Wynagrodzenie stanowiące podstawę wymiaru świadczenia chorobowego trzeba czasem uzupełnić

Ustalając wysokość zasiłku chorobowego i innych świadczeń z tytułu niezdolności do pracy wskutek choroby lub macierzyństwa, pracodawca ustala najpierw tzw. podstawę wymiaru. Stanowi ją przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc wystąpienia niezdolności do pracy.

Gdy niezdolność do pracy powstała przed upływem tego okresu, podstawę oblicza się z wynagrodzenia wypłaconego za pełne kalendarzowe miesiące ubezpieczenia chorobowego. Powyższe zasady stosuje się także przy ustalaniu wysokości wynagrodzenia chorobowego, przysługującego pracownikowi od pracodawcy na podstawie art. 92 kodeksu pracy.

Przez wynagrodzenie, które uwzględnia się do ustalania podstawy wymiaru zasiłku, należy rozumieć przychód pracownika stanowiący podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe, po odliczeniu potrąconych przez pracodawcę składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe oraz ubezpieczenie chorobowe, finansowanych ze środków pracownika. Standardowo stopa procentowa składek finansowanych ze środków pracownika wynosi 13,71 proc. (mniej, jeżeli doszło do przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe).

Różne nieobecności

Często pracownik, dla którego obliczane jest świadczenie z tytułu choroby lub macierzyństwa, nie uzyskuje pełnego wynagrodzenia we wszystkich miesiącach (12 albo mniej), z których ustala się podstawę wymiaru, bo miał usprawiedliwione nieobecności spowodowane np. chorobą czy urlopem bezpłatnym. Wówczas wynagrodzenie za dany miesiąc trzeba uzupełnić.

Pojęcie "usprawiedliwione nieobecności" w świetle przepisów ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (dalej: ustawy zasiłkowej) nie obejmuje urlopu wypoczynkowego, okolicznościowego oraz innych podobnych okresów nieobecności w pracy. Dlatego przy obliczaniu podstawy wymiaru świadczenia na równi z dniami, w których pracownik świadczył pracę, traktuje się dni urlopu wypoczynkowego i inne dni nieobecności w pracy, za które pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia (m.in. dni urlopu okolicznościowego). Wynagrodzenie za te dni traktuje się natomiast na równi z wynagrodzeniem za pracę.

Hipotetyczna płaca

Uzupełnienie wynagrodzenia stanowiącego podstawę wymiaru zasiłku polega na ustaleniu, jakie pracownik uzyskałby wynagrodzenie, gdyby przepracował pełny miesiąc. Zatem jeśli zachoruje już w pierwszym miesiącu zatrudnienia nabywając prawo do zasiłku, pracodawca musi ustalić jakie osiągnąłby, gdyby nie było absencji i pracowałby pełny miesiąc (art. 37 ust. 1 ustawy zasiłkowej). Natomiast gdy pracownik zachoruje później niż w pierwszym miesiącu zatrudniania, a w okresie, z którego jest ustalana podstawa wymiaru zasiłku nie osiągnął pełnego wynagrodzenia wskutek nieobecności w pracy z przyczyn usprawiedliwionych, przy ustalaniu podstawy wymiaru:

wwyłącza się wynagrodzenie za miesiące, w których pracownik przepracował mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy,

wprzyjmuje się, po uzupełnieniu, wynagrodzenie za miesiące, w których pracownik przepracował co najmniej połowę obowiązującego go czasu pracy.

Ustawa zasiłkowa przewiduje również rozwiązanie alternatywne, które powinno zostać zastosowane w sytuacji, kiedy w okresie, z którego jest ustalana podstawa wymiaru zasiłku, pracownik w każdym miesiącu z przyczyn usprawiedliwionych wykonywał pracę przez mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy. Wówczas przy ustalaniu podstawy wymiaru przyjmuje się wynagrodzenie za wszystkie miesiące po uzupełnieniu.

Istotne jest, że pracodawca ustalając, czy pracownik przepracował co najmniej połowę, czy też mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy powinien odnosić się do liczby dni przepracowanych i liczby dni obowiązujących do przepracowania, a nie do liczby godzin przepracowanych i do przepracowania.

Sposoby wyliczeń

W zależności od rodzaju wynagrodzenia, jakie otrzymuje pracownik, stosuje się metodę uzupełniania typową dla wynagrodzenia stałego, albo dla wynagrodzenia zmiennego (patrz: tabela). Przy czym stałym wynagrodzeniem w kontekście przepisów ustawy zasiłkowej jest wynagrodzenie określone stałą stawką miesięczną oraz stawką godzinową. Natomiast wynagrodzeniem zmiennym jest prowizyjne, akordowe, a także zmienne premie czy dodatki podlegające uzupełnieniu. Należy jednak podkreślić, iż aby premia (odpowiednio dodatek) mogła być uzupełniana, to musi ona ulegać proporcjonalnemu pomniejszeniu za okres absencji chorobowej, zgodnie z obowiązującymi u pracodawcy przepisami płacowymi.

Szczególne sytuacje

W sposób szczególny traktowana jest sytuacja, gdy wynagrodzenie pracownika składa się ze składników stałych i zmiennych, podlegających uzupełnianiu, a w miesiącu, który wymaga uzupełnienia, pracownik otrzymał także wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy. Wówczas całość wynagrodzenia, w tym także składniki stałe, należy przy uzupełnianiu potraktować jako składniki zmienne. [przykład 1]

Jeżeli pracownik otrzymuje wyłącznie pensję w stałej miesięcznej wysokości i w miesiącu wymagającym uzupełnienia otrzymał za jego część wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy, to przy uzupełnianiu wynagrodzenia nie jest brana pod uwagę ani kwota faktycznie otrzymanego wynagrodzenia za dni pracy, ani kwota wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy. Jako uzupełnione wynagrodzenie przyjmuje się w takim przypadku wynikające z umowy o pracę lub innego aktu, na podstawie którego powstał stosunek pracy, tj. pełny miesięczny przychód pracownika, który zostałby mu wypłacony, pomniejszony o składki, które byłyby potrącone, gdyby przepracował cały miesiąc. Powyższe wynika z wyjaśnienia ZUS zawartego w poradniku zamieszczonego na stronie www.zus.pl. [przykład 2]

Powyższa zasada ma zastosowanie także gdy pracownik jest wynagradzany stałą stawką miesięczną, a w miesiącu, w którym korzysta z urlopu, ta stawka nie jest dzielona na dwie części - za pracę i za urlop. Większość systemów kadrowo-płacowych nie dzieli bowiem składników określonych w stałej miesięcznej wysokości na takie dwie części, tylko wykazuje je w pełnej miesięcznej wysokości - w jednej pozycji, co jest zgodne z przepisami prawa pracy. Jeżeli taki pracownik, oprócz składnika czy składników określonych w stałej miesięcznej wysokości, otrzymuje również inne niż określone w stałej miesięcznej wysokości składniki wynagrodzenie, przysługujące za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc, tj. tzw. zmienne w kontekście przepisów rozporządzenia urlopowego (m.in. wynagrodzenie i dodatki za pracę nadliczbową, dodatek za pracę w porze nocnej), to wylicza się dla niego tzw. uzupełniające wynagrodzenie urlopowe tylko z tych zmiennych składników.

PRZYKŁAD 1

Urlop i zasiłek opiekuńczy w jednym miesiącu

Pracownik jest wynagradzany stawką godzinową. Otrzymuje ponadto premię regulaminową pomniejszaną proporcjonalnie za okres usprawiedliwionej nieobecności w pracy, m.in. za czas choroby. Pracownik zachorował w maju 2012 roku. Podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego stanowiło przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres od maja 2011 roku do kwietnia 2012 roku. W grudniu 2011 roku, który został uwzględniony w podstawie wymiaru pracownik powinien przepracować 21 dni (168 godzin), a jego stawka godzinowa wynosiła w tym miesiącu 16,80 zł. Przepracował jednak w tym miesiącu 12 dni (96 godzin) w nominalnym czasie pracy, przez cztery dni przebywał na urlopie wypoczynkowym, a za pięć dni otrzymał zasiłek opiekuńczy. Pracownik wykonywał w grudniu pracę w godzinach nadliczbowych oraz w porze nocnej. Za grudzień otrzymał on następujące wynagrodzenie:

● za pracę, wynikające ze stawki godzinowej [16,80 x 96 godz. = 1612,80 zł; po pomniejszeniu o składki na ubezpieczenia społeczne finansowane ze środków ubezpieczonego - 1391,69 zł (1612,80 zł x 13,71 proc.= 221,11 zł; 1612,80 zł - 221,11 zł = 1391,69)],

● za urlop wypoczynkowy, wyliczone z trzech miesięcy poprzedzających (ze stałych, tj. stawki godzinowej i ze zmiennych składników wynagrodzenia, tj. z premii regulaminowej, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe oraz nocne) - 689,92 zł, a po pomniejszeniu o składki ZUS - 595,33 zł (689,92 zł x 13,71 proc. = 94,59 zł; 689,92 zł - 94,59 zł = 595,33 zł),

● premię regulaminową pomniejszaną proporcjonalnie za okres usprawiedliwionej nieobecności w pracy - 480 zł, a po pomniejszeniu o składki ZUS - 414,19 zł (480 zł x 13,71 proc. = 65,81 zł; 480 zł - 65,81 = 414,19 zł),

● za pracę w godzinach nadliczbowych oraz w porze nocnej w łącznej wysokości 374,40 zł, a po pomniejszeniu o składki ZUS - 323,07 zł (374,40 zł x 13,71 proc. = 51,33 zł; 374,40 zł - 51,33 zł = 323,07 zł).

Ponieważ pracownik otrzymuje wynagrodzenie stałe (w postaci stawki godzinowej) oraz zmienne pomniejszane proporcjonalnie za okres usprawiedliwionej nieobecności w pracy (premia), a w grudniu dodatkowo otrzymał wynagrodzenie za urlop wyliczone ze składników stałych i zmiennych (w tym również z nadgodzin i dodatków nocnych), to całość wynagrodzenia należy potraktować jako wynagrodzenie zmienne. Dokonując uzupełnienia wynagrodzenia, trzeba było zatem zastosować metodę właściwą dla wynagrodzenia zmiennego. Należało dokonać następujących obliczeń:

● 1391,69 zł (wynagrodzenie za godziny przepracowane) + 595,33 zł (wynagrodzenie za urlop) + 414,19 zł (premia regulaminowa ) = 2401,21 zł,

● 2401,21 zł : 16 dni (przepracowane + urlopowe) = 150,08 zł,

● 150,08 zł x 21 (dni wynikające z obowiązku pracy) = 3151,68 zł,

● 3151,68 zł (kwota uzupełnionego wynagrodzenia za grudzień) + 323,07 zł (wynagrodzenie za godziny nadliczbowe i nocne - przyjmowane bez uzupełnienia w kwocie faktycznie wypłaconej) = 3474,75 zł (podstawa z miesiąca grudnia po uzupełnieniu).

PRZYKŁAD 2

Ustalenie pełnego przychodu, gdyby zatrudniony pracował

Pracownik wynagradzany stawką godzinową zachorował w lipcu 2012 roku, nabywając prawo do wynagrodzenia chorobowego. W miesiącu styczniu 2012 roku, za który wynagrodzenie jest uwzględniane w podstawie wymiaru świadczenia chorobowego, pracownik przepracował 14 spośród 21 dni obowiązujących do przepracowania. Oprócz pensji wynikającej ze stawki godzinowej (14,20 zł/godz.), pracownikowi jest wypłacany dodatek za pracę w porze nocnej, a czasami wynagrodzenie za godziny nadliczbowe. W styczniu przez dwa dni pracownik chorował, a przez pięć dni przebywał na urlopie wypoczynkowym. Pracownik za styczeń otrzymał następujące wynagrodzenie:

● za pracę wynikającą ze stawki godzinowej - 1590,40 zł (14,20 x 112 godz.),

● za urlop wypoczynkowy wyliczone z trzech miesięcy poprzedzających (ze stawki godzinowej, z wynagrodzenia za godziny nadliczbowe oraz nocne) - 611,60 zł,

● za pracę w godzinach nadliczbowych oraz za pracę w porze nocnej w łącznej wysokości - 221,52 zł.

Ponieważ pracownik otrzymuje wyłącznie wynagrodzenie w stałej miesięcznej wysokości - w stawce godzinowej (nie otrzymuje zmiennego składnika wynagrodzenia, który podlegałby uzupełnieniu), a w miesiącu wymagającym uzupełnienia otrzymał za część miesiąca wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy, to przy uzupełnianiu nie należy brać pod uwagę ani kwoty faktycznie otrzymanego wynagrodzenia za dni pracy, ani kwoty wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy. Jako uzupełnione wynagrodzenie trzeba przyjąć wynagrodzenie pracownika określone w umowie o pracę. Dlatego wynagrodzenie za styczeń, jakie należy uwzględnić przy ustalaniu podstawy wymiaru świadczenia chorobowego należnego w lipcu, wyniesie 2249,68 zł, co wynika z następujących obliczeń:

● uzupełnione wynagrodzenie stałe (kwota przyjęta z umowy o pracę): 14,20 x 168 godz. (liczba godzin do przepracowania w styczniu 2012 roku) = 2385,60 zł,

● 2385,60 zł (uzupełnione wynagrodzenie stałe) + 221,52 zł (wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych oraz za pracę w porze nocnej przyjmowane w kwocie faktycznie wypłaconej) = 2607,12 zł,

● 2607,12 zł - 357,44 zł (składki na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej ze środków pracownika - 13,71 proc.) = 2249,68 zł.

Metody uzupełnienia

● należy przyjąć wynagrodzenie miesięczne określone w umowie o pracę lub w innym akcie, na podstawie którego powstał stosunek pracy; ● w przypadku wynagrodzenia określonego stawką godzinową trzeba pomnożyć tę stawkę przez liczbę godzin obowiązujących pracownika do przepracowania w miesiącu, który wymaga uzupełniania.

● jeżeli pracownik przepracował choćby jeden dzień w miesiącu wymagającym uzupełnienia - należy podzielić wynagrodzenie osiągnięte za przepracowane dni robocze przez liczbę tych dni i pomnożyć przez liczbę dni, które pracownik miał obowiązek przepracować w danym miesiącu; ● jeżeli pracownik nie osiągnął w miesiącu żadnego wynagrodzenia - trzeba przyjąć kwotę zmiennych składników wynagrodzenia w przeciętnej miesięcznej wysokości, wypłaconej za ten miesiąc pracownikom zatrudnionym na takim samym lub podobnym stanowisku pracy.

@RY1@i02/2012/149/i02.2012.149.217000600.802.jpg@RY2@

Aldona Salamon, ekspert ds. wynagrodzeń, wykładowca

Aldona Salamon

ekspert ds. wynagrodzeń, wykładowca

Podstawa prawna

Art. 36, art. 37 ust. 2, art. 38 ust. 2 i 3 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 77, poz. 512 z późn. zm.).