Od rodzaju szkolenia zależą składki i podatki

Nie każde szkolenie sfinansowane przez pracodawcę powoduje powstanie przychodu po stronie pracownika. Jeżeli jest ono niezbędne do wykonywania obowiązków zawodowych zatrudnionego, np. w zakresie BHP czy obsługi nowego programu kadrowo-płacowego, poniesione na nie koszty nie stanowią przychodu pracownika i w konsekwencji nie ma obowiązku opłacania składek.

Stanowisko sądów

Powyższe potwierdził Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z 31 stycznia 2008 r. (III SA/Wa 1915/07, LEX nr 333825), uznając, że szkolenia, w których bierze udział pracownik, nie stanowią przychodu ze stosunku pracy, jeśli są związane z prawidłowym wykonywaniem bieżącej pracy. Natomiast Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu w wyroku z 12 lutego 2008 r. (I SA/Po 1597/07, LEX nr 350933) stwierdził, że w przypadku gdy pracownicy są zobowiązani do wzięcia udziału w szkoleniu na podstawie polecenia służbowego i mieści się to w ramach wykonywania przez nich obowiązków wynikających ze stosunku pracy, to szkoleń tych w ogóle nie należy uznawać za ich przychód. [przykład 1]

Ogólny poziom wiedzy

Inaczej jest w przypadku kosztów ponoszonych przez zakład pracy związanych ze szkoleniami podnoszącymi poziom ogólnej wiedzy i wykształcenia pracownika (np. studia, kursy językowe). Stanowią one jego przychód w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Biorąc pod uwagę przedstawione wyżej zasady, pracodawca finansujący pracownikom szkolenia musi w pierwszej kolejności przeanalizować, czy poniesiony przez niego wydatek stanowi przychód pracownika. Dopiero potem musi rozważyć, czy świadczenie jest oskładkowane i opodatkowane.

Obowiązujące przepisy

W myśl par. 2 ust. 1 pkt 29 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. (patrz: podstawa prawna) z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne wyłączona jest wartość świadczeń przyznanych zgodnie z odrębnymi przepisami przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego pracownika, z wyłączeniem wynagrodzeń otrzymywanych za czas urlopu szkoleniowego oraz za czas zwolnienia z części dnia pracy, przysługujących pracownikom podejmującym naukę lub podnoszącym kwalifikacje zawodowe w formach pozaszkolnych. Natomiast z art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynika, że wolna od podatku dochodowego jest wartość świadczeń przyznanych zgodnie z odrębnymi przepisami przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych, z wyjątkiem wynagrodzeń otrzymywanych za czas zwolnienia z całości lub części dnia pracy oraz za czas urlopu szkoleniowego.

Zasady przyznania pracownikowi dodatkowych świadczeń w związku z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych regulowało rozporządzenie ministra edukacji narodowej oraz ministra pracy i polityki socjalnej z 12 października 1993 r. w sprawie zasad i warunków podnoszenia kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego dorosłych (Dz.U. nr 103, poz. 472 z późn. zm.). 11 kwietnia 2010 r. straciło ono moc i aktualnie przepisy dotyczące zasad i warunków podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników są określone w kodeksie pracy. W myśl art. 103¹ kodeksu pracownikowi, który podnosi kwalifikacje zawodowe z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą, przysługują urlop szkoleniowy oraz zwolnienie z całości lub części dnia pracy na czas niezbędny, by punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania. Pracodawca może też przyznać pracownikowi dodatkowe świadczenia, w szczególności pokryć opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie (art. 103³ kodeksu pracy). Takie dodatkowe świadczenia są wyłączone z podstawy wymiaru składek i są wolne od podatku. [przykład 2]

PRZYKŁAD 1

Nauka nowego programu kadrowo-płacowego

Pracodawca wprowadza nowy program kadrowo-płacowy. Zgodnie z podpisaną umową firma informatyczna, która udostępniła program, jest zobowiązana do przeszkolenia pracowników z zakresu jego działania. W takiej sytuacji należy uznać, że szkolenie, w którym będą uczestniczyć pracownicy, jest niezbędne do wykonywania ich bieżącej pracy i tym samym pracownicy, którzy w nim uczestniczą, nie uzyskują z tego tytułu żadnego przychodu.

PRZYKŁAD 2

Sfinansowanie czesnego

Pracownica jest zatrudniona w biurze rachunkowym. Od 1 października 2012 r. rozpoczyna studia z zakresu rachunkowości. Pracodawca wyraził zgodę na podnoszenie kwalifikacji i sfinansuje czesne, a także zwróci jej koszty, jakie poniesie na nabycie podręczników. Świadczenia te są wyłączone z podstawy wymiaru składek.

Michał Jarosik

ekspert od ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego

Podstawa prawna

Art. 18 ust. 1 i 2 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 205, poz 1585 z późn. zm.).

Art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 361 z późn. zm.).

Par. 2 ust. 1 pkt 29 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 z późn. zm.).