Nie zawsze można żądać informacji z Krajowego Rejestru Karnego

Przepisy kodeksu pracy stanowią źródło powszechnie obowiązującego prawa pracy. Jednak specyficzna dla stosunków pracy złożoność powoduje, iż niektóre zagadnienia dotyczące tej dziedziny zostały uregulowane w przepisach odrębnych (np. zwalnianie pracowników z pracy z przyczyn ich niedotyczących czy zatrudnianie pracowników tymczasowych).

Podobnie różnorodność charakteru prac wykonywanych przez różne grupy zawodowe skutkuje tym, iż niektóre "kategorie" pracowników podlegają regulacjom szczególnym. Powyższe znajduje także odpowiednie odzwierciedlenie w zakresie uregulowań kodeksowych dotyczących przetwarzania przez pracodawców danych osobowych pracownika lub kandydata.

Przepis art. 22¹ k.p. zawiera trzy grupy informacji, których może zażądać pracodawca. Pierwsza, sformułowana w postaci zamkniętego katalogu, dotyczy kandydatów na pracowników i obejmuje:

● imię (imiona) i nazwisko,

● imiona rodziców,

● datę urodzenia,

● miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),

● wykształcenie,

● przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Zakres danych osobowych objętych drugą grupą dotyczy pracowników. Są to: numer PESEL oraz informacje, których podanie jest niezbędne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy.

Natomiast trzecia grupa, dotycząca zarówno pracowników, jak i kandydatów, jest otwarta i obejmuje dane osobowe, których możliwość przetwarzania wynika z odrębnych przepisów. Przy czym z uwagi na fakt, iż zgodnie z art. 51 Konstytucji RP nikt nie może być obowiązany inaczej niż na podstawie ustawy do ujawniania informacji dotyczących jego osoby, pod pojęciem odrębnych przepisów należy rozumieć wyłącznie przepisy rangi ustawowej.

Zatem artykuł 22¹ k.p. pełni funkcję ochronną w stosunku do pracownika i ma na celu przede wszystkim zapobieganie nadużyciom ze strony pracodawców. Wyznacza więc najpierw minimalny zakres danych, których ujawnienia ma prawo żądać pracodawca, aby dokonać identyfikacji oraz oceny przydatności kandydata na dane stanowisko pracy, a następnie, już wobec pracownika, wywiązać się właściwe z obowiązków na niego nałożonych.

Natomiast art. 22¹ par. 4 k.p., uwzględniając specyfikę różnych branży (w których niezbędne jest pozyskanie przez pracodawców także dodatkowych informacji o pracownikach lub kandydatach), zezwala pracodawcy na żądanie podania innych danych osobowych niż określone w art. 22¹ par. 1 i 2, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów.

Powyższe prowadzi zatem do wniosku, iż dane dotyczące karalności kandydata mogą być pozyskiwane przez pracodawcę wyłącznie w sytuacji, w której wyraźny przepis ustawowy obliguje osobę ubiegającą się o zatrudnienie do okazania zaświadczenia o niekaralności. Przykładowo nauczyciel, przed nawiązaniem stosunku pracy, jest obowiązany przedstawić dyrektorowi szkoły informację z Krajowego Rejestru Karnego, iż nie był karany za przestępstwo popełnione umyślnie (art. 10 ust. 8a ustawy z 26 stycznia 1982 r. - Karta nauczyciela.

Należy jednak zwrócić uwagę, iż część przepisów ustawowych, regulujących warunki zatrudnienia różnych grup zawodowych, została sformułowana w taki sposób, iż możliwość zatrudnienia pracownika jest uzależniona od spełnienia przez kandydata wymogu niekaralności. Tytułem przykładu, art. 6 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych stwierdza, iż pracownikiem samorządowym może być osoba, która nie była skazana prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe.

Odmienność tego typu regulacji polega jednak na tym, iż pracodawca nie ma podstawy prawnej, aby żądać od kandydata do pracy takich informacji.

Należy zatem interpretować te normy jako zobowiązanie dla pracodawcy do zdobycia wymaganych informacji z krajowego rejestru karnego.

Warto także dodać, iż przepis art. 22¹ k.p. nie wyklucza dobrowolnego ujawnienia dodatkowych informacji przez kandydata do pracy.

Jeżeli zatem osoba ubiegająca się o zatrudnienie uzna, iż informacja o niekaralności zwiększa jej szanse na zatrudnienie, może ją przedstawić z własnej inicjatywy, po uzyskaniu z Krajowego Rejestru Karnego. Sposobność pozyskania takiej informacji przewiduje art. 7 ust. 1 ustawy z 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym. Stanowi on o prawie każdego do uzyskania informacji, czy jego dane osobowe zgromadzone są w Rejestrze Karnym.

Polecenie pracodawcy nakładające na pracownika obowiązek udzielenia informacji (danych osobowych) niewymienionych w art. 22¹ par. 1 i 2 k.p. lub w odrębnych przepisach (art. 22¹ par. 4 k.p.) jest niezgodne z prawem (art. 100 par. 1 k.p.) i dlatego odmowa jego wykonania nie może stanowić podstawy rozwiązania umowy o pracę w trybie art. 52 par. 1 pkt 1 k.p.

Wyrok SN z 5 sierpnia 2008 r. (I PK 37/08, OSNP 2010/1-2/4)

Jeśli chodzi o dane pracownika, takie jak linie papilarne czy wzór siatkówki oka, pobieranie tych danych, ich gromadzenie, czyli przetwarzanie - co do zasady - nie jest zabronione, lecz odbywać się musi z poszanowaniem przepisów ustawy o ochronie danych osobowych.

Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 27 lutego 2008 r. (II SA/Wa 903/08, LEX nr 521934)

Katarzyna Jędrzejewska

ekspert z zakresu prawa pracy

Art. 22¹ ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Art. 6 ust. 1 pkt 10, art. 7 ust. 1 ustawy z 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym (t.j. Dz. U. z 2008 r. nr 50, poz. 292 z późn. zm.).

Art. 10 ust. 8a ustawy z 26 stycznia 1982 r. - Karta nauczyciela, (t.j. Dz.U. z 2006 r. nr 97, poz. 674 z późn. zm.).

Art. 6 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz.U. nr 223, poz. 1458).