Opłaciłeś zaległe składki za pracownika? Ich zwrotu żądaj od razu

Obowiązkiem płatnika jest prawidłowe rozliczanie i opłacanie składek do ZUS. W przypadku pracowników część składek na ubezpieczenia jest finansowana z ich środków. Sam ubezpieczony bezpośrednio żadnych składek nie wpłaca, ale płatnik potrąca z jego wynagrodzenia część składek i razem z tymi finansowanymi przez siebie wpłaca je do ZUS.

Nadal wiele wątpliwości budzi przyznawanie świadczeń z ZFŚS. Gdy pracodawca wypłaci je z naruszeniem obowiązujących reguł, to tym samym trzeba od nich odprowadzić należności do ZUS wraz z odsetkami za zwłokę. Płatnik wpłaca wówczas całość składek. Ma prawo domagać się następnie ich zwrotu, ponieważ pracownicy otrzymali nieuzasadnioną korzyść.

Kłopotliwe wyłączenie

Przypomnijmy, że składki na ubezpieczenia społeczne pracowników nie są opłacane od świadczeń finansowanych ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Oznacza to, że świadczenia, które pracownicy uzyskują z tego funduszu, są zwolnione od składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Nie ma znaczenia, w jakiej wysokości dany pracownik otrzymuje wsparcie z tego funduszu. Jednak warunkiem, który musi być spełniony, jest przyznawanie świadczeń zgodnie z przepisami ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych musi być uzależniona od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z tego funduszu. ZUS bada prawidłowość postępowania płatników w tym zakresie, w szczególności przeprowadzając kontrole.

Naruszenie zasad

Gdy cel socjalny świadczeń nie został spełniony, przychody nie są wyłączone od składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne, gdyż przyznawanie świadczeń następuje z naruszeniem omówionych powyżej zasad. Podczas kontroli taki sposób postępowania płatnika ZUS może zakwestionować. Gdy wyda decyzję i płatnik się od niej nie odwoła lub złożone odwołanie zostanie oddalone, to płatnik jest zobowiązany złożyć korektę dokumentów rozliczeniowych za miesiąc, w którym pracownicy otrzymywali przychody z ZFŚS oraz opłacić składki wraz z odsetkami za zwłokę. Na tym jednak nie kończą się obowiązki płatnika.

Jednak przychód

W interpretacji z 30 października 2013 r. (znak: DD3/033/199/MCA/13/RD-113250/13) minister finansów, zmieniając interpretację dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu uznał, że zapłacenie ze środków płatnika kwoty tytułem zaległych składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne (dotyczące należności z ZFŚS) w części, w której powinny być pokryte z dochodu osoby fizycznej (ubezpieczonego) skutkuje powstaniem przychodu po stronie osoby fizycznej - w momencie dokonania zapłaty przez płatnika składek. Pracownik ten uzyskał bowiem wymierną korzyść majątkową, gdyż inny podmiot poniósł kosztem swojego majątku wydatek, który powinien być sfinansowany jego majątkiem.

W przypadku gdy zapłata nastąpiła za osobę fizyczną, która w chwili dokonania zapłaty pozostaje ze świadczeniodawcą w stosunku pracy, otrzymane świadczenie stanowi dla tej osoby (pracownika) przychód ze stosunku pracy. Natomiast dla osoby, która na moment dokonania zapłaty nie pozostaje ze świadczeniodawcą w stosunku pracy ani też w żadnej innej więzi (np. stosunku cywilnoprawnym) - stanowi przychód z innych źródeł, o którym mowa w art. 20 ust. 1 ustawy.

Inaczej więc należy potraktować sfinansowanie składek za aktualnych pracowników, a inaczej za byłych. W przypadku tych drugich sfinansowane za nich składki nie są przychodem ze stosunku pracy, tylko przychodem z innych źródeł. Oznacza to, że sfinansowanie składek za takie osoby nie powoduje obowiązku uwzględniania tego przychodu w podstawie wymiaru składek. [przykład]

Zgoda albo droga sądowa

Oczywiście w przypadku aktualnych pracowników pracodawca po uregulowaniu składek do ZUS powinien zwrócić się do pracownika o zwrot składek na ubezpieczenia społeczne, finansowanych z jego środków. Bez zgody pracownika nie może potrącić tych należności, gdyż ograniczeniem są tutaj obowiązujące przepisy kodeksu pracy. Gdy pracownik odmówi, to bez jego zgody takie potrącenie nie jest możliwe. Oczywiście nie oznacza to, że płatnik nie może odzyskać tych należności. Musi jednak po odmowie pracownika wystąpić przeciwko niemu na drogę sądową.

Zgodnie z uchwałą Sądu Najwyższego z 5 grudnia 2013 r. (sygn. akt III PZP 6/13) termin przedawnienia takich roszczeń liczy się dopiero od daty faktycznego spóźnionego uregulowania wpłat do ZUS, a nie od dnia, gdy były one wymagalne. Stanowisko to jest więc korzystne dla płatników.

Płatnik wraz z uregulowaniem składek do ZUS powinien zwrócić się do pracownika o zwrot składek finansowanych z jego środków. Podstawą do dochodzenia zwrotu są przepisy kodeksu cywilnego, dotyczące bezpodstawnego wzbogacenia. Z przepisów tych wynika, że kto uzyskał korzyść majątkową kosztem innej osoby, zobowiązany jest do jej zwrotu. Jednocześnie obowiązek zwrotu wygasa, jeżeli ten, kto korzyść uzyskał, zużył ją lub utracił w taki sposób, że nie jest już wzbogacony, chyba że wyzbywając się jej zyskał korzyść i powinien się liczyć z obowiązkiem zwrotu. Oznacza to, że płatnik składek powinien niezwłocznie po opłaceniu do ZUS składek zwrócić się do pracownika o zwrot składek finansowanych z jego środków. Gdy pracodawca z takim żądaniem wystąpi po kilku miesiącach, pracownik będzie mógł podnieść zarzut, że nie jest już wzbogacony, gdyż niepotrącone z jego wynagrodzenia składki wydał na swoje bieżące potrzeby. Wówczas sąd może oddalić roszczenie o zwrot należności.

PRZYKŁAD

Podstawa wymiaru

Spółka A w grudniu 2012 r. przekazała wszystkim swoim pracownikom talony o wartości 1000 zł do supermarketu. Świadczenia te zostały sfinansowane z ZFŚS. W sierpniu br. uprawomocniła się decyzja ZUS stwierdzająca, że te należności stanowią podstawę wymiaru składek. Firma podjęła decyzję, że składki w części finansowanej przez ubezpieczonego zostaną sfinansowane przez płatnika. W konsekwencji, gdy należności te zostaną do ZUS wpłacone w sierpniu, w tym miesiącu aktualnie zatrudnieni pracownicy uzyskają dodatkowy przychód w wysokości 137,10 zł (1000 zł x 13,71 proc.), który powinien zostać uwzględniony w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Obowiązujące reguły

● Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z ZFŚS określa pracodawca w regulaminie ZFŚS.

● Pracownicy którzy korzystają z funduszu, składają oświadczenia o swojej sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej.

● Następuje różnicowanie świadczeń przyznawanych poszczególnym pracownikom.

● W sprawie kryteriów socjalnych kilkakrotnie wypowiadał się Sąd Najwyższy. W wyroku z 16 września 2009 r., (syg. akt I UK 121/09), stwierdził: że podstawowa zasada dysponowania środkami funduszu została określona w art. 8 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Od tej zasady nie ma wyjątków. Nawet regulamin funduszu nie może jej zmienić. Dlatego świadczenia wypłacone przez pracodawcę z pominięciem tej reguły nie mogą być oceniane w sensie prawnym jako świadczenia socjalne, a jeżeli tak, to nie mogą korzystać z uprawnień przyznanych tym świadczeniom przez system ubezpieczeń społecznych.

@RY1@i02/2014/161/i02.2014.161.03300010a.802.jpg@RY2@

Andrzej Radzisław radca prawny

Andrzej Radzisław

radca prawny

Podstawa prawna

Art. 16, art. 18 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 1442 ze zm.).

Art. 12 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.).