W jaki sposób rozliczyć urlop pracownika

Pracownik, który zatrudnia się w ciągu roku kalendarzowego i nie jest to jego pierwsza praca, ma prawo do urlopu w wymiarze proporcjonalnym do okresu zatrudnia. Przy ustaleniu urlopu proporcjonalnego kalendarzowy miesiąc pracy odpowiada 1/12 wymiaru urlopu przysługującego pracownikowi z tytułu określonego stażu pracy. Zatem w przypadku zatrudniania takiego pracownika na czas nieokreślony już pierwszego dnia pracy nabywa on prawo do urlopu wypoczynkowego w wymiarze proporcjonalnym do końca danego roku kalendarzowego. W przytoczonym przykładzie byłoby to 7/12 z 26 dni, czyli po zaokrągleniu 16 dni. Tyle dni urlopu przysługiwałoby pracownikowi, gdyby umowa trwała do końca roku kalendarzowego. Jak wynika jednak z pytania, umowa ta została w trybie dyscyplinarnym już po kilku dniach rozwiązana. W takim przypadku uprawnienia urlopowe tego pracownika należy ustalić proporcjonalnie do okresu przepracowanego u danego pracodawcy. Nie ma przy tym znaczenia, ile dni w miesiącu pracownik wykonywał pracę.

Zgodnie bowiem z art. 155^2a par. 2 k.p. niepełny kalendarzowy miesiąc pracy zaokrągla się w górę do pełnego miesiąca. Oznacza to, że w opisanej sytuacji pracownikowi przysługuje urlop w wymiarze 3 dni (1/12 z 26 dni), oczywiście po zaokrągleniu, gdyż niepełny dzień urlopu też trzeba zaokrąglić w górę do pełnego dnia. I za tyle dni urlopu pracodawca powinien wypłacić pracownikowi ekwiwalent pieniężny. Jak z tego wynika, nawet jeden przepracowany w miesiącu dzień daje pracownikowi prawo do urlopu wypoczynkowego w wymiarze 1/12 z 20 lub 1/12 z 26 dni. Oczywiście nie dotyczy to tzw. pierwszego urlopu pracownika.

Art. 155¹, art. 155^2a, art. 155³ ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Z pytania nie wynika, czy pracownik korzystał już z urlopu w tym roku kalendarzowym. Przyjmijmy, że nie. W takim razie ma on prawo do urlopu w wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego w danej firmie. Strony zdecydowały, że umowa o pracę rozwiąże się 9 sierpnia. Do rozwiązania stosunku pracy pracownik przepracuje więc w tej firmie (w danym roku kalendarzowym) 7 miesięcy i 9 dni. Pracodawca musi więc wypłacić pracownikowi ekwiwalent pieniężny za 8/12 z 26 dni urlopu, czyli po zaokrągleniu za 18 dni. Zgodnie bowiem z art. 155^2a par. 3 k.p., jeżeli ustanie stosunku pracy u dotychczasowego pracodawcy i nawiązanie takiego stosunku u kolejnego pracodawcy następuje w tym samym miesiącu kalendarzowym, zaokrąglenia do pełnego miesiąca dokonuje dotychczasowy pracodawca.

Art. 155¹, art. 155^2a art. 155³ ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Najpierw trzeba ustalić, ile dni urlopu przysługiwałoby takiemu pracownikowi, gdyby pracował na pełnym etacie.

Pracownikowi niepełnosprawnemu w umiarkowanym stopniu z ponaddziesięcioletnim stażem pracy przysługuje urlop w wymiarze 36 dni. Oprócz urlopu wypoczynkowego w wymiarze określonym w kodeksie pracy (26 dni) przysługuje też urlop dodatkowy (dziesięć dni) na podstawie art. 19 ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnieniu osób niepełnosprawnych. Urlop ten przysługuje każdemu niepełnosprawnemu pracownikowi ze znacznym lub umiarkowanym stopniem niepełnosprawności. Wyjątek stanowi sytuacja, gdy pracownikowi niepełnosprawnemu przysługuje urlop wypoczynkowy w wymiarze przekraczającym 26 dni roboczych lub gdy jest on uprawniony do urlopu dodatkowego na podstawie odrębnych przepisów w wymiarze wyższym niż dziesięć dni roboczych. W opisanym przypadku nie zachodzi jednak taka sytuacja.

W związku z tym, że pracownik zatrudniony jest w trakcie roku kalendarzowego i tylko na pół etatu, przysługuje mu urlop w wymiarze proporcjonalnym zarówno do wymiaru etatu (z 36 dni daje 18 dni), jak i do okresu zatrudnienia (za 6 miesięcy pracy). W naszym przypadku pracownik taki nabędzie więc prawo do 6/12 z 18 dni urlopu, czyli do 9 dni urlopu.

Urlopu wypoczynkowego udziela się w wymiarze godzinowym. Z kodeksu pracy wynika, że jeden dzień urlopu odpowiada 8 godzinom. Czas pracy osoby niepełnosprawnej zaliczonej do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności nie może przekraczać jednak 7 godzin na dobę i 35 godzin tygodniowo. Krótsza dobowa norma czasu pracy takich pracowników wpływa także na godzinowy wymiar ich urlopu wypoczynkowego. Przy udzielaniu urlopu takim pracownikom należy zatem wymiar urlopu określony w dniach (w naszym przypadku dziewięciu dni) pomnożyć przez krótszą dobową normę ich czasu pracy, czyli przez 7 godzin. Zatem godzinowy wymiar urlopu wypoczynkowego opisanego w pytaniu pracownika wyniesie 63 godziny.

Art. 154, art. 154²ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.),

Art. 19, art. 66 ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (t.j. Dz.U. z 2008 r. nr 14, poz. 92 z późn. zm.).

Rzeczywiście z art. 18 ustawy o radcach prawnych wynika, że do czasu pracy radcy prawnego zalicza się także czas niezbędny do załatwiania spraw poza lokalem jednostki organizacyjnej, w szczególności w sądach i w innych organach, oraz czas przygotowania się do tych czynności. Czas pracy radcy prawnego w lokalu jednostki organizacyjnej nie może być krótszy niż dwie piąte czasu pracy ustalonego w zawartej z radcą prawnym umowie.

Wynika z tego, że zatrudniony na pełny etat radca musi pozostawać do dyspozycji pracodawcy przez całe 40 godzin w tygodniu, z czego co najmniej 2/5 (16 godzin) w siedzibie pracodawcy. Użycie w ustawie sformułowania "co najmniej" oznacza, że czas ten może zostać wydłużony, jeśli taka będzie potrzeba pracodawcy.

Ustalając rozkład czasu pracy takiego pracownika, określa się, ile godzin w poszczególne dni tygodnia radca prawny powinien świadczyć pracę w siedzibie firmy, a ile poza nią, tak aby jego wymiar czasu pracy odpowiadał wymiarowi etatu określonemu w umowie o pracę.

Radcom prawnym tak jak wszystkim pracownikom udziela się urlopu w dni, które są dla nich dniami pracy, zgodnie z obowiązującym ich rozkładem czasu pracy, w wymiarze godzinowym odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy. Udzielając urlopu wypoczynkowego radcy prawnemu, pracodawca powinien zatem wziąć pod uwagę dni i godziny świadczenia przez niego pracy bez względu na to, gdzie ta praca byłaby wykonywana: w siedzibie firmy czy poza nią. Przykładowo pracodawca ustalił, że radca prawny wykonuje swoje obowiązki w siedzibie firmy przez dwa dni w tygodniu (poniedziałek i wtorek) po 8 godzin, a w pozostałe dni pracuje poza firmą. Radca, który chce mieć wolne przez tydzień, musi wziąć urlop na wszystkie 5 dni w tygodniu (5 x 8), czyli na 40 godzin.

Powstaje pytanie, co zrobić w sytuacji, jeśli radca prawny składa wniosek o urlop obejmujący tylko te dwa dni, w których zobowiązany jest stawiać się w siedzibie pracodawcy. Moim zdaniem wszystko zależy wtedy, czy w pozostałe dni będzie on do dyspozycji pracodawcy, czy nie. Jeśli tak, to zgodnie ze stanem faktycznym należy udzielić mu urlopu tylko na dwa wskazane przez niego dni. Jeśli nie, urlop powinien być udzielony na cały okres niedyspozycyjności pracownika.

Art. 154² ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Art. 18 ustawy z 6 lipca 1982 r. o radcach prawnych (t.j.Dz.U. z 2010 r. nr 10, poz. 65 z późn. zm.).

Przede wszystkim należy przypomnieć, że zgodnie z kodeksem pracy urlopu udziela się pracownikowi w dni, które są dla niego dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w wymiarze godzinowym odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu. Jeden dzień urlopu odpowiada natomiast ośmiu godzinom pracy.

Dzięki temu rozwiązaniu udzielanie urlopów nawet osobom zatrudnionym w bardzo nietypowych rozkładach czasu pracy nie powinno zatem sprawiać kłopotu.

W opisanej w pytaniu sytuacji należy najpierw ustalić wymiar urlopu pracownika. Załóżmy, że będzie to 26 dni. Następnie trzeba przeliczyć go na godziny poprzez pomnożenie liczby dni urlopu przez osiem godzin. W naszym przykładzie będzie to 208. Tyle godzin urlopu wypoczynkowego przysługuje pracownikowi za dany rok kalendarzowy. Później, w momencie złożenia przez pracownika wniosku urlopowego, należy z puli urlopowej (208 godzin) odjąć godziny pracy, które pracownik musiałby w danym okresie przepracować, gdyby nie korzystał z urlopu. Przykładowo: pracownik w tygodniu pracuje w poniedziałek osiem godzin, we wtorek i w środę po 12 godzin, czwartek to dla niego dzień wolny równoważący czas pracy, a w piątek znów pracuje 8 godzin. Chce wziąć urlop na cały tydzień. Z jego konta urlopowego należy zdjąć 40 godzin (8+12+12+8). Jeśli pracownik brałby urlop tylko na dwa dni: poniedziałek i wtorek - z jego konta urlopowego należałoby zdjąć 20 godzin (8 za poniedziałek i 12 za wtorek). Jeśli chciałby mieć wolne w środę, czwartek i piątek - z jego konta urlopowego należałoby także zdjąć 20 godzin (12 za środę i 8 za piątek).

Art. 154² ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn.zm.),

Małgorzata Jankowska

ekspert z zakresu prawa pracy