Pracodawca musi dokładnie określić zakres zadań pracownika i jego podstawowe uprawnienia

Rzetelne poinformowanie podwładnego jest istotne w sytuacji, gdy pracodawca nakłada karę porządkową lub rozwiązuje umowę o pracę z powodu niewłaściwego wykonywania obowiązków pracowniczych. W takim przypadku pracownik nie może mógł się bronić, twierdząc, że nie znał dokładnie swoich obowiązków i wymagań pracodawcy. Kryterium oceny pracownika nie mogą bowiem stanowić oczekiwania pracodawcy, o których pracownik nie wie, gdy zawiera umowę o pracę, i o których pracodawca nie informuje go w czasie trwania stosunku pracy (wyrok SN z 10 listopada 1998 r. I PKN 428/98, OSNP 1999/24/791).

Realizacja tego obowiązku może nastąpić w dowolnej formie, w tym ustnej.

Wykonanie powinności pracodawcy zaznajamiania pracowników podejmujących pracę z zakresem ich obowiązków i sposobem wykonywania pracy na wyznaczonych stanowiskach nie może jednak polegać na zobowiązaniu pracownika w regulaminie pracy do zapoznawania się z innymi regulaminami, instrukcjami i przepisami obowiązującymi na jego stanowisku pracy (por. wyr. SN z 29 maja 2007 r., II PK 317/06, OSNP 2008/13-14/192). W praktyce najczęściej obowiązek ten pracodawca realizuje, sporządzając pisemny zakres czynności/obowiązków. Przy czym forma pisemna nie jest obowiązkowa, lecz wskazana ze względów dowodowych.

Wykaz czynności pracownika ustalany jest jednostronnie przez pracodawcę i stanowi wyraz uprawnień kierowniczych pracodawcy. Może być określony w umowie o pracę, gdyż przepisy prawa pracy wskazują wyłącznie minimalny zakres składników treści umowy o pracę (postanowienia obligatoryjne). Może też stanowić załącznik do umowy o pracę lub może być doręczony pracownikowi w późniejszym terminie. Jedynym warunkiem jest dopełnienie tego obowiązku na początku zatrudnienia, tak aby pracownik przystępujący do pracy był poinformowany o zakresie czynności i sposobie ich wykonywania. Dopuszczalne jest także doręczenie zakresu czynności w dniu rozpoczęcia pracy, lecz przed przystąpieniem do wykonywania pracy.

Ustalony przez pracodawcę zakres czynności musi być zgodny z umową o pracę, a dokładniej z rodzajem pracy w niej określonym (lub wskazanym w umowie stanowiskiem pracy, na którym został zatrudniony pracownik). Nie może zatem prowadzić do poszerzenia umówionego rodzaju pracy.

W wykazie czynności dopuszczalne jest umieszczenie postanowienia: "inne czynności niż wymienione w wykazie", "wykonywanie innych zadań służbowych zleconych przez przełożonych". Tego rodzaju "inne" polecenia pracownik ma obowiązek wykonywać, jeżeli:

● zostały wydane przez właściwego przełożonego lub upoważnionego pracownika, zgodnie z jego kompetencjami

● są zgodne z obowiązującym prawem (np. niezgodny będzie obowiązek ujawnienia danych objętych tajemnicą)

● odpowiadają rodzajowi pracy określonemu w umowie o pracę.

Pracownik potwierdza własnoręcznym podpisem swoje oświadczenie o zapoznaniu się z zakresem czynności oraz zobowiązanie do jego wykonywania. Odmowa przyjęcia i podpisania zakresu czynności ustalonego zgodnie z umową o pracę może stanowić uzasadnioną przyczynę jej wypowiedzenia Jest ona traktowana jako odmowa wykonania obowiązków (wyrok SN z 3 kwietnia 1997 r. I PKN 77/97, OSNP 1998/3/75).

Należy podkreślić, że pracodawca ma obowiązek informowania pracownika o zmianie zakresu jego obowiązków i sposobie ich wykonywania także w czasie trwania stosunku pracy. Taka jednostronna zmiana zakresu czynności pracownika nie stanowi zmiany treści umowy o pracę, jeżeli nie wykracza poza ustalony w umowie rodzaj pracy, nie wymaga więc wprowadzenia w drodze wypowiedzenia zmieniającego.

Ogólny obowiązek zaznajamiania pracowników z ich podstawowymi uprawnieniami budzi wątpliwości interpretacyjne. Przyjmuje się, że pracodawca realizuje go, wypełniając konkretne obowiązki wskazane w przepisach, np. obowiązek poinformowania o warunkach zatrudnienia (art. 29 par. 3 k.p.), obowiązek pouczenia o przysługującym pracownikowi prawie odwołania do sądu pracy w oświadczeniu o wypowiedzeniu umowy o pracę lub jej rozwiązaniu bez wypowiedzenia, który odpowiednio dotyczy również oświadczenia o wypowiedzeniu warunków pracy i płacy. Ponadto, zdaniem SN, pracownik może dochodzić przed sądem pracy nakazania udzielenia informacji mających istotne znaczenie dla jego sytuacji pracowniczej (wyrok SN z 16 września 1999 r., I PKN 331/99, OSNP 2001/9/314).

Pracodawca ma obowiązek informować pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 226 ust. 2 k.p.). Dotyczy to zarówno osoby przyjmowanej do pracy, jak i każdego pracownika niezależnie od rodzaju zajmowanego stanowiska (wyrok NSA z 2 października 2002 r., II SA/Wr 319/00, Pr.Pracy 2003/2/38). Informację należy ponawiać w razie zmiany warunków pracy.

Sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym musi być zawarty w regulaminie pracy (art. 104¹ par. 1 pkt 8 k.p.). Natomiast pracodawca, który nie wydaje regulaminu, nie ma obowiązku sporządzania dokumentu w sprawie sposobu powiadamiania o ryzyku. W każdym przypadku należy wówczas poinformować pracownika indywidualnie.

Ryzykiem zawodowym jest prawdopodobieństwo wystąpienia niepożądanych zdarzeń związanych z wykonywaną pracą, powodujących straty, w szczególności wystąpienie u pracowników niekorzystnych skutków zdrowotnych spowodowanych środowiskiem pracy lub sposobem wykonywania pracy (art. 4 pkt 4 ustawy o służbie medycyny pracy). Zagrożenie dla życia lub zdrowia to niekorzystny dla organizmu pracownika stan środowiska pracy, mogący spowodować wypadek lub chorobę.

Pracodawca jest także obowiązany zaznajamiać pracowników z przepisami i zasadami bhp dotyczącymi wykonywanej przez nich pracy. Wykonanie tego obowiązku pracownik potwierdza na piśmie. Podstawą jest art. 237⁴ par. 1 i 2 k.p. oraz par. 3 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z przepisami i zasadami bhp może mieć wpływ na zakres odpowiedzialności pracodawcy za wypadki przy pracy.

Przed dopuszczeniem pracownika do pracy należy zapoznać go z zakresem informacji związanych z tajemnicą zakładu pracy, którą będzie objęty. Fakt ten pracownik powinien potwierdzić na piśmie. Jest to związane z obowiązkiem zachowania w tajemnicy wiadomości, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę oraz przestrzegania przez pracownika tajemnicy przedsiębiorstwa i - w zależności od rodzaju pracy - tajemnicy państwowej, służbowej, zawodowej, źródeł informacji (art. 100 par. 2 pkt 4 i 5 k.p.). Tajemnicą przedsiębiorstwa są nieujawnione do wiadomości publicznej informacje techniczne, technologiczne, handlowe i organizacyjne przedsiębiorstwa, co do których przedsiębiorca podjął niezbędne działania w celu zachowania ich poufności.

Pracownik niezapoznany prawidłowo z zakresem informacji objętych tajemnicą, może skutecznie się bronić przed konsekwencjami ich ujawnienia, wykazując, że nie wiedział, iż dana informacja stanowi tajemnicę.

Pracodawca jest obowiązany zapoznać pracownika z treścią obowiązującego w zakładzie regulaminu pracy przed rozpoczęciem przez niego pracy (art. 104³ par. 2 k.p.). Prawidłowa realizacja tego obowiązku polega na udostępnieniu treści regulaminu i jego objaśnieniu. Błędne jest ustne poinformowanie pracownika o treści regulaminu czy wskazanie pracownikowi miejsca, gdzie znajduje się regulamin pracy.

Pracownik potwierdza na piśmie, że zapoznał się z regulaminem pracy. Odmowa zapoznania się z regulaminem pracy lub potwierdzenia może stanowić uzasadnioną przyczynę wypowiedzenia umowy o pracę.

W sytuacji nieprzedstawienia pracownikowi regulaminu pracy może on się uwolnić od odpowiedzialności za naruszenie regulaminowych obowiązków pracowniczych, twierdząc, że nie został o nich poinformowany przez pracodawcę.

Zgodnie z art. 29 par. 3 k.p. pracodawca ma obowiązek przekazać każdemu pracownikowi na piśmie informację o podstawowych warunkach zatrudnienia, które nie są określane w umowie o pracę, ale wynikają z przepisów prawa. Zawiadomienie to ma charakter indywidualny, informację należy przekazywać odrębnie każdemu pracownikowi, dostosowaną do konkretnej osoby.

Błędem jest wręczanie pracownikowi wyciągu z k.p., zamieszczanie wymienionych informacji w regulaminie pracy, wywieszanie ich na tablicy ogłoszeń czy przesyłanie obiegiem wszystkim pracownikom.

Pisemną informację należy wręczyć pracownikowi w terminie siedmiu dni od dnia zawarcia umowy. Informację można wręczyć nawet w dniu zawarcia umowy. Musi to być jednak odrębny dokument, a nie np. załącznik do umowy o pracę. Zapoznanie się z informacją, pracownik powinien potwierdzić na piśmie. Najprostszym sposobem uzyskania potwierdzenia jest sporządzenie informacji w dwóch egzemplarzach i podpisanie zarówno przez pracodawcę, jak i pracownika. Jeden egzemplarz otrzymuje pracownik, a drugi należy złożyć do akt. Nie należy kserować informacji podpisanej przez pracodawcę i pracownika i kopii składać do akt.

Zgodnie z przepisami k.p. dopuszczalne są dwie formy informacji: opisowa (art. 29 par. 3 k.p.) albo uproszczona (art. 29 par. 3¹ k.p.). Pierwsza z nich zawiera opis warunków zatrudnienia, wynikający z przepisów prawa pracy, natomiast w drugiej wskazuje się tylko konkretne przepisy dotyczące poszczególnych warunków zatrudnienia. Chodzi tu nie tylko o przepisy k.p., ale także o przepisy regulaminu pracy czy układu zbiorowego pracy (np. dotyczące częstotliwości wypłaty wynagrodzenia). Wybór formy zawiadomienia zależy od pracodawcy.

Należy podkreślić, że omawiany obowiązek nie jest jednorazowy. Pracodawca musi bowiem aktualizować informację w razie zmiany warunków zatrudnienia, co ma miejsce przykładowo w razie:

● nowelizacji przepisów prawa pracy lub układu zbiorowego pracy,

● zmian w umowie o pracę, np. strony postanowiły o zmianie stanowiska pracy na związane z odpowiedzialnością materialną za powierzone mienie i w związku z tym o wydłużeniu okresu wypowiedzenia umowy o pracę (art. 36 par. 5 k.p.),

● decyzji pracodawcy, który nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy, np. zmiana terminu i czasu wypłaty wynagrodzenia, inny sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy.

Konieczne jest także zawiadomienie o objęciu pracownika układem zbiorowym pracy, a także o zmianie układu zbiorowego pracy, którym pracownik jest objęty (art. 29 par. 3² k.p.). W razie zmiany układu, pracodawca informuje o tym fakcie oraz o zmianach warunków zatrudnienia, jeżeli wprowadza je nowelizacja układu.

Poinformowanie powinno nastąpić niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie jednego miesiąca od wejścia zmian w życie, zaś w przypadku gdyby przed tym terminem miało dojść do rozwiązania umowy o pracę - najpóźniej do dnia ustania zatrudnienia.

Niezapoznanie pracownika z informacjami o warunkach zatrudnienia powoduje (tak jak niezapoznanie z treścią regulaminu pracy), że pracownik może się uwolnić od odpowiedzialności za naruszenie pracowniczych obowiązków porządkowych, powołując się na usprawiedliwioną ich nieznajomość.

Pracodawca udostępnia pracownikom tekst przepisów dotyczących równego traktowania w zatrudnieniu w formie informacji pisemnej rozpowszechnionej na terenie zakładu pracy lub zapewnia pracownikom dostęp do tych przepisów w inny sposób przyjęty u danego pracodawcy (art. 94(1) k.p.). Pracowników należy poinformować o treści:

● art. 32 i 33 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej

● art. 18^3a - 18^3e k.p.,

● innych przepisów z zakresu równego traktowania w zatrudnieniu, tj.: art. 9 par. 4 k.p., art. 11² - 11³ k.p., art. 18 par. 3 k.p., art. 67¹⁵ k.p., art. 94 pkt 2b k.p.

Udostępnienie może polegać na rozpowszechnianiu na terenie zakładu pracy pisemnej informacji albo na zapewnieniu dostępu pracowników do przepisów w inny sposób, przyjęty u danego pracodawcy. Wybór należy do pracodawcy. Możliwości są następujące:

● przekazanie każdemu pracownikowi - na piśmie lub drogą elektroniczną - tekstu właściwych przepisów,

● umieszczenie tekstu na tablicy ogłoszeń lub w innych miejscach, w których w danym zakładzie pracy przekazywane są informacje,

● poinformowanie pracowników (pisemnie, ustnie, drogą elektroniczną) o możliwości zapoznania się z przepisami we wskazanym miejscu (np. dział kadr).

Jeżeli pracodawca wydaje regulamin pracy, w którym wśród obowiązków pracodawcy zawarto udostępnienie pracownikom tekstu przepisów dotyczących równego traktowania w zatrudnieniu, wówczas w regulaminie należy wskazać sposób udostępnienia przepisów. Może nim być jedna ze wspomnianych wcześniej możliwości, np. wywieszenie tekstu na tablicy ogłoszeń lub udostępnienie tekstu przepisów w formie załącznika do regulaminu pracy.

Obowiązku udostępnienia informacji nie spełnia wręczenie pracownikom k.p. na własność bądź do przejrzenia, gdyż to pracodawca ma obowiązek udzielenia szczegółowych informacji i nie może przerzucić na pracownika obowiązku wyszukiwania przepisów dotyczących problematyki równego traktowania w zatrudnieniu.

Udostępniane przepisy powinny mieć postać cytatów z k.p., obejmujących równe traktowanie w zatrudnieniu. Pracodawca jest obowiązany udostępnić tekst przepisów nawet w sytuacjach, gdy pracownik zna wspomniane przepisy i informuje o tym pracodawcę lub pracodawca zatrudnia tylko jednego pracownika.

Pracodawca nie musi odbierać od pracownika oświadczenia o tym, że zapoznał się z przepisami dotyczącymi równego traktowania w zatrudnieniu. Jednak jest to wskazane jako dowód zrealizowania obowiązku informacyjnego, mimo iż w przepisach nie określono żadnej sankcji za jego niewykonanie.

Pracodawca jest obowiązany informować pracowników o możliwości zatrudnienia w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy, a pracowników zatrudnionych na czas określony - o wolnych miejscach pracy (art. 94² k.p.).

Obowiązek informowania pracowników o możliwości zatrudnienia w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy ma na celu ułatwienie im zmiany formy zatrudnienia z pełnoetatowej na niepełnoetatową i odwrotnie. Natomiast celem informacji dla pracowników zatrudnionych na czas określony jest zagwarantowanie im możliwości pracy na czas nieokreślony.

Nie oznacza to, że pracodawca ma obowiązek zatrudnienia pracującego na 1/2 etatu na cały etat i odwrotnie. Nie ma także obowiązku zatrudnienia na czas nieokreślony pracownika, który dotychczas wykonywał pracę na podstawie umowy na czas określony. Ustalenie warunków pracy i płacy wymaga bowiem zgodnej decyzji zarówno pracownika, jak i pracodawcy. W przepisach nie przewidziano także sankcji dla pracodawcy za niezrealizowanie tego obowiązku.

Forma i sposób informacji nie zostały szczegółowo określone w przepisach. Wskazano jedynie, że pracodawca jest obowiązany informować pracowników w sposób u niego przyjęty. Nie wprowadzono obowiązku pisemnej informacji, jednak taka forma jest wskazana ze względów dowodowych i praktycznych.

Możliwości poinformowania pracowników są następujące:

● przekazanie informacji każdemu pracownikowi - na piśmie,

● umieszczenie tekstu na tablicy ogłoszeń lub w innych miejscach, w których w danym zakładzie pracy przekazywane są informacje,

● drogą elektroniczną itp.

Miejsce pracy należy określić w sposób zapewniający pracownikom pełną informację. W informacji o zatrudnieniu niepełnoetatowym i/lub etatowym można dodatkowo określić, czy zatrudnienie będzie miało charakter terminowy (na czas określony, na okres próbny, na zastępstwo) czy bezterminowy (na czas nieokreślony).

Do zawiadomienia na piśmie o przewidywanym terminie przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę i wynikających z tego skutkach dla przejmowanych pracowników w zakresie ich stosunków pracy zobowiązuje pracodawców art. 23¹ par. 3 k.p.

Obowiązek informacyjny dotyczy pracodawców, u których nie działają związki zawodowe. Natomiast ci pracodawcy, u których funkcjonują, przekazują informacje związkom zawodowym na podstawie art. 26¹ ustawy o związkach zawodowych

Zawiadomienie powinno nastąpić co najmniej na 30 dni przed przewidywanym terminem przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę. Zmiana przewidywanej daty przejścia powoduje obowiązek ponowienia tej informacji.

Termin zawiadomienia poprzedza przejście zakładu pracy, dlatego obowiązek informacji ciąży łącznie na obu pracodawcach - dotychczasowym i nowym. Wyjątkowo w przypadku przejścia zakładu pracy w wyniku spadkobrania obowiązek zawiadomienia obciąża tylko jednego, nowego pracodawcę.

Omawiany obowiązek obciąża pracodawców w stosunku do każdego pracownika z osobna i zostaje spełniony dopiero z chwilą, gdy pracownik mógł zapoznać się z treścią zawiadomienia. Tylko indywidualne, pisemne zawiadomienia zapewniają możliwość realizacji uprawnień wszystkim pracownikom, w tym przebywającym na urlopach lub nieobecnym w pracy z innych przyczyn. Ustne zawiadomienie nie spełnia wymogów i w żadnym razie nie może powodować ujemnych skutków dla pracownika.

Brak zawiadomienia bądź jego niewłaściwa forma lub treść nie może wywołać żadnych negatywnych skutków dla pracownika, a zwłaszcza uniemożliwić mu skorzystania z jego uprawnienia do rozwiązania stosunku pracy za siedmiodniowym uprzedzeniem. Ponadto pracodawcy, którzy nie poinformują o przejściu zakładu pracy albo poinformują pracownika w sposób niezupełny, mogą odpowiadać wobec pracownika za ewentualną szkodę na podstawie przepisów prawa cywilnego (art. 471 k.c. w związku z art. 300 k.p.). Natomiast pracownik z powodu braku powiadomienia nie może rozwiązać umowy o pracę bez wypowiedzenia z powodu ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracodawcy w trybie art. 55 par. 1¹ k.p. (wyrok SN z 6 maja 2003 r., I PKN 219/01, OSNP 2004/15/264)

@RY1@i02/2010/136/i02.2010.136.168.0006.001.jpg@RY2@

Treść informacji o warunkach zatrudnienia

Czas pracy niepełnosprawnego zaliczonego do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności nie może przekraczać siedmiu godzin na dobę i 35 godzin tygodniowo. W informacji o warunkach zatrudnienia należy więc podać: siedem godzin na dobę i 35 godzin na tydzień, a nie normy z art. 129 k.p. (czyli 8 i 40).

Pracownik nie został poinformowany o zakazie wykorzystywania poczty służbowej do celów prywatnych.

Kilkakrotnie wysyłał e-maile prywatne tą drogą. Nie można go za to ukarać, gdyż chroni go brak wiedzy na ten temat.

W trakcie zatrudnienia pracownika, pracodawca musi stale aktualizować podane mu do wiadomości informacje. Niedopełnienie tego obowiązku może uniemożliwić pociągnięcie pracownika do odpowiedzialności porządkowej, jeżeli ten wykaże, że nie został poinformowany o obowiązujących go warunkach zatrudnienia

Pracownica zawarła umowę o pracę na czas nieokreślony. Pracodawca wybrał opisową formę informacji i podał: "Okres obowiązującego panią wypowiedzenia umowy o pracę wynosi dwa tygodnie". Po sześciu miesiącach pracy pracodawca powinien zaktualizować informację i podać, że okres obowiązującego wypowiedzenia wynosi jeden miesiąc. Gdyby wybrał skróconą formę informacji i wskazał, że okres wypowiedzenia jest określony w art. 36 par. 1 pkt 1 k.p., także należałoby aktualizować informację. Natomiast w przypadku powiadomienia, że okres wypowiedzenia obowiązujący pracownika jest określony w art. 36 k.p., nie ma potrzeby zaktualizowania informacji.

Ewa Drzewiecka

ekspert z zakresu prawa pracy

Art. 32 i 33 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej z 2 kwietnia 1997 r. (Dz.U. nr 78, poz. 483 z późn. zm.).

Art. 9 par. 4, art. 11² - 11³, art. 18 par. 3, art. 67¹⁵, art. 94 pkt 2b, art. 300 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Art. 4 pkt 4 ustawy z 27 czerwca 1997 r. o służbie medycyny pracy, (t.j. Dz.U. z 2004 r. nr 125, poz. 1317 z późn. zm.).

Art. 26¹ ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (Dz.U. nr 79, poz. 854 z późn. zm.).

Art. 471 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz.U. nr16, poz. 93 z późn. zm).

Par. 3 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, (Dz.U. nr 62, poz. 286 z późn.zm.).