Kiedy pracodawca może zmienić pracownikowi termin urlopu

Pracodawca nie może przesunąć pracownikowi urlopu z takiego powodu. Działanie takie stanowiłoby w istocie zastosowanie niedopuszczalnej i nieznanej kodeksowi kary porządkowej. Przesunięcie urlopu przez pracodawcę jest dopuszczalne gdy uzasadniają to szczególne potrzeby pracodawcy, a nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy. Przesunięcia urlopu nie uzasadniają więc zwykłe potrzeby pracodawcy związane z normalnym tokiem pracy jego przedsiębiorstwa. Szczególnymi przyczynami, które mogłyby uzasadniać przesunięcie urlopu przez pracodawcę powodujące jednocześnie poważne zakłócenia toku pracy, mogłyby być przykładowo: nagła choroba innego pracownika, którego trzeba zastąpić, czy poważna awaria powodująca konieczność zaangażowania do usunięcia jej skutków wszystkich pracowników. Jeżeli pracodawca zdecyduje się na przesunięcie urlopu, pracownik nie ma w zasadzie instrumentów do zakwestionowania tej decyzji pracodawcy, nawet jeżeli nie zgadza się z dokonaną przez pracodawcę oceną sytuacji. Po przesunięciu, o ile zmieniony termin urlopu nie został ujęty w skorygowanym planie urlopów, pracodawca powinien uzgodnić z pracownikiem nowy termin wykorzystania przez niego urlopu w tym samym roku kalendarzowym bądź najpóźniej do końca pierwszego kwartału roku następnego.

Różnego typu sytuacje, w tym losowe, sprawiają, że pracownicy nie mogą wykorzystać urlopu w terminie określonym w planie urlopów bądź ustalonym w indywidualnym porozumieniu z pracodawcą. Kodeks pracy daje pracownikowi w takiej sytuacji prawo do żądania przesunięcia urlopu. Powinien on jednak umotywować swoje żądanie ważnymi przyczynami. Nie zostały one jednak określone nawet przykładowo w kodeksie pracy. Mogą to być wszelkiego typu przyczyny natury osobistej, rodzinnej, zdrowotnej dotyczące pracownika, jak i członków jego rodziny, ale także związane z przesunięciem urlopu współmałżonkowi czy nawet odwołanie przez organizatora wykupionej przez pracownika imprezy turystycznej. Każdorazowo jednak wniosek pracownika o przesunięcie terminu urlopu nie jest wiążący dla pracodawcy. W szczególności wniosku takiego pracodawca mógłby nie uwzględnić, gdyby pracownik domagał się przesunięcia urlopu ze względu na cele sprzeczne z funkcją wypoczynkową. Odnotować należy, iż swoboda stron stosunku pracy w zakresie określania terminu wykorzystania urlopu wypoczynkowego przez pracownika pozwala na przesunięcie przez pracodawcę urlopu pracownikowi, który nie uzasadnił swojego wniosku wbrew wymogom kodeksu pracy, o ile tylko pracodawca wyrazi taką wolę.

Pracodawca nie ma możliwości odwoływania pracownika, który rozpoczął już urlop z dowolnych przyczyn, nawet jeśli z jego punktu widzenia są bardzo istotne. Uprawnienia pracodawcy są w tym zakresie znacznie bardziej ograniczone w porównaniu z tymi dającymi możliwość przesunięcia urlopu.

Odwołanie pracownika z urlopu jest możliwe tylko po spełnieniu dwóch warunków. Po pierwsze, obecność pracownika w firmie musi być konieczna i w odniesieniu do tego warunku potrzeba obecności pracownika wynikać może z przyczyn podobnych jak przy przesunięciu urlopu ze względu na potrzeby pracodawcy. Drugim warunkiem jest jednak to, aby konieczność stawienia się w zakładzie pracy spowodowały okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczęcia urlopu. W omawianym przykładzie tego typu nowe okoliczności nie wystąpiły. Pracownik nie powinien być także odwoływany z urlopu, jeżeli odwołanie to wynika z takich potrzeb pracodawcy, które mogłyby zostać zaspokojone przez innych pracowników.

Oceny tego, czy okoliczności uzasadniające odwołanie z urlopu faktycznie zaistniały, pracownik nie może jednak zakwestionować. Odwołanie pracownika z urlopu ma bowiem charakter polecenia, któremu pracownik ma obowiązek się podporządkować. Zignorowanie przez pracownika wydanego mu polecenia służbowego może skutkować wymierzeniem mu kary porządkowej czy nawet doprowadzić do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika, ponieważ pracodawca może w takiej sytuacji zakwalifikować zachowanie pracownika jako niestawienie się do pracy bez usprawiedliwienia. Może to oczywiście nastąpić tylko wtedy, gdy pracodawcy udało się skontaktować z przebywającym na urlopie pracownikiem.

Kodeks pracy nie nakłada wprost na pracodawcę obowiązku zwrotu kosztów urlopu poniesionych przez pracownika przy przesunięciu urlopu. Sytuacja, w której pracodawca przesuwa urlop pracownika, motywując to ważnymi potrzebami, jest jednak na tyle rodzajowo zbliżona do tej, w której dochodzi do przerwania urlopu pracownika, że powszechnie przyjmuje się, że w drodze analogii zastosowanie znajduje przepis art. 167 par. 2 k.p., który nakłada na pracodawcę obowiązek zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika, a pozostających w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu. Pracownik nie powinien bowiem ponosić kosztów, które powstały nie z jego winy.

Koszty związane tak z przesunięciem urlopu, jak i odwołaniem pracownika z urlopu zwykle będą obejmowały koszt opłaconego i niewykorzystanego przez pracownika zakwaterowania i wyżywienia w miejscu, w którym spędza urlop. Nie ma przy tym znaczenia, czy koszty te związane są z planowanym bądź rozpoczętym już wypoczynkiem w kraju czy za granicą. Typowym kosztem odwołania z urlopu niewystępującym przy jego przesunięciu są wydatki poniesione na powrót z miejsca wypoczynku. Jeśli odwołanie pracownika z urlopu spowodowało ponadto konieczność przerwania wypoczynku przez rodzinę pracownika, to również koszty poniesione przez te osoby będą pozostawały w bezpośrednim związku z odwołaniem pracownika z urlopu.

Pracownikowi nie należy się natomiast zwrot korzyści, które utracił w związku z przesunięciem lub przerwaniem urlopu. Przykładowo, gdyby w czasie urlopu wypoczynkowego planował dorabiać w jakikolwiek sposób, to pracodawca nie będzie obciążony obowiązkiem zwrotu utraconych w ten sposób zarobków.

Pracodawca jest zobligowany przesunąć urlop pracownika, o ile nie może on rozpocząć go w ustalonym terminie. Obowiązek przesunięcia urlopu powstaje na skutek zaistnienia każdej z przyczyn usprawiedliwionej nieobecności w pracy. Kodeks pracy wymienia tylko przykładowe przyczyny przesunięcia urlopu. Są to: czasowa niezdolność do pracy wskutek choroby, odosobnienie w związku z chorobą zakaźną, powołanie na ćwiczenia wojskowe albo na przeszkolenie wojskowe na czas do trzech miesięcy, urlop macierzyński. Jednak w myśl par. 1 rozporządzenia w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność pracownika w pracy są zdarzenia i okoliczności określone przepisami prawa pracy, które uniemożliwiają stawienie się pracownika do pracy i jej świadczenie, a także inne przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające nieobecność w pracy. Każda z takich okoliczności obliguje pracodawcę do przesunięcia urlopu.

Przyczynę usprawiedliwiającą nieobecność w pracy musi udokumentować pracownik. Po udokumentowaniu tej przyczyny pracodawca sam, nawet bez wniosku pracownika, jest zobligowany przesunąć jego urlop. Sąd Najwyższy stoi na stanowisku, iż pracodawca nie może skutecznie udzielić urlopu wypoczynkowego pracownikowi niezdolnemu do pracy, nawet wówczas, gdy pracownik wyraził na to zgodę, a więc udzielenie urlopu wypoczynkowego nie przerywa niezdolności pracownika do pracy (por. wyrok Sądu Najwyższego z 10 listopada 1999 r., I PKN 350/99, OSNAPiUS /2001/6/198).

Jeżeli jednak pracownik rozpocznie już urlop, to obowiązek przesunięcia pozostałej do wykorzystania części urlopu pracownika na inny termin następuje wyłącznie w czterech przypadkach: czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby, odosobnienia w związku z chorobą zakaźną, powołania na ćwiczenia wojskowe albo na przeszkolenie wojskowe na czas do trzech miesięcy, urlopu macierzyńskiego. Jakakolwiek inna przyczyna, nawet jeśli usprawiedliwiałaby nieobecność pracownika w pracy, nie obliguje pracodawcy do udzielenia pozostałej części urlopu w późniejszym terminie.