Pracodawcy mogą już planować wydatki socjalne na ten rok

Ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (dalej ustawa) nakłada na pracodawców wiele obowiązków, które muszą oni realizować w ciągu całego roku kalendarzowego. Pierwszym z nich, który trzeba wykonać jeszcze w styczniu, jest konieczność ustalenia, czy firma ma obowiązek tworzenia funduszu socjalnego.

Decyduje stan zatrudnienia

Obowiązek taki spoczywa na pracodawcy zatrudniającym według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Tylko pracodawcy prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych muszą tworzyć fundusz bez względu na liczbę zatrudnianych osób. [przykład 1]

Inni pracodawcy mimo że takiego obowiązku nie mają, mogą również tworzyć fundusz albo wypłacać pracownikom świadczenia urlopowe. Zależy to wyłącznie od ich decyzji. [przykład 2]

Warto też pamiętać, że jakiekolwiek zmiany w stanie zatrudnienia, do jakich dochodzi w ciągu roku, nie mają wpływu na obowiązek utworzenia funduszu.

Kogo trzeba wliczyć, a kogo pominąć

Ustalając stan zatrudnienia w firmie, wlicza się do niego wszystkich pracowników niezależnie od podstawy nawiązania ich stosunku pracy (umowa o pracę wybór, nominowanie, spółdzielcza umowa o pracę) oraz faktycznego jej świadczenia. Uwzględnia się zatem osoby przebywające na długotrwałych zwolnieniach lekarskich, urlopach macierzyńskich czy wychowawczych, pracowników sezonowych czy zatrudnionych na zastępstwo.

Nie bierze się natomiast pod uwagę:

● pracowników tymczasowych,

● osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych (świadczenia usług, dzieła, zlecenia),

● zatrudnionych na podstawie umowy agencyjnej i umów o pracę nakładczą (chałupników).

Z tworzenia funduszu można zrezygnować

Ustawa o ZFŚS dopuszcza możliwość rezygnacji przez pracodawcę z tworzenia funduszu. Pod warunkiem jednak przestrzegania przez niego określonych w przepisach procedur. I tak pracodawcy zatrudniający mniej niż 20 pracowników, nieobjęci układem zbiorowym i niemający obowiązku wydania regulaminu wynagradzania, którzy nie zdecydują się na utworzenie funduszu, powinni o tym poinformować swoich pracowników. Informacje w sprawie nietworzenia funduszu i niewypłacania świadczenia urlopowego muszą przekazać im w pierwszym miesiącu roku kalendarzowego, czyli w praktyce do 31 stycznia, w sposób przyjęty w danym zakładzie pracy. [przykład 3]

W firmach objętych układem zbiorowym pracy postanowienia w sprawie nieutworzenia funduszu zawiera się w tym układzie. Tam, gdzie pracownicy nie są objęci takim układem w regulaminie wynagradzania. Ta sytuacja dotyczy pracodawców zatrudniających co najmniej dwudziestu pracowników - bez przeliczania na pełne etaty (art. 3 ust. 3b ustawy).

Duże firmy mają trudniej

U pracodawców, którzy mają ustawowy obowiązek tworzenia funduszu ze względu na liczbę zatrudnionych, uchylić go może układ zbiorowy pracy. Układ taki może też dowolnie kształtować wysokość odpisu na fundusz (art. 4 ust. 1 ustawy). Identyczne postanowienia wprowadzić może także regulamin wynagradzania. To jednak jedyne modyfikacje dotyczące przepisów ustawy o zakładowym funduszu socjalnym, jakie mogą być przeprowadzane przepisami wewnątrzzakładowymi. [przykład 4]

Pracodawcy mogą zdecydować o nietworzeniu funduszu przez jakiś czas lub bezterminowo. Jeśli układ zbiorowy lub regulamin wynagradzania nie określają lat, w których fundusz nie jest tworzony, należy uznać, że znoszą tworzenie funduszu bezterminowo. Ponowne utworzenie funduszu wymaga w tej sytuacji zmiany wskazanych aktów prawa zakładowego.

Rezygnacja z tworzenia funduszu lub zmiana określonego ustawą wysokości odpisu na fundusz w układzie zbiorowym pracy przeprowadzana musi być w trybie określonym w dziale XI k.p., czyli z udziałem związków zawodowych. Uchylenie obowiązku tworzenia funduszu w regulaminie wynagradzania również wymaga uzgodnienia z zakładową organizacją związkową. Jeśli żadne organizacje związkowe nie działają postanowienia regulaminu wynagradzania w sprawie wysokości odpisu na fundusz lub nietworzenia funduszu wymagają uzgodnienia z pracownikiem wybranym jako reprezentant załogi (art. 4 ust. 3 w zw. z art. 8 ust. 2 ustawy).

Warto pamiętać, że rezygnacja z funduszu w nowym roku nie ma wpływu na wcześniej zgromadzone w nim środki lub takie, które powinny zostać tam przekazane. [przykład 5]

Planowana liczba pracowników

Fundusz socjalny tworzony jest przede wszystkim z corocznego odpisu podstawowego. Odpisem podstawowym nazywane są środki przekazywane na konto funduszu z tytułu zatrudniania pracowników.

Odpis taki nalicza się w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych. Liczbę tę ustala się zgodnie z przepisami rozporządzenia ministra pracy, polityki społecznej z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz.U. nr 43, poz. 349).

Zgodnie z nim pracodawca ustala najpierw przeciętną planowaną w danym roku kalendarzowym liczbę zatrudnionych, która dopiero w końcu roku korygowana jest do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych.Liczba ta obejmować musi pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy, z tym że tych ostatnich po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy. Przeliczenia takiego dokonuje się według liczby godzin pracy określonych w umowie o pracę w stosunku do obowiązującej normy czasu pracy.

W rolniczych spółdzielniach produkcyjnych i innych spółdzielniach zajmujących się produkcją rolną podstawę tę stanowi liczba członków spółdzielni według stanu na dzień naliczenia funduszu, skorygowana zgodnie ze stanem w dniu 31 grudnia danego roku do faktycznej liczby członków zarejestrowanych w spółdzielni.

Do wykorzystania trzy metody statystyczne

Jeżeli w ciągu roku kalendarzowego w poszczególnych miesiącach pracodawca zatrudnia różną liczbę pracowników przy obliczaniu przeciętnej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym, dodaje się przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i otrzymaną sumę dzieli się przez 12. Identyczny sposób obliczania przeciętnej liczby zatrudnionych stosuje się również w przypadku gdy pracodawca działał w okresie krótszym niż jeden rok kalendarzowy albo naliczał odpis na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych na niepełny rok kalendarzowym.

Przepisy nie określają jednak, jak ustalić przeciętną liczbę zatrudnionych w poszczególnych miesiącach. W praktyce pracodawcy posługują się tu jedną z metod statystycznych wymienionych w załączniku do objaśnień do sprawozdawczości z zatrudnienia i wynagrodzeń (Z-03 i Z-06-) dostępnym na www.stat.gov.pl. Chodzi tu o metody: średniej artmetycznej, uproszczoną i średniej chronologicznej.

Pierwsza polega na dodaniu dziennych stanów zatrudnienia w miesiącu i podzieleniu przez liczbę dni tego miesiąca; druga na dodaniu dziennego stanu zatrudnienia w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca i podzieleniu przez 2; trzecia na dodaniu połowy zatrudnienia w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca i pełnego zatrudnienia w 15 dniu miesiąca i podzieleniu wyniku przez 2.

Na koniec roku korekta

Obliczając na koniec roku przeciętną faktyczną liczbę zatrudnionych w danym roku kalendarzowym, pracodawca powinien uwzględnić osoby zatrudnione w poszczególnych miesiącach i przeliczyć na pełne etaty. Po zsumowaniu liczby pracowników zatrudnionych w poszczególnych miesiącach otrzymany wynik dzieli się przez 12.

Odpisy nalicza się na podstawie rzeczywistego średniorocznego zatrudnienia. Jeśli planowana na początku roku liczba zatrudnionych była niższa niż stan zatrudnienia w rzeczywistości, na 31 grudnia należy dokonać uzupełnienia odpisu, a także uzupełnienia środków przekazywanych na wyodrębniony rachunek bankowy.

Jeżeli ustalona na koniec roku kalendarzowego faktyczna liczba zatrudnionych była niższa od planowanej, to również należy dokonać korekty. Dopuszcza się pozostawienie nadpłaty na rachunku. Środki niewykorzystane w danym roku kalendarzowym będą mogły być wykorzystane w kolejnym roku.

Te same wytyczne

Wysokość odpisu podstawowego, czyli kwota, którą pracodawca powinien przelać na konto funduszu na jednego zatrudnionego pracownika, wynosi 37,5 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim. Jeżeli jednak przeciętne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w drugim półroczu roku poprzedniego stanowiło kwotę wyższą, to do obliczenia odpisu na jednego zatrudnionego przyjąć należy tę właśnie kwotę.

Wysokość przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, stanowiącego podstawę do wyliczenia odpisu, ustalić należy na podstawie obwieszczenia prezesa GUS publikowanego w Monitorze Polskim nie później niż do 20 lutego każdego roku.

Wysokość przeciętnego wynagrodzenia za 2011 rok nie jest jeszcze znana, ale nie ma to znaczenia dla ustalenia wysokości odpisów w roku 2012. Artykuł 1 ustawy z 22 grudnia 2011 r. o zmianie niektórych ustaw związanych z realizacją ustawy budżetowej (Dz.U. nr 291, poz. 1707) wprowadził rozwiązanie epizodyczne polegające na tym, że w 2012 roku przez przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej, stanowiące podstawę ustalenia odpisu na fundusz, należy rozumieć przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2010 r. (ramka)

Inne wysokości odpisu

Od opisanej wyżej zasady ustalenia odpisu podstawowego istnieją jednak wyjątki. Związane są one z zatrudnieniem przez pracodawcę pewnych kategorii pracowników. Po pierwsze dotyczy to pracowników młodocianych, na których dokonuje się odpisów w niższej wysokości.

Wysokość odpisu podstawowego na jednego pracownika młodocianego uzależniona jest od roku nauki jego i wynosi:

● w pierwszym roku nauki 5 proc.,

● w drugim roku nauki 6 proc.,

● w trzecim roku nauki 7 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego.

Pracownikiem młodocianym jest osoba, w wieku pomiędzy 16. a 18. rokiem życia, zatrudniona w celu przygotowania zawodowego lub wykonywania lekkich prac.

Z obowiązkiem dokonania odpisu w wyższym wymiarze muszą się natomiast liczyć pracodawcy zatrudniający pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze - w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych. Odpis na każdego z takich pracowników wynosi bowiem 50 proc. przeciętnego wynagrodzenia.

W rozumieniu ustawy z 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (Dz.U. nr 237, poz. 1656 z późn. zm.) za pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach uważa się pracowników wykonujących po dniu wejścia w życie ustawy, w pełnym wymiarze czasu pracy, prace związane z czynnikami ryzyka, które z wiekiem mogą z dużym prawdopodobieństwem spowodować trwałe uszkodzenie zdrowia. Chodzi tu o prace wykonywane w szczególnych warunkach środowiska pracy, determinowanych siłami natury lub procesami technologicznymi, które mimo zastosowania środków profilaktyki technicznej, organizacyjnej i medycznej stawiają przed pracownikami wymagania przekraczające poziom ich możliwości, ograniczony w wyniku procesu starzenia się jeszcze przed osiągnięciem wieku emerytalnego, w stopniu utrudniającym im pracę na dotychczasowym stanowisku. Wykaz tych prac określa załącznik nr 1 do ustawy.

Za pracowników wykonujących prace o szczególnym charakterze uważa się pracowników wykonujących po dniu wejścia w życie ustawy, w pełnym wymiarze czasu pracy, prace wymagające szczególnej odpowiedzialności oraz szczególnej sprawności psychofizycznej, których możliwość należytego wykonywania w sposób niezagrażający bezpieczeństwu publicznemu, w tym zdrowiu lub życiu innych osób, zmniejsza się przed osiągnięciem wieku emerytalnego na skutek pogorszenia sprawności psychofizycznej, związanego z procesem starzenia się. Ich wykaz określa załącznik nr 2 do ustawy.

Pracodawca może zwiększyć wpłaty

Niezależnie od kwot, które pracodawca musi przekazać na konto funduszu obowiązkowo, może je zasilić dodatkowymi wpłatami. Wysokość odpisu podstawowego może zostać zwiększona o 6,25 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego na każdą zatrudnioną osobę, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności. Zatrudnianie niepełnosprawnych w stopniu lekkim nie uprawnia już do naliczania na te osoby zwiększonych odpisów. [przykład 6]

Dodatkowo pracodawcy sprawujący opiekę socjalną nad emerytami i rencistami mogą zwiększyć fundusz o 6,25 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego na każdego emeryta i rencistę (pobierającego rentę stałą, rentę okresową lub rentę szkoleniową) uprawnionego do tej opieki. Zwiększenie odpisu z tego tytułu związane być może ze sprawowaniem opieki socjalnej nad emerytami lub rencistami własnymi, czyli zatrudnionymi przed przejściem na emeryturę, lub rentę u danego pracodawcy, jak i tymi ze zlikwidowanych zakładów pracy. Odpis może zostać zwiększony nie tylko na emerytów, którzy przeszli na świadczenie po uzyskaniu normalnego wieku emerytalnego, ale także na tych pobierających emeryturę wcześniejszą lub pomostową.

Finansowanie żłobków

Nowością obowiązującą od 4 kwietnia 2011 r. jest możliwość wprowadzenia dodatkowych odpisów przez pracodawców, którzy stworzą żłobek zakładowy. Pracodawcy, którzy utworzyli zakładowy żłobek lub klub dziecięcy oraz przeznaczą na ten cel z odpisu podstawowego kwotę odpowiadającą 7,5 punktu procentowego tego odpisu, mogą zwiększyć fundusz na każdą zatrudnioną osobę o 7,5 proc.

Warunkiem powiększenia odpisu jest przeznaczeniecałości tego zwiększenia na prowadzenie żłobka lub klubu dziecięcego. W 2012 roku kwota, o jaką można zwiększyć odpis, wynosi identycznie jak w 2011 roku - 218,79 zł.

Część środków trzeba przekazać do maja

Równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych na dany rok kalendarzowy pracodawca powinien przekazać na rachunek bankowy funduszu w terminie do dnia 30 września. Z tym że 75 proc. równowartości odpisów podstawowych przelać powinien na konto funduszu - do 31 maja danego roku.

Terminy te nie wiążą jednak pracodawców, którzy nie mieli obowiązku utworzenia funduszu i mimo to się na to zdecydowali.

Naruszenie przepisów o terminowym przekazaniu środków na rzecz funduszu stanowi wykroczenie. Pracodawca nie ma jednak obowiązku uiszczania odsetek od kwot nieprzekazanych w terminie na rachunek bankowy zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Tak stwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z 13 kwietnia 1999 r. (I PKN 663/98,OSNP 2000/14/534).

Według niego opóźnienie pracodawcy przy przekazywaniu odpisów na fundusz na rachunek bankowy funduszu nie stanowi niewykonania ani nienależytego wykonania zobowiązania w rozumieniu prawa cywilnego, gdyż kwoty przekazane na konto funduszu nie przestają być własnością pracodawcy, a tylko jest on ograniczony w możliwości dysponowania nimi i może je przeznaczyć wyłącznie na finansowanie działalności socjalnej.

Uzupełnienie funduszu

Środki funduszu mogą zostać zwiększone także o:

● wpływy z opłat pobieranych od osób i jednostek korzystających z działalności socjalnej pracodawcy,

● darowizny oraz zapisy osób fizycznych i prawnych,

● odsetki od środków funduszu,

● wpływy z oprocentowania pożyczek udzielonych na cele mieszkaniowe,

● wierzytelności likwidowanych zakładowych funduszy: socjalnego i mieszkaniowego,

● przychody z tytułu sprzedaży, dzierżawy i likwidacji środków trwałych służących działalności socjalnej (np. domów wczasowych, kolonijnych, świetlic), w części nieprzeznaczonej na utrzymanie lub odtworzenie zakładowych obiektów socjalnych oraz przychody z tytułu sprzedaży i likwidacji zakładowych domów i lokali mieszkalnych w części nieprzeznaczonej na utrzymanie pozostałych zakładowych zasobów mieszkaniowych pomniejszone o koszty tej sprzedaży lub likwidacji z tym zastrzeżeniem, że nie dotyczy to pracodawców postawionych w stan upadłości lub likwidacji,

● zysk netto do podziału u przedsiębiorców lub nadwyżkę bilansową w spółdzielni (fakultatywnie, jeśli taka jest wola pracodawcy),

● inne środki określone w odrębnych przepisach.

Powyższe środki na uzupełnienie funduszu pracodawca powinien przekazywać automatycznie bezpośrednio po ich uzyskaniu.

Uzgodnienia ze związkami

W sferze dotyczącej gospodarowania przez pracodawcę środkami z zakładowego funduszu socjalnego liczne uprawnienia ma zakładowa organizacja związkowa, jeśli działa u danego pracodawcy.

Zakładowym organizacjom związkowym powierzono kompetencje w zakresie:

● ustalania zasad wykorzystywania zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w tym podziału środków na poszczególne cele i rodzaje działalności,

● przyznawania pracownikom świadczeń z funduszu.

Zasady korzystania przez pracowników ze świadczeń socjalnych pracodawca określa w regulaminie. Uzgodnienie przez pracodawcę z zakładową organizacją związkową treści regulaminu określającego zasady wykorzystania zakładowego funduszu świadczeń socjalnych jest niezbędne, ponieważ przyjmuje się, że bez takiego uzgodnienia akt ten nie będzie ważny. Uprawnienia zakładowej organizacji związkowej nabierają zatem w praktyce charakteru decyzyjnego, a nie tylko opiniotwórczego. Bez akceptacji przez organizację związkową treści regulaminu nie może on bowiem zostać wydany.

Przepisy wewnętrzne

Uzgodniony przez pracodawcę i zakładową organizację związkową regulamin funduszu socjalnego jest aktem zakładowego prawa pracy. Konkretyzowane są w nim zasady gospodarowania środkami funduszu, przeznaczania tych środków na różne rodzaje działalności socjalnej i przyznawania indywidualnych świadczeń socjalnych.

W regulaminie funduszu socjalnego pracodawca i organizacje związkowe doprecyzować mogą w szczególności określenie kryteriów socjalnych, które będą uprawniały pracowników do korzystania ze środków funduszu socjalnego, np. poprzez wskazanie przedziałów dochodowych uprawniających do otrzymania świadczeń.

Nie oznacza to jednak, że pracodawca ma prawo przystać na wszelkie propozycje związkowców. Gdyby na przykład zakładowa organizacja związkowa w toku uzgodnień z pracodawcą zaproponowała określenie w regulaminie niezgodnych z ustawą kryteriów przyznawania świadczeń z funduszu socjalnego, pracodawca nie powinien wyrażać na to zgody, ponieważ to on jako podmiot uprawniony do wydania regulaminu jest odpowiedzialny za zgodność regulaminu z ustawą (por. uzasadnienie wyroku SN z 20 sierpnia 2001 r., I PKN 579/00, OSNAPiUS 2003/14/331).

Przepisy dotyczące uzgodnień regulaminu świadczeń socjalnych nie odpowiadają na pytanie, co należy zrobić, gdy pracodawca i zakładowa organizacja związkowa nie dojdą do porozumienia w kwestii ustalenia treści regulaminu funduszu. W orzecznictwie Sądu Najwyższego i piśmiennictwie prawniczym wyrażany jest pogląd, że w takiej sytuacji pracodawca nie ma prawa samodzielnego wydania regulaminu.

Gdy w firmie działa kilka organizacji

W inny sposób przebiega procedura uzgodnień regulaminu funduszu świadczeń socjalnych wówczas ,gdy u pracodawcy działa kilka zakładowych organizacji związkowych. Odbywa się ona w sposób identyczny jak ma to miejsce w przypadku regulaminu wynagradzania.

Po zaprezentowaniu przez pracodawcę projektu regulaminu wszystkie działające u pracodawcy organizacje związkowe albo same reprezentatywne organizacje związkowe powinny przedstawić wspólnie uzgodnione stanowisko w terminie 30 dni. Jeśli tego nie zrobią, decyzję w sprawie wprowadzenia regulaminu podejmuje jednostronnie pracodawca, po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk każdej organizacji związkowej. W takiej sytuacji pracodawca nie jest związany stanowiskami poszczególnych organizacji związkowych i mają one charakter wyłącznie opiniotwórczy. Nie ma zatem obowiązku uwzględniania ich żądań.

Jeśli jednak zakładowe organizacje związkowe wypracują uzgodnione stanowisko wobec proponowanej treści regulaminu i będzie ono negatywne, pracodawca nie będzie mógł samodzielnie wydać regulaminu funduszu. W orzecznictwie przyjmuje się ponadto, że sam fakt powstania nowej organizacji związkowej nie pozbawia znaczenia prawnego regulaminu prawidłowo uzgodnionego z działającymi zakładowymi organizacjami związkowymi (por. wyrok SN z 6 stycznia 2010 r. I PK 135/09,LEX nr 590312).

W wyroku z 2 lutego 2010 r. (II PK 186/09, LEX nr 611409) Sąd Najwyższy wyraził pogląd, że zamieszczenie w regulaminie (o którym mowa w art. 27 ust. 1 ustawy z 1991 r. o związkach zawodowych) postanowień, które tworzą prawa podmiotowe konkretnych osób do określonych świadczeń, wykracza poza dozwoloną prawem treść regulaminu i nie rodzi skutków prawnych. Sąd pracy może oddalić więc powództwo o świadczenie z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, gdy podstawę prawną roszczenia stanowi samo jedynie postanowienie regulaminu, a nie indywidualny akt pracodawcy przyznający świadczenie. Jak wynika z powyższych założeń, pracownik nie może wywodzić swoich roszczeń o świadczenie z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych bezpośrednio z treści art. 8 ust. 1 i 2 ustawy z 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

Powołanie komisji

Oprócz uprawnień związanych z ustalaniem regulaminu określającego zasady korzystania z funduszu świadczeń socjalnych, zakładowej organizacji związkowej przyznano kompetencje do kontroli przyznawania poszczególnym pracownikom świadczeń z funduszu socjalnego. Pracodawca powinien bowiem uzgadniać przyznawanie tych świadczeń ze związkami zawodowymi.

W praktyce odbywa się to najczęściej poprzez powołanie komisji socjalnej, w skład której wchodzą przedstawiciele pracodawcy i wszystkich organizacji związkowych. Jeśli u pracodawcy powołana zostanie nowa organizacja związkowa, jej przedstawiciele powinni również zostać dokooptowani do komisji.

Jeden fundusz dla kilku firm

Przepisy dopuszczają możliwość prowadzenia wspólnej działalności socjalnej przez kilku pracodawców (art.9 ustawy). Podstawą jej prowadzenia jest umowa pomiędzy pracodawcami. Jest to umowa cywilnoprawna, zaś jej zawarcie zwykle poprzedzają rokowania, które powinny określić:

● przedmiot wspólnej działalności socjalnej,

● zasady jej prowadzenia,

● sposób rozliczeń,

● tryb wypowiedzenia i rozwiązania umowy,

● zakres wspólnej działalności, tj. to czy obejmować ona będzie pełne środki funduszy pracodawców, czy tylko część tych środków.

Wypracowanie wspólnego stanowiska nie należy jednak do samych pracodawców, ponieważ w tym przypadku odpowiednie zastosowanie znajdują przepisy o trybie uzgodnień z organizacją związkową lub organizacjami związkowymi przy ustalaniu regulaminu funduszu świadczeń socjalnych.

W zależności od tego, czy u każdego z pracodawców, którzy chcą zawrzeć umowę, działają pojedyncze organizacje związkowe, czy po kilka organizacji, inny będzie charakter tych uzgodnień. Identycznie jak ma to miejsce przy wydawaniu regulaminu sprzeciw organizacji związkowej podobnie jak uzgodnione negatywne stanowisko wszystkich działających u pracodawcy organizacji związkowych uniemożliwi zawarcie umowy o prowadzeniu wspólnej działalności socjalnej. Jeśli kilka organizacji związkowych nie uzgodni wspólnego stanowiska, ich stanowisko nie będzie wiążące dla pracodawców. Z uwagi na to, że uzgodnienia obejmują organizacje związkowe działające u wszystkich pracodawców, których ma objąć umowa, może się okazać, iż sprzeciw jednej organizacji związkowej zablokuje jej zawarcie.

Tylko na działalność socjalną

Środki z funduszu socjalnego mogą być przeznaczone wyłącznie na działalność socjalną. Działalność taka to w rozumieniu przepisów ustawy usługi świadczone przez pracodawcę na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.

Kontrowersyjne kryterium

Według Sądu Najwyższego kryterium socjalne przyznawania środków musi być stosowane przy udzielaniu pomocy pracownikom, nie jest natomiast obowiązkowe przy wydatkowaniu tej części środków, która przeznaczona jest na imprezy okolicznościowe czy integracyjne dla ogółu pracowników (por. wyrok z 23 października 2008 r. II PK 74/08, LEX nr 492379). W przywołanym orzeczeniu SN stwierdził, iż działalność w postaci imprez masowych, jak pikniki, andrzejki, organizowanie wycieczek, mieści się w pojęciu działalności socjalnej jako rodzaj działalności rekreacyjnej względnie działalności w postaci różnych form krajowego wypoczynku. W opinii SN organizowanie przez pracodawcę różnego typu imprez integracyjnych dla pracowników można uznać za działalność socjalną, ponieważ jest rodzajem działalności rekreacyjnej względnie działalności w postaci różnych form krajowego wypoczynku.

Kwestią wywołującą wątpliwości było to, czy brak uwzględnienia sytuacji życiowej poszczególnych pracowników podczas finansowania imprez integracyjnych stoi w sprzeczności z warunkami, na jakich mogą być wydatkowane środki z funduszu.

W dotychczasowym orzecznictwie przeważał pogląd, że pojęcie działalności socjalnej jest równoznaczne z przyznawaniem pomocy ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, co skutkuje tym, iż w każdym przypadku świadczenia z funduszu socjalnego przyznawane być mogą według kryterium socjalnego (to jest przy uwzględnieniu sytuacji majątkowej, rodzinnej pracownika, a nie np. kryterium stażu pracy, przydatności zawodowej pracownika czy wymiaru czasu pracy pracowników).

W wyroku cytowanym powyżej SN stwierdził jednak, iż art. 8 ust. 1 ustawy, określający zasady przyznawania usług i świadczeń, nie odnosi się do całości działalności socjalnej zakładu pracy. Według jego wyraźnego brzmienia odnosi się on wyłącznie do przyznawania ulgowych usług i świadczeń, co powinno być uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania ze środków funduszu. Inne niż pomoc z funduszu socjalnego sposoby wydatkowania środków z funduszu mogą być natomiast realizowane bez uwzględniania kryterium socjalnego. Trudno byłoby bowiem zorganizować imprezę okolicznościową czy integracyjną dla pracowników, jeśli udział w niej miałby zależeć od sytuacji materialnej poszczególnych pracowników.

Ulgowe świadczenia w zależności od sytuacji

W wyroku z 16 września 2009 r. (I UK 121/09, OSNP 2011/9-10/133) SN, oceniając uprawnienia świadczeń z funduszu w sferze ubezpieczeń społecznych stwierdził, że pomoc z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych musi być uzależniona od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika. Jeżeli wszyscy pracownicy otrzymali bony towarowe o jednakowej wartości, to bony te trzeba ocenić jako świadczenie dodatkowe pracodawcy.

Jednocześnie w wyroku tym SN podkreślił, że zasada dysponowania środkami funduszu została określona w art. 8 ust. 2 ustawy. Zasada ta stanowi, że przyznawanie ulgowych świadczeń i wysokość dopłat z funduszu powinny być uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby korzystającej z funduszu. Nie ma w tym zakresie wyjątków. Nawet regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych nie może zmienić tej zasady. Stąd świadczenia wypłacone przez pracodawcę z jej pominięciem nie mogą być ocenione w sensie prawnym jako świadczenia socjalne.

Związek może pozwać pracodawcę

Uprawnienia dotyczące współdziałania przy tworzeniu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych i wydatkowania jego środków należące z mocy ustawy do zakładowej organizacji związkowej skutkują przyznaniem jej także prawa kontroli wydatkowania środków z funduszu, a w przypadku stwierdzenia uchybień w tym zakresie wniesienia pozwu do sądu o ich zwrot (art. 8 ust. 3 ustawy).

Wcześniej organizacja związkowa wystąpić powinna do pracodawcy z wnioskiem o dokonanie dobrowolnej korekty wydatkowania środków. Dopiero w przypadku stwierdzenia przez nią, że pracodawca rozdysponował środki z zakładowego funduszu socjalnego niezgodnie z przepisami i odmawia przekazania nieprawidłowo wydatkowanych środków, może złożyć pozew do sądu o zwrot tych środków. [przykład 7]

Sprawa o zwrot środków na konto zakładowego funduszu świadczeń socjalnych nie jest sprawą cywilną, tylko sprawą z zakresu prawa pracy. Rozpatruje ją zatem sąd pracy. (por. wyrok SN z 16 sierpnia 2005 r. I PK 12/05,OSNP 2006/11-12/182). Legitymowanym biernie w takiej sprawie (czyli pozwanym) powinien być pracodawca, który ma zdolność sądową i procesową, choćby nie posiadał osobowości prawnej (art. 460 par. 1 k.p.c.), a wystąpić przeciwko niemu z roszczeniem może nie tylko zakładowa, ale i międzyzakładowa organizacja związkowa obejmująca tego pracodawcę swoim działaniem.

Co będzie badał sąd

Dla rozstrzygnięcia takiego powództwa bez znaczenia jest, że pracodawca nie wydatkował środków z funduszu świadczeń socjalnych na własne potrzeby, tylko przyznał je pracownikom. Badaniu sądu podlegało będzie bowiem przede wszystkim to, czy kwoty te wydatkowane zostały na działalność socjalną w rozumieniu przepisów ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, czy na inne cele.

Wydatkowanie środków z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych musi być ponadto zgodne z zakładowymi przepisami prawa pracy. Jak wspomniano wcześniej, zasady wypłaty tych środków zostają najczęściej szczegółowo określone dopiero w regulaminie. Sąd Najwyższy w wyroku z 20 sierpnia 2001 r.(I PKN 579/00, OSNP 2003/14/331) wyraził pogląd, że pracodawca administrujący środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych nie może ich wydatkować niezgodnie z regulaminem zakładowej działalności socjalnej. [przykład 8]

W związku z tym, że postanowienia takiego regulaminu nie mogą być sprzeczne z zasadą przyznawania świadczeń według kryterium socjalnego, jest to kolejna okoliczność, która może być ustalana przez sąd pracy. Jako typowo sprzeczne z kryterium socjalnym uznaje się przykładowo przyznanie środków z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych według kryterium stażu pracy, które jest całkowicie oderwane od sytuacji materialnej uprawnionych do świadczeń. Gdyby zatem pracodawca takie kryterium przyjął, to niezależnie od tego, czy dokonał wypłaty środków z funduszu świadczeń socjalnych, naruszając regulamin, czy też nawet określając w ten sposób zasady ich wypłaty w regulaminie, narazić się może na złożenie przez organizację związkową pozwu o zwrot środków wydatkowanych z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Jest tak dlatego, ponieważ to pracodawca odpowiada za zgodność zakładowych przepisów prawa pracy z zapisami ustawy.

Kiedy sąd przyzna rację związkom...

W starszych orzeczeniach SN jako podstawę powództw o zwrot środków do zakładowego funduszu świadczeń socjalnych wskazywano zarzut naruszenia wymaganych w art.27 ust.1 ustawy o związkach zawodowych i art.8 ust.2 ustawy o ZFŚS uzgodnień z zakładową organizacją związkową regulaminu wydatkowania środków funduszu socjalnego (por. wyrok SN z 19 listopada 1997 r. I PKN 373/97, OSNP 1998/17/507). Skoro szczegółowe zasady sposobu uzgadniania z zakładową organizacją związkową wypłaty środków z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych określane są w regulaminach ich wypłaty, zachowanie trybu tych uzgodnień podlega ocenie sądu.

W jednym z najnowszych wyroków SN (wyrok z 11 maja 2010 r. II PK 234/09, LEX nr 577382) uznał już jednak, że przyznawanie pracownikom świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, dokonywane bez wymaganego przez art. 27 ust. 2 ustawy o związkach zawodowych uzgodnienia z zakładową organizacją związkową, nie oznacza wydatkowania środków funduszu niezgodnie z przepisami ustawy o zakładowym funduszu. W konsekwencji nie uzasadnia roszczenia związku zawodowego o zwrot funduszowi tych środków.

SN wskazał, że prawo żądania, aby pracodawca zwrócił środki do funduszu socjalnego, czyli jeszcze raz wpłacił je na konto funduszu, ma charakter szczególny i przepis będący jego podstawą musi być ściśle interpretowany. Przede wszystkim oznacza to, że sankcjonowane w ten sposób mogą być tylko przypadki wydatkowania środków niezgodnie z przepisami ustawy, przez co należy rozumieć ustawę o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Wzmiankowany art. 27 ust. 2 ustawy o związkach zawodowych dotyczy natomiast uzgadniania z zakładową organizacją związkową przyznawania konkretnych świadczeń z funduszu poszczególnym pracownikom.

...i nie uzna argumentów pracodawcy

W opinii SN wyrażonej w wyroku z 22 sierpnia 2004r. (I PK 22/03, OSNP 2005/6/80) w przypadku naruszenia przepisów ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych dotyczących zasad wydatkowania środków z tego funduszu nie jest możliwe powoływanie się przez pracodawcę na klauzule generalne z art. 8 k.p. W samych zasadach wydatkowania środków z tego funduszu określonych w ustawie zawarte są bowiem zasady współżycia społecznego oraz społeczno-gospodarcze przeznaczenie środków z tego funduszu. Pracodawca, naruszając przepisy ustawy przez wydatkowanie środków funduszu socjalnego bez zachowania kryterium socjalnego, narusza równocześnie zasady współżycia społecznego oraz działa niezgodnie ze społeczno-gospodarczym przeznaczeniem tych środków, gdyż są one uwzględnione w przepisach ustawy.

Nieutworzenie ZFŚS oceni także sąd

Droga sądowa dopuszczalna jest także w sprawie o utworzenie funduszu socjalnego, gdy pracodawca wbrew przepisom nie wywiąże się z tego obowiązku. Wprawdzie przepisy ustawy przewidują taką drogę jedynie w sprawach o zwrot funduszowi środków wydatkowanych niezgodnie z przepisami ustawy lub o przekazanie należnych środków na fundusz (art. 8 ust. 3), a nie przewidują jej wprost w sprawie o nakazanie pracodawcy utworzenia funduszu świadczeń socjalnych. Sam brak wyraźnej podstawy roszczenia nie jest jednak równoznaczny z wyłączeniem drogi sądowej, stanowiącym przesłankę odrzucenia pozwu z mocy art. 199 par. 1 pkt 1 k.p.c. Nie oznacza to także, że takie roszczenie nie przysługuje.

W opinii SN (postanowienie z 4 marca 2009 r. II PK 209/08, OSNIAPiUS 2010/ 21-22/263/925) wynikające z art. 8 ust. 3 ustawy roszczenie związku zawodowego o przekazanie należnych środków na rachunek funduszu (art. 6 ust. 2 ustawy) przez pracodawcę, który obowiązku tego nie wypełnił mimo istnienia przesłanek określonych w art. 3 ust. 1 ustawy, obejmuje żądanie utworzenia funduszu (art. 5 ust. 1 ustawy). SN wskazał, że przepis art. 8 ust. 3 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych przyznał związkom zawodowym prawo pozwania pracodawcy do sądu pracy o przekazanie należnych środków na fundusz (technicznie - na rachunek bankowy funduszu). Oznacza to w istocie uprawnienie procesowe do sądowego dochodzenia od pracodawcy dokonania odpisu na fundusz zgodnie z przepisami ustawy, a tym samym do jego utworzenia.

Ogłoszenie upadłości nie zwalnia z obowiązku

Obowiązku przekazywania środków na konto funduszu socjalnego nie uchyla ogłoszenie upadłości pracodawcy. W praktyce przynajmniej część pracowników po ogłoszeniu upadłości zatrudniana jest dalej przez syndyka, dlatego przekazywanie środków na fundusz zakładowych świadczeń socjalnych powinno być kontynuowane pomimo ogłoszenia upadłości.

Kwestia wpływu upadłości na obowiązek uiszczania odpisów na fundusz socjalny wzbudzała jednak duże wątpliwości w piśmiennictwie prawa pracy. W szczególności prezentowany był pogląd, iż ustalanie odpisów na fundusz socjalny po ogłoszeniu upadłości jest zgodne z istotą i celem postępowania upadłościowego, w tym z zapewnieniem maksymalnej ochrony wierzycieli przed wyzbyciem się przez upadłego majątku pozwalającego na pokrycie jego zobowiązań w jak najwyższym stopniu. W związku z tym zajmowano stanowisko, że po ogłoszeniu upadłości pracownicy mają prawo do korzystania ze środków zgromadzonych w funduszu tylko do czasu wyczerpania tych zgromadzonych wcześniej i przechowywanych na odrębnym rachunku bankowym środków.

Ostatecznie obowiązek przekazywania przez pracodawcę środków na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych po ogłoszeniu upadłości został jednak przesądzony w uchwale Sądu Najwyższego z 4 kwietnia 2008 r. (I PK 243/07, M.P.Pr. 2008/7/380). Zdaniem SN ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych ma charakter powszechny i uniwersalny w swej dziedzinie, gdyż wyłączenie jej stosowania, a ściślej zaniechanie odpisów, może wynikać tylko z niezatrudniania pracowników. Dlatego stosowania tej ustawy nie wyłączają zmiany dotyczące pracodawcy, a szczególnie jego przekształcenie, likwidacja czy upadłość. [przykład 9]

W uzasadnieniu do cytowanego wyroku Sąd Najwyższy zauważył, iż podstawy do zaprzestania przekazywania przez syndyka środków na fundusz świadczeń pracowniczych nie stanowi też art. 64 ustawy z 28 lutego 2003 r. Prawo upadłościowe i naprawcze (Dz.U. nr 60, poz. 535 z późn. zm.). Z mocy tego przepisu do masy upadłości nie wchodzi bowiem mienie w nim wymienione.

W opinii SN sytuacja pracowników upadłego nie powinna być gorsza niż sytuacja pracowników przedsiębiorcy, który dobrowolnie likwiduje swą działalność, bowiem nie ma uzasadnienia dla stanowiska, że pracownicy upadłego, wobec którego zachodzi przymus upadłości (likwidacji) przedsiębiorstwa, mieliby być w gorszej sytuacji, skoro w pierwszym i drugim wypadku likwidacja (upadłość) od nich nie zależy. W obu też sytuacjach potrzebują pomocy.

Warto także pamiętać, iż w razie przejścia zakładu pracy w całości trybie art. 23¹ kodeksu pracy na pracodawcę zobowiązanego do tworzenia ZFŚS, fundusz pracodawcy przejmującego przejmuje środki pieniężne, należności i zobowiązania funduszu pracodawcy przekazującego.[przykład 10]

PRZYKŁAD 1

Liczą się nie osoby, a pełne etaty

Pracodawca zatrudnia 25 pracowników. Jednak tylko 16 z pracuje w pełnym wymiarze czasu pracy. Pozostałych 4 pracowników zatrudnionych jest na pół etatu, a 5 osób na 1/4.

Aby sprawdzić, czy musi tworzyć fundusz, pracodawca powinien dokonać przeliczenia zatrudnionych przez siebie niepełnoetatowców na pełne etaty. I tak:

- 4 pracowników zatrudnionych na 1/2 etatu to w przeliczeniu 2 pracowników pełnoetatowych,

- 5 pracowników zatrudnionych na 1/4 etatu to w przeliczeniu na pełne etaty - jeden i ćwierć pełnego etatu.

Co w sumie, po przeliczeniu pracowników na pełne etaty, daje 19,25 etatu. Zatem, mimo że faktycznie pracuje u niego więcej niż 20 osób, nie ma obowiązku tworzenia funduszu.

PRZYKŁAD 2

Zatrudniający może kontynuować świadczenia socjalne

Pracodawca wyliczył, że w przeliczeniu na pełne etaty będzie zatrudniał tylko 18 pracowników. We wcześniejszych latach z uwagi na wyższą liczbę zatrudnionych tworzył jednak fundusz socjalny i nie chciałby odbierać tego uprawnienia pracownikom. Pomimo tego, że liczba pracowników jest niższa niż 20, pracodawca może stworzyć fundusz socjalny, ponieważ uprawnienie takie daje mu art. 3 ust. 3 ustawy. Pracodawca, który nie ma obowiązku tworzenia funduszu, może też wypłacać pracownikom świadczenie urlopowe, przy czym wypłata tych świadczeń nie jest również obowiązkowa.

PRZYKŁAD 3

Brak informacji w terminie to wykroczenie

Pracodawca nie dopełnił ciążącego na nim obowiązku poinformowania pracowników o nietworzeniu funduszu socjalnego i niewypłacaniu świadczenia socjalnego. w związku z tym dwóch pracowników wystąpiło do niego z żądaniem wypłaty takich świadczeń, grożąc mu pozwem do sądu pracy. Tego typu naruszenia przepisów ustawy nie dają jednak podstaw do żądania przez pracowników wypłaty środków z funduszu czy przyznania świadczeń urlopowych. Stanowią one natomiast wykroczenie z art. 12a ust. 1 ustawy (por. wyrok NSA W-wa z 1 marca 2007 r., I OSK 814/06, LEX nr 344533).

PRZYKŁAD 4

Granice zmian układowych wynikają z ustawy

Pracodawca w zamian za rezygnację z pomysłu nietworzenia funduszu proponuje związkom zawodowym, aby w układzie zbiorowym pracy w sposób odmienny niż w ustawie określić kryteria przyznawania pracownikom środków z funduszu - ograniczając kryterium socjalne. Jest to niedopuszczalne, ponieważ układ zbiorowy może uchylić obowiązek tworzenia funduszu lub zmienić wysokość odpisu na fundusz, ale nie może wprowadzać zmian w innym zakresie regulowanym przez ustawę.

PRZYKŁAD 5

Decyzja o nieutworzeniu funduszu w 2012 roku nie zwalnia z wcześniejszych obowiązków

Ze względu na trudną sytuację finansową pracodawca uzgodnił z zakładową organizacją związkową, że nie będzie w 2012 r. tworzył funduszu socjalnego. Na koncie funduszu socjalnego pozostały jednak niewykorzystane środki z roku 2010. Co więcej w roku 2011 bez uzgodnienia ze związkami zawodowymi pracodawca zaniechał dokonania odpisu na fundusz i nie przekazał mu żadnych środków. Należności te pracodawca ma obowiązek przekazać bez względu na uzgodnienia dotyczące rezygnacji z tworzenia funduszu w roku 2012. Pracodawca, który nie tworzy funduszu w danym roku, nie ma też prawa wydatkować środków zgromadzonych na koncie funduszu wcześniej na jakiekolwiek inne cele niż działalność socjalna.

PRZYKŁAD 6

Osoby niepełnosprawne w stopniu lekkim nie wpływają na odpis

Pracodawca postanowił zwiększyć odpis podstawowy przekazywany na 15 zatrudnionych u niego pracowników niepełnosprawnych: 10 o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności i 5 o stopniu lekkim. Zgodnie z ustawą o ZFŚS może to jednak zrobić tylko w stosunku do osób mających orzeczenie o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności. Łączny odpis na każdego takiego pracownika może wynosić 43,75 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego (37,5 proc. + 6,25 proc.).

PRZYKŁAD 7

Pozew nie musi dotyczyć tylko złego gospodarowania

Pracodawca od dwóch lat w ogóle nie przekazuje środków na konto funduszu socjalnego. Zakładowa organizacja związkowa wniosła pozew o przekazanie tych środków. Pracodawca żąda oddalenia powództwa, twierdząc, że związek może żądać zwrotu kwot niewłaściwie wydatkowanych, a nie w ogóle nieprzekazanych. Jest to argument oczywiście nietrafny, ponieważ powództwo dotyczyć może także przekazania środków do zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

PRZYKŁAD 8

Wydatki tylko zgodnie z regulaminem

W regulaminie zakładowym określono, iż środki z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych przyznane być mogą w określonej części w charakterze zapomogi osobom w bardzo trudnej sytuacji materialnej. Pracodawca zdecydował, że środki te zostaną podzielone po równo na rzecz wszystkich pracowników. Takie działanie naruszało ustawowe kryteria przyznawania środków z funduszu socjalnego, co uzasadnia w przypadku ich rozdysponowania na podstawie regulaminu roszczenie o ich zwrot.

PRZYKŁAD 9

Obowiązki pracodawcy przejmuje syndyk

Syndyk uchyla się od obowiązku przekazywania środków na konto funduszu socjalnego, twierdząc, że nie ma takiego obowiązku. Zakładowa organizacja związkowa sprawująca kontrolę przekazywania i wydatkowania tych środków może wystąpić z pozwem przeciwko syndykowi o przekazanie środków na rzecz funduszu. I ma duże szanse, aby sąd uznał jej roszczenie.

PRZYKŁAD 10

Odpowiednia część funduszu przechodzi razem z pracownikami

Spółka z o.o. zatrudniająca 100 pracowników przejmuje jeden z oddziałów innej, większej spółki w trybie art. 23¹ k.p. Dochodzi zatem do przejścia części zakładu pracy na pracodawcę zobowiązanego do tworzenia funduszu. W tej sytuacji fundusz pracodawcy przejmującego zwiększa się, w części przypadającej na liczbę przejmowanych pracowników, o równowartość środków pieniężnych funduszu pracodawcy przekazującego, skorygowanych odpowiednio o należności i zobowiązania funduszu - według stanu na ostatni dzień miesiąca, w którym następuje przejście. Zasady podziału środków pieniężnych stanowiących równowartość odpisu podstawowego, obciążającego koszty pracodawcy przekazującego, dotyczącego roku, w którym następuje przejście części zakładu pracy, określa porozumienie między pracodawcami, zaś przekazanie środków, następuje w terminie 30 dni od daty przejścia części zakładu pracy, chyba że porozumienie między pracodawcami stanowi inaczej.

Ważne

Naruszanie przepisów ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych stanowi wykroczenie zagrożone karą grzywny

Ważne

Rezygnacja z tworzenia funduszu nie jest dopuszczalna w przypadku pracodawców sfery budżetowej i samorządowych, którzy tworzą fundusz bez względu na liczbę zatrudnionych

Ważne

Pracodawca rozpoczynający działalność po 2 stycznia danego roku ma obowiązek utworzenia funduszu socjalnego dopiero w kolejnym roku kalendarzowym. Wyjątek dotyczy działalności po przekształceniach własnościowych przedsiębiorstwa. W tym przypadku fundusz należy tworzyć w roku rozpoczęcia działalności

Ważne

Odpisy obowiązkowe i zwiększenia tworzą jeden fundusz. Świadczenia powinny być jednak przyznawane osobom uprawnionym, niezależnie od wysokości odpisu, który uczynił pracodawca w związku z ich zatrudnieniem

Ile trzeba odprowadzić na ZFŚS w 2012 roku

● na jednego pracownika (37,5 proc. podstawy ) - 1093,93 zł,

● na jednego pracownika wykonującego pracę w szczególnych warunkach lub pracę o szczególnym charakterze - w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych (50 proc. podstawy ) - 1458,57 zł,

● na jednego młodocianego: w pierwszym roku nauki - 145,86 zł, w drugim roku nauki - 175,03 zł, w trzecim roku nauki - 204,20 zł.

Ważne

Na odrębnych zasadach odpisy na fundusz świadczeń socjalnych tworzone są w szkołach wyższych działających na podstawie przepisów o szkolnictwie wyższym, szkołach i placówkach objętych systemem oświaty w stosunku do nauczycieli podlegających przepisom Karty nauczyciela

Ważne

Jeśli po wejściu w życie regulaminu funduszu świadczeń socjalnych w firmie zacznie działać zakładowa organizacja związkowa, nie wymaga to przeprowadzania z nią uzgodnień co do jego treści. Podobnie będzie gdy nowa organizacja związkowa powstanie po uzgodnieniu regulaminu z działającymi dotychczas u pracodawcy organizacjami związkowymi

Ważne terminy

● 1 stycznia - na ten dzień ustala się stan zatrudnienia decydujący o obowiązku tworzenia funduszu,

● 31 stycznia - termin na poinformowanie pracowników przez pracodawców zatrudniający mniej niż 20 pracowników, nieobjętych układem zbiorowym i niemających obowiązku wydania regulaminu wynagradzania o tym, że nie będą tworzyć funduszu ani wypłacać świadczeń urlopowych,

● 20 lutego - do tego dnia prezes GUS ogłasza w formie obwieszczenia publikowanego Monitorze Polskim wysokość przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, stanowiącego podstawę do wyliczenia odpisu na ZFŚS. W tym roku termin ten stracił znaczenie, gdyż podstawą ustalenia odpisu na fundusz jest przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2010 r.,

● 31 maja - termin na przekazanie I raty środków na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, stanowiącej 75 proc. odpisu podstawowego,

● 30 września - termin na przekazanie drugiej (ostatniej) raty środków na ZFŚS,

● 31 grudnia - termin na ostateczne rozliczenie funduszu z uwagi na rzeczywiste, a nie planowane przeciętne miesięczne zatrudnienie.

@RY1@i02/2012/013/i02.2012.013.217000500.808.jpg@RY2@

Rafał Krawczyk, sędzia Sądu Okręgowego w Toruniu

Rafał Krawczyk

sędzia Sądu Okręgowego w Toruniu

Podstawa prawna

Art. 1 - 12a ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 1996 r. nr 70, poz. 335 z późn. zm.).

Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz.U. nr 43, poz. 349).

Art. 3 ustawy z 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (Dz.U. nr 237, poz. 1656 z późn. zm).

Art. 77² par.4, art. 104² ustawy z 26 czerwca 1974r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Art. 27, art. 30 ust. 5 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (t.j. Dz.U. z 2001 r. nr 79, poz. 854 z późn. zm.).