Jak zmiana wymiaru etatu pracownika wpływa na obliczanie wynagrodzenia urlopowego i chorobowego

W przedstawionej sytuacji najpierw należy obliczyć wynagrodzenie za godziny przepracowane w nominalnym czasie pracy, czyli te wynikające z rozkładu czasu pracy za wrzesień. W tym celu wystarczy obowiązującą pracownika we wrześniu stawkę godzinową pomnożyć przez liczbę godzin przepracowanych w tym miesiącu, ale tylko tych wynikających z rozkładu czasu pracy (czyli w analizowanej sytuacji przez 72).

Godziny ponadwymiarowe

Z uwagi, że godziny pracy pracownika (ponad wymiar etatu) nie przekroczyły normy czasu pracy, to mamy do czynienia z pracą ponadwymiarową, a nie z pracą nadliczbową (patrz: wyjaśnienia na stronie C11). Jednocześnie w umowie o pracę zostało ustalone, że dopiero ósma godzina pracy będzie skutkowała wypłatą dodatku. Ponieważ pracownik cztery razy pracował we wrześniu o godzinę dłużej, niż wynikało to z rozkładu czasu pracy (łącznie po 7 godzin), zatem za 4 godziny ponadwymiarowe przysługuje mu wyłącznie normalne wynagrodzenie. Aby je obliczyć, należy stawkę godziną pomnożyć przez 4 przepracowane godziny ponadwymiarowe.

Urlopowe

Ustalając wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy, należy stosować par. 6 - 12 rozporządzenia z 8 stycznia 1997 r. Przepisy te nie zawierają regulacji dotyczącej sposobu obliczania wynagrodzenia urlopowego w przypadku zmiany wymiaru czasu pracy. Zatem w takiej sytuacji wynagrodzenie to należy obliczyć z uwzględnieniem ogólnych zasad.

Jeżeli nie nastąpiła zmiana w zmiennych składnikach przysługujących za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc ani też nie nastąpiła zmiana ich wysokości w miesiącu wykorzystywania urlopu, tj. we wrześniu ani też w okresie trzech miesięcy poprzedzających wrzesień, to nie należy przeliczać podstawy wymiaru wynagrodzenia za urlop, pomimo zmiany wymiaru czasu pracy od lipca 2012 roku.

Aby obliczyć wynagrodzenie za urlop, należy postępować w następujący sposób:

- ustalamy podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego (zmienne składniki wynagrodzenia, przysługujące za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc, uwzględnia się w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie trzech miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu);

- dzielimy podstawę wymiaru przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego została ona ustalona;

- mnożymy tak ustalone wynagrodzenie za jedną godzinę pracy przez liczbę godzin, jakie pracownik przepracowałby w czasie urlopu w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, gdyby w tym czasie nie korzystał z urlopu.

Chorobowe

Ponieważ od lipca nastąpiła zmiana wymiaru czasu pracy, to podstawę wymiaru świadczenia chorobowego należnego we wrześniu należy obliczyć na podstawie wynagrodzenia ustalonego dla nowego wymiaru czasu pracy. Oznacza to, iż podstawę wymiaru stanowić będzie przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za lipiec i sierpień 2012 roku, tj. przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za pełne kalendarzowe miesiące po zmianie etatu. Do tak ustalonego przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia należy dodać odpowiednią kwotę premii kwartalnej (bo jest ona pomniejszana za okresy absencji chorobowej). Musi być ona ustalona proporcjonalnie oraz po przeliczeniu do nowego wymiaru czasu pracy (patrz: wyjaśnienia na stronie C11).

Aby obliczyć kwotę wynagrodzenia chorobowego za 3 dni niezdolności do pracy, należy w analizowanej sytuacji postępować w następujący sposób:

- ustalamy przychód pracownika uzyskany za pełne kalendarzowe miesiące po zmianie wymiaru etatu poprzedzające miesiąc nabycia prawa do wynagrodzenia chorobowego (za lipiec i sierpień; w przychodzie tym uwzględniamy zarówno wynagrodzenie za godziny przepracowane w nominalnym czasie pracy, jak również wynagrodzenie za godziny ponadwymiarowe oraz premię regulaminową miesięczną, bo jest pomniejszana za okres absencji chorobowej);

- pomniejszamy przychód o składki (na ubezpieczenia emerytalne, rentowe oraz chorobowe finansowane ze środków pracownika - 13, 71 proc.);

- liczymy przeciętne miesięczne wynagrodzenie stanowiące podstawę wymiaru zasiłku (uzyskany z powyższych obliczeń wynik dzielimy przez liczbę miesięcy, za które przychód został uwzględniony, czyli przez 2);

- przeliczamy premię kwartalną w odniesieniu do zmiany wymiaru czasu pracy (premię kwartalną wypłaconą za II kwartał 2012 roku pomniejszoną o składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe oraz chorobowe finansowane ze środków pracownika przeliczamy wskaźnikiem odpowiadającym proporcji aktualnego wymiaru czasu pracy do poprzedniego wymiaru czasu pracy, czyli mnożymy przez 1,5, co wynika z wyliczenia: 3 : 1 = 1,5);

- uwzględniamy kwotę przeliczonej premii w podstawie wymiaru w części proporcjonalnej do liczby pełnych kalendarzowych miesięcy ubezpieczenia w kwartałach (bo pracownik nie pozostawał w zatrudnieniu przez pełne cztery kwartały poprzedzające miesiąc wystąpienia niezdolności do pracy), co oznacza, iż premię tę uwzględnimy w 1/3;

- dodajemy do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia za lipiec i sierpień 2012 roku 1/3 kwoty przeliczonej premii kwartalnej (suma tych kwot stanowi podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego);

- mnożymy podstawę wymiaru przez 80 proc., bo pracownik ma prawo do wynagrodzenia chorobowego w wysokości 80 proc., a następnie uzyskany wynik dzielimy przez 30, aby uzyskać kwotę wynagrodzenia chorobowego za jeden dzień niezdolności do pracy;

- mnożymy otrzymaną stawkę świadczenia chorobowego za jeden dzień niezdolności do pracy przez liczbę kalendarzowych dni tej niezdolności, tj. w analizowanej sytuacji przez 3.

Kartoteka płacowa

wynagrodzenie zasadnicze/stawka godzinowa	15,60	15,60	15,60	15,60	15,60
liczba godzin nominalnych - dla wymiaru czasu pracy	80,00	84,00	80,00	132,00	132,00
liczba godz. przepracowanych w nominalnym czasie pracy	80,00	84,00	80,00	132,00	132,00
liczba godz. przepracowanych ponadwymiarowych	2,00	4,00		6,00	12,00
wynagrodzenie za pracę w nominalnym czasie pracy	1248,00	1310,40	1248,00	2059,20	2059,20
wynagrodzenie za godziny ponadwymiarowe	31,20	62,40	0,00	93,60	187,20
przyznany w danym miesiącu proc. premii	10 proc.	5 proc.	12 proc.	8 proc.	15 proc.
premia regulaminowa miesięczna	127,92	68,64	149,76	172,22	336,96
premia kwartalna				1200,00
płaca brutto	1407,12	1441,44	1397,76	3525,02	2583,36

Katalog świadczeń

	15,60 zł (stawka godzinowa) x 72 godz. (liczba godzin przepracowanych w nominalnym czasie pracy we wrześniu) = 1123,20 zł
	15,60 zł x 4 godz. (liczba godzin przepracowanych we wrześniu ponad obowiązujący pracownika wymiar czasu pracy) = 62,40 zł
	6306,14 zł (suma zmiennych składników wypłaconych w okresie trzech miesięcy poprzedzających wrzesień z pominięciem premii kwartalnej; patrz: kartoteka płacowa) 6306,14 zł (podstawa wymiaru wynagrodzenia urlopowego) : 362 (liczba godzin faktycznie przepracowanych w okresie czerwiec - sierpień 2012 r.; patrz: kartoteka płacowa) = 17,42 zł (stawka wynagrodzenia urlopowego za jedną godzinę urlopu) 17,42 zł x 30 (liczba godzin urlopu wykorzystanego przez pracownika we wrześniu) = 522,60 zł (wynagrodzenie za urlop)
	2325,02 zł (wynagrodzenie za lipiec) + 2583,36 zł (wynagrodzenie za sierpień) = 4908,38 zł (łączny przychód za miesiące po zmianie wymiaru czasu pracy; patrz: kartoteka płacowa) 4908,38 zł x 13,71 proc. = 672,94 zł; 4908,38 zł - 672,94 zł = 4235,44 zł (pomniejszony przychód) 4235,44 zł : 2 (miesiące) = 2117,72 zł (przeciętne miesięczne wynagrodzenie) 1200 zł - 13,71 proc. = 1035,48 zł (kwota premii kwartalnej po pomniejszeniu o składki) 1035,48 zł x 1,5 (wskaźnik odpowiadający proporcji aktualnego wymiaru czasu pracy do poprzedniego wymiaru czasu pracy) = 1553,22 zł (przeliczona kwota premii do aktualnego wymiaru czasu pracy) 1553,22 zł : 3 (liczba pełnych kalendarzowych miesięcy zatrudnienia w kwartałach poprzedzających zachorowanie) = 517,74 zł (1/3 premii kwartalnej) 2117,72 zł (przeciętne miesięczne wynagrodzenie) + 517,74 zł (1/3 premii kwartalnej) = 2635,46 zł (podstawa wymiaru wynagrodzenia chorobowego) 2635,46 zł x 80 proc. : 30 = 70,28 zł (dzienna kwota wynagrodzenia chorobowego) 70,28 zł x 3 (dni choroby) = 210,84 zł (kwota wynagrodzenia chorobowego za 3 dni niezdolności do pracy)

Lista płac

(przy założeniu, że pracownik jest uprawniony do podstawowych kosztów uzyskania przychodów i złożył oświadczenie PIT-2)

przychód	2037,60 zł	- 1123,20 zł (wynagrodzenie za czas przepracowany w nominalnym czasie pracy) + 62,40 zł (wynagrodzenie za godziny przepracowane ponadwymiarowe) + 522,60 zł (wynagrodzenie za urlop) + 210,84 zł (wynagrodzenie chorobowe) + 118,56 zł (premia regulaminowa 10 proc.) = 2037,60 zł
składki na ubezpieczenia społeczne	250,45 zł	- podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne: 1826,76 zł (przychód pomniejszony o wynagrodzenie chorobowe) - składka emerytalna: 1826,76 zł x 9,76 proc. = 178,29 zł - składka rentowa: 1826,76 zł x 1,5 proc. = 27,40 zł - składka chorobowa: 1826,76 zł x 2,45 proc. = 44,76 zł - suma składek : 250,45 zł
składka zdrowotna odliczana od podatku przekazywana do ZUS	138,50 zł 160,84 zł	- podstawa wymiaru składki zdrowotnej: 1787,15 zł [1826,76 zł (podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne) + 210,84 zł (wynagrodzenie chorobowe) - 250,45 zł (składki na ubezpieczenia społeczne)] - składka zdrowotna odliczana od podatku: 1787,15 zł x 7,75 proc. = 138,50 zł - składka zdrowotna przekazywana do ZUS: 1787,15 zł x 9 proc. = 160,84 zł
zaliczka na podatek dochodowy	117 zł	- podstawa opodatkowania po zaokrągleniu: 1676 zł [2037,60 zł (przychód) - 111,25 zł (koszty uzyskania przychodu) - 250,45 zł (składki na ubezpieczenia społeczne)] - zaliczka do US po zaokrągleniu: 117 zł [1676 zł x 18 proc. - 46,33 zł (ulga podatkowa) - 138,50 zł (składka zdrowotna)]
kwota do wypłaty	1509,31 zł	2037,60 zł - 250,45 zł (składki na ubezpieczenia społeczne) - 160,84 zł (składka zdrowotna) - 117 zł (zaliczka do US) = 1509,31 zł

Zasady obowiązujące przy dokonywaniu wyliczeń

● Zgodnie z art. 151 par. 5 k.p. strony stosunku pracy mają obowiązek ustalić w umowie o pracę dopuszczalną liczbę godzin pracy ponad określony w umowie wymiar czasu pracy pracownika niepełnoetatowego, których przekroczenie uprawnia go, oprócz normalnego wynagrodzenia, do dodatku do wynagrodzenia jak za pracę nadliczbową.

● Pracą ponadwymiarową dla pracownika niepełnoetatowego jest praca przekraczająca ustalony w umowie o pracę wymiar czasu pracy. Natomiast pracą nadliczbową pracownika niepełnoetatowego (tak jak w przypadku pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy) jest praca wykonywana ponad obowiązujące normy czasu pracy lub praca ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy. Powszechnie obowiązująca norma czasu pracy wynosi 8 godz. na dobę (norma dobowa) oraz przeciętnie 40 godz. w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym (norma tygodniowa). Wskazane normy odnoszą się do każdej osoby, zatrudnionej na podstawie stosunku pracy, bez względu na wymiar czasu pracy (pełny czy niepełny), chyba że przepisy szczególne w odmienny sposób regulują normę czasu pracy dla danej grupy pracowników.

● Co do zasady składniki wynagrodzenia (premie, nagrody), przysługujące za okresy kwartalne, wlicza się do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w wysokości stanowiącej 1/12 kwot wypłaconych pracownikowi za cztery kwartały poprzedzające miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Jeżeli jednak pracownik był zatrudniony u pracodawcy krócej (tak jak w sytuacji analizowanej na stronie C10), premie kwartalne powinny być uwzględnione proporcjonalnie do liczby pełnych kalendarzowych miesięcy zatrudnienia w tych kwartałach, z których premia kwartalna podlega uwzględnieniu w podstawie wymiaru zasiłku (w przedstawionym stanie faktycznym są to trzy miesiące wchodzące w skład drugiego kwartału).

● W przypadku zmiany wymiaru czasu pracy premię kwartalną uwzględnia się po odpowiednim przeliczeniu do nowego wymiaru czasu pracy. Ponieważ w analizowanym stanie faktycznym zmiana wymiaru czasu pracy miała miejsce po upływie kwartału poprzedzającego powstanie niezdolności do pracy, składnik kwartalny przyjmuje się w kwocie przeliczonej współczynnikiem odpowiadającym proporcji aktualnego wymiaru czasu pracy do poprzedniego wymiaru czasu pracy.

@RY1@i02/2012/183/i02.2012.183.217001000.802.jpg@RY2@

Aldona Salamon, ekspert ds. wynagrodzeń, wykładowca

Aldona Salamon

ekspert ds. wynagrodzeń, wykładowca

Podstawa prawna

Art. 151 par. 5 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Art. 36 ust. 2, art. 41 ust. 1, 42 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 77, poz. 512 z późn. zm.).

Par. 6 - 12 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2, poz. 14 z późn. zm.).