Pracownikowi delegowanemu do pracy za granicą nie przysługują diety z tytułu podróży służbowej

Zgodnie z treścią art. 77⁵ par. 1 k.p. pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

W celu ustalenia istnienia obowiązku wypłacania przez pracodawców diet lub innych należności w związku z wyjazdem pracowników do pracy za granicą należy określić kwalifikację wyjazdów pracowniczych jako podróży służbowych.

Generalną zasadą jest, iż miejsce pracy powinno być określone w umowie o pracę. W przypadku więc gdy pracownik zostaje skierowany przez pracodawcę poza stałe miejsce wykonywania zadań, które określone zostało w umowie o pracę, spełniona zostaje jedna z przesłanek podróży służbowej, tj. odbywanie podróży poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub stałe miejsce pracy.

Odnośnie do kolejnych wymogów podróży służbowej, tj. odbywania jej na polecenie pracodawcy w celu wykonania określonego przez pracodawcę zadania, warto zwrócić uwagę na wyrok SN z 5 maja 2009 r. (I PK 279/2007, LEX nr 509051). Sąd Najwyższy stwierdził, iż z art. 77⁵ par. 1 k.p. wynika wprost, że podróż służbowa ma charakter incydentalny. Jej formalną podstawę stanowi polecenie wyjazdu, które powinno określać zadanie oraz termin i miejsce jego realizacji. Zadanie to musi być skonkretyzowane, nie może więc mieć charakteru generalnego.

Podsumowując - do konstytutywnych elementów pojęcia podróży służbowej należy wykonywanie przez pracownika zadania służbowego określonego w drodze polecenia pracodawcy, w celu wykonania określonego przez pracodawcę zadania.

Odbywanie przez pracownika podróży na polecenie pracodawcy jest jedną z przesłanek do uznania tej podróży jako służbowej. Niezmiernie ważne jednak jest to, iż ze względu na charakter polecenia pracodawcy jako aktu konkretyzującego obowiązki pracownika nie może ono prowadzić do zmiany istotnych warunków pracy lub płacy. W rezultacie przyjmuje się więc, że pracodawca nie może wskutek polecenia pracownikowi wyjazdu zmienić rodzaju pracy uzgodnionego w umowie o pracę ani zmienić uzgodnionego stałego miejsca pracy. Stanowisko takie znajduje potwierdzenie w uzasadnieniu wyroku SN z 20 lutego 2007 r. (II PK 165/06, OSNP 2008/7-8/97).

Generalną zasadą wynikającą z treści art. 77⁵ par. 1 k.p. jest konieczność wypłacenia przez pracodawcę pracownikowi należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Tę kwestię regulują dwa rozporządzenia do powyższego przepisu - co do podróży służbowych na terenie kraju: rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1990 z późn. zm.).

Do podróży zagranicznych stosuje się zaś rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju - dalej zwane rozporządzeniem. Warto zauważyć, że powyższe rozporządzenie dotyczy pracowników zatrudnionych w państwowych lub samorządowych jednostkach budżetowych. Pozostali pracodawcy mają swobodę w określaniu wysokości i warunków ustalania należności z tytułu podróży służbowej. Swoboda ta jest jednak ograniczona postanowieniami ww. rozporządzeń.

Podkreślić jednak należy, że dowolność pracodawców w regulowaniu należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowej ograniczona została jedynie w zakresie dotyczącym wysokości diet, które nie mogą być niższe od przewidzianych dla pracowników państwowych lub samorządowych jednostek budżetowych.

Inne, ewentualne należności z tytułu podróży służbowej i ich wysokość nie muszą być regulowane według zasad przewidzianych w rozporządzeniach. Oznacza to pozostawienie pracodawcom niebędącym jednostkami budżetowymi oraz związkom zawodowym, jeżeli działają u danego pracodawcy, swobody w zakresie ustalania innych, poza dietami, należności z tytułu podróży służbowej.

W stosunku do pracowników zatrudnionych u innych pracodawców aniżeli państwowe lub samorządowe jednostki budżetowe warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania, co wynika wprost z art. 77⁵ par. 1 k.p.

Pracownikowi delegowanemu do pracy za granicą przysługują zatem diety (które przeznaczone są na pokrycie kosztów wyżywienia i innych drobnych wydatków), zwrot kosztów: przejazdów i dojazdów, noclegów oraz innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Przepisy prawa pracy nie przewidują wprost żadnych ograniczeń odnośnie do czasu trwania podróży służbowej, lecz stwierdzają jedynie, że podróż służbowa jest związana z wykonaniem zadania służbowego.

Powyższe nie oznacza jednak, że podróż służbowa nie może trwać nieskończenie długo. Należy bowiem mieć na uwadze przepis art. 42 par. 4 k.p., który nakłada na pracodawcę obowiązek złożenia wypowiedzenia zmieniającego warunki pracy, w sytuacji gdy zmiana określonych w umowie warunków pracy (a za taką może być uznana zmiana miejsca pracy) jest dłuższa niż trzy miesiące w roku kalendarzowym. Zadanie służbowe wyznaczone poleceniem podróży służbowej musi się zatem mieścić w uzgodnionych warunkach pracy pracownika, chyba że pracodawca jednocześnie powierza pracownikowi na okres nieprzekraczający trzech miesięcy wykonywanie innej pracy zgodnie z art. 42 par. 4 k.p.

W tym kontekście warto zwrócić uwagę na wyrok z 13 grudnia 2005 r. (II PK 103/2005, LEX nr 448052), w którym SN uznał, że zgodnie z art. 42 par. 4 k.p. tzw. wypowiedzenie zmieniające (dotychczasowe warunki pracy lub płacy) nie jest wymagane w razie powierzenia pracownikowi, w przypadkach uzasadnionych potrzebami pracodawcy, pracy innej niż określona w umowie o pracę, ale tylko na okres nieprzekraczający trzech miesięcy w roku kalendarzowym. Jeżeli po upływie trzymiesięcznego okresu pracownik nadal wykonuje obowiązki pracownika delegowanego i stan ten akceptuje, to można przyjąć, że w sposób dorozumiany zawarto porozumienie zmieniające warunki pracy (art. 60 k.c. w związku z art. 300 k.p.).

Uzasadnione jest więc przyjęcie, że w zależności od konkretnych postanowień danej umowy o pracę - zmiana warunków pracy obejmujących w szczególności zmianę stałego miejsca pracy w ramach polecenia służbowego (podróży służbowej) nie powinna przekraczać trzech miesięcy.

W przypadku podróży służbowych za granicę niezwykle więc istotny jest moment, od którego należy liczyć podróż służbową. Rozporządzenie wyraźnie określa w treści par. 3, od kiedy należy liczyć czas pobytu pracownika poza granicami kraju. Zależne jest to od środków komunikacji.

W przypadku komunikacji lądowej - od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju.

W przypadku komunikacji lotniczej - od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju, zaś w przypadku komunikacji morskiej - od chwili wyjścia statku (promu) z portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do portu polskiego.

Zgodnie z treścią art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych - dalej ustawy zwolnione od podatku są w szczególności diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika.

Nie ma przy tym przeszkód prawnych, aby pracodawca wypłacał należności (w tym diety) za okres przebywania pracownika za granicą trwający dłużej niż trzy miesiące.

Nie można jednak wykluczyć ryzyka, iż - uwzględniając wskazane wyżej uwagi dotyczące czasu trwania podróży służbowej - organy podatkowe będą kwestionowały zastosowanie powyższego zwolnienia podatkowego w odniesieniu do należności wypłacanych pracownikowi za czas podróży służbowej pracownika, która miałaby trwać dłużej niż trzy miesiące.

W przypadku natomiast, gdy w umowie o pracę lub odpowiednim porozumieniu miejsce wykonywania pracy zostanie określone za granicą - a zatem nie będziemy mieli do czynienia z podróżą służbową - zastosowanie będzie mogło znaleźć zwolnienie wynikające z art. 21 ust. 1 pkt 20 ustawy, obejmujące część przychodów osób przebywających czasowo za granicą i uzyskujących przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy, za każdy dzień pobytu za granicą, w kwocie odpowiadającej 30 proc. diety, określonej w rozporządzeniu.

Z przepisów prawa pracy nie wynika, ażeby pracodawca nie mógł delegować pracownika do pracy za granicą w taki sposób, by wyjazd ten nie stanowił podróży służbowej.

W szczególności takim, niebędącym podróżą służbową, delegowaniem jest podjęcie się przez pracownika odbycia podróży połączonej z wykonaniem określonej pracy na podstawie porozumienia zawartego z pracodawcą.

Zgodnie z wyrokiem SN z 20 lutego 2007 r. (II PK 165/06, OSNP 2008/7-8/97) podjęcie się przez pracownika podróży połączonej z wykonaniem określonej pracy na podstawie porozumienia zawartego z pracodawcą nie jest podróżą służbową w rozumieniu art. 77⁵ par.1 k.p.

W powyższym przypadku pracownikowi nie będą przysługiwały należności, w tym diety, które przysługiwałyby z tytułu podróży służbowej.

Podsumowując - jeżeli wyjazdowi pracownika do pracy za granicą można przypisać cechy podróży służbowej, bez wątpienia powstaje obowiązek wypłacania pracownikowi diet i innych należności z tytułu podróży służbowych.

● jest odbywana poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy,

● na polecenie pracodawcy,

● w celu wykonania określonego przez pracodawcę zadania.

Wyrok Sądu Najwyższego z 22 lutego 2008 r., I PK 208/07, OSNP 2009/11-12/134.

Sylwia Zarzycka

radca prawny, Casus Zarzycka & Wspólnicy Kancelaria Prawna

Agnieszka Janki

aplikant radcowski Casus Zarzycka & Wspólnicy Kancelaria Prawna

Art. 77⁵ par. 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Art. 21 ust. 1 pkt 16, art. 21 ust. 1 pkt 20 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307).

Par. 3 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. nr 236, poz.1991