Jak prawidłowo zawrzeć z podwładnym umowę szkoleniową

Czy zawsze trzeba zawierać kontrakt z firmą

Pracownik chce podjąć studia, nie prosi nawet pracodawcy o dofinansowanie, potrzebuje tylko w ograniczonym zakresie zwalniać się na zajęcia. Czy z powodu braku umowy szkoleniowej pracodawca może odmówić korzystania z tego przywileju?

@RY1@i02/2013/052/i02.2013.052.18300150e.817.jpg@RY2@

Kodeks pracy obowiązek zawarcia umowy określającej wzajemne prawa i obowiązki stron przewiduje wyłącznie wtedy, gdy przełożony zamierza zobowiązać podwładnego do pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu nauki. Podpisywanie kontraktu nie jest zatem konieczne, gdy wyłącznym celem pracownika wnioskującego o zgodę pracodawcy na dokształcanie jest możliwość korzystania z urlopu szkoleniowego lub chęć uzyskania prawa do udzielania zwolnienia od obowiązku świadczenia pracy na czas zajęć. Z kolei jeśli pracodawca udziela jakichkolwiek dodatkowych świadczeń, zawarcie umowy szkoleniowej, nawet wtedy gdy przepisy nie przewidują takiego obowiązku, jest korzystne dla zainteresowanych. Pracownik uzyskuje podstawę do żądania od pracodawcy świadczeń objętych umową i gwarancję ich otrzymania. Pracodawca zaś może oczekiwać rzetelnego podchodzenia przez podwładnego do obowiązków związanych z nauką.

Podstawa prawna

Art. 103⁴ par. 3 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Czy forma umowy jest kształtowana dowolnie

Pracodawca ustnie zadeklarował pracownikowi pomoc w finansowaniu połowy czesnego za studia. Czy taka forma umowy szkoleniowej jest wystarczająca?

@RY1@i02/2013/052/i02.2013.052.18300150e.818.jpg@RY2@

Kontrakt powinien mieć formę pisemną. Jego zawarcie w innej formie, np. ustnej, czy w sposób dorozumiany nie powoduje nieważności umowy, ponieważ rygor ten zastrzeżony jest tylko dla celów dowodowych. W przypadku sporów na tle wykonania umowy udowodnienie zasadności jakichkolwiek roszczeń przed sądem byłoby jednak bardzo utrudnione. Wyrażane są jednak poglądy, iż ważność zobowiązania pracownika do odpracowania uzgodnionego przez strony okresu zależy od tego, czy zostało ono stwierdzone na piśmie.

Podstawa prawna

Art. 103⁴ par. 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Czy umowa może przewidywać refundację kosztów

Pracodawca zgadza się opłacić pracownikowi czesne za studia. Nie chce jednak uiszczać go z góry na konto uczelni tylko zwracać podwładnemu pieniądze dopiero po zaliczeniu danego semestru. Czy jest to dopuszczalne?

@RY1@i02/2013/052/i02.2013.052.18300150e.819.jpg@RY2@

Umowa taka jest zawierana w tym zakresie na zasadzie swobody. Strony mogą kształtować w sposób dowolny jej zapisy w zakresie pokrycia kosztów nauki. Umowa może przewidywać, że pracodawca ureguluje opłaty za naukę przed terminem ich płatności bezpośrednio na rzecz uczelni czy innego podmiotu prowadzącego szkolenie. Wymaga to zawarcia w umowie zastrzeżenia zobowiązującego pracownika do przedstawienia z wyprzedzeniem przed terminem płatności zaświadczenia szkoły lub własnego oświadczenia o wysokości należnej opłaty. Strony mogą się umówić także, że pracownik sam będzie pokrywał czesne za naukę, z kolei pracodawca dokona jego refundacji po przedstawieniu faktury lub innego dowodu uiszczenia opłaty (np. wyciągu z konta). Dopuszczalne jest wreszcie pokrycie czesnego tylko za zaliczony przez pracownika semestr, ponieważ takie postanowienie umowy nie jest sprzeczne z prawem ani zasadami współżycia społecznego. Wymaga to zakreślenia w umowie terminu, w jakim pracownik powinien złożyć zaświadczenie o ukończeniu semestru studiów, np. wraz z oświadczeniem czy fakturą określającą wysokość poniesionych przez niego kosztów pod rygorem utraty prawa do refundacji czesnego. Pracodawca ma prawo pokryć koszty dokształcania w pełni lub tylko częściowo. Jeśli ma płacić czesne tylko częściowo, opłaty należy określić procentowo lub jako ułamek całej opłaty.

Podstawa prawna

Art. 103³ ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Czy można zwrócić koszty dojazdu

Pracownik chce, aby przełożony zobowiązał się w umowie do zwrotu kosztów jego dojazdu na uczelnię. Czy jest to możliwe?

@RY1@i02/2013/052/i02.2013.052.18300150e.820.jpg@RY2@

Zakres świadczeń dobrowolnych, jakich może udzielić pracodawca, jest całkowicie dowolny i zależy tylko od jego woli. Nie ma więc przeszkód, aby zrefundować pracownikowi koszty dojazdów bez zwracania mu czesnego. Finansując transport, w umowie można określić ryczałt w stałej kwocie bez konieczności rozliczania się pracownika w jakikolwiek sposób z poniesionych rzeczywiście kosztów. Dopuszczalne jest także ustalenie, iż pracodawca będzie refundował wydatki na dojazd na takich zasadach, jak rozlicza się podróże służbowe. Pokrycie kosztów w zależności od woli stron umowy może obejmować zwrot ceny biletów kolejowych lub autobusowych albo tzw. kilometrówki. To, czy wypłata odbywać się będzie na podstawie oświadczenia pracownika, czy po przedstawieniu biletów, zależy od woli umawiających się stron. Umowa może też przewidywać pokrycie kosztów zakwaterowania pracownika, jeśli uczy się on poza miejscem zamieszkania. W takiej sytuacji dopuszczalne jest określenie ryczałtu lub rozliczanie się na podstawie faktur z ewentualnym wskazaniem w umowie szkoleniowej kwoty maksymalnej refundacji za nocleg.

Podstawa prawna

Art. 103³ ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Czy są dozwolone mniej korzystne rozwiązania

Pracownikowi bardzo zależy, żeby pracodawca sfinansował mu studia. W zamian deklaruje, że w umowie zrzeknie się urlopu szkoleniowego i płatnych zwolnień. Czy kontrakt będzie w tej części ważny?

@RY1@i02/2013/052/i02.2013.052.18300150e.821.jpg@RY2@

Umowa nie może zawierać postanowień mniej korzystnych dla pracownika niż te przewidziane przepisami działu IV rozdziału III k.p., które normują podnoszenie kwalifikacji zawodowych. Żadnego znaczenia dla stwierdzenia nieważności niezgodnych z prawem zapisów nie miałoby to, iż zostały one umieszczone w umowie za zgodą obydwu stron lub nawet z inicjatywy pracownika.

Podstawa prawna

Art. 103⁴ par. 2 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Czy można udzielić dodatkowego urlopu

Pracownik chce podjąć trudne studia. Nie zależy mu na opłaceniu ich przez pracodawcę, tylko na tym, aby udzielił mu on dodatkowego urlopu szkoleniowego w wymiarze 5 dni przed każdą sesją. Czy taki zapis umowy jest możliwy?

@RY1@i02/2013/052/i02.2013.052.18300150e.822.jpg@RY2@

Co do zasady uprawnienia doszkalającego się w zakresie urlopu szkoleniowego i zwolnienia od pracy na czas zajęć określa k.p. Nie ulega wątpliwości, że w przypadku niektórych studiów urlop taki może okazać się niewystarczający z uwagi na ilość materiału do opanowania. Pracodawca może zatem udzielić podwładnemu urlopu szkoleniowego w zakresie szerszym, niż wynika to z k.p. W umowie wskazać należy jego wymiar oraz to, czy jest on płatny. Wymiar dodatkowego urlopu skorelować można z poszczególnymi etapami nauki lub sesjami egzaminacyjnymi albo przyznać dodatkowy urlop na cały okres nauki.

Podstawa prawna

Art. 103³ ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Czy można wydłużyć okres odpracowania

Przełożony sfinansuje bardzo kosztowne szkolenie pracownika. W zamian ten zgodził się na zapisanie w umowie, że przepracuje u pracodawcy 4 lata. Czy takie postanowienie będzie ważne?

@RY1@i02/2013/052/i02.2013.052.18300150e.823.jpg@RY2@

Maksymalny okres odpracowania świadczeń udzielonych przez pracodawcę to 3 lata od ukończenia szkolenia czy studiów. Okres ten może być też krótszy. Nałożenie na pracownika obowiązku przepracowania określonego okresu po zakończeniu nauki odbywanej za zgodą lub na polecenie pracodawcy wymaga wyraźnego zastrzeżenia w umowie. Jeśli zostanie w niej wskazany okres dłuższy, zapis taki będzie w tej części nieważny i w jego miejsce pracownik będzie zobowiązany do przepracowania maksymalnie trzech lat. Okres ten powinien zostać wskazany w miesiącach lub latach od ukończenia nauki, a nie poprzez odwołanie do konkretnego terminu.

Podstawa prawna

Art. 103⁵ pkt 2 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Czy umowa musi określać podstawy zwrotu

Zatrudniony oskarżył przełożonego o mobbing i zwolnił się z tej przyczyny z pracy w trybie natychmiastowym z powołaniem się na ciężkie naruszenie przepisów z winy pracodawcy. Pracodawca w procesie o odszkodowanie wykazał, że do mobbingu nie doszło. Zażądał od pracownika zwrotu kosztów dofinansowania studiów. Podwładny powołał się więc na to, że umowa nie przewiduje obowiązku zwrotu kosztów w takiej sytuacji. Czy taki zarzut będzie skuteczny?

@RY1@i02/2013/052/i02.2013.052.18300150e.824.jpg@RY2@

Jeśli pracodawca rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia z winy pracownika, w trakcie podnoszenia nauki lub po ukończeniu szkolenia, w terminie określonym w umowie, albo pracownik sam wypowie w tym czasie kontrakt, będzie miał on obowiązek zwrotu kosztów poniesionych przez pracodawcę. Wyjątek od tej zasady dotyczy wypowiedzenia umowy, którego przyczyną jest mobbing ze strony pracodawcy. Musi być to jednak mobbing rzeczywisty. Obowiązek zwrotu kosztów poniesionych przez pracodawcę dotyczy także tych osób, które rozwiążą stosunek pracy bez wypowiedzenia z powodu ciężkiego naruszenia obowiązków przez pracodawcę, w tym z powodu mobbingu (art. 55 lub art. 94³ k.p.), mimo braku przyczyn uprawniających do tego. Skoro pracodawca wykazał, że podwładny bezpodstawnie powołał się na mobbing, ma prawo żądać od niego zwrotu kosztów nauki.

Podstawa prawna

Art. 103⁵ ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Rafał Krawczyk

sędzia Sądu Okręgowego w Toruniu

dgp@infor.pl