Jakich błędów unikać przy rozliczeniu z ZUS

Wykazanie przychodu dla celów rozliczenia z ZUS jest tylko pozornie łatwym zadaniem. W praktyce jednak łatwo popełnić błąd, który może skutkować niezgodnym ze stanem faktycznym lub niekorzystnym rozliczeniem przychodu przez organ wypłacający emeryturę lub rentę. Taką pomyłkę może popełnić zarówno świadczeniobiorca, jak i jego płatnik składek.

Płatnik składek zobowiązany jest wystawić osobie uprawnionej do emerytury lub renty, którą zatrudnia, zaświadczenie o wysokości przychodu w poprzednim roku kalendarzowym. Niezwykle istotne jest, aby zarobki ubezpieczonego w takim dokumencie zostały wykazane w prawidłowej wysokości. Płatnik składek powinien tam uwzględnić te składniki wypłat, które stanowiły podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, a także kwoty wypłaconych świadczeń w razie choroby i macierzyństwa. Nieprawidłowe jest więc uwzględnienie w zaświadczeniu pozostałych wypłat, od których nie odprowadza się składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (w przypadku pracowników np. nagród jubileuszowych czy zapomóg losowych). Zawyżenie przychodu w zaświadczeniu wystawionym przez płatnika składek może mieć negatywne skutki dla emeryta lub rencisty. Może się bowiem okazać, że w wyniku takiego błędu ZUS stwierdzi, iż ubezpieczonemu przysługiwała w ubiegłym roku niższa wypłata świadczenia lub podlegało ono zawieszeniu.

W zaświadczeniu wystawianym dla celów rozliczenia z ZUS płatnik składek powinien wykazać przychód świadczeniobiorcy, od którego był zobowiązany opłacić składkę na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, a także kwoty wypłaconych świadczeń w razie choroby i macierzyństwa. Nie powinien natomiast uwzględniać pozostałych składników, które nie stanowiły takiej podstawy. Nie należy też wykazywać m.in. nagród jubileuszowych, które według zasad określających warunki ich przyznawania przysługują pracownikowi nie częściej niż co 5 lat. Pracodawca błędnie uwzględnił więc ten składnik w wystawianym zaświadczeniu.

Może się również zdarzyć, że w zaświadczeniu o przychodzie płatnik składek wykaże niższy przychód, niż powinien to zrobić zgodnie z obowiązującymi przepisami. Błędem jest pominięcie wypłat stanowiących podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe lub zasiłków w razie choroby i macierzyństwa. W przypadku pracowników pracodawca nie może więc pominąć np. nagród, różnego rodzaju dodatków, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe czy zasiłków chorobowych lub macierzyńskich. To samo dotyczy przychodu wypłaconego pracownikowi z tytułu zawartej z nim umowy o dzieło, umowy agencyjnej, umowy-zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do których zgodnie z kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia.

Zaniżenie przychodu przez płatnika składek może spowodować, że ZUS stwierdzi zmniejszenie świadczenia zamiast jego zawieszenia albo uzna, że emerytura lub renta przysługuje w pełnej wysokości, choć powinna być zmniejszona lub zawieszona.

Płatnik składek powinien przyporządkować przychód pracownika do miesiąca (roku), w którym został wypłacony lub przedstawiony do wypłaty. Zasada ta jest często źródłem błędów popełnianych przez płatników składek, którzy przychód ten czasami zaliczają do roku (miesiąca), za który przysługuje. Wynika to po części z tego, że obowiązek takiego doliczania wypłat obowiązuje przy wystawianiu zaświadczenia na druku ZUS Rp-7 dla celów ubiegania się o emeryturę, rentę lub ustalenie kapitału początkowego. W przypadku zaświadczenia dla celów rozliczenia przychodu przez ZUS obowiązuje odmienna zasada, o czym płatnik składek bezwzględnie powinien pamiętać.

Podmiot wystawiający zaświadczenie musi mieć jednak na uwadze wyjątek od zasady przyporządkowania przychodu do roku (miesiąca), w którym został wypłacony. Przychód uzyskany z tytułu pracy wykonywanej przed ustaleniem prawa do emerytury lub renty nie wpływa bowiem na zawieszenie lub zmniejszenie świadczenia, pomimo, że został on wypłacony w roku, który podlega rozliczeniu. Nieprawidłowe jest więc uwzględnienie przez płatnika składek takiego przychodu w wystawianym zaświadczeniu.

Płatnik składek powinien przyporządkować w zaświadczeniu przychód pracownika do miesiąca (roku) w którym został wypłacony lub przedstawiony do wypłaty. Przychód uzyskany z tytułu pracy wykonywanej przed ustaleniem prawa do emerytury lub renty, niezależnie od tego, kiedy został wypłacony, nie wpływa jednak na zawieszenie lub zmniejszenie świadczenia. Nie powinien być więc uwzględniony w wystawianym zaświadczeniu, pomimo że został on wypłacony w roku, który podlega rozliczeniu. Nagroda wypłacona w marcu 2010 r. przysługiwała za okres, gdy ubezpieczona nie miała jeszcze ustalonych uprawnień emerytalnych. Płatnik składek powinien skorygować wystawione zaświadczenie, wyłączając jednocześnie kwotę nagrody rocznej.

Obowiązujące przepisy przewidują dwa warianty rozliczenia przychodu emeryta i rencisty: w stosunku rocznym oraz miesięcznym. Miesięczny wariant rozliczenia polega na porównaniu kwot tego przychodu osiągniętego w poszczególnych miesiącach rozliczanego roku z dopuszczalnymi kwotami przychodu (70 proc. i 130 proc. przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia) w każdym z tych miesięcy. Aby ZUS zastosował ten wariant zaświadczenie płatnika składek powinno potwierdzać nie tylko kwoty wypłacone osobie ubezpieczonej w całym roku kalendarzowym, ale również w poszczególnych jego miesiącach. Tylko wtedy ZUS może sprawdzić, który z wariantów rozliczenia jest korzystniejszy dla świadczeniobiorcy. Emeryt lub rencista popełnia więc błąd, gdy nie dopilnuje, aby płatnik składek wykazał w zaświadczeniu przychód, w rozbiciu na kolejne miesiące roku. Co prawda można to jeszcze naprawić w późniejszym czasie. Jeśli bowiem dostarczony dokument nie wykazuje zarobków z poszczególnych miesięcy, w decyzji rozliczającej przychód w stosunku rocznym ZUS informuje o możliwości rozliczenia w wariancie miesięcznym, jeśli taki wariant będzie dla osoby uprawnionej korzystniejszy. Takie rozliczenie możliwe jest w przypadku, gdy do dnia uprawomocnienia się tej decyzji (tj. w ciągu miesiąca od jej doręczenia) świadczeniobiorca dostarczy zaświadczenie potwierdzające przychód w podziale na kolejne miesiące roku.

W decyzji rozliczającej przychód ZUS poinformował ubezpieczonego o możliwości dokonania rozliczenia w wariancie miesięcznym, o ile do dnia uprawomocnienia się tej decyzji (tj. w ciągu miesiąca od jej doręczenia) dostarczy zaświadczenie potwierdzające przychód z kolejnych miesięcy roku. W opisanym przypadku będzie to korzystne. Przy rozliczeniu w stosunku miesięcznym ZUS stwierdziłby bowiem, że przychód za styczeń - maj 2010 r. nie przekroczył miesięcznej niższej kwoty granicznej, w związku z czym renta za te miesiące przysługiwała w pełnej wysokości. Przychód uzyskany za czerwiec - grudzień 2010 r. przekraczał znacznie miesięczną niższą kwotę graniczną, świadczenie za te miesiące podlegało więc maksymalnemu zmniejszeniu. Łączna kwota zmniejszenia renty wyniosłaby więc 2907,73 zł.

Emeryci i renciści, którzy sami za siebie opłacają składki na ubezpieczenia społeczne (np. osoby prowadzące działalność gospodarczą) informują ZUS o kwocie przychodu w minionym roku, składając własne oświadczenie. W dokumencie tym powinni wykazać przychód w wysokości stanowiącej podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. W przypadku osób prowadzących pozarolniczą działalność (w tym działalność gospodarczą) przychodem tym jest zadeklarowana kwota, nie niższa jednak niż 60 proc. prognozowanego przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia przyjętego do ustalenia kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek na dany rok kalendarzowy. Dla osób rozpoczynających działalność, uprawnionych do korzystania z preferencyjnej podstawy wymiaru składek jest to odpowiednio 30 proc. minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Oznacza to, że niewłaściwe jest wykazanie przez przedsiębiorcę w oświadczeniu o przychodzie uzyskanym w poprzednim roku kalendarzowym faktycznego zysku wypracowanego przez firmę lub też przychodu zadeklarowanego do celów podatkowych w dokumentach przekazanych do urzędu skarbowego.

W przypadku gdy emeryt lub rencista prowadzący działalność gospodarczą zwolniony jest z obowiązku opłacania z tego tytułu składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (np. w przypadku ustalenia prawa do emerytury lub renty czy też podlegania tym ubezpieczeniom z innego tytułu), nie powinien wykazywać w oświadczeniu przychodu w wysokości 0 zł. Nawet jeśli nie przystąpił do tych ubezpieczeń dobrowolnie, wykazuje w tym dokumencie kwotę, która stanowiłaby podstawę wymiaru składek w przypadku objęcia obowiązkowymi lub dobrowolnymi ubezpieczeniami.

Marek Opolski

dgp@infor.pl

Art. 104 oraz art. 127 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 153, poz. 1227 z późn. zm.).

Par. 6 - 9 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 22 lipca 1992 r. w sprawie szczegółowych zasad zawieszania lub zmniejszania emerytury i renty (Dz.U. nr 58, poz. 290 z późn. zm.).