Sposób wyliczenia pensji może być weryfikowany

Pracownik ma prawo do uzyskania pełnego zakresu informacji o swoim wynagrodzeniu. Wiedzę o nim pozyskać może na kilka różnych sposobów bardziej lub mniej uciążliwych dla pracodawcy. Wypełniając swój obowiązek, pracodawca musi jednak pamiętać, aby przy okazji nie ujawnić wynagrodzeń innych osób.

Powszechnie stosowanym przez wielu pracodawców sposobem informowania pracowników o składnikach ich wynagrodzenia za dany miesiąc jest przekazywanie im pasków wynagrodzeń. Praktyka ta ma jednak charakter dobrowolny, ponieważ przepisy nie nakładają na pracodawcę obowiązku przekazywania pracownikom co miesiąc informacji o wysokości wypłaconego im wynagrodzenia oraz wysokości dokonywanych potrąceń. Pośrednio wysokość wynagrodzenia wynika natomiast z przekazywanego pracownikom imiennego raportu miesięcznego dla osoby ubezpieczonej (ZUS RMUA), o którym mowa w art. 41 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 z późn. zm.). Od tego roku jednak pracodawcy nie muszą już przekazywać tej informacji co miesiąc, chyba że pracownik tego zażąda.

Pracownik ma prawo zażądać także od pracodawcy udostępnienia mu dokumentów, na podstawie których wyliczono jego wynagrodzenie (art. 85 par. 5 k.p.). A dokumentów tych jest niemało.

Oprócz umowy o pracę, którą pracownik powinien dysponować sam, o wysokości wynagrodzenia decydują przepisy zakładowego prawa pracy. Pracodawca na wniosek pracownika udostępnić mu powinien regulamin wynagradzania lub układ zbiorowy pracy (art. 77² par. 5 i art. 241¹² par. 2 pkt 3 k.p.). W razie wątpliwości na pracodawcy ciąży ponadto obowiązek wyjaśnienia pracownikowi treści tych regulacji.

Kolejnymi dokumentami, które udostępnić należy każdemu pracownikowi, są imienne karty płac oraz ewidencja czasu pracy. Dokumenty te ma obowiązek prowadzić każdy z pracodawców (przy czym powinność ewidencjonowania godzin pracy wyłączona jest w przypadku niektórych pracowników). Imienne karty wynagrodzeń określają, ile wynosiło wynagrodzenie pracownika w danym miesiącu, z jakich składało się elementów (z uwzględnieniem różnych dodatków czy innych zmiennych elementów wynagrodzenia) oraz jakich potrąceń dokonał pracodawca z pensji pracownika. Karta ewidencji czasu pracy może być z kolei pomocna przy ustaleniu prawidłowości wyliczenia przez pracodawcę wynagrodzenia przy uwzględnieniu liczby przepracowanych godzin.

Sposób, w jaki pracodawca zrealizuje opisane powyżej uprawnienia pracownika, jest w zasadzie dowolny. Nie ma przeszkód, aby zrobił to, przekazując pracownikowi kserokopię lub wydruk komputerowy dokumentów płacowych (i na żądanie umożliwił porównanie ich z oryginałem). W przypadku ewidencji czasu pracy pracownika w celu uniknięcia sporów niektórzy pracodawcy stosują praktykę okresowego potwierdzania przez pracowników zgodności zapisów ewidencji ze stanem rzeczywistym.

Pracodawca nie ma jednak prawa przekazać pracownikowi informacji o wynagrodzeniach innych osób. Niedopuszczalne jest zatem udostępnienie pracownikowi nawet do wglądu zbiorczej listy płac. Jeśli pracownik chciałby zapoznać się z taką listą w części dotyczącej jego wynagrodzenia, pracodawca mógłby przedstawić mu ją jedynie w taki sposób, aby dane dotyczące innych pracowników były niewidoczne. Kopia lub wydruk tego dokumentu mogłyby zostać przekazane pracownikowi dopiero po zamazaniu danych dotyczących wszystkich pozostałych pracowników.

@RY1@i02/2012/018/i02.2012.018.21700020d.802.jpg@RY2@

Rafał Krawczyk, sędzia Sądu Okręgowego w Toruniu

Rafał Krawczyk

sędzia Sądu Okręgowego w Toruniu