Papier wciąż rządzi w firmie

● Firmy nadal składają papierowe dokumenty zamiast wysyłać je elektronicznie

● Po zmianach więcej biurokratycznych obowiązków spada na pracowników

Jeszcze we wrześniu Senat ma przyjąć ustawę z 19 sierpnia 2011 r. o redukcji niektórych obowiązków obywateli i przedsiębiorców. Teoretycznie pracodawcy powinni mieć powody do zadowolenia, bo znosi ona obowiązek comiesięcznego wydania pracownikom zaświadczenia o zapłaconych składkach do ZUS. Problem jednak w tym, że firmy i tak na żądanie pracownika będą musiały drukować ZUS RMUA. Obecnie nie ma bowiem innego sposobu udokumentowania prawa do bezpłatnego leczenia. Takich przykładów uproszczeń biurokratycznych, które nie pomagają pracodawcom jest więcej.

- Rząd chce ulżyć firmom borykającym się z wyjątkowo rozbudowaną biurokracją, ale proponowane zmiany to wyłącznie środki zastępcze - mówi Jeremi Mordasewicz, ekspert ubezpieczeniowy, członek Rady Nadzorczej ZUS.

Od 1 stycznia 2012 r. pracodawcy tylko raz w roku będą musieli wydawać pracownikom informację o opłaconych składkach do ZUS. Pierwsza taka roczna informacja trafi do nich do 28 lutego 2013 r. Pracodawca będzie mógł przekazać ją na piśmie lub w postaci dokumentu elektronicznego. Z tej ostatniej formy może skorzystać jednak tylko wówczas, kiedy pracownik wyrazi na to zgodę. Poza tym, zgodnie z art. 41 ust. 8 b wyżej wymienionej ustawy, ma on prawo żądać od pracodawcy wystawiania informacji raz na miesiąc.

- To oznacza, że ci nadal będą przygotowywać druki ZUS RMUA, bowiem tylko w ten sposób pracownicy mogą potwierdzić prawo do świaczeń zdrowotnych - mówi prof. Jan Klimek, wiceprezes Związku Rzemiosła Polskiego.

Pomysłów na uregulowanie tej kwestii było już kilka. Jak na razie żaden nie doczekał się realizacji. Jednym z nich było wprowadzenia elektronicznej karty ubezpieczenia zdrowotnego. Jednak do tej pory system działa tylko na Śląsku. Rząd zapowiada, że jej rolę mają przejąć nowe dowody osobiste z chipami. Jednak pierwsze takie dokumenty będą wydawane najwcześniej od lipca 2013 r.

- Skoro utrzymujemy zasadę, że prawo do leczenia zachowują osoby opłacające składki, to należy szybko znaleźć sposób przekazywania informacji o ich opłaceniu do szpitala czy przychodni - dodaje Jeremi Mordasewicz.

Przypomina, że administracja publiczna nie powinna domagać się od ubezpieczonych informacji będących w jej posiadaniu. Skoro ZUS i NFZ wiedzą o zapłaconych składkach, to nie jest zrozumiałe, dlaczego pracownik musiał jeszcze udowadniać prawo do leczenia.

Problemy związane z wystawianiem druku ZUS RMUA to niejedyny przykład wprowadzania przepisów, które tylko na papierze ułatwiają pracodawcom prowadzenie działalności. Kolejny dotyczy zatrudniania cudzoziemców spoza UE. Dwa lata temu w życie weszły przepisy, które upraszczają procedurę z tym związaną. Wystarczy bowiem, że zainteresowani złożą oświadczenie (nie zaświadczenie), że m.in. nie byli karani i że zapłacą wynagrodzenie obcokrajowcom w takiej samej wysokości co rodakom pracującym na podobnym stanowisku.

Mimo tych ułatwień procedura zatrudnienia obcokrajowca nadal jest skomplikowana. Aby powierzyć pracę szlifierzowi czy spawaczowi na przykład z Wietnamu przedsiębiorcy muszą w urzędzie wojewódzkim oprócz wniosku złożyć kilkanaście dokumentów (oryginały albo uwierzytelnione kserokopie).

- Muszą oni składać te same dokumenty za każdym razem, gdy ubiegają się o zezwolenie - mówi Konrad Ludian z East West Link, agencji zajmującej się sprowadzaniem cudzoziemców.

Zdaniem Małgorzaty Rusewicz z PKPP Lewiatan, powinno się to odbywać drogą elektroniczną. Tym samym wystarczyłoby złożyć wymagany stos dokumentów tylko raz, a nie powielać go za każdym razem ubiegając się o zezwolenie na zatrudnienie pracownika np. za wschodniej granicy. A tak firmy muszą przekazywać ponownie do urzędu wyciąg z Krajowego Rejestru Sądowego lub z ewidencji działalności gospodarczej, umowę spółki, pełnomocnictwo (gdy występuje agencja) i opinię starosty o braku możliwości zaspokojenia potrzeb kadrowych pracodawcy na podstawie rejestrów bezrobotnych.

- Przepisy powinny również umożliwiać wnoszenie opłaty za zezwolenie z dowolnego rachunku bankowego, a nie tylko firmowego - dodaje Małgorzata Rusewicz.

Dzięki zmianie przepisów firmy miały też m.in. rzadziej wydawać świadectwa pracy w przypadku zatrudnienia pracownika na podstawie terminowych umów o pracę. Zgodnie z ustawą z 5 stycznia 2011 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy (Dz.U. nr 36, poz. 181), jeżeli pracownik pozostaje w zatrudnieniu u tego samego pracodawcy na podstawie kolejnych umów czasowych, firma musi wydać mu świadectwo pracy obejmujące zakończone okresy zatrudnienia na podstawie tych umów zawartych w ciągu 24 miesięcy (poczynając od zawarcia pierwszej).

Jeśli jednak sam pracownik zażąda od pracodawcy świadectwa po rozwiązaniu lub wygaśnięciu każdego z kontraktów, pracodawca będzie miał 7 dni na jego wydanie. W praktyce firma może być więc zmuszona do wydawania dwóch świadectw pracy jednemu pracownikowi.

- Stanie się tak, jeśli np. pracownik był zatrudniony na podstawie kilku kolejnych umów, ale będzie domagał się wydania świadectwa tylko za okres pracy na podstawie jednej z nich. Po dwóch latach od momentu zawarcia pierwszej umowy firma będzie musiała wydać także zbiorcze świadectwo pracy - mówi Agnieszka Waszczyk, prawnik z Kancelarii Wilczak i Wspólnicy.

Dodatkowo nowelizacja nie określa zasad wydawania świadectw w przypadku, gdy po upływie terminu, na jaki zawarto terminową umowę o pracę, firma chce zatrudnić pracownika na czas nieokreślony. W rezultacie nowe przepisy zamiast ograniczyć biurokratyczne obowiązki firm, powodują dodatkowe problemy.

@RY1@i02/2011/172/i02.2011.172.183.006a.001.jpg@RY2@

Inne obowiązki pracodawcy wobec pracownika

Bożena Wiktorowska

Łukasz Guza

Paweł Jakubczak

dgp@infor.pl