Teczka studenta bez świadectwa maturalnego, ale z dodatkowymi nowymi informacjami

Od 1 października szkoły wyższe będą zobowiązane do przechowywania dokumentacji przebiegu studiów na nowych zasadach. Wprowadzana z tym dniem reforma szkolnictwa wyższego przewiduje określony sposób postępowania z aktami oraz zasady wydawania dokumentów stwierdzających ich ukończenie w przypadku likwidacji uczelni. Zgodnie z rozporządzeniem ministra nauki i szkolnictwa wyższego z 14 września 2011 r. w sprawie dokumentacji przebiegu studiów, szkoła wyższa musi tę dokumentację przekazać do miejscowego archiwum państwowego zaraz po zakończeniu kształcenia. W razie likwidacji placówki wypisy i wyciągi dokumentów, dyplomy, świadectwa i zaświadczenia potwierdzające zakończenie nauki - w przypadku braku organów upoważnionych - będzie mógł podpisać likwidator szkoły.

Przepisy nowego rozporządzenia zmieniają też katalog dokumentów przechowywanych w teczce akt osobowych studenta. Nie będzie już trzeba trzymać w niej oryginałów lub odpisów świadectw maturalnych. Uczelnie będą zobowiązane do zwrotu oryginałów tych dokumentów studentom i absolwentom. W aktach pozostaną ich kopie, natomiast dodatkowo trzeba będą musiały przechowywać oświadczenia studenta o: spełnianiu warunków do podjęcia i kontynuowania, bez wnoszenia opłat, studiów stacjonarnych w uczelni publicznej oraz o niepobieraniu pomocy materialnej na innym kierunku.

Wcześniej złożenie takich oświadczeń nie było wymagane. Konieczność ich gromadzenia wiąże się z wprowadzeniem ograniczenia studiowania na drugim kierunku studiów stacjonarnych na uczelni publicznej. Do tego będzie miało prawo jedynie 10 proc. najlepszych studentów. Reszta za naukę na kolejnym fakultecie zapłaci. Po drugie, nie będzie też już można pobierać tego samego stypendium z kilku źródeł. I tak np. osoby niepełnosprawne będą miały prawo do specjalnej pomocy tylko na jednym kierunku. Obecnie mogą je pobierać na każdym, na którym się uczą.

Oprócz powyższych dokumentów w teczce akt musi znaleźć się również ankieta osobowa, poświadczona przez uczelnię kopia dowodu osobistego lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość (w przypadku cudzoziemców) oraz aktualna fotografia kandydata. Dodatkowo muszą znaleźć się tam dokumenty uzasadniające przyjęcie osoby na studia, podpisany akt ślubowania, zawarta ze studentem umowa lub jej kopia, potwierdzenie odbioru legitymacji, karta okresowych osiągnięć studenta, decyzje władz uczelni dotyczące przebiegu studiów (np. udzielonych urlopów) oraz zaświadczenia o przyznaniu pomocy materialnej (np. stypendium socjalnego lub rektora).

W momencie ukończenia przez absolwenta studiów do jego teczki muszą być także dołączone: m.in. jeden egzemplarz pracy dyplomowej oraz jej recenzja, protokół z egzaminu, dyplom ukończenia studiów wraz z suplementem.

Teczkę tę uczelnia musi przechowywać przez 50 lat.

Dodatkowo przepisy powołanego wyżej rozporządzenia przewidują, że absolwenci studiów pierwszego stopnia będą mieli prawo zachowania legitymacji studenckiej do 31 października roku, w którym ukończyli studia. Oznacza to, iż osoby te będą mogły dłużej korzystać z przysługujących im uprawnień. Dotychczas studenci, którzy obronili licencjat lub zdobyli tytuł inżyniera, musieli oddać legitymację na czas wakacji. W tym okresie nie mogli korzystać z ulgowych przyjazdów pociągami czy autobusami czy innych zniżek, np. do kina. Tracili też wszystkie inne uprawnienia wynikające z bycia studentem. Mieli tylko prawo do bezpłatnej opieki zdrowotnej przez okres trzech miesięcy od ukończenia studiów. Pozostałych uprawnień ich pozbawiano, nawet jeśli od razu dostali się na studia drugiego stopnia (magisterskie). Od 1 października takie osoby, znajdujące się w okresie przejściowym (między studiami pierwszego a drugiego stopnia), na czas wakacji nadal będą zachowywać swoje uprawnienia studenckie.

Parlament Studentów Rzeczypospolitej Polskiej wnioskował też o przyznanie studentom możliwości posiadania legitymacji w okresie zawieszenia ich w prawach. Minister nauki i szkolnictwa wyższego nie uwzględnił tego postulatu, argumentując, że uprawnienie to jest związane z posiadaniem statusu studenta, którego osoba zawieszona jest w tym czasie pozbawiona.

Wymienione rozporządzenie z 14 września 2011 r. umożliwia także szkole wyższej prowadzenie księgi dyplomów w formie elektronicznej. Powinna ona wpisywać tam takie informacje, jak: numer dyplomu i albumu studenta, jego imię (imiona) i nazwisko, rok urodzenia, datę rozpoczęcia studiów, nazwę wydziału, kierunek, poziom, profil i formę studiów, datę złożenia egzaminu dyplomowego.

Zgodnie z nowymi przepisami nie będzie też już ograniczeń dotyczących liczby wydawanych odpisów dyplomów ukończenia studiów w tłumaczeniu na język obcy. Ponadto zwiększono do trzech maksymalną liczbę odpisów suplementów do dyplomów w tłumaczeniu na język angielski.

Dodatkowo uczelnia ma prawo na wniosek, zarówno studenta, jak i absolwenta do wprowadzania zmian w księdze dyplomów, albumie studentów czy w indeksie. Każde sprostowanie musi być odnotowane w jednym z tych dokumentów. W miejscu zmiany należy umieścić adnotację "dokonano sprostowania", podpis osoby upoważnionej oraz datę i pieczęć urzędową. Informację o modyfikacji tych danych trzeba też wskazać w teczce akt osobowych studenta. Zmian nie dokonuje się jednak w legitymacji, dyplomie czy jego suplemencie. W takim przypadku uczelnia musi cały dokument wymienić na nowy.

Jeśli osoba ukończyła studia, nie uaktualnia się w dokumentach jej imienia czy nazwiska, gdy np. zmieni stan cywilny. Może to być dokonane jedynie na podstawie decyzji administracyjnej lub orzeczenia sądu wydanego w postępowaniu w sprawie zmiany płci. W tych wyjątkowych przypadkach wydaje się dyplom na nowe imię (imiona) i nazwisko.

Nowe przepisy nie przewidują zmian w wysokości opłat za wydanie indeksu, legitymacji studenckiej, dyplomu i dokumentów stwierdzających ukończenie studiów oraz za legalizację dokumentów przeznaczonych do obrotu prawnego z zagranicą.

O podwyższenie kwoty za elektroniczną legitymację studencką wnioskowała Konferencja Rektorów Akademickich Szkół Polskich. Jednak, zdaniem ministra, opłata określona w rozporządzeniu odpowiada cenie jej wytworzenia. Postulatów dotyczących jej wzrostu nie zgłaszały też uczelnie.

Dziekan wydziału, na którym uczy się student, może go zwolnić z opłat za wydanie dokumentów w związku np. z jego trudną sytuacją materialną

W ankiecie muszą znajdować się następujące informacje:

● imię (imiona) i nazwisko,

● data i miejsce urodzenia,

● numer PESEL (w przypadku jego braku nazwa i numer dokumentu tożsamości),

● adres zamieszkania,

● adres do korespondencji.

● 5 zł - za legitymację studencką

● 17 zł - za elektroniczną legitymację studencką

● 4 zł - za indeks

● 60 zł - za dyplom ukończenia studiów

● 30 zł - za świadectwo ukończenia studiów podyplomowych

● 40 zł - za dodatkowy odpis dyplomu w tłumaczeniu na język obcy

● 19 zł - za legalizację dokumentów przeznaczonych do obrotu prawnego z zagranicą

Szkoła wyższa musi przechowywać teczkę akt osobowych studenta przez 50 lat

Urszula Mirowska-Łoskot

urszula.mirowska@infor.pl

Rozporządzenie ministra nauki i szkolnictwa wyższego z 14 września 2011 r. w sprawie dokumentacji przebiegu studiów. Podpisane przez ministra wejdzie w życie 1 października 2011 r.

Ustawa z 18 marca 2011 r. o zmianie ustawy - Prawo o szkolnictwie wyższym, ustawy o stopniach naukowych i tytule naukowym oraz stopniach i tytule w zakresie sztuki oraz zmianie niektórych innych ustaw (Dz.U. nr 84, poz. 455).