Pracodawca sam nie potrąci nadpłaconego wynagrodzenia

Możliwa jest sytuacja, kiedy wynagrodzenie zostanie wypłacone pracownikowi w wysokości zawyżonej w stosunku do tego, do którego jest uprawniony. Pracodawca ma jednak instrumenty, aby odzyskać nadpłacone kwoty.

Zobowiązanie pracodawcy dotyczy wyłącznie takiego wynagrodzenia, które należy się pracownikowi na podstawie zapisów umowy o pracę oraz przepisów prawa pracy, a więc nie tylko ustaw i rozporządzeń, ale i aktów zakładowego prawa pracy jak np. regulaminy wynagradzania czy układy zbiorowe pracy.

U większości pracodawców wynagrodzenie wypłacane jest z dołu. W takiej sytuacji nadpłata wynagrodzenia zdarzyć się może praktycznie tylko w wyniku pomyłki. Zdarzają się jednak sytuacje, gdy o nadpłatę wynagrodzenia jest szczególnie łatwo. Po pierwsze, dotyczy to tych pracodawców, którzy część bądź całość wynagrodzenia wypłacają zaliczkowo. Drugi przypadek to wypłata wynagrodzeń z góry, która następować może z mocy przepisów szczególnych lub zakładowych przepisów prawa pracy (np. układu zbiorowego).

Zaliczkowa wypłata wynagrodzeń występuje u tych pracodawców, którzy wysokość wynagrodzenia ustalają na podstawie wyniku pracy swoich pracowników. W takiej sytuacji wysokość wynagrodzenia jest zmienna w stałych okresach obliczeniowych, co powodować może trudności w ustaleniu pełnej kwoty należnego wynagrodzenia w ostatnim dniu przepracowanego miesiąca. Okoliczności te powodują wypłacanie pracownikom zaliczek na poczet wynagrodzenia, np. na koniec miesiąca. Wyliczone ostatecznie kwoty powinny zostać wypłacone niezwłocznie po ich ustaleniu, nie później niż do 10 dnia następnego miesiąca. Udzieloną zaliczkę odejmuje się od kwoty wynagrodzenia obliczonej na miesięcznej liście płac. W tym systemie zdarzyć się może, że pracodawca wypłaci zaliczkę w wyższej kwocie, aniżeli zostało to wyliczone na podstawie wyniku pracy. Okoliczność ta nie daje jednak pracodawcy prawa do samodzielnego potrącenia zaliczki bez zgody pracownika. Zaliczek wypłacanych na poczet przyszłego wynagrodzenia nie można bowiem mylić z zaliczkami, o których mowa w art. 87 par. 1 pkt 3 k.p., a który pozwala potrącać pracownikowi zaliczki, które otrzymał na poczet wydatków pracodawcy (por. uzasadnienie wyroku SN z 4 sierpnia 1999 roku, I PKN 191/99, OSNP 2000/22/814). Jeżeli pracodawca ma zamiar potrącić z przyszłego wynagrodzenia tę jego część, która została wypłacona bez podstawy prawnej, musi uzyskać na to zgodę pracownika, a w braku takiej zgody, wystąpić przeciwko pracownikowi na drogę sądową (wyrok SN z 24 lipca 2001 r. (I PKN 552/00; OSNP 2003/12/291).

Nadpłata wynagrodzenia nastąpić może także, gdy wynagrodzenie wypłacane jest z góry. Dokonując wypłaty wynagrodzenia w tym systemie, już na początku miesiąca pracodawca zakłada, że pracownik zrealizuje w ramach stosunku pracy swoje wzajemne świadczenie, czyli będzie świadczył pracę. Z różnych przyczyn - zależnych lub niezależnych od pracownika - ta ekwiwalentność świadczeń może nie zostać zachowana, np. w sytuacji nieobecności pracownika w pracy, za którą nie przysługuje mu wynagrodzenie. W takiej sytuacji pracodawca może bez zgody pracownika odliczyć z kolejnego wynagrodzenia za pracę to, co wcześniej wypłacił, będąc zobowiązany przepisami określającymi terminy wypłaty wynagrodzeń. Sytuacja skomplikować się może, gdy stosunek pracy ulegnie już rozwiązaniu, ponieważ pracodawca nie będzie miał możliwości dokonania potrącenia z kolejnego wynagrodzenia. W takich okolicznościach jedyną możliwością jest wezwanie pracownika do dobrowolnego zwrotu nienależnego mu świadczenia, a jeśli to nie nastąpi, wystąpienie z pozwem o zapłatę przeciwko pracownikowi.

Podstawą do żądania zwrotu zarówno nadpłaconych zaliczek, jak i wynagrodzenia wypłacanego z góry, są przepisy kodeksu cywilnego o nienależnym świadczeniu.

Trudność w wykazaniu nienależności świadczenia pojawić się może, gdy wynagrodzenie jest wypłacane pracownikowi comiesięcznie w różnych kwotach, zaś nienależność dotyczy tylko części tego wynagrodzenia. W takim jednak przypadku to pracodawca powinien udowodnić, co stało u podstaw zawyżonej wypłaty.

Ważne: Gdy pracodawca twierdzi, że nadpłacił wynagrodzenie, pracownik ma prawo zażądać wglądu w dokumenty, na podstawie których zostało ono obliczone

Udowodnienie przez pracodawcę nienależności wypłaty wynagrodzenia nie w każdym przypadku pozwoli mu wygrać sprawę o zwrot nadpłaconego wynagrodzenia. W trakcie procesu pracownik może bowiem bronić się zarzutem zużycia świadczenia. Sprowadza się to do wykazania, że nienależnie wypłacone kwoty zostały już wydane na utrzymanie siebie lub rodziny, co powoduje, że nie nastąpiło wzbogacenie. Powoływanie się na ten zarzut nie jest możliwe wtedy, gdy bezpodstawnie wzbogacony powinien liczyć się z obowiązkiem zwrotu świadczenia. W orzecznictwie Sądu Najwyższego przyjmuje się, iż zwykle pracownik jest uprawniony przyjmować, że świadczenie wypłacane przez pracodawcę posługującego się wyspecjalizowanymi służbami jest spełniane zasadnie i zgodnie z prawem, a więc nie musi się liczyć z obowiązkiem jego zwrotu na podstawie art. 409 k.c. (por. wyrok SN z 7 sierpnia 2001 r., I PKN 408/00, OSNP 2003/13/305). Z pewnością jednak na zarzut braku obowiązku zwrotu nie będzie mógł powoływać się taki pracownik, który zużywa nadpłacone wynagrodzenie co do którego brak było jakichkolwiek podstaw faktycznych i prawnych do uznania, że zostało świadomie przyznane przez pracodawcę w rozmiarze wyższym niż wynikający z obowiązujących przepisów płacowych.

Szczególna podstawa uprawniająca pracodawcę do żądania zwrotu wypłaconych pracownikowi świadczeń zachodzi, gdy ich wypłaty dokona dobrowolnie lub po egzekucji komorniczej na podstawie natychmiast wykonalnego wyroku sądu I instancji, który następnie zostanie zmieniony w ten sposób, że powództwo pracownika zostanie oddalone przez sąd odwoławczy na skutek uwzględnienia apelacji pracodawcy. Wyegzekwowana przez pracownika kwota staje się po zmianie wyroku świadczeniem nienależnym, gdyż odpada podstawa tego świadczenia, którą był nieprawomocny wyrok sądu I instancji. Pracodawca ma prawo zażądać orzeczenia o obowiązku zwrotu tej kwoty przed sądem odwoławczym. Jeśli tego nie zrobi, do ich odzyskania konieczne będzie wytoczenie przeciwko pracownikowi powództwa. W takiej sprawie pracownik nie będzie mógł spowodować oddalenia powództwa pracodawcy, powołując się na zarzut zużycia uzyskanej kwoty. Powszechnie akceptowany jest bowiem pogląd, że strona, która egzekwuje świadczenie zasądzone na jej rzecz nieprawomocnym wyrokiem zaopatrzonym w rygor natychmiastowej wykonalności, powinna się liczyć z obowiązkiem zwrotu w razie oddalenia jej powództwa o te świadczenie na skutek apelacji strony przeciwnej (uchwała SN z 24 marca 1967 r., III PZP 42/66, OSNC 1967/7-8/124).

Pracownik otrzymał na konto potrójną wypłatę, na którą składały się trzy zrealizowane tego samego dnia przelewy na identyczną kwotę. Pracownik nie powinien mieć jakichkolwiek wątpliwości, iż dwa przelewy miały charakter nienależny, i musi liczyć się z obowiązkiem ich zwrotu pracodawcy.

Pracodawca błędnie wyliczył składniki wynagrodzenia pracownika przysługujące na podstawie układu zbiorowego, zawyżając wypłatę o 27 proc. Pracownik w procesie wykazał, że wydał już otrzymaną kwotę na bieżące utrzymanie rodziny. Sąd oddali powództwo.

Rafał Krawczyk

sędzia Sądu Okręgowego w Toruniu

Art. 85, art. 86 par. 1, art. 87 par. 3 i par. 7, art. 300 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Art. 405-411 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz.U. nr 16, poz. 93 z późn. zm.).