześniu za miesiąc sierpień" lub "Usługi księgowe wykonane od 1.09. do 25.09. za sierpień".

PRZYKŁAD

Częściowy spływ dokumentów

Na podstawie zawartych umów biuro rachunkowe zobowiązane było do dokonania księgowań dokumentów sierpniowych. W przypadku małych podmiotów wszystkie dokumenty zapewne spłyną do biura we wrześniu. W przypadku podmiotów z dużą ilością dokumentów biuro będzie zapewne dążyło do tego, żeby dokumenty spływały sukcesywnie, aby móc na bieżąco dokonać księgowań. Nie zmienia to faktu, że ostatnia partia dokumentów zostanie dostarczona już we wrześniu, wobec czego usługa zostanie wykonana częściowo w sierpniu, a częściowo we wrześniu.

@RY1@i02/2014/213/i02.2014.213.07100050a.802.jpg@RY2@

Paweł Ziółkowski ekspert podatkowy

Paweł Ziółkowski

ekspert podatkowy

Podstawa prawna

Art. 14 ust. 1-1h ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.). Art. 12 ust. 3-3e ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 ze zm.). Art. 19, art. 106e ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 ze zm.).