ZUS: dokumentację zasiłkową przechowujemy przez pięć lat

Od wejścia w życie RODO przechowywanie dokumentacji dłużej, niż wynika to z celu jej posiadania, jest ryzykowne, bo może oznaczać przetwarzanie danych bez podstawy prawnej. Wiele przepisów nie określa jednak wyraźnie okresów przechowywania poszczególnych rodzajów dokumentacji i pracodawcy muszą ustalić je samodzielnie. Podpowiedzią najczęściej są przepisy o przedawnieniu danego roszczenia, bo dopóki można dochodzić prawa do danego – np. świadczenia lub jego przeliczenia – dokumentacja z nim związana jest potrzebna, bo wciąż możliwe jest zrealizowanie celu, któremu może ona służyć.

W ocenie ZUS w przypadku zasiłków taką datą nie będzie jednak data przedawnienia roszczenia o wypłatę zasiłku wynikająca z art. 61 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, która wypada po trzech latach od uzyskania prawa do zasiłku. W większości przypadków zasiłki wypłacają bowiem płatnicy składek, którzy następnie rozliczają je sobie w należnościach składkowych odprowadzanych do ZUS, a tymczasem roszczenia o składki zgodnie z ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych przedawniają się dopiero z upływem pięciu lat. W takich też cyklach kontroluje płatników składek ZUS, a więc ten termin powinien zostać uznany za okres niezbędnego przechowywania dokumentacji zasiłkowej. W trakcie rutynowej kontroli ZUS dotyczącej prawidłowości odprowadzania składek taka dokumentacja może być bowiem potrzebna. Reguły te dotyczą całości dokumentacji związanej z zasiłkami, a więc także elektronicznego zwolnienia (e-ZLA), a ZUS podkreśla brak odrębności w tym zakresie.

Nieprawidłowym działaniem jest zatem niepobieranie e-ZLA z PUE ZUS i traktowanie przez płatników składek tej platformy jako archiwum zwolnień lekarskich. ZUS wskazuje, że na razie są tam zwolnienia lekarskie od 1 stycznia 2016 r., ale nie określa też żadnej daty, do kiedy taki stan będzie miał miejsce. Formalnie zwolnienia w formacie xml powinni przechowywać płatnicy składek. Mając to na uwadze, należy stwierdzić, że płatnicy, którzy nie ściągają zwolnień lekarskich z PUE ZUS, powinni to zrobić jak najszybciej – zanim najstarsze zwolnienia elektroniczne nie zostaną usunięte z platformy ZUS. W stanowisku z 25 marca 2019 r. ZUS podkreślił bowiem, że żadne przepisy nie określają czasu, przez który ZUS musi udostępniać zwolnienia na profilu informacyjnym pracodawcy. W praktyce więc będzie to z pewnością zależało globalnie od liczby zwolnień, z których będą korzystać pracownicy, oraz sprawności działania samego systemu. Niestety ze względu na brak terminu udostępniania zwolnień na profilach informacyjnych płatników składek nie można także sformułować obowiązku ciążącego na ZUS, aby przed usunięciem zwolnień z profili poinformował o tym fakcie płatników. ©℗

wAŻNE Na PUE ZUS będą przechowywane zwolnienia lekarskie tylko przez okres wynikający z możliwości technicznych PUE, a potem dalsze ich przechowywanie jest obowiązkiem płatników składek.

Stanowisko Centrali ZUS z 25 marca 2019 r. w sprawie przechowywania dokumentacji zasiłkowej

Przechowywanie dokumentów do ustalenia uprawnień i wypłaty świadczeń z tytułu choroby i macierzyństwa

Zgodnie z ustawą zasiłkową, jeżeli niewypłacanie zasiłku w całości lub w części było następstwem błędu płatnika składek, o którym mowa w art. 61 ust. 1 pkt 1, albo Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, roszczenie o wypłatę zasiłku przedawnia się po upływie 3 lat.

W świetle przepisów ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych wypłacone przez płatnika składek świadczenia w razie choroby i macierzyństwa podlegają rozliczeniu w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne z wyjątkiem świadczeń wypłaconych przez płatnika składek bezpodstawnie. W związku z tym w przypadku stwierdzenia bezpodstawnej wypłaty zasiłku przez płatnika składek na koncie płatnika składek powstaje niedopłata składek na ubezpieczenia społeczne. Należności z tytułu składek ulegają przedawnieniu po upływie 5 lat, licząc od dnia, w którym stały się wymagalne.

Terminy przedawnienia roszczeń o zasiłki oraz terminy przedawnienia należności z tytułu składek określone powołanymi przepisami są istotne dla okresu przechowywania przez płatnika składek dokumentów do ustalenia uprawnień i wypłaty świadczeń pieniężnych w razie choroby i macierzyństwa. Dokumenty te mogą być bowiem niezbędne, m.in. w celach przeprowadzanych przez ZUS kontroli w zakresie ustalania uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych i wypłacania tych świadczeń oraz dokonywania rozliczeń z tego tytułu, a także kontroli w zakresie prawidłowości i rzetelności obliczania, potrącania i opłacania składek na ubezpieczenia społeczne.

Biorąc pod uwagę powyższe, dokumenty, które służyły płatnikowi składek do ustalenia uprawnień do zasiłków i ich wypłaty, płatnik składek powinien przechowywać co najmniej przez okres 5 lat.

Przechowywanie zwolnień lekarskich w wersji elektronicznej (e-ZLA)

Zaświadczenia lekarskie w postaci elektronicznej są udostępniane bezpłatnie płatnikowi składek na profilu informacyjnym płatnika składek na Platformie Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS) nie później niż w dniu następującym po dniu otrzymania zaświadczenia lekarskiego. Przepisy nie określają, jak długo ZUS udostępnia takie zaświadczenia lekarskie na profilu. Obecnie ZUS na profilu płatnika składek udostępnia zaświadczenia lekarskie wydane począwszy od 1 stycznia 2016 roku. Okres udostępniania zaświadczeń będzie dostosowywany do możliwości technologicznych PUE ZUS.

ZUS udostępnia płatnikom składek dokumenty elektroniczne zaświadczeń lekarskich z zachowaniem ich integralności, a podpis elektroniczny może być zweryfikowany przez odbiorcę. ZUS zapewnia również możliwość wyeksportowania tak udostępnionego zaświadczenia lekarskiego, w celu odpowiedniego przechowywania go przez płatnika składek.

Na profilu informacyjnym płatnika składek zaświadczenia lekarskie są dostępne w formie dokumentów elektronicznych wystawionych przez lekarza (w wydzielonej części skrzynki Dokumenty i wiadomości). Z tego widoku istnieje możliwość eksportu pojedynczych dokumentów elektronicznych w formacie .xml. Wyeksportowany plik .xml zawiera dokument zaświadczenia lekarskiego wraz z podpisem elektronicznym lekarza. Czas udostępniania płatnikowi składek na jego profilu zaświadczeń czy innych dokumentów nie ma jednak nic wspólnego z obowiązkiem przechowywania przez płatnika egzemplarza zaświadczenia. Jest jedynie funkcją systemu.

Płatnik składek powinien przechowywać egzemplarz zaświadczenia lekarskiego (plik .xml) na ogólnych zasadach, tak jak i innych dokumentów, przez okres co najmniej 5 lat.

Podstawa prawna

Art. 67 ust. 4 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1368 ze. zm.).

Art. 24 ust. 4, art. 46 ust. 2 i art. 86 ust. 2 pkt 2 i 3 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 300 ze zm.).