Jak ustalić wymiar urlopu

Zgodnie z przepisami kodeksu pracy pracownik (czyli osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę) ma prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego.

Podstawowy wymiar (liczba dni) urlopu jest uzależniony od ogólnego stażu pracy i wynosi:

● 20 dni - jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat lub

● 26 dni - jeżeli jest zatrudniony co najmniej 10 lat.

Do okresu, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się okresy poprzedniego zatrudnienia, bez względu na przerwy między nimi oraz sposób ustania stosunku pracy.

W przypadku jednoczesnego pozostawania w dwóch lub więcej stosunkach pracy zalicza się także okres poprzedniego niezakończonego zatrudnienia - w części przypadającej przed nawiązaniem drugiego lub kolejnego stosunku pracy.

Wymiar urlopu nie zależy natomiast od rodzaju zawartej umowy o pracę (np. na czas określony lub nieokreślony). Dla pracownika zatrudnionego na część etatu ustala się go jednak proporcjonalnie do wymiaru jego czasu pracy (biorąc za podstawę wymiar urlopu przewidziany dla osoby zatrudnionej na cały etat). W takim przypadku niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia.

Do stażu, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się także okresy traktowane zgodnie z przepisami jako równorzędne z czasem zatrudnienia (np. okres, za który pracownik otrzymał odszkodowanie z tytułu skrócenia trzymiesięcznego okresu wypowiedzenia na podstawie art. 36¹ k.p.) oraz czas nauki.

Do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się z tytułu ukończenia:

● zasadniczej lub innej równorzędnej szkoły zawodowej - czas trwania nauki przewidziany programem nauczania, nie więcej jednak niż trzy lata

● średniej szkoły zawodowej - czas trwania nauki przewidziany programem nauczania, nie więcej jednak niż pięć lat

● średniej szkoły zawodowej dla absolwentów zasadniczych (równorzędnych) szkół zawodowych - pięć lat

● średniej szkoły ogólnokształcącej - cztery lata

● szkoły policealnej - sześć lat

● szkoły wyższej - osiem lat.

Okresy nauki, o których mowa powyżej, nie podlegają sumowaniu.

Jeżeli pracownik w czasie zatrudnienia pobierał naukę, to do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się bądź okres zatrudnienia, w którym była pobierana nauka, bądź czas nauki - w zależności od tego, co jest korzystniejsze dla pracownika.

Pracownik ukończył średnią szkołę ogólnokształcącą. Następnie podjął pracę i jednocześnie naukę w szkole wyższej (trwającą pięć lat). Po zakończeniu nauki przepracował jeszcze rok. Z uwagi na to, że podwładny pobierał naukę w szkole wyższej (którą ukończył) w czasie zatrudnienia, do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu można wliczyć albo okres zatrudnienia, w którym była pobierana nauka, albo okres nauki - w zależności od tego, co jest korzystniejsze dla pracownika. W przypadku uwzględnienia okresu zatrudnienia w czasie nauki, wyliczenie wygląda następująco: 4 lata (z tytułu ukończenia szkoły średniej) + 6 lat pracy = 10 lat. W razie wzięcia pod uwagę nauki w szkole wyższej, wyliczenie wygląda następująco: 8 lat (z tytułu ukończenia szkoły wyższej) + rok pracy po jej zakończeniu = 9 lat. Korzystniejsze dla pracownika jest zatem uwzględnienie pierwszego wyliczenia, zgodnie z którym ma 10-letni staż pracy.

Pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy, w roku kalendarzowym, w którym podjął pracę, uzyskuje prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku. Takie zasady nabywania prawa do urlopu dotyczą jednak tylko roku kalendarzowego, w którym dana osoba podejmuje pierwszą w życiu pracę. Prawo do kolejnych urlopów pracownik nabywa bowiem w każdym następnym roku kalendarzowym (1 stycznia, jeśli pozostaje wówczas w zatrudnieniu).

Pracownikowi, który wykorzystał urlop za dany rok kalendarzowy, a następnie uzyskał w ciągu tego roku prawo do urlopu w wyższym wymiarze, przysługuje urlop uzupełniający.

Pracodawca udziela urlopu w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w wymiarze godzinowym, odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu. Zasadą jest, że przy udzielaniu urlopu jeden dzień odpowiada ośmiu godzinom pracy. Jednak w przypadku pracownika, dla którego dobowa norma czasu pracy, wynikająca z odrębnych przepisów, jest niższa niż osiem godzin, godzinowy wymiar urlopu ustala się z uzwględnieniem tej obniżonej normy (np. dla osoby zaliczonej do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności maksymalna dobowa norma czasu pracy wynosi zasadniczo siedem godzin, w związku z czym jeden dzień urlopu odpowiada w takim przypadku siedmiu godzinom).

Co do zasady pracodawca nie może przyznać urlopu na część dnia pracy. Udzielenie pracownikowi urlopu w dniu pracy w wymiarze godzinowym odpowiadającym części dobowego wymiaru czasu pracy jest dopuszczalne tylko w sytuacji, gdy część urlopu pozostała do wykorzystania jest niższa niż pełny dobowy wymiar czasu pracy pracownika w dniu, na który ma być udzielony urlop (np. pracownik ma zaplanowaną w danym dniu pracę w wymiarze dziewięciu godzin, ale pozostały mu tylko trzy godziny urlopu).

Pracownik jest zatrudniony na 1/2 etatu. Jego staż pracy jest krótszy niż 10 lat, w związku z czym ma prawo do 10 dni urlopu (1/2 × 20 = 10), co w przeliczeniu na godziny pracy wynosi: 10 x 8 = 80 godzin. Pracownik świadczy pracę w poniedziałki i środy (w godzinach 8 - 16) oraz w piątki (w godzinach 8 - 12). Pracodawca powinien udzielić mu urlopu w te dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, do wyczerpania przysługujących mu 80 godzin urlopu.

Przepisy określają także zasady ustalania wymiaru urlopu w sytuacji, gdy rozwiązanie lub nawiązanie stosunku pracy nastąpiło w ciągu danego roku kalendarzowego.

W roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy z pracownikiem uprawnionym do kolejnego urlopu, przysługuje mu urlop:

● u dotychczasowego pracodawcy - w wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego u niego w roku ustania stosunku pracy (chyba że przed ustaniem tego stosunku pracownik wykorzystał urlop w przysługującym mu lub wyższym wymiarze) oraz

● u kolejnego pracodawcy w wymiarze: proporcjonalnym do okresu pozostałego do końca danego roku kalendarzowego (w razie zatrudnienia na czas nie krótszy niż do końca roku) lub proporcjonalnym do okresu zatrudnienia w danym roku kalendarzowym (w razie zatrudnienia na czas krótszy niż do końca roku).

Pracownikowi, który przed ustaniem stosunku pracy w ciągu roku kalendarzowego wykorzystał urlop w wymiarze wyższym niż ustalony na zasadach podanych powyżej, przysługuje u kolejnego pracodawcy urlop w odpowiednio zmniejszonym wymiarze.

Formułę urlopu proporcjonalnego stosuje się odpowiednio do pracownika podejmującego pracę u kolejnego pracodawcy w ciągu innego roku kalendarzowego niż ten, w którym ustał jego stosunek pracy z poprzednim pracodawcą.

Podane wyżej zasady ustalania wymiaru urlopu (proporcjonalnie do okresu pracy do końca roku) stosuje się ponadto odpowiednio do pracownika, który powraca do pracy u dotychczasowego pracodawcy w ciągu roku kalendarzowego po trwającym co najmniej jeden miesiąc okresie: urlopu bezpłatnego, urlopu wychowawczego, odbywania zasadniczej służby wojskowej lub jej form zastępczych, okresowej służby wojskowej, przeszkolenia wojskowego albo ćwiczeń wojskowych, tymczasowego aresztowania, odbywania kary pozbawienia wolności lub nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy. Jeżeli taki okres nieświadczenia pracy przypada już po nabyciu przez pracownika prawa do urlopu w danym roku kalendarzowym, wymiar jego urlopu po powrocie do pracy w ciągu tego samego roku kalendarzowego ulega proporcjonalnemu obniżeniu, chyba że przed rozpoczęciem tego okresu wykorzystał urlop w przysługującym mu lub w wyższym wymiarze.

Przy ustalaniu urlopu proporcjonalnego kalendarzowy miesiąc pracy odpowiada 1/12 wymiaru urlopu przysługującego danemu pracownikowi. Niepełny kalendarzowy miesiąc pracy zaokrągla się w górę do pełnego miesiąca, a niepełny dzień urlopu - w górę do pełnego dnia. Jeżeli ustanie stosunku pracy u dotychczasowego pracodawcy i nawiązanie takiego stosunku u kolejnego pracodawcy następuje w tym samym miesiącu kalendarzowym, zaokrąglenia do pełnego miesiąca dokonuje dotychczasowy pracodawca.

Pracownik (z ponad 10-letnim stażem pracy) przebywał na urlopie bezpłatnym od listopada 2010 roku do końca kwietnia 2011 roku. W przypadku osoby powracającej do pracy u dotychczasowego pracodawcy w ciągu roku kalendarzowego po trwającym co najmniej miesiąc urlopie bezpłatnym (jeśli podwładny przed powrotem do pracy nie nabył jeszcze prawa do kolejnego urlopu wypoczynkowego) wymiar urlopu ustala się proporcjonalnie do okresu pozostałego do końca tego roku kalendarzowego. W omawianym przypadku pracownik w 2011 roku przebywał na urlopie bezpłatnym cztery miesiące. Powoduje to obniżenie pełnego wymiaru urlopu (26 dni) proporcjonalnie do okresu ośmiu miesięcy. Oblicza się go w następujący sposób: (26 dni × 8/12 = 17,33, czyli po zaokrągleniu 18 dni urlopu).

Inaczej przedstawiałaby się sytuacja, gdyby pracownik korzystał z urlopu bezpłatnego np. od lutego do maja 2011 roku, czyli już po nabyciu prawa do urlopu wypoczynkowego za 2011 rok (załóżmy, że w styczniu nie korzystał z tego urlopu). W takim przypadku przysługiwałoby mu prawo do urlopu wypoczynkowego w wymiarze obniżonym proporcjonalnie do okresu niewykonywania pracy w tym roku kalendarzowym. Wymiar jego urlopu wynosiłby zatem: 26 dni x 4/12 = 8,66, czyli po zaokrągleniu 9 dni, 26 dni - 9 dni = 17 dni. Przyjmuje się jednak, że takie różnicowanie wymiaru urlopu (w zależności od nabycia lub nie prawa do kolejnego urlopu wypoczynkowego przed skorzystaniem z urlopu bezpłatnego) byłoby nieuzasadnione, w związku z czym również w takim przypadku zaokrąglenie niepełnego dnia urlopu powinno nastąpić na korzyść pracownika. Byłby on więc uprawniony do 18 dni urlopu.

Anna Puszkarska

radca prawny

Art. 152 - 158 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r., nr 21, poz. 94 z późn. zm.).