Jak obliczyć i wyegzekwować odszkodowanie za straty wyrządzone przez pracownika

Z pytania wynika, że pracownik wyrządził szkodę pracodawcy z winy nieumyślnej. Zostanie zatem obarczony odszkodowaniem w wysokości mającej pokryć rzeczywistą stratę, ale nie wyższym niż trzykrotność jego wynagrodzenia, obliczonego w oparciu o zasady, jakie obowiązują przy ustalaniu podstawy ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy.

Nienależyte wykonanie obowiązków

W zakresie obowiązków pracownika mieści się wykonywanie pracy sumiennie i starannie, a w szczególności dbanie o dobro zakładu pracy i ochrona jego mienia (art. 100 kodeksu pracy). Pracownik poprzez swoje określone zachowanie lub zaniechanie działania może jednak doprowadzić do przepadku bądź uszkodzenia własności pracodawcy. Ponosi wówczas odpowiedzialność materialną za wyrządzoną szkodę lub mienie powierzone mu z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się. Zakres odpowiedzialności zatrudnionego za szkodę wyrządzoną pracodawcy wyznacza kodeks pracy w przepisach rozdziału I działu V k.p. Zgodnie z art. 114 k.p. pracownik, który wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych ze swej winy wyrządził pracodawcy szkodę, ponosi odpowiedzialność materialną według określonych w nim zasad.

Aby mógł być pociągnięty do odpowiedzialności, muszą być spełnione następujące warunki:

wpowstała szkoda w majątku pracodawcy (uszczerbek, różnica w wartości mienia przed zdarzeniem skutkującym powstaniem szkody oraz po nim, powiększona o ewentualne utracone korzyści, jakie pracodawca mógłby osiągnąć, gdyby nie było szkody),

wdoszło do niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych,

wpracownik ponosi winę,

wszkoda jest naturalną konsekwencją zawinionego zachowania pracownika, polegającego na niewykonaniu lub nienależytym wykonaniu obowiązków.

Ciężar wykazania, że wszystkie te przesłanki zaszły łącznie, spoczywa na pracodawcy. Odpowiedzialność pracownika powstaje, jeśli dopuścił się on czynu zawinionego. Potwierdził to Sąd Najwyższy w wyroku z 11 maja 1977 r. (IV PR 109/77, LEX nr 14384). Stwierdzono w nim, że zgodnie z art. 114 i 115 k.p. pracownik ponosi odpowiedzialność za szkodę poniesioną przez pracodawcę tylko w razie zawinionego niewykonania obowiązków pracowniczych, pozostającego w związku przyczynowym ze szkodą. Po ustaleniu, że pracownik spowodował szkodę w majątku pracodawcy ze swojej winy, należy ustalić, czy jest to wina umyślna, czy nieumyślna. W przypadku tej drugiej, odpowiedzialność pracownika jest łagodniejsza. Z winą umyślną mamy do czynienia wówczas, gdy pracownik chce wyrządzić szkodę (zamiar bezpośredni) lub gdy wyrządzenie szkody przewiduje i na to się godzi (zamiar ewentualny). Natomiast wina nieumyślna polega na tym, iż pracownik, nie mając zamiaru wyrządzenia szkody, wyrządza ją jednak na skutek niezachowania ostrożności wymaganej w danych okolicznościach - mimo iż możliwość wyrządzenia szkody przewidywał (lekkomyślność) lub mógł przewidzieć (niedbalstwo). Kolejną przesłanką odpowiedzialności pracownika jest nienależyte wykonywanie przez niego powierzonych obowiązków lub zaniechanie podjęcia odpowiednich czynności, przy czym szkoda musi być tego typową konsekwencją - w świetle doświadczenia życiowego. Innymi słowy, musi istnieć związek przyczynowy pomiędzy działaniem (zaniechaniem) pracownika a powstałą szkodą. Pracodawca jest obowiązany wykazać okoliczności uzasadniające odpowiedzialność pracownika oraz wysokość powstałej szkody. Pracownik nie ponosi odpowiedzialności za szkodę w takim zakresie, w jakim pracodawca lub inna osoba przyczyniła się do jej powstania albo zwiększenia. Nie ponosi także ryzyka związanego z działalnością pracodawcy, a w szczególności nie odpowiada za szkodę wynikłą w związku z działaniem w granicach dopuszczalnego ryzyka.

Limitowanie należności

Jeżeli pracownik wyrządził w mieniu pracodawcy szkodę z winy nieumyślnej, ponosi pracowniczą odpowiedzialność tylko w granicach rzeczywistej szkody. Nie obejmuje ona wówczas spodziewanych, a utraconych korzyści, które pracodawca mógłby osiągnąć, gdyby mu szkody nie wyrządzono. Rzeczywista strata to faktyczny uszczerbek na majątku - doznany przez pracodawcę w mieniu, którego jest on właścicielem lub posiadaczem. Pracodawca musi ją sam oszacować, biorąc pod uwagę ceny obowiązujące w chwili ustalania odszkodowania. Pracownik nie może ponosić dodatkowo ciężaru utraconych, hipotetycznych korzyści, które firma osiągała w chwili wyrządzenia szkody lub spodziewała się uzyskać w przyszłości, a szkoda to uniemożliwiła. Odszkodowanie ustala się w wysokości wyrządzonej szkody, ale nie może ono przewyższać kwoty trzymiesięcznego wynagrodzenia przysługującego pracownikowi w dniu wyrządzenia szkody (art. 119 k.p.). Kwotę wynagrodzenia dla celów ustalenia wysokości odszkodowania oblicza się według zasad obowiązujących przy ustalaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop, bez uwzględnienia zmian w warunkach wynagradzania lub wysokości składników wynagrodzenia wprowadzonych po dniu wyrządzenia szkody. Tak stanowi par. 3 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy.

Z pytania wynika, że pracownik przez nieostrożność w prowadzeniu wózka widłowego strącił towary z regału. Nie zrobił tego jednak umyślnie. Pracodawca wycenił straty na 3680 zł, przy czym powinna to być tylko wartość rynkowa czyli - po cenie zakupu, a nie powiększona o marżę hurtowni, czyli zysk, który pracodawca by osiągnął, gdyby sprzedał towary. Pracodawcy należy się odszkodowanie w wysokości faktycznej straty, ale maksymalnie odpowiadające kwocie trzech wynagrodzeń pracownika. Obliczone według zasad odnoszących się do ekwiwalentu pieniężnego za urlop wynagrodzenie należy pomnożyć przez trzy, uzyskując górny limit odszkodowania na rzecz pracodawcy.

Jak ekwiwalent za urlop

W rozpatrywanym przypadku pracownik otrzymuje stałe miesięczne wynagrodzenie w wysokości 2100 zł oraz zmienną miesięczną premię jakościową. Podstawę odszkodowania należy wyznaczyć, sumując stałą płacę zasadniczą przysługującą na dzień wyrządzenia szkody, ze średnim miesięcznym zmiennym składnikiem wynagrodzenia. Zróżnicowane co do wysokości składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, wypłacone w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc powstania szkody, uwzględnia się w średniej wysokości z tego okresu. Jeśli szkoda powstała w lutym, zliczamy premie wypłacone pracownikowi w okresie grudzień i styczeń, gdyż tylko tyle pracownik zdążył przepracować. Wynik dzielimy w tej sytuacji przez 2. W tym okresie pracownik dostał premie w łącznej wysokości 415 zł (185 zł + 230 zł). Średnia premia wynosi więc 207,50 zł [(185 zł + 230 zł) : 2].

Łączne wynagrodzenie pracownika to 2307,50 zł (2100 zł + 207,50 zł). Trzykrotność tak ustalonej pensji wynosi 6922,50 zł. Kwota ta przewyższa stratę pracodawcy, która wyniosła 3680 zł. Pracownik zapłaci zatem odszkodowanie pokrywające tę faktyczną stratę.

Forma zapłaty

Odszkodowanie może być wyegzekwowane w drodze potrąceń z wynagrodzenia za pracę, z zachowaniem procedur określonych w art. 91 k.p. Jeśli pracownik nie chce jednorazowo wpłacić odszkodowania, może wyrazić zgodę na potrącanie odpowiednich kwot z wynagrodzenia aż do pokrycia pełnej należności. Niezbędna jest do tego pisemna zgoda pracownika. Nie mamy tu bowiem do czynienia z potrąceniami przymusowymi (należności alimentacyjne, inne niż alimenty świadczenia egzekwowane na podstawie tytułu wykonawczego, kara porządkowa, zaliczka pobrana przez pracownika). Przy dokonywaniu potrąceń należy każdorazowo zachować kwotę wolną, która ogranicza ujęcie. Barierą jest tu minimalne wynagrodzenie za pracę netto (po odliczeniu składek na ZUS oraz zaliczki na podatek dochodowy). W 2013 roku jest to kwota 1181,38 zł.

Jeśli z winy umyślnej

Jeżeli pracownik umyślnie wyrządził szkodę, jest obowiązany do jej naprawienia w pełnej wysokości (art. 122 k.p.). Winę umyślną definiujemy zgodnie z kodeksem karnym. Czyn zabroniony jest popełniony umyślnie, jeżeli sprawca ma zamiar jego popełnienia, tj. chce go popełnić albo przewidując możliwość jego popełnienia, na to się godzi (art. 9 par. 1 k.k.). Naprawienie szkody w pełnej wysokości jest dla pracownika większym obciążeniem, gdyż nie tylko pokrywa rzeczywiste straty, ale również utracone korzyści, które pracodawca mógłby osiągnąć, gdyby mu szkody nie wyrządzono. Pracodawcę obciąża jednak obowiązek udowodnienia, że zatrudniony działał na jego niekorzyść umyślnie, a także wyliczenie wysokości szkody.

Ustalamy zakres odpowiedzialności

● Ustalamy, czy zostały spełnione łącznie wszystkie przesłanki powodujące odpowiedzialność materialną pracownika (powstanie szkody w mieniu firmy, wina pracownika, czyn wynikał z zaniedbania pracowniczych obowiązków, istnieje związek przyczynowy pomiędzy działaniem zatrudnionego a powstałą szkodą),

● Ustalamy czy wina pracownika miała charakter umyślny czy nieumyślny,

● Obliczamy wysokości szkody (tylko faktyczna wysokość straty - w przypadku winy nieumyślnej lub wysokość straty wraz z wartością utraconych korzyści - przy winie umyślnej),

● Ustalamy wysokość odszkodowania, do którego zapłaty zobowiązany jest pracownik (nie może być ono wyższe niż trzykrotność jego wynagrodzenia obliczonego jak ekwiwalent urlopowy).

Lista płac za luty 2013 r. (z założeniem, że pracownik wyraził pisemną zgodę na potrącenie odszkodowania w wysokości 3680 zł)

Przychód	2200 zł	2100 zł (stała pensja) + 100 zł (premia)
Składki na ubezpieczenia społeczne	301,62 zł	podstawa wymiaru: 2200 zł składka emerytalna: 2200 zł x 9,76 proc. = 214,72 zł składka rentowa: 2200 zł x 1,5 proc. = 33 zł składka chorobowa: 2200 zł x 2,45 proc. = 53,90 zł łączna kwota składek: 301,62 zł
Składka na ubezpieczenie zdrowotne do zapłaty do ZUS odliczana od podatku	170,85 zł 147,12 zł	podstawa wymiaru: 1898,38 zł (po pomniejszeniu o składki na ubezpieczenia społeczne - 301,62 zł) 1898,38 zł x 9 proc. = 170,85 zł 1898,38 x 7,75 proc. = 147,12 zł
Zaliczka na podatek dochodowy	128 zł	przychód do opodatkowania: 2200 zł podstawa opodatkowania (po zaokrągleniu): 1787 zł [2200 zł (przychód) - 111,25 zł (koszty uzyskania przychodów) - 301,62 zł (składki na ubezpieczenia społeczne)] zaliczka do urzędu skarbowego (po zaokrągleniu): 128 zł (1787 zł x 18 proc.) - 46,33 zł - 147,12 zł = 128,21 zł (zaliczka na podatek)
Kwota netto	1599,53 zł	1599,53 zł [2200 zł - (301,62 zł + 170,85 zł + 128)]
Potrącenie na rzecz pracodawcy - kwota wolna 1181,38 zł	418,15 zł	418,15 (1599,53 zł - 1181,38 zł)
Kwota do wypłaty	1181,38 zł	1599,53 zł - 418,15 zł

@RY1@i02/2013/047/i02.2013.047.217000400.802.jpg@RY2@

Izabela Nowacka ekspert od wynagrodzeń

Izabela Nowacka

ekspert od wynagrodzeń

Podstawa prawna

Art. 91, art. 114-117, art. 119, art. 122 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r., nr 21, poz. 94 z późn.zm.).

Par. 3 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz.U. nr 62, poz. 289 z późn. zm.).