Za niewydanie świadectwa pracy można zapłacić odszkodowanie

Treść świadectwa pracy jest ściśle określona przez przepisy prawa. Jeśli jest ona nieprawidłowa, kodeks pracy przewiduje zastosowanie procedury korygującej ten dokument. Niewydanie świadectwa pracy w terminie lub wydanie świadectwa błędnego skutkować może natomiast koniecznością wypłaty odszkodowania przez pracodawcę.

Świadectwo pracy zawierać musi wszystkie informacje, które za niezbędne uznaje rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (Dz.U. nr 60, poz. 282 z późń zm.) - dalej rozporządzenie. Akt ten zawiera też wzór świadectwa pracy.

W praktyce pracodawca lub dział kadr sporządzający świadectwo pracy skorzystać może z licznych gotowych formularzy.

Wypełnienie świadectwa pracy polega w takim przypadku na uzupełnieniu rubryk znajdujących się we wzorze.

Pracodawca, który nie chce korzystać z ogólnych wzorów, może samodzielnie sporządzić dokument świadectwa pracy pamiętając o tym, żeby zawarte w nim były wszystkie wymagane elementy.

Pracownik wystąpił do sądu pracy o sprostowanie świadectwa pracy, które nie zawierało informacji o tym, iż pracował przez pewien okres w szczególnych warunkach.

Pracodawca tłumaczył się przed sądem, iż wzór świadectwa pobrał ze strony internetowej zawierającej zbiory różnych dokumentów pomocnych przy prowadzeniu działalności gospodarczej i wzór ten nie zawierał informacji żądanej przez pracownika.

Twierdzenia pracodawcy nie mogą być uwzględnione, ponieważ decydując się na wykorzystanie dostępnego w internecie wzoru świadectwa pracy powinien sprawdzić, czy zawiera on wszystkie niezbędne informacje.

Wydanie świadectwa pracy należy do obowiązków pracodawcy.

Obowiązek ten nie polega jednak na tym, iż świadectwo wypełnić musi sam pracodawca, będący osobą fizyczną lub osobą wykonująca czynności z zakresu prawa pracy za pracodawcę będącego osobą prawną lub jednostką organizacyjną.

Wypełnienie świadectwa zleca się więc najczęściej pracownikom działu kadr lub innemu pracownikowi zajmującemu się sprawami kadrowymi. Podpis pod świadectwem pracy złożyć musi:

● pracodawca będący osobą fizyczną;

● osoba wchodząca w skład organu zarządzającego pracodawcy będącego osobą prawną (jednostką organizacyjną);

● inna upoważniona osoba (najczęściej pracownik), jeśli na mocy wewnętrznych uregulowań została upoważniona do podpisywania świadectw pracy.

W świadectwie pracy oznaczyć należy pracodawcę, który je sporządza, wymieniając oprócz jego danych osobowych także nr REGON-EKD, który stanowi identyfikator pracodawcy nadany przez właściwy wojewódzki urząd statystyczny.

Świadectwo pracy zawiera dwa rodzaje informacji. Pierwsza to dane, które pracodawca musi zamieścić z urzędu w każdym świadectwie pracy. Druga to informacje zamieszczane w świadectwie wyłącznie na wniosek zainteresowanego pracownika.

W każdym świadectwie pracy zamieścić należy informacje dotyczące:

● okresu pracy i jej rodzaju,

● zajmowanych stanowisk,

● wymiaru czasu pracy pracownika w czasie trwania stosunku pracy,

● podstawy prawnej rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy,

● liczby dni urlopu wypoczynkowego wykorzystanego przez pracownika w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,

● wykorzystania dodatkowego urlopu albo innego uprawnienia lub świadczenia, przewidzianego przepisami prawa pracy,

● należności ze stosunku pracy uznanych i niezaspokojonych przez pracodawcę do dnia ustania tego stosunku, z powodu braku środków finansowych,

● okresu korzystania z urlopu bezpłatnego i podstawy prawnej jego udzielenia,

● wykorzystanego urlopu wychowawczego,

● łącznej liczby dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie i za które nie zachował prawa do wynagrodzenia (zgodnie z art. 92 k.p.) w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,

● wykorzystania w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy, zwolnienia od pracy przewidzianego w art. 188 k.p.,

● okresu, za który pracownikowi przysługuje odszkodowanie w związku ze skróceniem okresu wypowiedzenia umowy o pracę na podstawie art. 36¹ par. 1 k.p.,

● okresu odbytej czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych,

● okresu wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze,

● okresów nieskładkowych, przypadających w okresie zatrudnienia, którego dotyczy świadectwo pracy, uwzględnianych przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty,

● wzmianki o zajęciu wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym.

Wypełniając rubryki dotyczące okresu zatrudnienia, zajmowanych stanowisk i wymiaru czasu pracy, pracownik powinien mieć na względzie wszystkie zmiany, jakie zachodziły w odniesieniu do tych okoliczności w całym okresie zatrudnienia.

Podając wymiar czasu pracy, należy wskazać, czy pracownik zatrudniony był na pełnym etacie czy tylko na części etatu.

Dane te muszą być zgodne z umową o pracę i uwzględniać wszystkie wypowiedzenia lub porozumienia zmieniające, które powinny znajdować się w aktach osobowych pracownika.

Pracodawca, który wstąpił jako strona do stosunku pracy w wyniku przejęcia zakładu pracy lub jego części, w rubryce dotyczącej okresu zatrudnienia wskazać powinien również poprzedniego pracodawcę oraz okres zatrudnienia u tego pracodawcy.

Zgodnie z przepisami rozporządzenia pracodawca ma obowiązek wpisywania do świadectwa pracy informacji o okresie zatrudnienia pracownika przy wykonywaniu prac, o których mowa w przepisach rozporządzenia Rady Ministrów z 7 lutego 1983 r. w sprawie wieku emerytalnego pracowników zatrudnionych w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze (Dz.U. nr 8, poz. 43 z późn. zm.).

Mając na względzie zmiany przepisów emerytalnych, informacje te powinny uwzględniać również okres prac w warunkach szczególnych lub o szczególnych charakterze w rozumieniu przepisów ustawy z 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (Dz.U. nr 237, poz. 1656).

W świadectwie pracy określić należy wszystkie przypadające w okresie zatrudnienia okresy nieskładkowe określone w przepisach ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych z 17 grudnia 1998 r.

Podstawy rozwiązania stosunku pracy określone są przede wszystkim w art. 30 par. 1 k.p. Najczęściej będzie to rozwiązanie umowy w:

● drodze wypowiedzenia złożonego przez pracodawcę lub pracownika,

● rozwiązanie stosunku pracy za porozumieniem stron,

● rozwiązanie stosunku pracy bez wypowiedzenia przez pracodawcę lub pracownika.

Upływ czasu, na jaki umowa została zawarta, wskazać należy w przypadku umów terminowych, umów zawartych na okres próbny lub na zastępstwo, które dobiegły do końca.

Wygaśnięcie stosunku pracy wskazać należy w razie śmierci pracownika. W tym przypadku obowiązek sporządzenia świadectwa pracy wiąże się z prawem członków rodziny pracownika do żądania jego wydania.

Niedopuszczalne jest wpisywanie do treści świadectwa pracy przyczyny wypowiedzenia umowy o pracę lub rozwiązania jej bez wypowiedzenia.

Wyjątkiem od tej zasady jest rozwiązanie umowy z przyczyn wymienionych w art. 1 ustawy z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (Dz.U. nr 90, poz. 844 z późn. zm.).

Obowiązek wskazania, iż do rozwiązania umowy doszło z przyczyn niedotyczących pracowników, obciąża również takiego pracodawcę, który zatrudnia poniżej 20 pracowników. Wyjątkowo występujący obowiązek wskazania przyczyny rozwiązania umowy w opisanych przypadkach konieczny jest z uwagi na to, iż jest ona podstawą ustalenia uprawnień pracownika wynikających z tego trybu rozwiązania umowy.

Zwolnienie, które nastąpiło z przyczyn dotyczących pracodawcy, wpisuje się w rubryce - szczególne przypadki rozwiązania stosunku pracy. Pozostałe szczególne przypadki rozwiązania stosunku pracy, które powinny znaleźć swoje odzwierciedlenie w świadectwie pracy, są następujące:

● rozwiązanie stosunku z młodocianym pracownikiem, w stosunku do którego lekarz orzekł, że praca zagraża jego zdrowiu i nie ma możliwości powierzenia mu innej pracy,

● rozwiązanie stosunku pracy przez pracownika - który wygrał konkurs poprzedzający powołanie - za jednomiesięcznym wypowiedzeniem (art.68³ k.p.),

● rozwiązanie za trzydniowym uprzedzeniem stosunku pracy u nowego pracodawcy przez pracownika przywróconego do pracy przez sąd (art.48 par. 2 k.p.),

● rozwiązanie stosunku pracy w terminie dwóch miesięcy od przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę, bez wypowiedzenia, za siedmiodniowym uprzedzeniem (art.23¹ par. 4 k.p.),

● rozwiązanie stosunku pracy pracownika zatrudnionego na innej podstawie niż umowa o pracę po przejściu zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę z upływem okresu równego okresowi wypowiedzenia po odmowie przyjęcia proponowanych nowych warunków pracy (art.23¹ par. 5 k.p.).

Podstawą wskazania w świadectwie pracy liczby dni urlopu wypoczynkowego (w tym urlopu dodatkowego) wykorzystanego przez pracownika w roku, w którym doszło do rozwiązania stosunku pracy jest, dokumentacja urlopowa znajdująca się w posiadaniu pracodawcy. Podanie tych danych konieczne jest dla określenia liczby dni urlopu przysługującego pracownikowi u potencjalnego nowego pracodawcy, jeśli nawiąże stosunek pracy w tym samym roku kalendarzowym.

Informacja dotycząca urlopu obejmować musi ponadto oddzielną wzmiankę o liczbie dni wykorzystanego przez pracownika urlopu na żądanie. Wymóg ten wynika z ograniczonej liczby dni urlopu na żądanie, które pracownik może wykorzystać w danym roku kalendarzowym (również u kolejnego pracodawcy).

Z identycznych przyczyn dla kolejnego pracodawcy istotna jest informacja o liczbie dni (maksymalnie 33), za które pracownik otrzymał wynagrodzenie podczas choroby (art. 92 k.p.), oraz liczbie dni (maksymalnie dwa) wykorzystanego w danym roku zwolnienia na opiekę nad dzieckiem w wieku do 14 lat (art.188 k.p.).

Chociaż rozporządzenie tego nie przewiduje, uważa się, że w świadectwie pracy pracodawca powinien wskazać liczbę przepracowanych przez pracownika nadgodzin w roku ustania stosunku pracy. Powinność tę wyprowadza się również z faktu, że limit dopuszczalnej pracy w godzinach nadliczbowych dotyczy roku kalendarzowego (art. 151 par. 3 i 4 k.p.). Informacja o liczbie wykorzystanych w danym roku nadgodzin należy zatem do informacji niezbędnych do ustalenia uprawnień pracowniczych.

Jeśli w okresie zatrudnienia pracownik korzystał z urlopu wychowawczego oraz bezpłatnego, w świadectwie pracy wskazać należy oprócz okresu, w którym miało to miejsce, także podstawę jego udzielenia (art. 174 k.p., art.174¹ k.p. lub przepis szczególny).

Należności niezaspokojone przez pracodawcę z powodu braku środków finansowych obejmować powinny wyłącznie te, które są uznane przez pracodawcę. Nie powinno się wpisywać do tej rubryki należności spornych.

Tylko wówczas, gdy pracodawca skrócił okres wypowiedzenia dokonanego z powodu jego upadłości lub likwidacji, do świadectwa pracy wpisać należy okres, za jaki przysługuje odszkodowanie na podstawie art. 36¹ kodeksu pracy. W świadectwie nie zamieszcza się natomiast informacji o wysokości tego odszkodowania.

Informacje o odbyciu służby wojskowej należy wpisać wyłącznie wtedy, gdy pracownik zdążył ją odbyć w trakcie okresu zatrudnienia - jeszcze przed jej zniesieniem.

Informacje o zajęciu wynagrodzenia pracownika za pracę w trybie egzekucji sądowej lub administracyjnej (art. 884 par. 2 k.p.c. i w art. 75 par. 1 ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (t.j. Dz.U. z 2005 r. nr 229, poz. 1954 z późn. zm.) znaleźć się muszą tylko w świadectwie pracy wystawianym dla tych pracowników, z których wynagrodzenia prowadzona jest egzekucja świadczeń pieniężnych. Zawierać ona powinna przede wszystkim wskazanie organu egzekucyjnego oraz wysokość potrąconych już kwot.

Na żądanie pracownika pracodawca zamieścić powinien w świadectwie pracy informacje o:

● składnikach wynagrodzenia pracownika

● uzyskanych kwalifikacjach.

Zgłoszenie wniosku o zamieszczenie powyższych danych pracownik powinien zgłosić pracodawcy przed wydaniem świadectwa pracy.

Pracownik, któremu pracodawca wypowiedział umowę o pracę, chce, aby pracodawca zamieścił w świadectwie pracy informacje o wynagrodzeniu.

Żądanie takie powinien przedstawić pracodawcy w okresie wypowiedzenia (przed dniem ustania stosunku pracy). Jeśli rozwiązanie umowy następuje bez wypowiedzenia, pracownik wniosek zgłosić musi niezwłocznie po złożeniu mu oświadczenia woli o rozwiązaniu umowy, zaś w przypadku porozumienia stron bezpośrednio po uzgodnieniu warunków rozwiązania umowy.

Opisane wcześniej wyliczenie informacji, które zamieścić można w świadectwie pracy, ma charakter zamknięty. Konsekwencją tego jest niedopuszczalność zamieszczania w świadectwie pracy innych informacji o pracowniku, nawet wtedy, gdyby pracodawcy wydawały się istotne. Pracodawca nie ma zatem prawa zamieszczać w świadectwie pracy żadnych dodatkowych danych, nawet jeżeli są one prawdziwe, a pracownik nie kwestionuje ich treści. W szczególności jakichkolwiek kontrowersji nie budzi zakaz zamieszczania w świadectwie pracy opinii o pracowniku.

Pracownik poprosił pracodawcę o dopisanie w świadectwie pracy pozytywnych uwag na temat jego pracy, co ma mu pomóc w znalezieniu nowej pracy.

Nawet jeśli pracodawca chciałby wyrazić taką pozytywną opinię, aby pomóc pracownikowi. nie może jej zamieścić w świadectwie pracy. Nie ma natomiast przeszkód, aby oprócz świadectwa pracy wystawił dla pracownika oddzielną rekomendację.

Obowiązek wydania świadectwa pracy aktualizuje się dopiero z chwilą rozwiązania stosunku pracy z pracownikiem lub wygaśnięcia stosunku pracy.

Świadectwo pracy powinno być wydane dopiero w ostatnim dniu pracy pracownika. Wydanie tego dokumentu nie może natomiast nastąpić w czasie trwania stosunku pracy, nawet wtedy gdyby prosił o to pracownik. W szczególności niedopuszczalne byłoby wydanie świadectwa pracy w czasie biegu okresu wypowiedzenia. Przed ustaniem zatrudnienia dojść może bowiem do zdarzeń, które będą musiały znaleźć odzwierciedlenie w treści świadectwa (np. wykorzystania urlopu na żądanie albo nawet rozwiązania stosunku pracy z pracownikiem w trybie dyscyplinarnym).

Pracownik uzgodnił z pracodawcą, iż stosunek pracy, który ich łączy, rozwiązany będzie w ostatnim dniu 2010 roku.

Z uwagi na to, iż porozumienie o rozwiązaniu stosunku pracy zostało już podpisane, pracownik wystąpił o wydanie mu świadectwa pracy - wymaga go kolejny pracodawca.

Pracodawca nie ma prawa tego zrobić do chwili rozwiązania stosunku pracy. Pracownik może natomiast domagać się od pracodawcy wydania dokumentu poświadczającego zatrudnienie.

Zaświadczenie takie, w odróżnieniu od świadectwa pracy, nie musi być sporządzone w jakiejkolwiek określonej formie, co pozwala na umieszczenie w nim tylko takich informacji, które potrzebne są pracownikowi.

Po ustaniu zatrudnienia pracodawca nie ma prawa oczekiwać na wniosek pracownika - zobowiązany jest bowiem do tego, aby świadectwo pracy sporządzić i wydać z urzędu. Inaczej jest tylko wówczas, gdy po ustaniu dotychczasowego zatrudnienia stosunek pracy jest kontynuowany na podstawie kolejnej umowy o pracę. Jest tak przykładowo wtedy, gdy po okresie próbnym strony zawierają umowę na czas nieokreślony lub gdy strony zawierają kolejno następujące po sobie umowy na czas określony. W takich okolicznościach pracodawca nie ma obowiązku wydania świadectwa pracy z własnej inicjatywy i może to zrobić dopiero po złożeniu wniosku przez pracownika.

Jeśli pracownik nie złoży wniosku o wydanie świadectwa pracy, wszystkie kolejne okresy zatrudnienia pracodawca uwzględnić będzie musiał w świadectwie pracy wydanym po ostatecznym zakończeniu stosunku pracy.

Pracodawca rozwiązał z pracownikiem stosunek pracy w trybie dyscyplinarnym. Pracownik nie chce zwrócić służbowego laptopa. Pracodawca uzależnił więc wydanie świadectwa pracy od zwrotu powierzonego pracownikowi sprzętu.

Jest to postępowanie niezgodne z prawem. Niedopuszczalne jest bowiem uzależnianie wydania świadectwa pracy od uprzedniego rozliczenia się pracownika z pracodawcą.

Świadectwa nie wydaje się także wtedy, gdy dochodzi do przejęcia zakładu przez nowego pracodawcę w trybie art. 23¹ k.p. W takiej sytuacji nie następuje bowiem rozwiązanie stosunku pracy z dotychczasowym pracodawcą - tylko wstąpienie w jego miejsce nowego podmiotu.

Świadectwo pracy powinno zostać wydane pracownikowi osobiście w zakładzie pracy. Można przekazać je także innej osobie pisemnie upoważnionej przez pracownika. W przypadku nieobecności pracownika pracodawca powinien przesłać je pocztą w terminie siedmiu dni na adres wskazany przez pracownika.

Jeśli po próbie doręczenia pracownikowi świadectwa pracy okazuje się, iż adres, który przekazał pracodawcy, jest nieaktualny, a inny adres nie jest znany - pracodawca powinien złożyć świadectwo do akt osobowych wraz z adnotacją o niemożności doręczenia dokumentu. W takiej sytuacji pracodawca nie ma obowiązku poszukiwania nowego adresu pracownika, w którego interesie leży zgłoszenie się do pracodawcy po odbiór dokumentu.

Świadectwo pracy dokumentuje tylko i wyłącznie przebieg stosunku pracy. Nie wolno wystawiać go podmiotom, które na rzecz pracodawcy wykonywały pracę na podstawie umowy o charakterze cywilnoprawnym.

W opinii Sądu Najwyższego wystawienie przez pracodawcę świadectwa pracy i wydanie go nie może mieć istotnego znaczenia dla oceny treści łączącego strony stosunku prawnego, skoro w treści tego świadectwa pracodawca wyraźnie zaznacza, że zatrudnienie opierało się na podstawie umów-zleceń.

W ten sposób w treści świadectwa kryje się wewnętrzna sprzeczność. Świadectwo pracy (art. 97 k.p.) jako instytucja prawa pracy służy podaniu informacji dotyczących stosunku pracy (art. 97 par. 2 k.p.) w związku z jego rozwiązaniem lub wygaśnięciem (art. 97 par. 1 k.p.), nie zaś umów cywilnoprawnych. (wyrok SN z 21 marca 2001 r., I PKN 328/00, opubl. Legalis).

Przy wypełnianiu świadectwa pracy dość często zdarzają się różnego rodzaju uchybienia. Najczęściej są one skutkiem oczywistych pomyłek lub niedokładności powstałych przy sporządzaniu świadectwa.

Przyczyną wadliwego wypełnienia świadectwa pracy może być również zła interpretacja przepisów prawa pracy. Błędy wynikać także mogą ze złej woli pracodawcy chcącego zadziałać w ten sposób na szkodę byłego pracownika.

Niezależnie od tego, z jakiej przyczyny świadectwo pracy nie uzyskało takiej treści, jakiej oczekiwał pracownik, może on zainicjować procedurę jego zmiany. Ma ona charakter dwuetapowy, co ma na celu wyeliminowanie konieczności angażowania sądu w sprawach, które wyjaśnić można już w postępowaniu wewnętrznym.

Procedura usuwania uchybień świadectwa pracy jest identyczna niezależnie od tego, jaka była przyczyna wadliwego sporządzenia świadectwa. Uchybienia w wydanym świadectwie podzielić można na trzy grupy. Pierwsza z nich obejmuje sytuacje, gdy pracodawca nie zamieścił w świadectwie informacji, które powinny się w nim znaleźć. Może to wynikać ze świadomego lub nieświadomego pominięcia pewnych danych lub pozostawienia niektórych rubryk bez ich wypełnienia. Drugi rodzaj błędów obejmuje zamieszczenie danych nieprawdziwych lub błędnych. Trzecia grupa dotyczy przypadków, w których pracodawca decyduje się dopisać w świadectwie informacje, które nie powinny się tam znaleźć.

Sprostowanie wadliwego świadectwa pracy następuje na wniosek pracownika.

Rozpoczęcie tej procedury wymaga nie tylko jego inicjatywy, ale i zachowania odpowiednich terminów. Aby było to możliwe, pracownik, który nie jest fachowcem z zakresu prawa pracy, musi zostać pouczony tak o prawie do skorygowania wadliwego świadectwa, jak i procedurze, która to umożliwia.

Pouczenie zamieszczone pod świadectwem pracy powinno opisywać tryb składania wniosku o sprostowanie świadectwa do pracodawcy oraz wskazywać właściwy sąd pracy, do którego pracownik będzie mógł się odwołać od odmownej decyzji pracodawcy.

Postępowanie w przedmiocie sprostowania świadectwa pracy odbywa się dwuetapowo.

W pierwszej kolejności pracownik musi zwrócić się o sprostowanie świadectwa do pracodawcy. Ma na to siedem dni od otrzymania świadectwa pracy. Po złożeniu wniosku pracodawca może w ciągu siedmiu dni uwzględnić żądanie. Jeżeli pracodawca zgodzi się z argumentacją pracownika, co ma miejsce najczęściej wtedy, gdy wady świadectwa pracy wynikały z niezamierzonych błędów lub oczywistych omyłek, powinien sporządzić nowe świadectwo i wydać je pracownikowi. W tej sytuacji cała procedura kończy się już na tym etapie.

Pracodawca, który twierdzi, że nie popełnił błędów przy wypełnianiu świadectwa pracy i odmawia sprostowania świadectwa, ma obowiązek zawiadomić o tym pracownika.

Od dnia otrzymania zawiadomienia o odmowie sprostowania świadectwa pracy pracownikowi rozpoczyna się siedmiodniowy termin na odwołanie się do sądu rejonowego. Pracodawca powinien mieć świadomość tego, że ignorując wniosek pracownika o sprostowanie świadectwa pracy nie blokuje pracownikowi prawa do złożenia pozwu do sądu. W takiej sytuacji pracownik ma prawo wnieść sprawę do sądu pracy w terminie siedmiu dni od dnia, kiedy pracodawcy upłynął siedmiodniowy termin do sprostowania świadectwa lub zawiadomienia o odmowie jego sprostowania.

Pracownik złożył do pracodawcy wniosek o sprostowanie świadectwa pracy, ale zrobił to dopiero dziesiątego dnia od doręczenia mu świadectwa pracy.

Wniosek jest jednak uzasadniony, powołuje się na oczywiste błędy, które popełnił pracodawca.

Nie ma przeszkód, aby pracodawca dobrowolnie uwzględnił spóźniony wniosek pracownika o sprostowanie świadectwa pracy.

Żądanie sprostowania świadectwa pracy skierowane do sądu przybiera zawsze postać pozwu. Sprawa ma charakter niemajątkowy, więc pracownik nie ma potrzeby wskazywania wartości przedmiotu sporu ani uiszczenia opłaty.

Sprawa taka zawsze będzie się toczyła w postępowaniu zwykłym, a nie uproszczonym.

Jeśli pracownik swoje twierdzenia opiera na dowodach w postaci dokumentów, które znajdują się w jego aktach osobowych, nie musi ich dołączać do pozwu, ponieważ wystarczające jest powołanie się na dokumenty znajdujące się w posiadaniu pracodawcy i zażądanie wezwania pracodawcy do ich dostarczenia na termin pierwszej rozprawy. Po przeprowadzeniu rozprawy sąd, uznając powództwo za zasadne, nakaże pracodawcy sprostować świadectwo pracy.

Jeśli argumenty pracownika nie znajdą uznania sądu, powództwo zostanie oddalone.

Od wyroku sądu pierwszej instancji każdej ze stron procesu przysługuje apelacja. Należy jednak wiedzieć, że jest to już ostatnia możliwość zmiany niekorzystnego wyroku, ponieważ kasacja do Sądu Najwyższego w sprawach o sprostowanie świadectwa pracy nie jest dopuszczalna.

Po prawomocnym nakazaniu przez sąd sprostowania świadectwa pracy pracodawca ma obowiązek niezwłocznego wydania pracownikowi nowego świadectwa. Nastąpić to musi nie później niż w ciągu trzech dni od dnia uprawomocnienia się wyroku.

Pracodawca nie powinien natomiast prostować świadectwa pracy poprzez dokonywanie jakichkolwiek zmian lub przeróbek w poprzednio wydanym błędnym świadectwie. Najpóźniej w dniu wydania pracownikowi nowego świadectwa pracy pracodawca powinien usunąć z akt osobowych i zniszczyć świadectwo pracy, które było wadliwe.

Ze sprawą sądową liczyć się musi także taki pracodawca, który w ogóle nie wydaje świadectwa pracy. W wykonaniu tego obowiązku nie może wyręczyć go żaden inny organ, dlatego pracownik ma prawo złożyć pozew z żądaniem wydania świadectwa pracy.

Jeśli wydany zostanie wyrok uwzględniający to powództwo, może on zostać wyegzekwowany na identycznych zasadach jak orzeczenie nakazujące sprostowanie świadectwa pracy.

W kilku sytuacjach pracodawca zobligowany jest do sprostowania informacji zawartych w świadectwie pracy pomimo nieprzeprowadzenia przez pracownika procedury jego sprostowania, a w konsekwencji mimo braku orzeczenia sądu nakazującego sprostowanie świadectwa pracy.

Obowiązek taki powstaje po pierwsze w razie prawomocnego orzeczenia sądu pracy o przywróceniu pracownika do pracy lub przyznaniu mu odszkodowania z tytułu niezgodnego z przepisami prawa wypowiedzenia umowy o pracę lub jej rozwiązania bez wypowiedzenia. W takiej sytuacji pracodawca, na żądanie pracownika, jest obowiązany uzupełnić treść wydanego mu uprzednio świadectwa pracy o dodatkową informację o tym orzeczeniu.

Jeżeli jednak wyrok zasądzający odszkodowanie lub przywracający pracownika do pracy został wydany na skutek rozwiązania przez pracodawcę umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika (art. 52 par. k.p.), z naruszeniem przepisów o rozwiązywaniu w tym trybie umów o pracę, pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi w ciągu trzech dni nowe świadectwo pracy zawierające informację o rozwiązaniu umowy o pracę za wypowiedzeniem dokonanym przez pracodawcę (art. 97 par. 3 k.p.).

W ugodzie pracodawca cofnął oświadczenie woli o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia i strony zgodnie ustaliły, iż stosunek pracy rozwiązał się za wypowiedzeniem dokonanym przez pracodawcę z przyczyn ekonomicznych. Pracodawca powinien wydać nowe świadectwo pracy wskazujące na ustaloną w ugodzie podstawę rozwiązania umowy. Dotychczasowe świadectwo powinno zostać zniszczone.

Kolejną sytuacją obligującą pracodawcę do wydania świadectwa pracy bez konieczności przedstawiania wyroku nakazującego takie sprostowanie jest ta, gdy zapada orzeczenie sądu zasądzające odszkodowanie w związku z niewydaniem w terminie lub wydaniem niewłaściwego świadectwa pracy.

Pracodawca powinien wydać nowe świadectwo nie później niż w ciągu trzech dni od dnia uprawomocnienia się takiego orzeczenia.

Gdyby pracodawca, pomimo wydania prawomocnego wyroku, w dalszym ciągu wzbraniał się przed sprostowaniem świadectwa pracy, musi liczyć się z tym, iż pracownik może przeprowadzić postępowanie egzekucyjne mające na celu zmuszenie go do wykonania tego obowiązku.

Postępowanie egzekucyjne prowadzące do wykonania wyroku nakazującego sprostowanie świadectwa pracy składa się z kilku etapów.

W toku postępowania, w którym organem egzekucyjnym jest sąd, wymusza się na pracodawcy sprostowanie świadectwa pracy za pomocą grzywien, które w przypadku ich nieuiszczenia mogą być zamieniane na areszt.

Środki te nie są karą, dlatego wykonanie obowiązku przez pracodawcę skutkuje tym, iż nawet jeśli zostały już orzeczone, nie zostaną wykonane.

Wydanie prawidłowo sporządzonego świadectwa pracy w przewidzianym przepisami terminie leży w interesie samego pracodawcy. Pracodawca, który nie wydaje świadectwa pracy w terminie lub zamieszcza w nim wadliwe informacje, musi liczyć się, że konsekwencje tego będą znacznie poważniejsze niż sam proces o sprostowanie świadectwa pracy. Uchybienia w tym zakresie zakończyć się mogą koniecznością zapłaty odszkodowania.

Odszkodowanie za wydanie świadectwa pracy po terminie lub świadectwa dotkniętego wadami przysługuje pracownikowi niezależnie od przyznanego pracownikowi odszkodowania z tytułu niezgodnego z prawem rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia (art. 56 i 58 k.p.).

Roszczenie pracownika o naprawienie szkody powstaje w dwóch przypadkach. Po pierwsze, gdy pracodawca wyda pracownikowi niewłaściwe świadectwo pracy i po drugie, gdy zostanie ono wydane po terminie, o czym mówi (art. 99 par. 1 k.p.).

Nieprawidłowa treść świadectwa polega na tym, iż zawiera ono informacje niezgodne z rzeczywistym stanem rzeczy, nie zawarto w nim niektórych danych, które powinny się tam znaleźć lub dopisano takie informacje, których przepisy o świadectwach pracy nie przewidują.

Świadectwo pracy jest wydane po terminie, o ile nie zostanie wydane niezwłocznie, czyli w dniu, kiedy następuje rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy.

Pracodawca powinien liczyć się z tym, że szkoda po stronie pracownika powstanie nawet wówczas, gdy opóźnienie w wydaniu świadectwa pracy wyniesie tylko jeden dzień, o ile brak świadectwa pracy tego właśnie dnia uniemożliwił pracownikowi zatrudnienie.

Przesłanką powstania po stronie pracownika prawa do odszkodowania jest przede wszystkim powstanie u niego szkody. Szkoda ta musi pozostawać w związku przyczynowo-skutkowym z naruszeniem przez pracodawcę obowiązku wydania w terminie prawidłowego świadectwa pracy. Będzie ona polegała na utracie zarobków wskutek niemożności podjęcia nowej pracy, w związku z brakiem możliwości przedstawienia świadectwa pracy. Pracodawca powinien mieć ponadto świadomość, że uchybienia przy wydawaniu świadectwa pracy mogą spowodować również innego typu szkody.

Naprawienia tych szkód pracownik może dochodzić na podstawie stosowanych odpowiednio przepisów kodeksu cywilnego (art. 471 par. 1 k.c. w z art. 300 k.p., wyrok Sądu Najwyższego z 13 października 2004, II PK 36/04, OSNP 2005/8/106).

Aby uzyskać odszkodowanie związane z niemożnością podjęcia nowej pracy pracownik powinien udowodnić przed sądem, iż poszukiwał pracy, ale nie został zatrudniony przez nowego pracodawcę z powodu braku świadectwa pracy, bądź z tej przyczyny, że miało ono nieprawidłową treść. Na dowód tych okoliczności pracownik przedstawić może dowolne dowody np.:

● dokumenty,

● zeznania świadków lub własne.

Pracownik powinien dowieść, że pracodawca lub osoba działająca w jego imieniu nie wydała pracownikowi świadectwa pracy ze swej winy.

Pracodawca, aby uwolnić się od odpowiedzialności, powinien z kolei wykazać, że świadectwo nie zostało wydane lub sporządzono je nieprawidłowo z winy pracownika lub wskutek działania siły wyższej.

Najczęściej występującą przyczyną zawinionego przez pracownika opóźnienia w wydaniu świadectwa pracy jest wskazanie przez niego nieprawidłowego adresu.

Pracownikowi nie przysługuje również roszczenie o odszkodowanie, jeżeli nie żądał on bezzwłocznie, aby pracodawca sprostował świadectwo pracy, a nieprawdziwa wzmianka w treści świadectwa okazała się wynikiem błędu po stronie pracodawcy, który natychmiast po dowiedzeniu się o błędzie sprostował świadectwo pracy (wyrok Sądu Najwyższego z 24 marca 1975 r., I PR 28/75, OSNC 1976/1/14).

Pracodawca, który nie został pozwany w procesie o sprostowanie wadliwego świadectwa pracy, nie może być pewny uniknięcia odszkodowania.

Żądanie wydania lub sprostowania świadectwa pracy nie jest bowiem przesłanką dochodzenia przez pracownika naprawienia szkody z tytułu niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy.

Pracownik wniósł pozew o wydanie świadectwa pracy. Sąd uwzględnił powództwo, zaś apelacja pozwanego pracodawcy została oddalona.

W kolejnym procesie pracownik domagał się odszkodowania za nieterminowe wydanie świadectwa pracy.

Pracodawca postawił zarzut, że wydał świadectwo w terminie, przedstawiając na tą okoliczność dowód z przesłuchania świadka. Sąd rozstrzygający sprawę o odszkodowanie związany jest poprzednim wyrokiem co do tego, iż świadectwo nie zostało wydane w terminie - nie może więc na tę okoliczność prowadzić postępowania dowodowego.

Uzyskanie wyroku w sprawie o wydanie lub sprostowanie świadectwa pracy ułatwia jednak pracownikowi dowodzenie roszczenia w sprawie o odszkodowanie.

Pracownik może uzyskać odszkodowanie w wysokości utraconych zarobków. Ustawodawca określił jednak jego maksymalną wysokość. Jest ono bowiem limitowane wysokością utraconych przez pracownika zarobków za okres sześciu tygodni.

Umowa o pracę na czas nieokreślony została rozwiązana za wypowiedzeniem. W dniu rozwiązania umowy pracownik zgłosił się do pracodawcy po odbiór świadectwa pracy. Dział kadr nie wydał go jednak, powołując się na urlop pracownika, który zajmował się wypisywaniem świadectw pracy. Świadectwo pracy zostało wydane po trzech dniach. Wskutek braku świadectwa pracy pracownik nie mógł przystąpić do konkursu na stanowisko zgodne z jego kwalifikacjami.

Pracownik dalej poszukiwał pracy, ale znalazł ją dopiero po trzech miesiącach. Uprawnia to pracownika do żądania odszkodowania w pełnej wysokości (w wysokości zarobków za sześć tygodni).

Z tytułu utraconych zarobków zasądzenie wyższego odszkodowania nie jest możliwe, ponieważ kodeks pracy zawiera w tym zakresie pełną regulację. (wyrok Sądu Najwyższego z 6 października 1998 r., I PKN 376/98, OSNAP 1999/22/715). Odszkodowanie oblicza się tak jak ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy.

Pracodawca spóźnił się z wydaniem pracownikowi świadectwa pracy o miesiąc. Pracownik domagał się odszkodowania w wysokości wynagrodzenia za okres czterech tygodni. W toku procesu okazało się jednak, iż po rozwiązaniu stosunku pracy wyjechał na dwumiesięczne wakacje, a pracy szukał dopiero po powrocie. Odszkodowanie nie będzie przysługiwało, ponieważ pracownik nie poniósł szkody.

wienie szkody wynikającej z uchybień przy wydawaniu świadectwa pracy jest roszczeniem majątkowym o charakterze pieniężnym. Właściwym rzeczowo do rozpoznania sprawy jest zawsze sąd rejonowy niezależnie od wysokości dochodzonej kwoty (art. 461 par. 1¹ k.p.c.).

Niewydanie świadectwa pracy jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika, za które może zostać wymierzona kara grzywny. Podlega jej osoba odpowiedzialna za jego wydanie, czyli pracodawca (członek organu zarządzającego) lub osoba przez niego upoważniona.

Kadrowy odpowiedzialny za wydawanie świadectw pracy celowo sporządził je wadliwie, aby utrudnić odchodzącemu start w odbywającym się za kilka dni konkursie przeprowadzanym w konkurencyjnej firmie. Świadectwo zostało jednak wydane w terminie. Pracodawca ani kadrowy nie poniosą odpowiedzialności za wykroczenie, ponieważ wiąże się ono wyłącznie z niewydaniem świadectwa pracy, a nie z błędami przy jego sporządzeniu. Pracownik, który otrzymał wadliwe świadectwo, będzie miał natomiast prawo żądać odszkodowania, jeśli wskutek tych działań nie uzyska zatrudnienia.

Karalne jest wyłącznie niewydanie świadectwa pracy. Pozostałe okoliczności, które dają podstawy do żądania przez pracownika odszkodowania przed sądem pracy nie dają podstaw do wymierzenia grzywny. Zatem błędy w treści świadectwa pracy - nawet zawinione nie dają podstaw do nałożenia grzywny na pracodawcę ani inną osobę odpowiedzialną za wydanie świadectwa.

Powództwo o sprostowanie świadectwa pracy stanowi szczególny rodzaj powództwa o ustalenie.

W ramach powództwa o ustalenie nie można natomiast zmierzać do ustalenia stanu faktycznego lub faktu. Z tego powodu pracownik nie może skutecznie dochodzić sprostowania świadectwa pracy w części dotyczącej stwierdzenia, że stosunek pracy został rozwiązany przez pracodawcę bez wypowiedzenia z winy pracownika - kwestionując zgodność z prawem tego rozwiązania, bez wystąpienia z powództwem o roszczenia z tytułu niezgodnego z prawem rozwiązania stosunku pracy na podstawie art. 56 k.p. (uchwała SN z 4 listopada 2009 r., I PZP 4/09, OSNP 2010/13-14/154).

Świadectwo pracy zawiera jedynie oświadczenie wiedzy, nie zawiera oświadczenia woli. Sąd Najwyższy wskazał, że pojęcie sprostowanie oznacza poprawienie, skorygowanie, dokonanie korekty jakiejś informacji czy sprostowanie jakiegoś błędu.

Nie mieści się w nim kwestionowanie przez pracownika rozwiązania stosunku pracy w określonym trybie, to jest kwestionowanie stanu prawnego.

Z art. 45 k.p. i 56 k.p. wynika zaś, że czynności prawne pracodawcy dotyczące rozwiązania stosunku pracy są skuteczne i prowadzą do rozwiązania stosunku pracy, choćby były niezgodne z prawem. Mogą one zostać podważone jedynie w drodze odpowiedniego powództwa, z którym pracownik może wystąpić dochowując odpowiednich terminów.

Jeśli pracownik nie skorzystał z takiego powództwa, to już w żadnym innym postępowaniu nie może kwestionować rozwiązania z nim stosunku pracy.

Zaniechanie przez pracownika sprostowania świadectwa pracy w trybie art. 97 par. 2¹ k.p. nie wyłącza obowiązku pracodawcy wydania świadectwa wykonywania prac w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze na podstawie posiadanej dokumentacji.

Należy to do powinności pracodawcy (byłego pracodawcy) nieobwarowanych żadnymi terminami, co oznacza, że obowiązek wydania świadectwa wykonywania prac w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze na podstawie posiadanej dokumentacji uruchamia wniosek pracownika, który może być złożony zarówno w trakcie realizowanego stosunku pracy, jak i po jego ustaniu.

Wysłanie świadectwa pracy do organu rentowego, zamiast wydania go pracownikowi narusza art. 97 par. 1 k.p., choćby pracownik zgłosił pracodawcy zamiar przejścia na rentę inwalidzką.

Skarga kasacyjna jest niedopuszczalna w sprawach dotyczących świadectwa pracy i roszczeń z tym związanych (art. 398 ²par. 2 pkt 2 k.p.c.), co obejmuje nie tylko roszczenie o wydanie świadectwa pracy lub jego sprostowanie (art. 97 k.p.), ale także roszczenie o naprawienie szkody wyrządzonej przez pracodawcę wskutek niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy (art. 99 k.p.).

Przy obliczaniu wartości przedmiotu zaskarżenia kasacyjnego określonej w art. 398² par. 1 k.p.c. nie uwzględnia się wartości tych roszczeń, co do których zachodzi wyłączenie dopuszczalności skargi kasacyjnej o charakterze przedmiotowym (art. 398²par. 2 k.p.c.).

Wskazanie w świadectwie pracy trybu rozwiązania stosunku pracy, który został następnie uznany przez sąd pracy za niezgodny z prawem, nie uzasadnia roszczenia o odszkodowanie z art. 415 k.c. ani o zadośćuczynienie z art. 488 k.c., lecz jedynie domagania się przez pracownika zmiany świadectwa pracy lub zryczałtowanego odszkodowania z art. 99 par. 1 i 2 k.p..

Roszczenie o sprostowanie świadectwa pracy nie wyłącza interesu prawnego w ustaleniu rzeczywistej treści stosunku pracy na podstawie art. 189 k.p.c. Świadectwo pracy jest dokumentem, który ma potwierdzać zdarzenia i czynności w znaczeniu faktycznym. Żądanie sprostowania świadectwa pracy nie jest trybem, w którym można weryfikować zgodność z prawem tych czynności.

Rafał Krawczyk

sędzia Sądu Okręgowego w Toruniu

Art. 97 - 99 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Art. 1050 - 1059 ustawy z 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego (Dz.U. nr 43, poz. 296 z późn. zm.).

Art. 75 par. 1 ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (t.j. Dz.U. z 2005 r. nr 229, poz. 1954 z późn. zm.).

Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (Dz.U. nr 60, poz. 282 z późń. zm.).