Jak ustalać pomniejszenie składnika wynagrodzenia za okresy absencji chorobowej pracownika

@RY1@i02/2013/197/i02.2013.197.217000400.803.jpg@RY2@

Aldona Salamon ekspert ds. wynagrodzeń, wykładowca

Ponieważ pracownik nie przepracuje pełnego miesiąca z powodu choroby, to obliczając należne mu świadczenia, należy ustalić kwotę wynagrodzenia za czas faktycznie przepracowany w październiku (dalej: wynagrodzenie zasadnicze) a następnie należy obliczyć wynagrodzenie chorobowe. Dopiero po tych wyliczeniach można przygotować listę płac za październik, pamiętając o odpowiednim pomniejszeniu podstawy wymiaru składek ZUS z tytułu składników przysługujących na podstawie przepisów płacowych za okres choroby.

Powstają wątpliwości

Składniki wynagrodzenia, do których pracownik zachowuje prawo w okresie pobierania świadczeń chorobowych zgodnie z obowiązującymi u pracodawcy przepisami płacowymi, nie stanowią podstawy wymiaru składek ZUS w części, w jakiej przypadają na czas tej absencji. Tak wynika z par. 2 ust. 1 pkt 24 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (dalej: rozporządzenie składkowe). Przepis ten stanowi, iż podstawy wymiaru składek nie stanowią składniki wynagrodzenia, do których pracownik ma prawo w okresie pobierania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, w myśl postanowień układów zbiorowych pracy lub przepisów o wynagradzaniu, jeżeli są one wypłacane za okres pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku.

Najczęstsze wątpliwości, na jakie napotykają pracodawcy stosujący w praktyce wskazane wyłącznie składkowe, dotyczą dwóch kwestii: w jaki sposób należy ustalać pomniejszenie podstawy wymiaru składek w sytuacji, kiedy absencja chorobowa obejmuje tylko część miesiąca, oraz czy przedmiotowe wyłączenie ma odpowiednie zastosowanie do świadczeń pozapłacowych, takich jak np. opłacany przez pracodawcę program sportowy (np. Karta multisport), abonament medyczny, grupowe ubezpieczenie NW. [przykład 1]

Wyłączenie z podstawy wymiaru składek ZUS, o którym mowa w par. 2 ust. 1 pkt 24 rozporządzenia składkowego, wskazuje, iż z podstawy wymiaru wyłączone są składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy absencji chorobowej na podstawie przepisów płacowych. W kontekście sformułowania "składniki wynagrodzenia" pojawia się wątpliwość, czy dotyczy ono również świadczeń pozapłacowych, w sytuacji kiedy pracodawca kwestię przyznawania tych świadczeń ureguluje w przepisach płacowych, przyznając jednocześnie pracownikom do nich pełne prawo również w okresach pobierania świadczeń chorobowych. [przykład 2]

Pensja zasadnicza

Aby w omawianym przypadku obliczyć wynagrodzenie zasadnicze za październik, należy ustalić kwotę pomniejszenia o okres choroby, stosując par. 11 rozporządzenia o wynagrodzeniach. Z przywołanego przepisu wynika, że aby ustalić wysokość płacy zasadniczej (określonej w stawce miesięcznej w stałej wysokości) za czas przepracowany, w sytuacji gdy przez część miesiąca pracownik przebywał na zwolnieniu lekarskim, należy postępować w następujący sposób:

- dzielimy miesięczną stawkę wynagrodzenia przez 30,

- mnożymy otrzymaną kwotę przez liczbę dni wskazanych w zaświadczeniu lekarskim o czasowej niezdolności pracownika do pracy wskutek choroby, tj. w opisanej sytuacji przez 3,

- odejmujemy obliczoną kwotę od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc.

Chorobowe

W celu obliczenia kwoty wynagrodzenia chorobowego zastosować należy przepisy ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, która określa zasady obowiązujące przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego (art. 92 par. 2 kodeksu pracy).

Aby obliczyć to wynagrodzenie w analizowanej sytuacji, trzeba postępować w następujący sposób:

- ustalamy przychód pracownika z pełnych kalendarzowych miesięcy poprzedzających chorobę (za sierpień i wrzesień 2013 r.; w przychodzie tym uwzględniamy wyłącznie wynagrodzenie zasadnicze, nie uwzględniamy zaś dodatku za niepalenie, ponieważ przysługuje za okres absencji chorobowej w pełnej, niepomniejszonej wysokości, jak również Karty multisport, ponieważ jest składnikiem wynagrodzenia przyznawanym niezależnie od oceny pracy pracownika, na którego przyznanie ewentualne pobieranie świadczenia chorobowego nie ma wpływu);

- tak ustalony przychód pomniejszamy o składki (jeśli nie została przekroczona roczna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe - o 13,71 proc.);

- ustalamy przeciętne miesięczne wynagrodzenie stanowiące podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego (uzyskany z powyższych obliczeń wynik dzielimy przez liczbę miesięcy, z których przychód został uwzględniony, czyli w analizowanej sytuacji przez 2);

- wynik dzielimy przez 30 i mnożymy uzyskaną wartość przez 80 proc., bo pracownik w przedstawionym stanie faktycznym ma prawo do 80 proc. wynagrodzenia chorobowego,

- otrzymaną stawkę wynagrodzenia za jeden dzień choroby mnożymy przez liczbę dni niezdolności do pracy wynikającą z zaświadczenia lekarskiego, tj. w analizowanej sytuacji przez 3.

Ważne

Świadczenia pozapłacowe przysługujące za okres absencji chorobowej na podstawie przepisów płacowych korzystają z wyłączenia z podstawy wymiaru składek ZUS w części przypadającej na czas tej absencji

Lista płac

(przy założeniu, że pracownik jest uprawniony do podstawowych kosztów uzyskania przychodów i złożył oświadczenie PIT-2)
Przychód	3477,82 zł	- 2970 zł (wynagrodzenie zasadnicze pomniejszone o czas choroby) + 200 zł (dodatek za niepalenie) + 80 zł karta multisport) + 227,82 zł (wynagrodzenie chorobowe) = 3477,82 zł
Składki na ubezpieczenia społeczne	441,86 zł	- podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne: 3222,90 zł (przychód pomniejszony o wynagrodzenie chorobowe i pomniejszony o wartość dodatku za niepalenie i karty multisport ustaloną w następujący sposób: 280 zł : 31 = 27,10 zł) - składka emerytalna: 3222,90 zł x 9,76 proc. = 314,56 zł - składka rentowa: 3222,90 zł x 1,5 proc. = 48,34 zł - składka chorobowa: 3222,90 zł x 2,45 proc. = 78,96 zł - suma składek: 441,86 zł
Składka zdrowotna przekazywana do ZUS odliczana od podatku	270,80 zł 233,19 zł	- podstawa wymiaru składki zdrowotnej: 3008,86 zł [3222,90 zł (podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne) + 227,82 zł (wynagrodzenie chorobowe) - 441,86 zł (składki na ubezpieczenia społeczne)] - składka zdrowotna do przekazania do ZUS: 3008,86 x 9 proc. = 270,80 zł - składka zdrowotna odliczana od podatku: 3008,86 zł x 7,75 proc. = 233,19 zł
Zaliczka na podatek dochodowy	247 zł	- podstawa opodatkowania po zaokrągleniu: 2925 zł [3477,82 zł (przychód) - 111,25 zł (koszty uzyskania przychodu) - 441,86 zł (składki na ubezpieczenia społeczne)] - zaliczka do US po zaokrągleniu: 247 zł [2925 zł x 18 proc. - 46,33 zł (ulga podatkowa) - 233,19 zł (składka zdrowotna)]
Kwota do wypłaty	2438,16 zł	2970 zł (płaca zasadnicza) + 200 zł (dodatek za niepalenie) + 227,82 zł (wynagrodzenie chorobowe) - 441,86 zł (składki na ubezpieczenia społeczne) - 270,80 zł (składka zdrowotna) - 247 zł (zaliczka do urzędu skarbowego) = 2438,16 zł

Katalog świadczeń

	3300 zł (płaca zasadnicza) : 30 = 110 zł 110 zł x 3 dni choroby = 330 zł 3300 zł - 330 zł = 2970 zł
	200 zł (wypłacamy go w pełnej miesięcznej wysokości bez pomniejszania o czas choroby)
	80 zł (świadczenie ponoszone za pracownika)
	3300 zł (wynagrodzenie za sierpień) + 3300 zł (wynagrodzenie za wrzesień) = 6600 zł (łączny przychód za miesiące uwzględniane w podstawie wymiaru świadczenia chorobowego) (3300 zł - 13,71 proc.) + (3300 zł - 13,71 proc.) = 2847,57 zł + 2847,57 zł = 5695,14 zł (pomniejszony przychód) 5695,14 zł : 2 (miesiące) = 2847,57 zł (przeciętne miesięczne wynagrodzenie) 2847,57 zł x 80 proc. = 2278,06 zł : 30 = 75,94 zł (dzienna kwota wynagrodzenia chorobowego) 75,94 zł x 3 (dni choroby) = 227,82 zł (kwota wynagrodzenia chorobowego za 3 dni niezdolności do pracy)

ZUS o świadczeniach pozapłacowych

● z 20 maja 2011 r. Zakład Ubezpieczeń Społecznych - DI/100000/451/314/2011 - Uwzględnienie w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne wartości abonamentów medycznych w odniesieniu do pracownika pobierającego wynagrodzenie za czas choroby lub zasiłek chorobowy

"W sytuacji, gdy absencja pracownika spowodowana chorobą trwa przez część miesiąca, przyjąć należy proporcjonalne obniżenie kwoty wartości abonamentu medycznego stanowiącej element podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. W praktyce sprowadza się to do przeprowadzenia zabiegu rachunkowego polegającego na podzieleniu kwoty tego składnika przez liczbę dni kalendarzowych danego miesiąca, a następnie przemnożeniu uzyskanej wartości przez liczbę dni tego miesiąca, za który pracownik pobrał wynagrodzenie za czas choroby. Uzyskaną wartość odejmuje się od wysokości kwoty abonamentu medycznego. Otrzymana w ten sposób różnica winna zostać uwzględniona w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne".

● z 26 maja 2011 r. Zakład Ubezpieczeń Społecznych - DI/100000/451/276/2011 - Możliwość wyłączenia z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe kosztów świadczenia dofinansowanego pracownikom z tytułu uczestnictwa w Programie Sportowo-Rekreacyjnym.

"Jeżeli korzyści materialne uzyskiwane są przez pracownika w ramach stosunku pracy w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, a pracownicy ponoszą za nie częściową odpłatność i stosowny zapis o takim uprawnieniu znajduje się w przepisach płacowych, to korzystają one z wyłączenia z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne na podstawie powołanego wyżej przepisu".

PRZYKŁAD 1

Proporcjonalne obniżenie kwoty dodatku

Ponieważ z przepisów płacowych obowiązujących w firmie wynika, iż dodatek za niepalenie przysługuje za okres pobierania świadczeń chorobowych, to słusznie stosujecie państwo wyłączenie dodatku z podstawy wymiaru składek ZUS. Jednak sposób, w jaki dokonujecie pomniejszenia podstawy wymiaru, w sytuacji gdy absencja chorobowa obejmuje część miesiąca, jest nieprawidłowy. Nie ma bowiem podstaw do sięgania w tym zakresie po przepisy rozporządzenia o wynagrodzeniach. Reguluje ono wyłącznie kwestie ustalania wysokości wynagrodzeń pracowniczych. W sytuacji kiedy absencja chorobowa pracownika obejmuje tylko część miesiąca, należy zastosować proporcjonalne obniżenie kwoty wartości dodatku za niepalenie stanowiącego element podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. W praktyce należy podzielić kwotę wskazanego składnika wynagrodzenia przez liczbę dni kalendarzowych danego miesiąca, a następnie pomnożyć uzyskaną wartość przez liczbę dni niezdolności do pracy, za które pracownik otrzymał świadczenie chorobowe. Uzyskana wartość stanowi kwotę pomniejszenia podstawy wymiaru składek ZUS, co oznacza, iż wartość tę odejmuje się od wysokości pełnej kwoty dodatku przy ustalaniu podstawy wymiaru składek.

PRZYKŁAD 2

Karta multisport tak jak część pensji

Ponieważ na podstawie obowiązujących w firmie przepisów płacowych Karta multisport przysługuje pracownikom również za okresy absencji chorobowych, to jej wartość w części przypadającej na czas pobierania świadczeń chorobowych jest wyłączona z podstawy wymiaru składek ZUS na podstawie par. 2 ust. 1 pkt 24 rozporządzenia składkowego. Nie ma przy tym znaczenia, że nie jest on stricte składnikiem wynagrodzenia, lecz jest świadczeniem pozapłacowym ponoszonym za pracownika. Jako przychód ze stosunku pracy powinien być bowiem traktowany jak składnik wynagrodzenia. Analizując par. 2 ust. 1 pkt 24 rozporządzenia składkowego, uznać należy, iż przychody pracownika ze stosunku pracy, które pracownik uzyskuje w okresie pobierania wynagrodzenia chorobowego i zasiłków, są wyłączone z podstawy wymiaru składek ZUS, wówczas gdy z przepisów wewnętrznych jednoznacznie wynika prawo do tych świadczeń za wskazany okres absencji. W sytuacji gdyby tego typu regulacji nie było u danego pracodawcy, to przychody, jakie pracownik otrzymuje w okresie absencji i pobierania świadczeń chorobowych, stanowić będą podstawę wymiaru składek. Jeżeli absencja chorobowa obejmuje część miesiąca, to z podstawy wymiaru składek ZUS wyłączona jest jedynie ta część składnika (przychodu), która przysługuje pracownikowi za okres choroby. Z kolei pozostała część przychodu (przypadająca na okres pracy w danym miesiącu) stanowi już składnik brany pod uwagę przy obliczeniu podstawy wymiaru składek ZUS.

Podstawa prawna

Par. 2 ust. 1 pkt 24 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 z późn. zm.).

Par. 11 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy (Dz.U. nr 62, poz. 289 z późn. zm.).

Art. 18 ust. 1 i 2 oraz art. 20 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 z późn. zm.).

Art. 36 ust. 2, art. 41 ust. 1 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 77, poz. 512 z późn. zm.).