Niewłaściwe prowadzenie dokumentacji pracowniczej może być przyczyną przegranej pracodawcy w sądzie

Pracodawca jest obowiązany w szczególności prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (art. 94 pkt 9a k.p.). Obowiązek ten ułatwia ustalenie uprawnień pracowniczych, szczególnie przed sądem pracy, umożliwia kontrolę przestrzegania przepisów przez PIP, ZUS oraz wspiera przeciwdziałanie ukrywania zatrudnienia. Prawidłowo prowadzona dokumentacja może być pomocna dla pracodawcy jako środek dowodowy przed sądem pracy.

Obowiązek ten uściślony jest w rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy (Dz.U. nr 62, poz. 286 z późn. zm.). Przepisy te mają zastosowanie do wszystkich pracodawców.

Jego nieprzestrzeganie jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika zagrożonym karą grzywny od 1 tys. do 30 tys. zł (art. 281 pkt 6 k.k.). Tą samą karą jest zagrożone wykroczenie polegające na pozostawieniu dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem (art. 281 pkt 7 k.p.). Pracodawca, który nie prowadzi lub nienależycie prowadzi dokumentację pracowniczą, nie tylko naraża się na grzywnę. Niewywiązywanie się z omawianego obowiązku może bowiem niekorzystnie wpłynąć na rozstrzygnięcie sporu przed sądem, gdyż zaniedbania w jej prowadzeniu obciążają pracodawcę. Sąd może wówczas uwzględnić roszczenia pracownika, jeśli potwierdzą je dowody przez niego wskazane.

Ponadto może mieć miejsce sytuacja, gdy wskutek nienależytego wykonania omawianego obowiązku pracodawca poniesie odpowiedzialność materialną za wyrządzoną pracownikowi z tego powodu szkodę, np. pracownik nie otrzymał zaświadczenia o zatrudnieniu w warunkach szkodliwych lub o szczególnym charakterze (por. wyrok SN z 13 października 2004 r., II PK 36/04, OSNP 2005/8/106).

Akta osobowe pracownika składają się z trzech części: A, B i C. Część A zawiera dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie. W części B należy przechowywać dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia. W części C znajdują się natomiast dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia. Cała dokumentacja powinna znajdować się w odpowiednich częściach akt. Należy je ułożyć chronologicznie oraz ponumerować. Części A, B, C powinny zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów.

Pracodawca ma prawo dokumentowania niewywiązywania się przez pracownika z jego obowiązków. Pracownik nie może zatem żądać zniszczenia i zaprzestania gromadzenia takich dokumentów, jako dotyczących przebiegu zatrudnienia. Może on natomiast żądać włączenia tej dokumentacji do akt osobowych i nakazania pracodawcy dalszego gromadzenia ich w ramach tych akt (wyrok SN z 10 października 2003 r., I PK 295/02, OSNP 2004/19/332). Dokumenty te należy przechowywać w części B akt osobowych, gdyż dotyczą przebiegu zatrudnienia. Nie należy ich przechowywać w osobnym segregatorze. Akta osobowe mogą także zawierać notatki o zachowaniu pracownika, sporządzone w celu ustalenie przyczyn powstania konfliktu pomiędzy pracownikami. Nie jest to działanie naruszające dobra osobiste pracownika (wyrok SN z 4 czerwca 2002 r., I PKN 249/01, OSNP 2004/7/118).

Od kandydata do pracy pracodawca może domagać się wyłącznie danych i dokumentów, wymienionych w art. 22¹ k.p. oraz w rozporządzeniu. Z przepisów wynika, że od osoby ubiegającej się o zatrudnienie pracodawca nie może wymagać takich danych, jak od pracownika.

Pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o pracę podania informacji osobowych obejmujących: imię (imiona) i nazwisko, imiona rodziców, datę urodzenia, miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Niedopuszczalne jest żądanie od kandydatki informacji, że nie jest w ciąży, z wyjątkiem przypadku, gdy stara się o zatrudnienie przy pracach wzbronionych kobietom w ciąży. Pracodawca może żądać podania innych danych osobowych, jeżeli obowiązek taki wynika z odrębnych przepisów, np. pytanie o obywatelstwo. Ponadto pracodawca ma prawo na podstawie przepisów ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych i wydanego zgodnie z jej przepisami regulaminu zbierać informacje o sytuacji materialno-życiowej pracownika, aby przyznać mu świadczenie (wyrok SN z 8 maja 2002 r., I PKN 267/01, OSNP 2004/6/99).

Pracodawca od kandydata na pracownika nie może żądać podania innych danych osobowych niż te, które określa art. 22¹ k.p. Jednakże może pozyskać je w inny sposób, np. zostają przekazane z własnej inicjatywy przez pracownika.

Dane udostępniane są w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą. Oświadczenie może mieć formę kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie. W przypadku zatrudnienia pracownika wypełniony kwestionariusz osobowy jest dołączany do akt osobowych pracownika i przechowywany w części A.

Wzór kwestionariusza osobowego stanowi załącznik nr 1 do rozporządzenia. Nie jest on obowiązkowy, lecz pomocniczy. Oznacza to, że pracodawca może stosować własny wzór kwestionariusza, dostosowując go do własnych potrzeb, ale nie może żądać innych informacji niż wynikające z art. 22¹ k.p. czy z odrębnych przepisów prawa (np. dane o niekaralności na podstawie ustawy o służbie cywilnej).

Pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie złożenia:

wypełnionego kwestionariusza osobowego,

świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,

dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy,

świadectwa ukończenia gimnazjum - w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,

orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku, innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

Do 27 lipca 2006 r. przepisy zezwalały na domaganie się od kandydata do pracy podania zdjęcia. Obecnie regulacja ta została uchylona, jednakże pracownik może złożyć zdjęcie z własnej inicjatywy, np. w cv. Pracodawca ma prawo żądać udokumentowania także danych osobowych innych osób, o których mowa w art. 22¹ par. 1 i 2 k.p., czyli dzieci, małżonka, osoby, którą należy powiadomić w razie wypadku. Oczywiście pracodawca może zażądać - zamiast dokumentów - jedynie złożenia oświadczenia, w którym pracownik wskaże dokument zaświadczający o danych albo w ogóle nie skorzysta z tego prawa, np. w sytuacji gdy nie ma żadnych wątpliwości co do prawdziwości podanych informacji.

Jeżeli przedstawione przez kandydata świadectwo pracy zawiera wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia za pracę, pracodawca powinien zawiadomić o zatrudnieniu takiego pracownika komornika prowadzącego postępowanie egzekucyjne oraz pracodawcę, który wydał świadectwo. W przypadku gdy pracodawca, który nie otrzymał od pracownika świadectwa pracy, dowie się, gdzie pracownik był wcześniej zatrudniony, ma obowiązek zawiadomić poprzedniego pracodawcę o jego zatrudnieniu, chyba że pracownik przedstawi wydane przez poprzedniego pracodawcę zaświadczenie stwierdzające, że jego należności nie były zajęte (art. 884 par. 3 k.p.c.).

Osoba ubiegająca się o zatrudnienie może dodatkowo przedłożyć dokumenty potwierdzające jej umiejętności (np. potwierdzenie znajomości języków obcych - FC, TOEFEL; prawo jazdy) i osiągnięcia zawodowe (np. wyróżnienie za osiągnięcie najwyższej sprzedaży w regionie), świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie, oraz dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy, np. zaświadczenie z urzędu gminy potwierdzające okresy pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym.

Żądanie od kandydata do pracy przedłożenia oryginałów jest dopuszczalne wyłącznie do wglądu i dla sporządzenia kopii. Z przedłożonych dokumentów pracodawca sporządza kopie lub odpisy i samodzielnie poświadcza ich zgodność z oryginałem. W razie zatrudnienia kandydata kopie lub odpisy pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika. Kandydat na pracownika może z własnej woli złożyć pracodawcy oryginalne dokumenty wraz ze szczegółowym ich wymienieniem. Taką informację można umieścić na końcu kwestionariusza osobowego. Oryginalne dokumenty stanowią własność kandydata. W przypadku ich utraty lub zniszczenia pracownik może żądać naprawienia wynikłej z tego powodu szkody, na podstawie przepisów prawa cywilnego (art. 471 k.c. na podstawie art. 300 k.p., por. wyrok SN z 6 października 1976 r., I PR 130/76, OSNC 1977/4/82).

Jeżeli pracodawca nie naprawi szkody, pracownik może wystąpić do sądu pracy z roszczeniem, które nie powinno być wyższe niż roszczenie związane z niewydaniem świadectwa pracy (czyli nie wyższe niż wynagrodzenie za sześciotygodniowy okres pozostawania bez pracy, wyrok SN z 22 listopada 1990 r., I PR 362/90, OSP 1991/9/213).

Pracodawca nie może żądać złożenia ani przedłożenia innych dokumentów niż wymienione w rozporządzeniu, chyba że wynika to z innych przepisów, np. zezwolenie na zatrudnienie cudzoziemca, zaświadczenie o niekaralności. Pracodawca może zatem uzyskać informacje o niekaralności z Krajowego Rejestru Karnego wyłącznie wtedy, gdy z przepisów ustawy regulującej wykonywanie określonego zawodu lub prowadzenie określonej działalności wynika wymóg niekaralności. Od pozostałych pracowników pracodawca nie może wymagać ww. informacji, ale pracownicy mogą je składać z własnej inicjatywy.

Pracodawca przed zatrudnieniem pracownika ma obowiązek uzyskać od niego oświadczenie o pozostawaniu lub niepozostawaniu w rejestrze bezrobotnych (art. 36 ust. 6 ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, Dz.U. nr 99, poz. 1001 z późn. zm.). Jeżeli pracodawca zatrudni osobę zarejestrowaną jako bezrobotna, w ciągu pięciu dni ma obowiązek zawiadomić właściwy powiatowy urząd pracy. Ustawa ta definiuje zatrudnienie jako wykonywanie pracy na podstawie stosunku pracy oraz stosunku służbowego (np. służba więzienna) i umowy o pracę nakładczą. Niezawiadomienie jest zagrożone karą grzywny nie niższej niż 3 tys. zł. W praktyce oświadczenie o pozostawaniu lub niepozostawaniu w rejestrze bezrobotnych jest składane w kwestionariuszu dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie.

Jak wspomniano wyżej, w związku ze sporządzaniem dokumentacji i gromadzeniem danych pracodawca jest zobowiązany do przestrzegania ustawy o ochronie danych osobowych.

Pracodawca ma obowiązek zabezpieczenia dokumentacji pracowniczej przed dostępem osób nieuprawnionych. Dane osobowe można udostępniać, jeżeli pracownik, którego dane dotyczą, wyrazi na to zgodę, a bez jego zgody, gdy jest to:

niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa lub wykonania określonych prawem zadań realizowanych dla dobra publicznego,

jest to konieczne do realizacji umowy, gdy osoba, której dane dotyczą, jest jej stroną lub gdy jest to niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą,

dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez pracodawcę albo odbiorców danych, a przetwarzanie (udostępnianie jest przetwarzaniem) nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą (art. 23 ustawy o ochronie danych osobowych).

Na mocy przepisów pracodawca obowiązany jest udostępnić akta osobowe pracowników sądom, inspektorom PIP, upoważnionemu inspektorowi ZUS, policjantowi, funkcjonariuszowi CBA itp. Związkom zawodowym akta są udostępniane za zgodą pracownika.

Pracownik ma prawo wglądu do swoich akt osobowych. Realizacja tego prawa może być problematyczna w sytuacji, gdy dokumenty płacowe mają formę elektroniczną. Może się wówczas okazać, że konieczny będzie odpowiedni wydruk. Prawo wglądu nie oznacza uprawnienia pracownika do zabrania dokumentu z akt. Samowolne zabranie przez pracownika z jego akt osobowych dokumentów dotyczących stosunku pracy i uporczywa odmowa ich zwrotu na żądanie pracodawcy stanowi ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i uzasadnia rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia w trybie art. 52 par. 1 pkt 1 k.p. (por. wyrok SN z 6 grudnia 2001 r., I PKN 720/00, OSNAPiUS 2003/22/546).

Ustawa o ochronie danych zawiera przepisy karne. Grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności podlegają osoby, które przetwarzają dane bez upoważnienia, udostępniają je osobom nieuprawnionym lub umożliwiają takim osobom dostęp, naruszają choćby nieumyślnie obowiązek zabezpieczenia danych oraz naruszają obowiązki informacyjne wobec osoby, której dane dotyczą.

Dane udostępniane są w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą. Oświadczenie może mieć formę kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie.

Jeżeli kandydat zostanie zatrudniony, pracodawca ma prawo żądać od pracownika także numeru PESEL, innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy. Przykładowo dotyczy to pracowników niepełnosprawnych czy pracowników określonych religii i wyznań, którzy zamierzają uzyskać zwolnienie na czas niezbędny do obchodzenia świąt za odpracowaniem. Ponadto, zgodnie z pomocniczym wzorem kwestionariusza osobowego dla pracownika (załącznik nr 1a do rozporządzenia), pracodawca może domagać się danych związanych z powszechnym obowiązkiem obrony oraz danych osoby, którą należy zawiadomić w razie wypadku pracownika (imię, nazwisko, adres i telefon).

Kwestionariusz osobowy jest dokumentem zawierającym podlegające ochronie dane osobowe. Za dane osobowe uznaje się każdą informację dotyczącą osoby fizycznej, pozwalającą na określenie tożsamości tej osoby, a także informacje dotyczące zidentyfikowanej osoby (art. 6 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych). W zakresie nieuregulowanym w art. 22¹ k.p., stosuje się przepisy o ochronie danych osobowych.

Zasadniczo kandydat powinien złożyć oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych. Wyjątkowo nie jest ono wymagane, gdy niezwłocznie po zakończeniu procesu rekrutacji pracodawca usunie jego dane osobowe (tzw. zbiór doraźny, art. 2 ust. 3 ustawy o ochronie danych osobowych).

Pracodawcy są zwolnieni z obowiązku rejestrowania u Generalnego Inspektora Danych Osobowych zbioru danych zawierającego dane osobowe pracowników, osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych, członków rodzin tych osób (małżonków i dzieci) oraz osoby, którą należy zawiadomić w razie wypadku. Zwolnienie wynika z art. 43 ust. 1 pkt 4 ustawy o ochronie danych osobowych, zgodnie z którym z obowiązku zgłoszenia zbioru danych do rejestracji zwolnieni zostali m.in. administratorzy danych (w tym przypadku pracodawca) przetwarzanych w związku z zatrudnieniem u nich.

W związku z uzyskaniem danych o osobie, którą należy powiadomić w razie wypadku pracownika, pracodawca obowiązany jest poinformować tę osobę, bezpośrednio po utrwaleniu zebranych danych, o:

swoim adresie i pełnej nazwie, a w przypadku gdy administratorem jest osoba fizyczna - o imieniu i nazwisku oraz miejscu zamieszkania,

celu i zakresie zbierania danych, a w szczególności o odbiorcach lub kategoriach odbiorców danych,

źródle danych,

prawie wglądu do swoich danych oraz ich poprawiania,

prawie wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych oraz umotywowanego żądania zaprzestania przetwarzania jej danych ze względu na szczególną sytuację (art. 25 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych).

Obowiązek ten nie obciąża pracodawcy, jeżeli ww. osoba posiada powyższe dane, np. otrzymała je od pracownika.

Każdy pracodawca ma obowiązek przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy i akt osobowych pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem (art. 94 pkt 9b k.p.). Rozporządzenie nie określa zasad i okresu przechowywania akt osobowych i innej dokumentacji pracowniczej.

Płatnicy składek na ubezpieczenia społeczne są zobowiązani do przechowywania dokumentacji, na podstawie której następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika (art. 125a ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, Dz.U. nr 162, poz. 1118 z późn. zm.).

Oznacza to, że pracodawcy mają obowiązek przechowywania listy płac, karty wynagrodzeń albo innych dowodów, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia pracy; inne dowody to m.in. dokumentacja osobowa pracowników. Dokumentacja pomocnicza i operacyjno-obliczeniowa służąca do sporządzenia list płac, niebędąca dowodem księgowym, może być przechowywana przez pięć lat.

Kopie wydanych zaświadczeń o płacach i ich rejestry wystarczy przechowywać przez trzy lata.

Od 1 stycznia 2009 r. po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego pracodawcy prowadzący księgi rachunkowe mogą przenosić listy płac na informatyczne nośniki danych. Warunkiem jest jednak posiadanie urządzeń pozwalających na ich odtworzenie w postaci wydruku (art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Pracodawcy, którzy nie prowadzą ksiąg rachunkowych, nie mają takiej możliwości.

W przypadku likwidacji lub upadłości pracodawca ma obowiązek wskazać podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego przechowywania, i zapewnić na ten cel środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca pięćdziesięcioletniego okresu przechowywania, liczonego dla dokumentacji płacowej - od dnia wytworzenia, a dla dokumentacji osobowej - od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy.

W przypadku stwierdzenia przez sąd rejestrowy, na wniosek pracodawcy podlegającego wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego lub do ewidencji działalności gospodarczej, niemożności zapewnienia środków na koszty dalszego przechowywania dokumentację przejmuje archiwum państwowe. Siedzibą Archiwum Państwowego Dokumentacji Osobowej i Płacowej jest Milanówek w powiecie grodziskim w województwie mazowieckim. Archiwum obejmuje zasięgiem działania obszar całego Państwa. Przed wydaniem postanowienia w sprawie wniosku sąd zasięga opinii naczelnika urzędu skarbowego właściwego miejscowo dla siedziby pracodawcy o jego stanie majątkowym. Jeżeli pracodawca nie jest w stanie zapewnić środków na przechowywanie dokumentacji, występuje z wnioskiem do sądu rejestrowego o wydanie postanowienia, na podstawie którego dokumentację przejmuje archiwum państwowe (art. 51u-51w ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, t.j. Dz.U. z 2006 r. nr 97, poz. 673 z późn. zm.).

Procedurę przejęcia dokumentacji rozpoczyna się po wpłynięciu pisemnego zgłoszenia do Archiwum od syndyka lub likwidatora. W uzgodnionym przez strony terminie archiwista przeprowadza bezpłatną ekspertyzę archiwalną, mającą na celu ustalenie:

metrażu dokumentacji,

stanu uporządkowania,

stanu fizycznego.

Na podstawie ekspertyzy Archiwum przedstawia ofertę na:

porządkowanie i przechowywanie dokumentacji

przechowywanie dokumentacji.

Każda oferta jest dostosowana do indywidualnych potrzeb klienta. Po zaakceptowaniu oferty przygotowywana jest odpowiednia umowa. Przejęcie dokumentacji następuje po podpisaniu umowy i po wpłynięciu należności za przechowywanie dokumentacji i usługi dodatkowe.

Archiwum przejmuje dokumenty wyłącznie od legalnych dysponentów dokumentacji, tj. od aktualnych syndyków i likwidatorów firm, od uprawnionych osób i firm przechowalniczych przechowujących dokumenty po zakończonych likwidacjach lub upadłościach. W ramach wolnych powierzchni magazynowych może przyjąć na przechowanie dokumentację firm nadal funkcjonujących. Archiwum przejmuje dokumentację na podstawie protokołu i spisu zdawczo-odbiorczego po wcześniejszym podpisaniu umowy przechowania lub umowy kompleksowej usługi archiwalnej. Zawarta umowa jest dokumentem potwierdzającym wywiązanie się likwidatora lub syndyka z obowiązku zapewnienia przechowania dokumentacji po zakończeniu działalności. W ramach dodatkowych usług Archiwum w Milanówku odbiera dokumentację bezpośrednio od dysponenta dokumentacji, porządkuje ją, sporządza spisy, protokoły przejęcia na przechowanie, opracowuje ewidencję dokumentacji i wewnętrzne przepisy kancelaryjno-archiwalne.

Dokumentacja przekazywana przez pracodawcę do dalszego przechowywania powinna być przed przekazaniem uporządkowana zgodnie z przepisami par. 13-17 rozporządzenia ministra kultury z 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz.U. nr 167, poz. 1375). W przypadku ustania działalności pracodawców należących do organów państwowych i państwowych jednostek organizacyjnych, organów jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostek organizacyjnych dokumentacja kadrowa przekazywana jest następcy prawnemu, tj. organowi lub jednostce organizacyjnej przejmującej zadania i funkcje organu lub jednostki organizacyjnej, której działalność ustała. W braku następcy prawnego dokumentację przekazuje się rzeczowo właściwemu organowi administracji rządowej.

W razie likwidacji spółdzielni pracy likwidator przekazuje uporządkowaną dokumentację kadrową związkowi rewizyjnemu, w którym była zrzeszona spółdzielnia, a jeśli takiego związku nie ma lub w razie jego likwidacji - Krajowej Radzie Spółdzielczej. Dokumentacja taka może zostać przekazana na przechowanie wskazanej przez Krajową Radę Spółdzielczą spółdzielni albo organizacji spółdzielczej lub Stowarzyszeniu Archiwistów Polskich (rozporządzenie ministra sprawiedliwości z 4 kwietnia 1995 r. w sprawie sposobu i czasu przechowywania ksiąg i dokumentów zlikwidowanych spółdzielni oraz organizacji spółdzielczych, Dz.U. nr 47, poz. 248).

Akta osobowe i płacowe zlikwidowanych placówek oświatowych przejmuje organ prowadzący szkołę, np. urząd miasta czy urząd marszałkowski (na podstawie zmian wprowadzonych do ustawy o systemie oświaty ustawą z 2 lipca 2004 r., która weszła w życie z 21 sierpnia 2004 r. - Dz.U. z 2004 r. nr 173, poz. 1808). W przypadku szkół zlikwidowanych przed 21 sierpnia 2004 r. informacje na temat akt udzielają kuratoria oświaty.

W sytuacji przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę albo w odrębnych przepisach przewidujących wstąpienie w dotychczasowe stosunki pracy nowego pracodawcy dotychczasowy pracodawca jest obowiązany przekazać akta osobowe pracownika oraz pozostałą dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Nowy pracodawca przejmuje też obowiązki związane z przechowywaniem tych dokumentów.

Poszukujący powinien znać dokładną nazwę zakładu pracy, jego adres oraz umieszczenie w ramach określonych struktur organizacyjnych. Informacje te można ustalić na podstawie dokumentów i zaświadczeń wydanych przez danego pracodawcę.

Należy sprawdzić, czy dany zakład pracy jeszcze istnieje, np. pod adresem, gdzie przedsiębiorstwo miało swoją siedzibę, w książce telefonicznej lub w internecie.

W przypadku gdy zakład pracy został zlikwidowany, a był jednostką państwową, należy zwrócić się do jego sukcesora, którym może być przedsiębiorstwo państwowe, powstałe w wyniku zmian organizacyjnych; spółka prawa cywilnego lub handlowego, która powstała po jego sprywatyzowaniu i w związku z tym przejęła jego majątek oraz dokumentację.

W razie braku następcy należy zgłosić się do organu założycielskiego lub nadrzędnego, którym najczęściej jest wojewoda lub minister. Informację o miejscu przechowywania dokumentacji pracodawców prywatnych można uzyskać we właściwym terytorialnie sądzie rejestrowym, urzędzie skarbowym lub innym organie administracji państwowej, prowadzącym rejestr działalności gospodarczej. Informacje na temat miejsc przechowywania dokumentacji osobowo-płacowej, można uzyskać korzystając z Internetowej bazy danych o miejscach przechowywania dokumentacji osobowo-płacowej, dostępnej na stronie http://www.milanowek.ap.gov.pl/ prowadzonej przez Archiwum w Milanówku. Na tej stronie dostępny jest także zasób archiwum oraz wytyczne do porządkowania dokumentacji. Ponadto na stronie internetowej http://ewidencja.archiwa.gov.pl/miejsca.php jest dostępna baza, w której zamieszczono dane o dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców przechowywanej w archiwach państwowych, urzędach administracji centralnej i terenowej oraz u przedsiębiorców i innych przechowawców, którzy prowadzą w tym zakresie działalność gospodarczą. Można przeglądać całą bazę, a także wyszukać przechowawców i pracodawców wraz z informacją, gdzie są przechowywane jego archiwa. Pracodawcę znajduje się wpisując nazwę lub fragment nazwy pracodawcy i/lub miejscowość, w której prowadził działalność pracodawca, a przechowawcę - podając nazwę lub fragment nazwy przechowawcy.

Wpływające wnioski o wydawanie kopii lub odpisu z przechowywanego zasobu Archiwum rozpatruje przestrzegając terminy określone przez kodeks postępowania administracyjnego. Kopie, odpisy i wypisy z dokumentacji są wydawane wyłącznie na pisemne wnioski osób uprawnionych, zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych. Wzór wniosku znajduje się na stronie internetowej oraz w punkcie obsługi interesantów. Za wydanie kopii i/lub odpisu z dokumentacji Archiwum pobiera opłatę zgodnie z rozporządzeniem ministra kultury z 10 lutego 2005 r. w sprawie określenia maksymalnej wysokości opłat za sporządzenie odpisu lub kopii dokumentacji o czasowym okresie przechowywania (Dz.U. nr 28, poz. 240). Łączna opłata od jednorazowo złożonego zamówienia nie może przekroczyć 200 zł.