Płatnik Plus: irytujący i wyłącznie dla cierpliwych

Praca z programem Interaktywny Płatnik Plus przypomina próbę załatwienia czegokolwiek w przeciętnym urzędzie. Trzeba odczekać w kolejce, kilkakrotnie potwierdzić, że jest się sobą, podpisać tysiąc dokumentów i usłyszeć, że musimy przyjść jutro, bo dziś nie da się załatwić sprawy. Minimalizacja błędów i praca na danych z ZUS miały się przyczynić do polepszenia jakości składanej dokumentacji zgłoszeniowej i rozliczeniowej. Prześledźmy po kolei, z jakimi trudnościami zderzy się płatnik składek w trakcie wykonywania najpopularniejszych operacji.

Wyniki aktualizacji mogą zaskoczyć

Aktualizacja jest wymagana w zasadzie na każdym kroku, a proces ten trwa w nieskończoność. Dodatkowo za każdym razem należy wpisać PIN. Co ciekawe, aktualizacja nie załatwia wszystkich spraw - nadal po wysłaniu zestawu należy odebrać potwierdzenie, a potem cierpliwie czekać na przetworzenie danych przez ZUS. Czasem czeka się na to 3 godziny, innym razem 45 dni to za mało. Jednak sama aktualizacja zajmuje nieco mniej czasu, bo po kliknięciu w dziesięć różnych okienek, zgód i potwierdzeń program ściąga dane. Schemat ściągania nie jest zbyt zrozumiały, bywa, że zaktualizowały się dane jednego ubezpieczonego, a innym razem otrzymamy dane czterdziestu ubezpieczonych. Nawet gdyby aktualizować program co pół godziny, może się zdarzyć, że za każdym razem dane płatnika nie są aktualne i znów coś się ściąga. Nawet jeśli pracuje się piąty miesiąc z tym programem, dane nadal nie są aktualne, a płatnik dowiaduje się o aktualizacji danych pracownika, którego zatrudniał trzy lata wstecz.

Nie tak szybko ze sporządzaniem korekt

Jeśli płatnik ma obowiązek dokonania korekty dokumentów za poprzedni okres i ubezpieczonego, u którego zmienia się schemat ubezpieczeń, musi się uzbroić w cierpliwość i poświęcić minimum dwa dni na wykonanie tej operacji. Przede wszystkim musi zamówić tzw. komplety rozliczeniowe, czyli uzyskać w ZUS dane, jakie zakład ma w swoim systemie. W tym celu musi się skontaktować z ZUS (telefonicznie, e-mailowo) i zwrócić się o konkretne dokumenty. Następnie musi je ściągnąć do Płatnika, czyli w ustawieniach programu zmienić okres na ten, którego korekta dotyczy, i pobrać aktualizację (wpisując PIN). Zakładając, że korekta wymaga zarówno zmiany zgłoszenia, jak i rozliczenia, musi najpierw dokonać odpowiednich zgłoszeń lub wyrejestrować i wysłać je. W tym momencie płatnik może zostać zaskoczony komunikatem, że ubezpieczony nie jest zgłoszony, mimo iż zgłoszenie pierwotne jest, dane w ZUS zostały potwierdzone. Sposób korygowania zmienił się i dla płatników, którzy od lat korygują dokumenty. Może on trwać kilka razy dłużej, a to, co oczywiste, prowadzi do irytacji. Przykładowo przy zmianie schematu podlegania ubezpieczeniom (np. zamiast tylko ubezpieczenia zdrowotnego ubezpieczony powinien mieć odprowadzane wszystkie składki), bez korekty ZWUA i wysłania nowego ZUA oraz potwierdzenia ich w ZUS, czyli odczekania okresu czasu i zaktualizowania - nie da się zrobić korekty dokumentów rozliczeniowych. Oczywiście nie da się wysłać dokumentu z błędem krytycznym. Korekta, która w poprzedniej nieinteraktywnej wersji programu trwała godzinę, obecnie zajmuje około trzech dni.

Zgłoszenie przekroczenia podstawy niemożliwe

Interaktywny Płatnik Plus nie pozwoli wysłać dokumentu także wtedy, gdy ubezpieczony przekroczy w roku kalendarzowym podstawę wymiaru składek, tj. trzydziestokrotność przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia, czyli limit, do którego naliczane są składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Można się spodziewać błędu krytycznego, który uniemożliwi wysyłkę do czasu dokonania zmiany w raporcie za ubezpieczonego. Zdaniem ZUS ułatwi to pracę przedsiębiorcy, bo ustrzeże go przed korektami. Jednak w praktyce deklarację robi się już po wypłaceniu pracownikom należności, zatem korekta listy płac i tak będzie obowiązkowa. Korzyść z tego zamieszania będzie miał wyłącznie ZUS - nie musi wysyłać pism do płatników składek o przekroczeniu podstawy.

Co się zmieniło

Dotychczas przy korekcie należało oznaczyć kopertą korygowaną pozycję, czyli wskazać, że jest ona przeznaczona do wysyłki. Obecnie trzeba po skorygowaniu konkretnego raportu obliczyć i zweryfikować deklarację ZUS DRA, a następnie wrócić do raportów i wykonać akcję usuwania powtarzających się pozycji. Oznacza to, że trzeba pozwolić, aby program Płatnik odszukał wszystkie pozycje niezmienione w stosunku do poprzedniej wersji raportu i usunął je. W teorii po wykonaniu tej czynności powinny zostać wyłącznie pozycje skorygowane, jednak w praktyce może zostać ich więcej. Niestety Płatnik nie zwraca komunikatu, dlaczego zamiast zostawić wyłącznie korygowaną pozycję, zostawił także inne, zwłaszcza że gdy porównuje się dane z raportu pierwotnego i wkorygowanego - pozycje niczym się nie różnią. W praktyce najlepiej po prostu je usunąć.

Wątpliwe korzyści

Niewątpliwą zaletą programu Interaktywny Płatnik Plus jest to, że niemożliwe jest wysłanie nieprawidłowego dokumentu do ZUS. Jednak czas, jaki trzeba niejednokrotnie poświęcić, aby dokument w końcu wysłać, jest jego dużą wadą. Program w założeniu miał sprawić, aby płatnik składek wreszcie zainteresował się tym, co do ZUS wysyła. Innymi słowy, ZUS chce, aby dokumenty wysyłane przez płatników składek były bezbłędne, czyli zgodne z tym, co ZUS ma w swoich ewidencjach. W praktyce oznacza to, że całą pracę musi wykonać przedsiębiorca. Dodatkowo musi dochować ustawowych terminów oraz może zapomnieć o szybkiej pomocy ze strony ZUS. Prócz wątpliwego wsparcia ze strony ZUS nie można liczyć na obiecane ograniczenie biurokracji. W efekcie należy poświęcić kilkakrotnie więcej czasu na obsługę programu i wyjaśnianie rozbieżności. Nawet płatnik, który na każde zawiadomienie o błędach sprzed wdrożenia IPP reagował natychmiast sporządzeniem odpowiednich dokumentów, znów spotka się z rozbieżnościami między swoją bazą a bazą ZUS. A przy próbie korekty na nowych zasadach może stracić cierpliwość. ©?

@RY1@i02/2016/072/i02.2016.072.03300010a.101.gif@RY2@

@RY1@i02/2016/072/i02.2016.072.03300010a.802.jpg@RY2@

Marta Nowakowicz-Jankowiak

ekspert od wynagrodzeń