Bieżący monitoring ZFŚS pozwala korygować wysokość odpisu

Do końca maja firma przekazała na konto ZFŚS 75 proc. odpisów podstawowych. W lipcu i sierpniu pogorszyła się sytuacja finansowa. Zwolniono część pracowników. Księgowa chce skorygować wysokość odpisów naliczoną na 31 maja 2013 r. i dostosować ją do realnej liczby zatrudnionych. Czy do 30 września firma powinna przekazać kwoty odpisów naliczone na 31 maja 2013 r., czy dokonać korekty?

Pracodawca może na bieżąco monitorować zmiany w stanie zatrudnienia i przy znacznych różnicach odpowiednio dostosowywać wartość środków pieniężnych na rachunku ZFŚS. Może w trakcie roku kalendarzowego korygować wysokość naliczonych odpisów na ZFŚS. Dlatego do 30 września może na konto ZFŚS przekazać wartość odpisów ustalonych w stosunku do realnej liczby zatrudnionych.

Co do zasady zmniejszanie lub zwiększanie kwot odpisów w trakcie roku kalendarzowego jest dopuszczalne. Trzeba jednak pamiętać o zachowaniu ustawowych terminów przekazania. ZFŚS tworzy się z corocznego odpisu podstawowego naliczanego w stosunku do przeciętnej planowanej w danym roku kalendarzowym liczby osób zatrudnionych u pracodawcy.

Równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych zgodnie z zasadami zawartymi w ustawie o ZFŚS na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy funduszu w terminie do 30 września tego roku, z tym że w terminie do 31 maja tego roku przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75 proc. równowartości odpisów podstawowych (art. 6 ust. 2 ustawy o ZFŚS).

Do 31 grudnia trzeba dokonać ostatecznej korekty przekazanych środków pieniężnych. W tym celu należy wykazać faktyczne średnioroczne zatrudnienie, na którego podstawie ustalany jest odpis.

Oznacza to, że przepisy ustawy o ZFŚS nie wskazują konkretnej daty naliczenia odpisów, wskazują jedynie graniczne terminy przekazania środków pieniężnych, będących ich równowartością.

Duże zmiany

Korekty odpisów pracodawca może dokonać na koniec września. Musi jednak ustalić, że naliczone odpisy różnią się znacznie od rzeczywistej sytuacji. Będzie tak przykładowo, jeśli w trakcie roku wystąpią duże zmiany w stanie zatrudnienia, których pracodawca nie przewidział na początku roku przy planowaniu odpisów i nie zakłada innych dużych zmian. Wrześniowe przekazanie można traktować jako wstępne oszacowanie środków pieniężnych z tytułu corocznego odpisu. Będą one skorygowane na koniec roku.

Ewidencja

Przekazanie pozostałej części odpisu można zaksięgować: strona Wn konta 135 - Rachunek bankowy środków ZFŚS, strona Ma konta 130 - Rachunek bankowy.

Ewentualna zmiana planowego zatrudnienia w trakcie roku pociąga za sobą korektę odpisu z ZFŚS. Można ją także przeprowadzić na koniec roku. W takiej sytuacji w księgach rachunkowych na dzień bilansowy, tj. 31 grudnia, należy ująć zwiększenie lub zmniejszenie kosztów operacyjnych. Dodatkowe koszty z tego tytułu należy zaksięgować zapisem: strona Wn konta 440 - Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia, strona Ma konta 831 - Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Z kolei przelew odpowiedniej kwoty na rachunek bankowy ZFŚS należy zaksięgować następująco: strona Wn konta 135 - Rachunek bankowy środków ZFŚS, strona Ma konta 130 - Rachunek bankowy.

W przypadku zmniejszenia zatrudnienia dokonuje się z kolei odwrotnych zapisów, (tj. strona Wn konta 831, strona Ma konta 440 - Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia, a także strona Wn konta 130 - Rachunek bankowy, strona Ma konta 135 - Rachunek bankowy środków ZFŚS.

Ewidencja w firmie

@RY1@i02/2013/184/i02.2013.184.00800040t.101.gif@RY2@

Objaśnienia do schematu:

1. Naliczono odpis podstawowy na ZFŚS.

2. Zarachowano odpis do rozliczeń w czasie.

3. Odprowadzono odpis miesięczny.

4. Przelano środki z rachunku bankowego na rachunek środków z ZFŚS (I rata do 31 maja i II rata do 30 września).

PRZYKŁAD

Druga rata

Pracodawca zatrudniał: 30 pracowników zatrudnionych w normalnych warunkach, 10 pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze - w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych - 2 pracowników młodocianych w pierwszym roku nauki.

Ustalił, że odpis podstawowy wynosił 47 695,32 zł

30 x 1093,93 zł = 32 817,90 zł

10 x 1458,57 zł = 14 585,70 zł

2 x 145,86 zł = 291,72 zł

Do 31 maja 2013 r. przekazał 35 771,49 zł (75 proc. równowartości odpisu podstawowego).

Pozostałą kwotę 11 923,83 zł miał przekazać do końca września.

Do końca września miał przekazać też zwiększenia dobrowolne 4375,70 zł:

● odpis na 2 pracowników niepełnosprawnych (2 x 1276,25 zł = 2552,50 zł),

● fundusz na 10 emerytów i rencistów (10 x 182,32 zł = 1823,20 zł).

W wakacje dokonano redukcji etatów ze względu na pogorszenie sytuacji finansowej firmy. Zwolniono 10 pracowników zatrudnionych w normalnych warunkach. We wrześniu pracodawca zatrudniał: 20 pracowników zatrudnionych w normalnych warunkach. Pozostałe stany zatrudnienia nie uległy zmianie. Dokonał obliczeń:

● 20 x 1093,93 zł = 21 878,60 zł

● 10 x 1458,57 zł = 14 585,70 zł

● 2 x 145,86 zł = 291,72 zł

Po korekcie odpis podstawowy wynosi 36 756,02 zł. Wcześniej wyliczono 47 695,32 zł. Różnica to 1093,93 zł. Przekazano dotychczas 35 771,49 zł. Dlatego do końca września należy przekazać brakujące 984,53 zł odpisu podstawowego (47 695,32 zł - 36 756,02 zł). Bez zmian pozostaje kwota zwiększeń dobrowolnych 4375,70 zł. Łącznie daje to kwotę 5360,23 zł.

Magdalena Sobczak

magdalena.sobczak@infor.pl

Podstawa prawna

Ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 592 z późn. zm.).