Jak udzielać urlopów bezpłatnych dla celów osobistych pracownika

Kodeks pracy uprawnia pracownika do wnioskowania o udzielenie mu urlopu bezpłatnego w związku z jego osobistymi potrzebami. Jest to specyficzny rodzaj zwolnienia od pracy mającego konsekwencje nie tylko w zakresie uprawnień związanych ze stosunkiem pracy, ale i w sferze ubezpieczenia społecznego pracownika.

Pojęcie urlopu bezpłatnego pojawia się w różnych przepisach prawa i w zależności od konkretnej regulacji prawnej jego udzielenie jest obowiązkiem pracodawcy lub też nie. Kodeks pracy, normując instytucję urlopu bezpłatnego udzielanego w celach osobistych pracownika, nie nakłada na pracodawcę obowiązku jego udzielenia. Decyzja w tym przedmiocie leży bowiem w jego gestii. Jest to więc zasadniczo odmienna sytuacja niż w przypadku urlopu wypoczynkowego, który przysługuje z mocy prawa w wymiarze ustalonym zgodnie z przepisami kodeksu pracy.

Innymi słowy wniosek o urlop bezpłatny nie jest wiążący dla pracodawcy, który może zarówno przychylić się do niego, jak i go odrzucić. Dlatego też nie bez znaczenia jest, w jaki sposób pracownik uzasadni potrzebę uzyskania zwolnienia od pracy. Istotna jest także ocena pracodawcy co do wpływu nieobecności pracownika na tok pracy. Jeżeli więc argumenty wskazane we wniosku nie przekonają pracodawcy, pracownik nie będzie mógł skorzystać z urlopu bezpłatnego. Nie ma on bowiem prawnych możliwości przymuszenia pracodawcy do zmiany jego decyzji.

Urlop w celach osobistych pracownika udzielany jest na jego wniosek. Inicjatorem udzielenia takiego zwolnienia nie może być zatem pracodawca. Wniosek o udzielenie urlopu bezpłatnego powinien być natomiast złożony na piśmie. Przepisy nie określają bliżej, co powinien on zawierać, ani nie wymagają, aby pracownik w sposób szczególny go uzasadniał.

Zważywszy na to, że udzielenie urlopu bezpłatnego zależy od uznania pracodawcy, w interesie pracownika będzie jednak właściwe uzasadnienie wniosku. Wskazanie przyczyn, z powodu których pracownik ubiega się o urlop bezpłatny, może mieć bowiem decydujący wpływ na decyzję pracodawcy. Poza tym we wniosku należy określić przewidywaną długość urlopu, gdyż jeżeli jest on dłuższy niż 3 miesiące, strony mogą zastrzec dopuszczalność odwołania pracownika z urlopu z ważnych przyczyn.

Pracownik może wnioskować o udzielenie urlopu w różnych celach. Kodeks pracy nie precyzuje ich, ale z uwagi na to, że urlop bezpłatny udzielany jest z inicjatywy pracownika, są to na ogół powody osobiste leżące po jego stronie. Potrzeba urlopu może wynikać z konieczności wyjazdu za granicę w celu nauki języka, przeprowadzenia badań naukowych, zdobycia dodatkowych kwalifikacji lub w celach zdrowotnych, ze szczególnej sytuacji życiowej, np. potrzeby dłuższej opieki nad chorym członkiem rodziny czy też podjęcia nauki, której program koliduje z zatrudnieniem.

Częstym powodem wnioskowania o tego rodzaju urlop jest możliwość podjęcia przez określony czas innego, bardziej atrakcyjnego zatrudnienia. Wykonywanie przez pracownika pracy w trakcie urlopu bezpłatnego nie budzi zresztą większych wątpliwości. Przypadki takie przewidują także przepisy prawa. Chodzi tu o sytuacje, gdy pracodawca zobowiązany jest udzielić urlopu bezpłatnego pracownikowi podejmującemu inną pracę w związku z wyborem oraz gdy jest on udzielany z inicjatywy pracodawcy na podstawie umowy o czasowym przejściu pracownika do innego pracodawcy.

W czasie urlopu bezpłatnego sytuacja pracownika i pracodawcy jest szczególna w tym znaczeniu, że podstawowe ich obowiązki i uprawnienia ulegają zwieszeniu. Pracodawca jest bowiem w tym czasie zwolniony z podstawowych powinności wobec pracownika. Natomiast pracownik, wnioskując o tego rodzaju urlop, musi liczyć się z wieloma konsekwencjami takiej decyzji, które w ogólnym rozrachunku mają dla niego charakter ujemny.

Przede wszystkim urlop bezpłatny zwalnia pracownika z podstawowego obowiązku, jakim jest świadczenie pracy. Konsekwencją tego jest brak prawa do wynagrodzenia za czas urlopu oraz do innych świadczeń związanych ze stosunkiem pracy. Jeżeli pracownik korzysta z urlopu przez pełen miesiąc (lub miesiące), kwestia jego uprawnień płacowych nie budzi wątpliwości, gdyż pracownik za cały ten czas w ogóle nie otrzyma wynagrodzenia.

W przypadku gdy początek lub koniec urlopu przypada w trakcie danego miesiąca albo urlopu udzielono na okres krótszy niż miesiąc, pracodawca będzie zobowiązany wypłacić pracownikowi wynagrodzenie za tę część miesiąca, podczas której świadczył pracę. Jeżeli pracownik wynagradzany jest stawką godzinową lub akordową, otrzyma pensję za przepracowane godziny. Przy wynagrodzeniu określonym stałą stawką miesięczną pracodawca dokonuje przeliczenia zgodnie z przepisami dotyczącymi sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy.

Urlop bezpłatny ma również wpływ na inne świadczenia niezwiązane bezpośrednio ze stosunkiem pracy, a dotyczące sfery ubezpieczenia społecznego pracownika. Otóż w tym czasie nie podlega on ubezpieczeniu zdrowotnemu. Pracownik na urlopie bezpłatnym nie jest bowiem osobą ubezpieczoną, jednak traci on prawo do świadczeń z ubezpieczenia zdrowotnego dopiero po upływie 30 dni od dnia rozpoczęcia urlopu.

Pracodawca jest także zwolniony z obowiązku odprowadzania składek na ubezpieczenie społeczne za pracownika przebywającego na urlopie bezpłatnym. Konsekwencją tego jest to, że okres tego urlopu, nie zostanie zaliczony do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownika z ubezpieczenia społecznego.

Poza tym w czasie urlopu bezpłatnego pracownik pozbawiony jest prawa do zasiłków z tytułu choroby lub macierzyństwa. Zatem gdyby pracownik zachorował w trakcie urlopu także pracodawca nie ma obowiązku wypłacać mu wynagrodzenia za czas choroby. Jednocześnie niezdolności do pracy spowodowanej chorobą przypadającą w okresie urlopu bezpłatnego nie wlicza się do okresu zasiłkowego oraz do 33 dni (lub 14 dni w przypadku pracowników, którzy ukończyli 50 lat), za które pracownikowi na podstawie kodeksu pracy przysługuje wynagrodzenie chorobowe.

Urlop bezpłatny ma również wpływ na staż pracowniczy. Okresu urlopu udzielanego w związku z jego osobistymi potrzebami nie wlicza się bowiem do stażu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze. Dotyczyć to będzie np. okresu wypowiedzenia czy wymiaru urlopu wypoczynkowego. Jest to istotna różnica w porównaniu z niektórymi innymi urlopami bezpłatnymi, które przepisy prawa nakazują uwzględnić w stażu pracownika.

Kodeks pracy nie precyzuje długości urlopu udzielanego w związku z powodami osobistymi pracownika ani też nie ogranicza go czasowo, pozostawiając tę kwestię woli stron stosunku pracy. W istocie więc od potrzeb pracownika i zgody pracodawcy zależeć, będzie, jak długo będzie trwało zwolnienia od świadczenia pracy. Końcową datę urlopu bezpłatnego pracownik i pracodawca powinni jednak uzgodnić w momencie udzielania zwolnienia.

Pracodawca nie musi się martwić, że pracownik niespodziewanie zaskoczy go swoją obecnością w pracy, gdyż wcześniejszy powrót z urlopu wymaga jego zgody. Nie ma jednak przeszkód, aby w czasie trwania urlopu strony uzgodniły jego wcześniejsze zakończenie. Pracodawca ma również możliwość przerwania urlopu z własnej inicjatywy. Kodeks pracy dopuszcza bowiem odwołanie pracownika z urlopu bezpłatnego, jednak warunkiem skorzystania z tej możliwości jest aby:

urlop został udzielony na okres dłuższy niż 3 miesiące,

przy udzielaniu urlopu strony zastrzegły dopuszczalność takiego odwołania,

zaistniały ważne przyczyny.

Upływ końcowego terminu urlopu nakłada obowiązki na obie strony. Pracownik jest bowiem zobligowany przystąpić do pracy, zaś pracodawca musi dopuścić go do jej wykonywania zgodnie z ustaleniami wynikającymi z umowy o pracę. W razie naruszenia obowiązku stawienia się w pracy po upływie urlopu pracodawca może stosować wobec pracownika różne sankcje, nie wyłączając zwolnienia go z pracy. Także pracodawca nie może stanąć na przeszkodzie pracownikowi powracającemu do pracy po zakończonym urlopie.

Pracownik podejmujący studia bez skierowania pracodawcy zwrócił się do niego z wnioskiem o udzielenie urlopu bezpłatnego w związku z egzaminami. Pracodawca nie jest zobligowany wnioskiem pracownika, gdyż urlop bezpłatny udzielany w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych podobnie jak w jego celach osobistych ma charakter fakultatywny. Pracodawca nie musi więc zwolnić pracownika od wykonywania pracy, ale jeżeli przychyli się do jego wniosku, to wymiar urlopu powinien być ustalony na zasadzie porozumienia między stronami. Natomiast okres tego urlopu wliczać się będzie do okresu zatrudnienia pracownika w zakresie wszystkich uprawnień pracowniczych.

Pracownik zatrudniony w brygadzie budowlanej zamierza w listopadzie wyjechać do pracy za granicę. W ostatnim czasie wyjechało już dwóch pracowników z brygady, a trzech odeszło z firmy. Odejście kolejnego pracownika spowoduje braki kadrowe w zakładzie. Pracownik może być zainteresowany skorzystaniem z urlopu bezpłatnego z różnych powodów. O tym jednak, czy pójdzie na taki urlop, decyduje pracodawca. Dlatego też istotne jest nie tylko to, w jaki sposób pracownik uzasadni potrzebę uzyskania urlopu, ale także to, czy jego nieobecność w pracy nie będzie kolidowała z potrzebami zakładu. Pracodawca ma bowiem prawo uwzględnić własne interesy i rozważyć, czy nieobecność pracownika nie zakłóci rytmu pracy. Jest naturalne, że w sytuacji gdyby uwzględnienie wniosku pracownika miało doprowadzić do nadmiernego uszczuplenia kadry i problemów z realizacją zadań, pracodawca nie będzie skłonny wyrazić zgody na bezpłatny urlop pracownika.

Pracownik z dniem 31 października kończy trzymiesięczny urlop bezpłatny. W tym miesiącu zachorował. Jego niezdolność do pracy zaczęła się od 14 października i potrwa do 12 listopada br. Za okres od 14 do 31 października pracownik nie będzie miał prawa do wynagrodzenia za czas choroby, gdyż będzie to okres przerwy w ubezpieczeniu chorobowym. Jednak w sytuacji, gdy pracownik stał się niezdolny do pracy z powodu choroby w trakcie urlopu bezpłatnego i niezdolność ta trwa nieprzerwanie także po zakończeniu urlopu, to będzie miał on prawo do świadczenia za czas choroby przypadającej po zakończeniu urlopu. Obowiązek jego wypłaty powstanie od pierwszego dnia po zakończeniu urlopu, czyli w opisanej sytuacji od 1 listopada 2009 r.

Pracodawca udzielił pracownikowi urlopu na sześć miesięcy. W trakcie jego urlopu poważnie zachorował pracownik, który w tym czasie wykonywał jego czynności, a pracodawca nie miał możliwości wyznaczenia innego zastępstwa. Strony nie zastrzegły dopuszczalności odwołania pracownika z urlopu. W opisanej sytuacji spełnione zostały dwie przesłanki umożliwiające odwołanie pracownika z urlopu. Zaistniały bowiem ważne przyczyny, a urlop został udzielony na okres dłuższy niż trzy miesiące. Zabrakło jednak trzeciej, a mianowicie, że przy udzielaniu urlopu strony nie przewidziały możliwości jego wcześniejszego zakończenia. W takim przypadku odwołanie z urlopu będzie możliwe tylko za zgodą pracownika.

gp@infor.pl

Art. 174 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz.U. nr 62, poz. 289 z późn. zm.).

Art. 69 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (t.j. Dz.U. z 2008 r. nr 164, poz. 1027 z późn. zm.).

Ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2007 r. nr 11, poz. 74 z późn. zm.).

Art. 12 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. 2005 r. nr 31, poz. 267 z późn. zm.).