Poradnia kadrowa

● Czy pracodawca może udzielić zatrudnionemu oprocentowanej pożyczki z ZFRON

● W jakim terminie przedsiębiorca składa wniosek do organu podatkowego o wydanie zaświadczenia o pomocy de minimis

● Od kiedy niepełnosprawny nabywa prawo do dodatkowej przerwy w pracy

● Jesteśmy fundacją prowadzącą działalność na rzecz rehabilitacji społecznej i zawodowej osób niepełnosprawnych. W związku z tym chcemy utworzyć zakład aktywności zawodowej (zaz), dzięki czemu będziemy mogli m.in. utworzyć zakładowy fundusz aktywności i korzystać z jego środków. Przepisy wymagają jednak, aby utworzona wyodrębniona organizacyjnie i finansowo jednostka w postaci zaz zatrudniała 70 proc. osób z niepełnosprawnością. Chcemy spełnić ten warunek, ale nie wiemy, czy do ogółu zatrudnionych mamy wliczać tylko osoby zatrudnione przez zaz, czy także osoby niepełnosprawne pracujące dla fundacji? Czy jako zaz musimy wysyłać do PFRON co miesiąc informacje o zatrudnieniu?

Zgodnie z art. 29 ust. 1 ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (dalej: ustawa o rehabilitacji) gmina, powiat, fundacja, stowarzyszenie lub inna organizacja społeczna, której statutowym zadaniem jest rehabilitacja zawodowa i społeczna osób niepełnosprawnych (dalej: organizator), może utworzyć wyodrębnioną organizacyjnie i finansowo jednostkę i uzyskać dla tej jednostki status zakładu aktywności zawodowej, jeżeli:

1) co najmniej 70 proc. ogółu osób zatrudnionych w tej jednostce stanowią osoby niepełnosprawne, w szczególności skierowane do pracy przez powiatowe urzędy pracy:

a) zaliczone do znacznego stopnia niepełnosprawności,

b) zaliczone do umiarkowanego stopnia niepełnosprawności, u których stwierdzono autyzm, upośledzenie umysłowe lub chorobę psychiczną, w tym osób, w stosunku do których rada programowa, o której mowa w art. 10a ust. 4, zajęła stanowisko uzasadniające podjęcie zatrudnienia i kontynuowanie rehabilitacji zawodowej w warunkach pracy chronionej;

2) spełnia warunki, o których mowa w art. 28 ust. 1 pkt 2 i 3;

3) przeznacza uzyskane dochody na zakładowy fundusz aktywności;

4) uzyska pozytywną opinię starosty o potrzebie utworzenia zakładu aktywności zawodowej, z wyjątkiem przypadku, gdy organizatorem jest powiat.

Zgodnie ze stanowiskiem Biura Pełnomocnika Rządu do spraw Osób Niepełnosprawnych z 2 sierpnia 2013 r. (znak: BON-I-52310-51-IKW/13) to zakład aktywności zawodowej - nie zaś organizator - jest pracodawcą w stosunku do osób w nim zatrudnionych - zgodnie z art. 3 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.). Wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych dla zaz został określony w art. 29 ust. 1 ustawy o rehabilitacji.

Ponadto zakład aktywności zawodowej, podobnie jak i inni pracodawcy zatrudniający osoby niepełnosprawne, zobowiązany jest do przesyłania do PFRON, zgodnie z art. 21 ust. 2f ustawy o rehabilitacji oraz rozporządzeniem ministra pracy i polityki społecznej z 20 grudnia 2012 r. w sprawie określenia wzorów miesięcznych i rocznych, informacji o zatrudnieniu, kształceniu lub o działalności na rzecz osób niepełnosprawnych (Dz.U. z 2013 r. poz. 33):

1) INF-1 - informacji miesięcznej o zatrudnieniu, kształceniu lub o działalności na rzecz osób niepełnosprawnych,

2) INF-Z - informacji miesięcznej o zatrudnieniu, kształceniu lub o działalności na rzecz osób niepełnosprawnych - informacja ewidencyjna,

3) INF-2 - informacji rocznej o zatrudnieniu, kształceniu lub o działalności na rzecz osób niepełnosprawnych.

Podstawa prawna

Art. 29 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 127, poz. 721 z późn. zm.).

● Chcemy udzielić pracownikowi niepełnosprawnemu pożyczki ze środków zakładowego funduszu rehabilitacji osób niepełnosprawnych (ZFRON). Z której puli możemy udzielić takiej pożyczki oraz na jakie cele pożyczka może być udzielona? Czy pożyczka może być oprocentowana? Czy pracodawca ma obowiązek dokumentować udzielenie pracownikowi pożyczki?

Pracodawca ma możliwość udzielenia pożyczki pracownikowi niepełnosprawnemu ze środków ZFRON na podstawie przepisów rozporządzenia w sprawie zakładowego funduszu rehabilitacji osób niepełnosprawnych (dalej: rozporządzenie). Następuje to w ramach pomocy indywidualnej, która zgodnie z par. 4 rozporządzenia może być udzielona w formie pomocy bezzwrotnej lub nieoprocentowanej pożyczki.

Z rozporządzenia wprost wynika, że pomoc indywidualna może być udzielona jako nieoprocentowana pożyczka, a więc pracodawca nie ma prawa udzielić pożyczki oprocentowanej. Takie działanie stanowiłoby naruszenie obowiązujących przepisów dotyczących wydatkowania środków ZFRON.

Szczegółowy katalog wydatków możliwych do sfinansowania w ramach pomocy indywidualnej zawiera rozporządzenie. Powinien on być także określony w zakładowym regulaminie wydatkowania środków ZFRON. W związku z powyższym pracodawca może udzielić pomocy pracownikowi, ale jedynie na te wydatki, które przewidziane są w zakładowym regulaminie.

Pomoc indywidualna udzielana jest na wniosek, w którym należy wskazać m.in. formę pomocy (bezzwrotna pomoc lub nieoprocentowana pożyczka) oraz uzasadnienie jej udzielenia. W umowie pożyczki strony powinny określić szczegółowe zasady jej udzielenia, spłacania, okresu, na jaki jest udzielana, a także możliwości jej ewentualnego umorzenia. W przypadku wydatkowania pożyczki zgodnie z przeznaczeniem pracodawca może ją umorzyć w całości lub w części.

Ze względu na to, że środki zgromadzone na zakładowym funduszu są środkami publicznymi, pracodawca ma obowiązek udokumentowania wszystkich wydatków, jakie są ponoszone z rachunku funduszu. Obowiązek ten dotyczy także wydatków finansowanych w ramach pomocy indywidualnej - udzielonej zarówno w formie bezzwrotnej pomocy, jak i nieoprocentowanej pożyczki. Pracodawca musi mieć pewność, że środki zakładowego funduszu rzeczywiście zostały przeznaczone na wydatki związane z rehabilitacją zawodową, społeczną i leczniczą. Tym bardziej że umorzenie pożyczki może nastąpić jedynie w przypadku, gdy została ona przeznaczona na cele wskazane we wniosku o udzielenie pomocy. Dlatego pracodawca powinien dysponować dowodami (np. paragony, faktury), z których wynikać będzie, na jaki cel pracownik przeznaczył pożyczkę.

Podstawa prawna

Par. 2-4 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2007 r. w sprawie zakładowego funduszu rehabilitacji osób niepełnosprawnych (Dz.U. nr 245, poz. 1810 z późn. zm.).

● Korzystamy ze środków zgromadzonych na zakładowym funduszu rehabilitacji osób niepełnosprawnych. Za każdym razem, gdy dokonujemy zakupów w ramach pomocy de minimis, składamy wniosek o wydanie zaświadczenia o pomocy de minimis do właściwego organu administracji w terminie 30 dni od momentu poniesienia wydatku. Jednak ostatnio urząd skarbowy poinformował nas, że termin ten został skrócony do 7 dni. Czy teraz powinniśmy składać wniosek w skróconym terminie?

Zgodnie z par. 9 ust. 2 rozporządzenia w sprawie zakładowego funduszu rehabilitacji osób niepełnosprawnych (dalej: rozporządzenie) warunkiem uznania wydatku poniesionego z zakładowego funduszu rehabilitacji osób niepełnosprawnych (ZFRON) jako pomoc de minimis jest uzyskanie zaświadczenia wydanego przedsiębiorcy przez organ podatkowy, podmiot uprawniony do pobierania opłat na podstawie odrębnych przepisów lub inny podmiot udzielający pomocy. W celu uzyskania zaświadczenia pracodawca ma obowiązek wystąpić z wnioskiem w terminie 30 dni od dnia dokonania wydatku ze środków ZFRON.

Z kolei zgodnie z nowym par. 6 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów z 7 sierpnia 2008 r. w sprawie sprawozdań o udzielonej pomocy publicznej, informacji o nieudzieleniu takiej pomocy oraz sprawozdań o zaległościach przedsiębiorców we wpłatach świadczeń należnych na rzecz sektora finansów publicznych (Dz.U. nr 153, poz. 952 z późn. zm.), które zostało znowelizowane rozporządzeniem z 7 stycznia 2013 r., podmiot udzielający pomocy sporządza i przekazuje sprawozdania o pomocy udzielonej w danym dniu, w terminie 7 dni od dnia jej udzielenia (a nie jak było do 31 stycznia 2013 r. - w terminie 30 dni).

W interpretacji z 29 lipca 2013 r. (znak: DDO-52-238(2)/13/RR) Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów stwierdził, iż skrócenie terminu sprawozdawania o udzielonej pomocy do 7 dni jest kolejnym etapem tworzenia bazy pomocy de minimis. W opinii UOKiK, ZPChr wymagają niestandardowego podejścia w kontekście wskazanych przepisów. Oznacza to, że nadal pozostają one związane terminem 30-dniowym.

Uzupełniając wytyczne UOKiK, należy dodać, że wskazany w rozporządzeniu z 2008 r. termin 7 dni nie dotyczy pracodawców dokonujących wydatków z ZFRON i składających wniosek o pomoc de minimis, ale podmiotów udzielających pomocy publicznej. Nie można więc przyjąć, że w związku ze zmianą terminu na złożenie przez podmiot udzielający pomocy publicznej sprawozdania z udzielonej pomocy skróceniu ulega termin wynikający z par. 9 ust. 2 rozporządzenia.

Zgodnie z art. 2 pkt 12 ustawy z 30 kwietnia 2004 r. o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej (Dz.U. nr 1213, poz. 1291) przez podmiot udzielający pomocy należy rozumieć organ administracji publicznej lub inny podmiot, który jest uprawniony do udzielania pomocy publicznej, w tym przedsiębiorcę publicznego, o którym mowa w art. 2 ust. 1 pkt 4 ustawy z 22 września 2006 r. o przejrzystości stosunków finansowych pomiędzy organami publicznymi a przedsiębiorcami publicznymi oraz o przejrzystości finansowej niektórych przedsiębiorców (Dz.U. nr 191, poz. 1411 z późn. zm.).

Biorąc pod uwagę powyższe - zmiana rozporządzenia z 7 sierpnia 2008 r. nie ma wpływu na termin złożenia wniosku o wydanie zaświadczenia de minimis przez pracodawców dysponujących ZFRON.

Podstawa prawna

Par. 9 ust. 2 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2007 r. w sprawie zakładowego funduszu rehabilitacji osób niepełnosprawnych (Dz.U. nr 245, poz. 1810).

Par. 1 ust. 2 lit. b rozporządzenia Rady Ministrów z 7 stycznia 2013 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie sprawozdań o udzielonej pomocy publicznej, informacji o nieudzielaniu takiej pomocy oraz sprawozdań o zaległościach przedsiębiorców we wpłatach świadczeń należnych na rzecz sektora finansów publicznych (Dz.U. poz. 113).

● Zatrudniamy w naszej firmie od kilku miesięcy cztery osoby niepełnosprawne. W kolejnych miesiącach chcemy zatrudniać jeszcze kilka osób z umiarkowanym stopniem niepełnosprawności. Zgodnie z ustawą o rehabilitacji zawodowej zatrudnieni niepełnosprawni w różnym momencie uzyskują dodatkowe uprawniania. Czy prawo np. do skróconego czasu pracy lub do dodatkowej przerwy w pracy przysługuje osobie niepełnosprawnej od dnia jej zatrudnienia?

Obowiązujący od 1 czerwca 2011 r. art. 20c ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (dalej: ustawa) stanowi, iż osobie niepełnosprawnej przysługują uprawnienia pracownicze określone w niniejszym rozdziale odpowiednio od dnia, od którego osoba niepełnosprawna została wliczona do stanu zatrudnienia osób niepełnosprawnych na podstawie art. 2a ustawy.

Artykuł 20c ustawy dotyczy uprawnień osób niepełnosprawnych zawartych w rozdziale 4 pt. "Uprawnienia osób niepełnosprawnych". Do uprawnień tych zaliczamy:

wprawo do skróconego czasu pracy,

wzakaz pracy w porze nocnej i w godzinach nadliczbowych,

wuprawnienie do dodatkowej przerwy w pracy,

wprawo do dodatkowego urlopu wypoczynkowego (urlop rehabilitacyjny),

wprawo do płatnego zwolnienia od pracy.

Artykuł 2a ustawy bezpośrednio dotyczy momentu wliczania przez pracodawcę do stanu zatrudniania osób niepełnosprawnych. Zgodnie z jego ust. 1 osobę niepełnosprawną wlicza się do stanu zatrudnienia osób niepełnosprawnych, począwszy od dnia przedstawienia pracodawcy orzeczenia potwierdzającego niepełnosprawność. Przepis ten stosuje się przede wszystkim w przypadkach pierwszego orzeczenia przedstawionego przez pracownika.

Z kolei art. 2a ust. 2-4 ustawy regulują kwestie wliczania do stanu zatrudnienia pracownika po uzyskaniu przez niego kolejnego orzeczenia o niepełnosprawności, z uwzględnieniem schorzeń szczególnych.

Celem art. 20c ustawy jest zsynchronizowanie momentu uzyskania poszczególnych uprawnień przez pracowników niepełnosprawnych od dnia wliczenia ich do stanu zatrudnienia na podstawie art. 2a. Oczywiście uprawnienia te pracownik nabywa z uwzględnieniem szczegółowych przepisów zawartych w art. 15-20 ustawy.

I tak, zgodnie z art. 20c ustawy, jeżeli pracodawca zatrudnia nową osobę niepełnosprawną, np. ze znacznym stopniem niepełnosprawności, to dodatkowa przerwa w pracy przysługuje takiemu pracownikowi od dnia przedstawienia orzeczenia o niepełnosprawności (tak więc niekoniecznie od dnia zatrudnienia). Tak samo od tego dnia stosuje się wobec niego zakaz pracy w porze nocnej oraz w godzinach nadliczbowych. Jeśli chodzi o dodatkowy urlop, to trzeba uwzględnić regulacje zawarte w art. 19 ustawy, że prawo do pierwszego urlopu dodatkowego osoba ta nabywa po przepracowaniu jednego roku po dniu zaliczenia jej do jednego z tych stopni niepełnosprawności.

Podstawa prawna

Art. 2a, 20c ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 127, poz. 721 z późn. zm.).

Mateusz Brząkowski

radca prawny, Polska Organizacja Pracodawców Osób Niepełnosprawnych