Ostrożnie, archiwizacja kosztuje!

Zamknięte i gromadzone przez lata w szafach, teczkach czy pudłach kilometry dokumentów opisujących, jak działa urząd, szkoła czy szpital. Dzisiaj wiele z tych papierów wydaje się całkowicie niepotrzebnych. Ale czasem trzeba sięgnąć po nie natychmiast, bo nastąpiła awaria, katastrofa czy np. droga wymaga niespodziewanego remontu. Albo są potrzebne w sądzie, bo ktoś domaga się odszkodowania. Dlatego powinny być umiejętnie zbierane i starannie uporządkowane. Również wtedy, gdy zostały zarchiwizowane w formie elektronicznej.

Niektóre papiery z urzędów gmin, powiatów czy województw powinny ostatecznie trafić do rządowych archiwów - jako akta historyczne. Które dokumenty trzeba przechowywać i jak długo - o tym mówią odpowiednie instrukcje, a pieczą nad prawidłowością tych działań w poszczególnych jednostkach sprawują archiwa państwowe.

Inaczej jest z zakładami opieki zdrowotnej, nawet jeśli podlegają one jednostkom samorządowym. Nowe regulacje umożliwiają zlecanie przechowywania dokumentów podmiotom zewnętrznym, czyli archiwom prywatnym, takim, z których usług coraz częściej korzystają także przedsiębiorcy. W tym wypadku warto zastanowić się, co będzie tańsze w wymiarze finansowym i społecznym - utrzymywanie kilku etatów i przeznaczanie kolejnych pomieszczeń na dokumentację medyczną czy przekazanie ich firmie zewnętrznej, która za każde pudło, półkę czy szafę pobierze odpowiednią kwotę. Choć decyzje poszczególnych placówek mogą być różne, to dobrze, że możliwość zlecania archiwizacji na zewnątrz jest już w szpitalach możliwa. Bo choćby pozwala to wyliczyć, ile kosztuje złożenie na konkretną liczbę lat dokumentacji czy umowy z załącznikami. I pozwala na zastanowienie się, w jaki sposób działać, by ograniczyć te koszty.

Gdy patrzę na tysiące ton papierów złożonych w różnych miejscach, to zastanawiam się też, czy tak naprawdę wytworzenie ich było potrzebne. I jestem przeświadczona, że z przerostem biurokracji trzeba walczyć zarówno na szczeblu rządowym, jak i samorządowym. Nie namawiam przy tym do łamania przepisów, raczej do racjonalnego ich stosowania np. załatwiania spraw od razu, a naszą specyfiką jest żądanie wcale niewymaganych ustawami czy rozporządzeniami zaświadczeń, bo np. "regulamin urzędu tego wymaga". Natomiast namawiam do dobrego zastanowienia się przed wydaniem decyzji negatywnej - bo odwołania to kolejne kartki, teczki, a niekiedy pudła papierów. Zanim więc ktoś utrudni życie petentowi, powinien pomyśleć, ile będzie kosztowała ich archiwizacja dokumentów przez 5 czy 20 lat.

@RY1@i02/2012/241/i02.2012.241.088000100.802.jpg@RY2@

Zofia Jóźwiak, redaktor prowadząca

Zofia Jóźwiak

redaktor prowadząca