Kiedy pracodawca może żądać zwrotu wypłaconej już pensji

Pomimo uzgodnień, które poczynili pracownik i pracodawca, wynagrodzenia wypłaconego pracownikowi nie można uznać za nienależne. Wynagrodzenie to przysługiwało bowiem pracownikowi, zaś umowa o zrzeczeniu się wynagrodzenia, którą ustnie zawarli pracownik i pracodawca, była nieważna. Jest tak, ponieważ zgodnie z bezwzględnie obowiązującym przepisem art. 84 k.p. pracownik nie może zrzec się wynagrodzenia i dotyczy to wszystkich jego składników. Oświadczenie złożone przez pracownika wbrew temu zakazowi jest z mocy prawa nieważne niezależnie od faktu, że okoliczności, w jakich zostało złożone, i związane było z uzyskaniem przez pracownika korzyści innego rodzaju, np. odstąpienia od dyscyplinarnego zwolnienia z pracy. Nieważność oświadczenia powoduje, iż pracodawca nie ma prawa żądać zwrotu od pracownika wypłaconego mu wynagrodzenia pomimo oświadczenia pracownika o zrzeczeniu się go. Gdyby natomiast zgodnie z uzgodnieniem wynagrodzenie nie zostało wypłacone pracownikowi, to przez okres trzech lat od daty wymagalności świadczenia, mógłby domagać się zasądzenia go przed sądem.

Wynagrodzenie przysługuje pracownikowi za pracę wykonaną. Aby możliwe było określenie, czy pracownik faktycznie świadczył pracę, zasadą wynikającą z art. 85 par. 2 kodeksu pracy jest wypłata wynagrodzenia z dołu. Przepisy kodeksu pracy nie zabraniają jednak wprowadzenia odstępstwa od tej reguły np. w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę. Treść umowy o pracę może być bowiem swobodnie kształtowana przez strony w ramach obowiązujących przepisów prawa. Dlatego uznaje się w orzecznictwie, że żaden przepis prawa, charakter stosunku pracy ani zasady współżycia społecznego nie stoją na przeszkodzie, aby strony umowy o pracę uzgodniły wcześniejszy niż wynikający z art. 85 par. 2 k.p. termin płatności wynagrodzenia za pracę. Rozwiązanie takie jest bowiem korzystne dla pracownika. Wypłacenie wynagrodzenia z góry skutkować może jednak tym, iż wynagrodzenie przyznane zostanie za okres, w którym pracownik faktycznie nie świadczył pracy z zależnych lub niezależnych od siebie powodów. Jeśli po wypłaceniu przez zakład pracy wynagrodzenia za dany okres z góry nastąpi nieobecność pracownika w pracy, za którą nie przysługuje mu wynagrodzenie, to pracodawca może odliczyć z kolejnego wynagrodzenia za pracę to, co wcześniej wypłacił, będąc zobowiązany przepisami określającymi terminy wypłaty wynagrodzeń. Jeżeli jednak stosunek pracy ulegnie już rozwiązaniu, pracodawca z oczywistych względów nie może dokonać potrącenia z kolejnego wynagrodzenia. W takiej sytuacji powinien wezwać pracownika do dobrowolnego zwrotu nienależnego mu świadczenia, a jeśli ono nie nastąpi, wystąpić na drogę sądową, opierając swoje roszczenie na przepisach o bezpodstawnym wzbogaceniu.

Pracodawca w myśl art. 86 par. 1 k.p. jest obowiązany wypłacać wynagrodzenie w miejscu, terminie i czasie określonych w regulaminie pracy lub w innych przepisach prawa pracy. Pracodawca wywiązał się zatem ze swego zobowiązania, przelewając na rachunek bankowy pracownika wynagrodzenie za ostatni miesiąc jego pracy. Zobowiązanie pracodawcy dotyczy jednak wyłącznie takiego wynagrodzenia, które należy się pracownikowi na podstawie umowy o pracę oraz przepisów prawa pracy, a więc nie tylko ustaw i rozporządzeń, ale i aktów zakładowego prawa pracy, np. regulaminy wynagradzania czy układy zbiorowe pracy. Jeśli na podstawie wskazanych dokumentów można ustalić w sposób niebudzący wątpliwości, że na konto pracownika przelano kwotę, która mu nie przysługiwała, należy uznać, iż miała ona charakter nienależny. W opisanym przypadku nienależność świadczenia jest oczywista, ponieważ wynika z ewidentnej pomyłki służb księgowych pracodawcy.

Niekiedy jednak wykazanie nienależności wypłaconego wynagrodzenia może nie być takie łatwe. Trudność w wykazaniu nienależności świadczenia pojawić się może, na przykład, w sytuacji gdy pensja pracownika, z uwagi na przyjęty system wynagradzania, wypłacana jest w poszczególnych miesiącach w różnej wysokości, a nienależność dotyczy tylko części tego wynagrodzenia. W takim jednak przypadku pracodawca powinien wyjaśnić pracownikowi przyczynę zawyżonej wypłaty. Pracownik przed zwrotem świadczenia nie musi jednak poprzestać na tych wyjaśnieniach, ponieważ na jego żądanie pracodawca jest obowiązany udostępnić do wglądu dokumenty, na podstawie których zostało obliczone wynagrodzenie.

Pracodawca może dochodzić od pracownika zwrotu nadpłaconego wynagrodzenia przed sądem, opierając swoje roszczenie na przepisach o bezpodstawnym wzbogaceniu. W procesie tym pracownik będzie mógł bronić się jednak zarzutem zużycia świadczenia. Powoływanie się na ten zarzut nie jest co do zasady możliwe, jeśli bezpodstawnie wzbogacony powinien liczyć się z obowiązkiem zwrotu świadczenia. Orzecznictwo przyjmuje jednak, że zwykle pracownik jest uprawniony przyjmować, iż świadczenie wypłacane przez pracodawcę posługującego się wyspecjalizowanymi służbami jest spełniane zasadnie i zgodnie z prawem, a więc nie musi się liczyć z obowiązkiem jego zwrotu na podstawie art. 409 kodeksu cywilnego (wyrok Sądu Najwyższego z 7 sierpnia 2001 r., I PKN 408/00, OSNP 2003, nr 13, poz. 305). Z pewnością jednak na zarzut braku obowiązku zwrotu nie będzie mógł powoływać się pracownik, który zużywa nadpłacone wynagrodzenie, odnośnie do którego brak było jakichkolwiek podstaw faktycznych i prawnych do uznania, że zostało świadomie przyznane przez pracodawcę w rozmiarze wyższym niż wynikający z obowiązujących przepisów płacowych.

Wysokość wynagrodzenia obliczana na podstawie wyniku pracy jest zmienna w stałych okresach obliczeniowych, co powodować może trudności w ustaleniu pełnej kwoty należnego wynagrodzenia w ostatnim dniu przepracowanego miesiąca. Dopuszczalna była w tych okolicznościach praktyka wypłacania pracownikom zaliczek na poczet wynagrodzenia. W takiej sytuacji ustalone kwoty powinny zostać wypłacone niezwłocznie po jej ustaleniu, jednak w każdej sytuacji nie później niż do 10 dnia następnego miesiąca. Udzieloną zaliczkę odejmuje się od kwoty wynagrodzenia obliczonej na miesięcznej liście płac. Wypłata w ostatnim dniu miesiąca miała zatem charakter zaliczkowy i podlegała rozliczeniu po ustaleniu ostatecznej kwoty należnej pracownikowi. Jeżeli jednak pracodawca, wypłacając zaliczkę, nadpłacił wynagrodzenie pracownika (rozliczenie nie pozwoliło na wyrównanie nadpłaty), to nie ma on prawa do jej samodzielnego potrącenia bez zgody pracownika. Zaliczek wypłacanych na poczet przyszłego wynagrodzenia nie można bowiem mylić z zaliczkami, o których mowa w art. 87 par. par. 1 pkt 3 k.p., który pozwala potrącać pracownikowi zaliczki, otrzymane na poczet wydatków pracodawcy (por. uzasadnienie wyroku SN z 4 sierpnia 1999 r., I PKN 191/99, OSNP 2000/22/814). Jeżeli pracodawca ma zamiar potrącić z przyszłego wynagrodzenia tę jego część, która została wypłacona bez podstawy prawnej, musi uzyskać na to zgodę pracownika, a przy braku takiej zgody wystąpić przeciwko pracownikowi na drogę sądową (wyrok SN z 24 lipca 2001 r., I PKN 552/00, OSNP 2003/12/291).

Zmiana natychmiast wykonalnego wyroku i oddalenie powództwa na skutek uwzględnienia apelacji pracodawcy pociąga za sobą obowiązek zwrotu przez pracownika wyegzekwowanego wcześniej lub spełnionego dobrowolnie przez pracodawcę świadczenia. Wyegzekwowana przez pracownika kwota stała się po zmianie wyroku świadczeniem nienależnym, ponieważ odpadła podstawa tego świadczenia, którą był nieprawomocny wyrok sądu I instancji zasądzający wynagrodzenie. Jeżeli pracownik nie wyrazi zgody na zwrot wyegzekwowanych kwot, pracodawca musi wytoczyć przeciwko niemu powództwo o zapłatę, opierając swoje roszczenie na przepisach o nienależnym świadczeniu. W przypadku żądania przez pracodawcę zwrotu świadczenia wyegzekwowanego na podstawie wyroku nieprawomocnego pracownik nie będzie mógł jednak zwalczyć powództwa pracodawcy, powołując się na zarzut zużycia uzyskanej kwoty. Na zarzut zużycia nienależnego świadczenia mogą powoływać się bowiem tylko i wyłącznie te osoby, które nie powinny liczyć się z obowiązkiem zwrotu nienależnego świadczenia. Jednolicie przyjmowany jest w orzecznictwie pogląd, że strona, która egzekwuje świadczenie zasądzone na jej rzecz nieprawomocnym wyrokiem zaopatrzonym w rygor natychmiastowej wykonalności, powinna się liczyć z obowiązkiem zwrotu w razie oddalenia jej powództwa o te świadczenie na skutek apelacji strony przeciwnej (uchwała SN z 24 marca 1967 r., III PZP 42.66, OSNC 1967/7-8/124).