Poradnia kadrowa

• Na jakich zasadach międzyzakładowa kasa zapomogowo-pożyczkowa podpisuje umowę z pracodawcami
• Kiedy powstaje obowiązek zawarcia pisemnej umowy z wolontariuszem
• Czy i w jaki sposób można odzyskać od byłego pracownika omyłkowo wypłacony ekwiwalent za niewykorzystany urlop

Co do zasady należy podpisać jedną umowę ze wszystkimi powiązanymi stronami. Artykuły 6 i 8 ustawy o kasach zapomogowo-pożyczkowych stanowią podstawę i zobowiązanie do podpisania takiej umowy (w przypadku jednostek sfery budżetowej częściej zwanej zwyczajowo porozumieniem). Umowa powinna obejmować zarówno kwestie finansowe, w tym zwłaszcza sposób, w jaki pracodawcy składają się na poniesienie wspólnych kosztów za udostępnienie lokalu, zatrudnienie obsługi czy zakup sprzętu, jak i kwestie organizacyjne dotyczące zakresu tej bezpłatnie świadczonej pomocy na rzecz międzyzakładowej kasy zapomogowo-pożyczkowej (MKZP). Należy rozróżnić zakres czynności i kosztów w głównym podmiocie obsługującym (z reguły tam, gdzie prowadzona jest rachunkowość kasy zapomogowo-pożyczkowej) oraz u pozostałych pracodawców, gdzie też jest konieczność oddelegowania pracowników obsługi kadrowej i płac, prowadzenia korespondencji itd. Należy pamiętać, że w sytuacji opisywanej w pytaniu wymiana danych osobowych i finansowych następuje pomiędzy pięcioma odrębnymi administratorami danych osobowych (MKZP i czterema pracodawcami), więc załącznikiem do umowy głównej (porozumienia) będzie umowa o współadministrowaniu, a czasem powierzeniu przetwarzania danych osobowych lub o ich udostępnieniu. W tym miejscu warto zasugerować skorzystanie z pomocy specjalistów od ochrony danych osobowych lub wyspecjalizowanych w obsłudze kas zapomogowo-pożyczkowych kancelarii prawnych, jeśli radca prawny obsługujący pracodawcę nie jest specjalistą w tym temacie. Nie da się niestety podać ogólnego dobrego rozwiązania (wzoru umowy), bo zawsze należy przeprowadzić analizę konkretnych czynności i wykorzystywanych środków u konkretnych administratorów.

Należy wspomnieć jeszcze o drugiej możliwości, tj. podpisaniu kilku umów dwukierunkowych. Ta konstrukcja jest jeszcze bardziej skomplikowana, choć w przypadku jednostek budżetowych może okazać się atrakcyjniejsza. Dyrektorzy jednostek, które nie obsługują MKZP bezpośrednio, przekazują pełnomocnictwa do reprezentowania ich przed zarządem MKZP obsługującej firmie lub jednostce, która zatrudnia m.in. księgowe, prawników, kasjerów, wyposaża stanowiska pracy, finansuje ich szkolenia itd. Następnie w ich imieniu obsługujący pracodawca podpisuje z zarządem MKZP umowę, o której mówią art. 6 i 8 ustawy o kasach zapomogowo-pożyczkowych. Później pracodawca obsługujący podpisuje indywidualne umowy (lub porozumienia) tzw. adhezyjne (czyli narzucone i wynikające z umowy z zarządem kasy zapomogowo-pożyczkowej) określające sposób realizacji i finansowania umowy uzgodnionej i podpisanej już z kasą.