Poradnia kadrowa

● Czy zmiana warunków pracy zawsze wymaga aneksu

● Na jakich zasadach po powrocie z macierzyńskiego można wykorzystać wypoczynek za ubiegły rok

● Zaprosiłem osobę na rozmowę kwalifikacyjną. Na drugi dzień umówiliśmy się, że 2-3 dni będzie się szkolić i stwierdzimy, czy będzie odpowiednia na oferowane stanowisko pracy. Drugi dzień był ostatnim, kiedy ta osoba się stawiła, potem wysłała SMS, że rezygnuje. Po miesiącu osoba ta domaga się zapłaty za 12 godzin przepracowanych. Jako że prowadzimy call center i dysponujemy systemem, który wykazuje godziny przepracowane, wiem, że jest to 6,5 godz. w dwa dni. Żadnej umowy nie podpisaliśmy, gdyż nie wiedziałem, czy ta osoba będzie pracować. Co powinienem wypłacić jej wynagrodzenie za te dwa dni pracy?

specjalista z zakresu prawa pracy

Jeśli osoba miała świadczyć pracę w różne dni, w zmiennej liczba godzin, w sposób uzgadniany z pracodawcą, ale na partnerskich zasadach i bez podporządkowania, to należało podpisać z nią umowę-zlecenie. Dla zweryfikowania jej umiejętności należało zawiązać omawianą umowę na dwa lub trzy dni.

Za przepracowane godziny powinno być wypłacone wynagrodzenie, przy czym wątpliwości dotyczące liczby przepracowanych godzin najprościej będzie wyjaśnić bezpośrednio z zainteresowaną. Nie znając dokładnego charakteru świadczonej pracy, trudno domniemywać przyczyn rozbieżności w wyliczeniach. Mogą one wynikać z różnicy pomiędzy zarejestrowanym czasem rozmów a pozostawaniem pracownicy w państwa dyspozycji.

Problem poruszony w pytaniu dotyka wielu zagadnień związanych z regulacjami zawartymi w ustawie z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.; dalej: k.p.), jak również z zasadami zawierania umów cywilnoprawnych, takich jak umowa-zlecenie czy umowa o dzieło. Podstawowym błędem popełnianym przez wiele firm jest brak jakiejkolwiek umowy, która precyzowałaby stosunek prawny łączący obie strony. Z drugiej strony należy zawsze mieć na względzie art. 22 k.p.

W par. 1, par. 1¹ i w par. 1² powołanego artykułu ustawodawca bardzo wyraźnie określa, co należy rozumieć przez nawiązanie stosunku pracy, oraz zakazuje zastępowania umowy o pracę umową cywilno-prawną. Każda umowa, w ramach której praca jest wykonywana pod kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, nosi znamiona umowy o pracę i tak powinna być nazwana. Zgodnie z art. 281 pkt 2 k.p. nawiązanie umowy-zlecenia lub umowy o dzieło w warunkach, w których powinna być zawarta umowa o pracę, podlega karze grzywny od 1 tys. zł. do 30 tys. zł. Takie same konsekwencje grożą pracodawcy, który nie potwierdza na piśmie zawartej z pracownikiem umowy o pracę.

Przepisy prawa pracy nie przewidują "umowy na czas szkolenia" czy też "pracy na próbę", za którą nie należy się wynagrodzenie. Dość powszechnym zjawiskiem występującym od pewnego czasu jest powierzanie kandydatom do pracy zadań do wykonania w ramach "dni próby". Należy stwierdzić, że pracodawca nie jest pozbawiony możliwości sprawdzenia, czy kandydat do pracy ma odpowiednie predyspozycje. Kodeks pracy przewiduje umowę na okres próbny. Jest to umowa terminowa i może zostać nawiązana na okres od jednego tygodnia do trzech miesięcy i rozwiązuje się z upływem tego okresu, przy czym każda ze stron ma prawo rozwiązać ją za wypowiedzeniem.

Okres wypowiedzenia omawianej umowy wynosi:

w3 dni robocze, jeżeli okres próby nie przekracza 2 tygodni,

w1 tydzień, jeżeli okres próby jest dłuższy niż 2 tygodnie,

w2 tygodnie, jeżeli okres próby wynosi 3 miesiące.

Warto pamiętać, że okres wypowiedzenia umowy o pracę obejmujący tydzień kończy się zawsze w sobotę.

Nie ma powodów do stosowania pozaprawnych rozwiązań mających na celu sprawdzenie umiejętności i sumienności podwładnego na powierzanym mu stanowisku pracy.

Sytuacja na rynku pracy sprawia, że w wielu firmach lekceważony jest zakaz zawierania umowy cywilnoprawnej w miejsce umowy o pracę. Nie zmienia to faktu, że pracownika, który osobiście wykonuje czynności określonego rodzaju, we wskazanym przez pracodawcę miejscu i czasie, na jego rzecz i pod jego kierownictwem, łączy z pracodawcą stosunek pracy. Sytuacja przedstawia się podobnie w przypadku braku jakiejkolwiek umowy. Osoba, która na przedstawionych zasadach świadczyła pracę, a z którą nie zawarto umowy o pracę, może wystąpić do sądu z powództwem o uznanie istnienia stosunku pracy. Na uwagę zasługuje tu wyrok Sądu Najwyższego z 21 listopada 2000 r. (sygn. akt I PKN 90/00; Pr.Pracy 2001/5/34), w którym czytamy, że "skoro można dowodzić istnienia stosunku pracy mimo zawarcia umowy nie nazwanej umową o pracę, lecz na przykład umową zlecenia lub o dzieło, to tym bardziej można żądać ustalenia stosunku pracy, gdy w ogóle nie zawarto umowy pisemnej ani jej na piśmie nie potwierdzono".

Swoboda zawierania umów umożliwia pracodawcy zatrudnianie w ramach umowy-zlecenia lub umowy o dzieło. Należy jednak mieć na względzie przesłanki prawne decydujące o charakterze stosowanej umowy. W przypadku umowy-zlecenia, podobnie jak w odniesieniu do umowy o pracę, pracodawca ma obowiązek zarejestrować pracownika w ZUS i odprowadzać za niego odpowiednie składki, zgodnie z ustawą z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych. Obowiązek ten nie dotyczy uczniów i studentów do ukończenia 26. roku życia.

Podstawa prawna

Art. 22 par. 1-1², art. 30 par. 2-2¹, art. 34, 80 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

● Pracownik w umowie o pracę ma wskazane stanowisko "pomocnik kucharza". Po kilku latach chcemy zmienić nazwę stanowiska pracy (ponieważ pracownik ma teraz wieloletnie doświadczenie). Czy wystarczy aneks do umowy określający nową nazwę, gdy w praktyce nic nie ulegnie zmianie oprócz niej? Czy w przypadku jednoczesnego podwyższenia wynagrodzenia istnieje konieczność podpisania aneksu? Czy potrzebne są wówczas nowe badania lekarskie i szkolenie bhp? Czy w przyszłości, kiedy chciałbym ponownie obniżyć wynagrodzenie, to muszę mieć zgodę pracownika?

specjalista z zakresu prawa pracy

Odpowiadając na pytanie, można stwierdzić, że zasadniczo nie ma konieczności zawierania aneksu do umowy o pracę. W praktyce jednak wiele zależy od innych okoliczności towarzyszących zmianie nazwy stanowiska.

Jeśli przyjąć, że nie ulega zmianie zakres obowiązków pracownika, jego czas pracy, jego wynagrodzenie ani żadne inne warunki pracy, to taka modyfikacja może mieć znaczenie tylko porządkujące. Wówczas możliwa jest, zgodnie z poglądem Sądu Najwyższego zawartym w wyroku z 7 września 1999 r. (sygn. akt I PKN 265/99, OSNP 2001/1/17), jednostronna zmiana przez pracodawcę nazwy stanowiska pracy. Taka czynność mieści się bowiem w ramach pracowniczego podporządkowania. Jednak w tym samym orzeczeniu SN stwierdził, że jeśli strony traktują nazwę stanowiska jako istotny element umowy - np. gdy nazwa wiąże się z prestiżem stanowiska - wówczas taka zmiana będzie wymagała wypowiedzenia zmieniającego. Oznacza to, że od analizy okoliczności danego przypadku zależy, czy będzie konieczność podpisania aneksu, czy ewentualnie zastosowania wypowiedzenia zmieniającego.

Z kolei gdy zmiana stanowiska pracy polega, poza zmianą nazwy, na wprowadzeniu innych modyfikacji dotyczących koniecznych składników umowy o pracę, niezbędna jest zmiana umowy. Do tych elementów należ m.in.: wysokość wynagrodzenia. Zatem modyfikacja umowy o pracę będzie konieczna, jeśli pracownik ma uzyskiwać wyższe niż dotąd wynagrodzenie. Może to być dokonane poprzez zawarcie, za zgodą pracownika, porozumienia zmieniającego dotychczasowe warunki umowy o pracę, czyli podpisanie aneksu do umowy bądź poprzez złożenie pracownikowi wypowiedzenia zmieniającego. Pracownik może bowiem nie być, z różnych przyczyn, zainteresowany otrzymywaniem wyższego wynagrodzenia, np. ze względów podatkowych lub z uwagi na pobieranie świadczeń z ubezpieczenia społecznego. Na takim stanowisku stanął SN w wyroku z 21 października 2003 r. (sygn. akt I PK 512/02). Zauważył on, że częstą praktyką pracodawców jest dokonywanie zawiadomienia pracownika na piśmie o swojej decyzji, zaś pracownik przyjmuje nowe warunki płacy, składając swój podpis na tym piśmie. Wówczas taka zmiana warunków wynagrodzenia będzie skutecznie dokonana, gdyż SN przyjął, iż w tej sytuacji wystarczająca jest dorozumiana zgoda pracownika. Jednak gdy nie wystąpi żadna z tych możliwości, czyli pracodawca nie dokona wypowiedzenia zmieniającego, porozumienie nie zostanie zawarte, a pracownik nie wyrazi zgody na podwyższenie wynagrodzenia nawet w sposób dorozumiany, podjęcie decyzji przez pracodawcę o podwyższeniu wynagrodzenia będzie nieważne.

Z kolei zmiana warunków pracy, która polega na obniżeniu wynagrodzenia czy pogorszeniu sytuacji pracownika w inny sposób, zawsze wymaga wypowiedzenia zmieniającego warunki pracy i płacy. Instytucja ta jest uregulowana w art. 42 kodeksu pracy (dalej: k.p.), zgodnie z którym pracodawca musi zaproponować pracownikowi nowe warunki na piśmie. W razie odmowy przyjęcia tych warunków przez pracownika umowa rozwiązuje się z upływem okresu dokonanego wypowiedzenia. Gdy pracownik przed upływem połowy tego okresu nie złoży oświadczenia o odmowie przyjęcia nowych warunków, uważa się, że wyraził na nie zgodę.

Odnośnie do kwestii przeprowadzania badań lekarskich to zgodnie z par. 4 ust. 2 rozporządzenia w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w kodeksie pracy w skierowaniu na badania profilaktyczne pracownika pracodawca powinien określić stanowisko (stanowiska), na którym jest zatrudniony. Pracodawca powinien również zamieścić informacje o warunkach szkodliwych dla zdrowia lub uciążliwych występujących na tym stanowisku (stanowiskach).

Jeżeli więc w związku ze zmianą nazwy stanowiska pracy nie zaszły zmiany: warunków środowiskowych oraz rodzaju, to nie ma potrzeby kierowania pracownika na badania lekarskie, w przypadku gdy poprzednie badania nie utraciły jeszcze aktualności (ważności).

Podobnie sytuacja ma się, jeśli chodzi o kwestie przeprowadzenia szkolenia bhp dla takiego pracownika. Nowe szkolenie bhp jest konieczne jedynie wówczas, gdy zmieniają się charakter wykonywanej pracy oraz zagrożenia z nią związane. W przeciwnym przypadku nie ma obowiązku przeprowadzania nowych badań mimo zmiany nazwy stanowiska pracy przy zachowaniu dotychczasowych warunków świadczonej pracy.

Podstawa prawna

Art. 29 par. 1, art. 42 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Rozporządzenie ministra zdrowia i opieki społecznej z 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w kodeksie pracy (Dz.U. nr 69, poz. 332).

Rozporządzenie ministra gospodarki i pracy z 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. 2005 r. nr 116, poz. 972).

● W październiku 2012 roku poszłam na zwolnienie lekarskie ze względu na ciążę. W marcu 2013 roku urodziłam dziecko i na urlopie macierzyńskim będę przebywać do marca 2014 roku. W zeszłym roku wykorzystałam 10 z przysługujących mi 20 dni urlopu wypoczynkowego. Co się dzieje z niewykorzystanym urlopem z 2012 roku? Czy te dni pozostaną do wykorzystania po moim powrocie z przerwy macierzyńskiej, czy pracodawca ma obowiązek wypłacić mi ekwiwalent? Dodam, że chciałabym pójść na urlop od razu po zakończeniu macierzyńskiego.

adwokat prowadzący własną kancelarię w Płocku

Czytelniczka może wybrać pozostałe 10 dni z niewykorzystanego w 2012 roku urlopu wypoczynkowego od razu po powrocie z macierzyńskiego. Musi jednak w tym celu, jeszcze przed rozpoczęciem wypoczynku, zgłosić stosowny wniosek. Skoro zaległość dotyczy wypoczynku z 2012 roku, to po powrocie czytelniczki z macierzyńskiego w 2014 r. nie nastąpi jeszcze przedawnienie. Będzie się ona więc mogła cieszyć wypoczynkiem.

Urlop wypoczynkowy powinien być udzielany przez pracodawcę zgodnie z wnioskami podwładnego (należy wziąć pod uwagę także konieczność zapewnienia normalnego toku pracy) albo planem urlopów. Przy czym planu urlopu się nie ustala, jeżeli u zatrudniającego nie działa zakładowa organizacja związkowa, względnie gdy wyraziła na to zaniechanie zgodę.

Jeżeli jednak etatowiec nie może rozpocząć wolnego w ustalonym terminie z przyczyn usprawiedliwiających absencję w pracy, w szczególności z powodu urlopu macierzyńskiego, zatrudniający zobligowany jest przesunąć go na termin późniejszy.

Urlop wypoczynkowy, w tym zaległy, udzielany jest po powrocie z macierzyńskiego. Przy czym na wniosek podwładnego podlega on wykorzystaniu bezpośrednio po zakończeniu owej pauzy macierzyńskiej. Omawiany wniosek jest wiążący dla zatrudniającego. Oznacza to, że musi być on uwzględniony. Nie jest jednak konieczne, aby zawierał on uzasadnienie. Wprawdzie dla jego zgłoszenia nie jest wymagana żadna szczególna forma, ale dla celów dowodowych (np. w celu uniknięcia zarzutu, że podwładny bez usprawiedliwienia nie stawił się w pracy po zakończeniu urlopu macierzyńskiego, co może skutkować zwolnieniem nawet w trybie dyscyplinarnym) - dobrze jest, aby przybrał on postać pisemną i aby pracownik dysponował potwierdzeniem jego doręczenia szefowi, ewentualnie poświadczeniem odbioru przez przełożonego (np. wydrukiem z poczty elektronicznej wysłanej, z odpowiednim wyprzedzeniem, na służbowy adres mailowy pracodawcy z opcją "Do wiadomości" kierownika działu kadr oraz ewentualnie bezpośredniego szefa).

Roszczenia ze stosunku pracy, a więc m.in. o udzielenie niewykorzystanego wypoczynku, przedawniają się z upływem 3 lat od dnia, w którym stały się one wymagalne (autorka pomija w tym artykule kwestię wymagalności urlopu wypoczynkowego).

Jeżeli zaś chodzi o ekwiwalent pieniężny, to jego wypłata należy się wyłącznie wtedy, gdy pauza wypoczynkowa nie została wykorzystana bądź to w całości, bądź w części z uwagi na rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy. Taka jest zasada. Wyjątek od wspomnianej reguły dotyczy sytuacji, w której strony postanowią o wykorzystaniu tego urlopu w czasie pozostawania przez pracownika w angażu na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym zatrudniającym bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego kontraktu o pracę z szefem.

Podstawa prawna

Art. 163 par. 1-1¹ i 3, art. 165 pkt 4, art. 171 i art. 291 par. 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).