Nie zawsze zaprzestanie wpłat powoduje ustanie ubezpieczeń

Płatnicy składek muszą naliczać i opłacać za ubezpieczonych składki na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, Fundusz Emerytur Pomostowych (FEP), Fundusz Pracy (FP) i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP). W przypadku ubezpieczeń emerytalnego i rentowych oraz składek na FEP obowiązuje maksymalna roczna podstawa wymiaru składek. Po jej osiągnięciu składki na te ubezpieczenia emerytalne i rentowe i na FEP nie powinny być obliczane i opłacane. W dalszym ciągu płatnik musi natomiast naliczać i odprowadzać składki na ubezpieczenie chorobowe, wypadkowe oraz ubezpieczenie zdrowotne oraz składki na FP i FGŚP.

Płatnik zaprzestaje opłacania składek emerytalnej i rentowych w związku z osiągnięciem rocznego limitu i informację o tym podaje na składanym za ubezpieczonego raporcie ZUS RCA. W raporcie tym w polu 02 bloku III B (informacja o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe) wpisuje:

1 - gdy informację o przekroczeniu rocznego limitu przekazał ubezpieczony,

2 - gdy informację o tym przekazuje płatnik,

3 - gdy informację o przekroczeniu przekazał ZUS.

Roczna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe nie może być wyższa od kwoty odpowiadającej 30-krotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy. W 2013 roku kwota ta wynosi 111 390 zł. Ustalając, czy podstawa ta nie została osiągnięta, uwzględnia się przychody ubezpieczonego ze wszystkich tytułów, z których opłacane były za niego składki na te ubezpieczenia. Do kwoty rocznego limitu w danym roku wliczane są również wynagrodzenia zaległe za poprzednie lata, jeżeli zostały wypłacone w 2013 roku, a także podstawy wymiaru, jakie za ubezpieczonego są wykazywane z racji urlopu wychowawczego czy też zasiłku macierzyńskiego.

Sprawdza pracodawca

Gdy ubezpieczony ma tylko jednego płatnika składek (np. jednego pracodawcę), to płatnik ten na podstawie własnej dokumentacji płacowej ustala wysokość podstawy wymiaru, od której zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Jeżeli w danym miesiącu następuje przekroczenie rocznego limitu, musi naliczyć i przekazać składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe tylko od tej części podstawy wymiaru składek, która nie spowoduje jej przekroczenia. W tym pierwszym przypadku sytuacja jest nieskomplikowana i składki za pracownika nie zostaną nadpłacone, jeżeli płatnik będzie rzetelnie wykonywał swoje obowiązki. [przykład 1]

Dwa źródła dochodów

Sytuacja jest bardziej skomplikowana, gdy ubezpieczony ma jednocześnie więcej niż jednego płatnika (np. jest zatrudniony równocześnie na podstawie dwóch umów o pracę). Wtedy sam powinien śledzić wysokość podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, i w razie osiągnięcia kwoty granicznej poinformować o tym swoich pracodawców. Informację o wykazywanych za niego podstawach wymiaru na ubezpieczenia społeczne ubezpieczony uzyskuje od poszczególnych płatników składek. [przykład 2]

Oświadczenie ubezpieczonego powinno być złożone na piśmie.

Ubezpieczony odpowiada za skutki całego powstałego zadłużenia, w tym również za składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, które na bieżąco byłyby sfinansowane ze środków płatnika, a także za odsetki za zwłokę. O tych konsekwencjach płatnik powinien poinformować ubezpieczonego i składając oświadczenie, powinien mieć on tego świadomość.

Gdy po pewnym czasie okaże się, iż oświadczenie było niezgodnie ze stanem faktycznym, płatnik będzie zobowiązany złożyć korektę dokumentów rozliczeniowych, ale za powstałe zadłużenie będzie odpowiadał ubezpieczony. ZUS w takiej sytuacji może dochodzić składek bezpośrednio od niego.

Korekta, gdy jest nadpłata

Jeżeli pomimo przekroczenia rocznej podstawy wymiaru płatnik w dalszym ciągu opłacał za ubezpieczonego składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, musi złożyć za ten okres korektę dokumentów rozliczeniowych.

W praktyce, gdy ubezpieczony ma równocześnie co najmniej dwóch płatników, którzy za niego opłacają składki na ubezpieczenia społeczne, i nie poinformuje ich o osiągnięciu kwoty rocznego limitu, składki zostaną nadpłacone. Wówczas informację o prawidłowej podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe za miesiąc, w którym doszło do przekroczenia podstawy wymiaru, przekaże ZUS i na tej podstawie płatnik będzie zobowiązany złożyć korektę dokumentów rozliczeniowych. Jeżeli do otrzymania zwrotu składek uprawnionych jest kilku płatników, ZUS dzieli kwotę nadpłaty i zwraca ją płatnikom w takich częściach, w jakich opłacali składki w miesiącu, w którym nastąpiło przekroczenie rocznego limitu. Po przekroczeniu kwoty rocznego limitu podstawa jest więc ustalana proporcjonalnie. Wówczas ubezpieczony tak jak w podanym wyżej przykładzie nie może wskazać, od jakiej podstawy płatnicy wykażą za niego składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Po nadpłaceniu składek podstawa na emerytalne i rentowe jest bowiem wykazywana proporcjonalnie przez każdego z płatników i informację o tej podstawie przekazuje ZUS.

Nienależnie opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z powodu przekroczenia rocznej podstawy wymiaru podlegają zaliczeniu przez ZUS na poczet zaległych oraz bieżących składek, a w razie ich braku - na poczet przyszłych składek, chyba że płatnik złoży wniosek o ich zwrot. Zakład wówczas zwraca składki w ciągu 30 dni od dnia złożenia wniosku.

Gdy płatnik ma zaległości w opłacaniu składek za wcześniejsze miesiące, to ZUS nie zwraca ustalonej nadpłaty, tylko zalicza ją na poczet wcześniejszych zobowiązań.

Zwrot na koniec

Z uwagi na to, że składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe są częściowo finansowane ze środków osoby ubezpieczonej (9,76 proc. składki emerytalnej i 1,5 proc. składki rentowej), płatnik musi zwrócić ubezpieczonemu nadpłacone składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe finansowane z jego środków. Z kwoty, którą zwraca, potrąca niedopłatę składki na ubezpieczenie zdrowotne, która powstała ze względu na zaniżenie podstawy wymiaru składki na to ubezpieczenie. Skutkiem opłacania składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe po przekroczeniu kwoty granicznej jest nieprawidłowo ustalona (zaniżona) podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne. Podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne stanowi bowiem podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pomniejszona o kwoty składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i chorobowe, potrąconych przez płatnika składek ze środków ubezpieczonego. W konsekwencji składka ta jest wówczas obliczona i odprowadzona od zaniżonej podstawy wymiaru.

Płatnik musi pamiętać, że zwracana ubezpieczonemu kwota nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. Kwota ta jest doliczana do wynagrodzenia, które ubezpieczony otrzymuje w miesiącu dokonania zwrotu i od łącznego przychodu naliczana jest zaliczka na podatek dochodowy.

Ważne

Należy jednocześnie podkreślić, iż za skutki błędnego oświadczenia powodującego nieopłacanie składek odpowiada ubezpieczony

PRZYKŁAD 1

Tylko od części podstawy

Pan Tomasz jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę w Spółce ABC. Do sierpnia płatnik wykazał za niego składki na ubezpieczenia społeczne od podstawy 110 000 zł. We wrześniu pracownik otrzymuje wynagrodzenie w wysokości 12 000 zł. W tym miesiącu składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe powinny zostać naliczone od kwoty 1390 zł (gdyż tyle brakuje do osiągnięcia rocznego limitu), a składki na ubezpieczenie chorobowe i wypadkowe od kwoty 12 000 zł.

PRZYKŁAD 2

Trzeba poinformować

Pan Tomasz jest zatrudniony równocześnie na podstawie dwóch umów o pracę (u pracodawcy A i pracodawcy B). Na podstawie otrzymanych od pracodawców informacji o odprowadzanych składkach ustalił, iż do końca sierpnia 2013 roku podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z dwóch umów w 2013 roku wyniosła 107 390 zł. We wrześniu pracownik otrzyma 16 000 zł od pracodawcy A i 8000 zł od pracodawcy B. Pracownik we wrześniu powinien:

● poinformować pracodawcę A, aby ten za wrzesień odprowadził składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe od podstawy 4000 zł oraz pracodawcę B, aby nie odprowadzał za ten miesiąc składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe albo

● poinformować pracodawcę B, aby to on opłacił składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe od kwoty 4000 zł, a pracodawcę A, aby składek nie opłacał, albo

● poinformować dwóch płatników, aby każdy z nich opłacił składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe od podstawy wymiaru wynoszącej 2000 zł.

Każde z wymienionych rozwiązań jest poprawne.

Michał Jarosik

ekspert od ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego

Podstawa prawna

Art. 19, art. 24 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 z późn. zm.).

Par. 6, par. 10 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161 poz. 1106 z późn. zm.).