Tylko forma pisemna wypowiedzenia umowy jest prawidłowa

Rozstanie z pracownikiem nastąpić może poprzez wypowiedzenie mu umowy o pracę, które jest typowym sposobem ustania zatrudnienia lub poprzez rozwiązanie jej bez zachowania okresu wypowiedzenia, co wymaga wystąpienia szczególnych okoliczności.

Kodeks pracy pozwala na rozwiązanie za wypowiedzeniem każdej umowy zawartej na okres próbny. Jest to oczywiste, ponieważ taka umowa zawarta zostaje w celu sprawdzenia przydatności zawodowej pracownika. Inna sytuacja zachodzi w przypadku umów zawartych na czas określony. Celem takiej umowy jest zapewnienie trwałości stosunku pracy pomiędzy stronami przez okres, na jaki umowa została zawarta. Z tego powodu zasadą jest, że umowy takiej nie można wypowiedzieć. Jedyny wyjątek dotyczy umów zawartych na okres dłuższy niż 6 miesięcy, w których już przy zawarciu umowy lub w trakcie jej obowiązywania strony przewidziały możliwość jej wypowiedzenia.

Okres wypowiedzenia umowy na czas określony wynosi w takim przypadku dwa tygodnie, a przyczyna wypowiedzenia nie musi być wskazywana. Sąd Najwyższy stoi przy tym na stanowisku, że wypowiedzenia umowy na czas określony można dokonać przed upływem 6-miesięcznego okresu jej obowiązywania. Wyrazem tego jest wyrok z 30 września 2009 r. (II PK 88/09, LEX nr 559938). Sąd Najwyższy zwrócił w nim uwagę na to, iż strony mogą w umowie wyraźnie przewidzieć, że rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem będzie mogło nastąpić dopiero po upływie sześciu miesięcy od chwili zawarcia umowy. Dlatego brak zastrzeżenia, że wypowiedzenie będzie dopuszczalne dopiero po upływie 6 miesięcy, oznacza możliwość jego dokonania w każdym czasie. Oznacza to, iż w typowych przypadkach wypowiedzenia dokonać można nawet w pierwszym dniu wykonywania umowy. Nie ulega natomiast wątpliwości, iż umowa terminowa zawarta na okres krótszy niż 6 miesięcy nie może być wypowiedziana. Za wypowiedzeniem może zostać natomiast rozwiązana każda umowa zawarta na czas nieokreślony.

Pracodawca zawarł z pracownikiem umowę o pracę na okres jednego roku, w której przewidziano możliwość jej wypowiedzenia. Po miesiącu wolę zatrudnienia na tym samym stanowisku wyraził pracownik o znacznie lepszych kwalifikacjach. Pracodawca może wypowiedzieć zatrudnionemu pracownikowi umowę o pracę i zatrudnić nową osobę.

Aby wypowiedzenie było prawidłowe, pracodawca musi zastosować właściwy okres wypowiedzenia. Umowę o pracę zawartą na czas określony wypowiedzieć należy za dwutygodniowym wypowiedzeniem. Okres wypowiedzenia umów zawartych na czas nieokreślony jest uzależniony od okresu zatrudnienia u danego pracodawcy. Wynosi on:

● 2 tygodnie, jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy,

● 1 miesiąc, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 6 miesięcy,

● 3 miesiące, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 3 lata.

Trzymiesięczny okres wypowiedzenia umowy może zostać wyjątkowo skrócony (najwyżej do 1 miesiąca), jednakże tylko wówczas, gdy wypowiedzenie następuje z powodu upadłości lub likwidacji pracodawcy bądź z innych przyczyn niedotyczących pracowników (art.36¹ par. 1 k.p.)

Okresy wypowiedzenia umów zawartych na okres próbny są dużo krótsze. Zależą one od okresu, na jaki zawarto umowę i wynoszą odpowiednio 3 dni robocze, jeżeli okres próbny nie przekracza 2 tygodni, 1 tydzień, jeżeli okres próbny jest dłuższy niż 2 tygodnie, i 2 tygodnie, jeżeli okres próbny wynosi 3 miesiące.

Określając moment złożenia pracownikowi oświadczenia woli o wypowiedzeniu umowy, pracodawca musi mieć świadomość tego, że w przeważającej części przypadków faktyczna data rozwiązania stosunku pracy nastąpi znacznie później, niż wynikałoby to z długości okresu wypowiedzenia, dlatego że okres wypowiedzenia umowy o pracę obejmujący tydzień lub miesiąc albo ich wielokrotność kończy się odpowiednio w sobotę lub w ostatnim dniu miesiąca.

W odróżnieniu od zwyczajnego trybu rozwiązania wypowiedzenie dyscyplinarne poddane jest znacznie surowszym rygorom. Przede wszystkim przyczyna uzasadniająca rozwiązanie umowy w trybie natychmiastowym musi cechować się odpowiednią doniosłością. Z tego powodu pracodawca, który nie ma pewności, czy okoliczności, które zaistniały, upoważniają go do dyscyplinarnego zwolnienia pracownika, powinien je raczej wskazać jako przyczynę wypowiedzenia, co pozwoli mu znacznie łatwiej obronić swoją decyzję w ewentualnym procesie sądowym. W opinii Sądu Najwyższego przyczyna, która okazała się niewystarczająca do uzasadnienia niezwłocznego rozwiązania umowy o pracę z winy pracownika (art. 52 par. 1 pkt 1 k.p.), może być uzasadnioną przyczyną wypowiedzenia umowy o pracę z w rozumieniu art. 30 par. 4 i art. 45 par. 1 k.p. nawet po prawomocnym przywróceniu do pracy. Warunkiem jest to, aby była ona nadal aktualna (wyrok z 13 kwietnia 2005 r., II PK 230/04, OSNP 2006/1-2/5). Odwrotna zależność oczywiście nie zachodzi.

Pracownik nie przyszedł do pracy nie przedstawiając na tą okoliczność żadnego usprawiedliwienia. Pracodawca następnego dnia wypowiedział mu umowę o pracę wskazując to zdarzenie jako przyczynę wypowiedzenia. Pismo z wypowiedzeniem doręczono pracownikowi. Po tygodniu pracodawca doszedł do przekonania, że jednak lepszym rozwiązaniem byłoby natychmiastowe rozstanie się z pracownikiem i zwolnienie go bez zachowania okresu wypowiedzenia. Nie może już tego zrobić, ponieważ niedopuszczalne jest dwukrotne wskazanie tej samej przyczyny najpierw w wypowiedzeniu a następnie w oświadczeniu woli o rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia.

Niezbędną przesłanką dopuszczalności zwolnienia pracownika z powodu ciężkiego naruszenia obowiązków pracowniczych jest stwierdzenie znacznego stopnia jego winy (winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa). Nie każde niedopełnienie obowiązków przez pracownika będzie uzasadniało ten tryb rozwiązania umowy. Decyzja pracodawcy musi być więc wyważona, zaś o istnieniu winy pracodawca powinien rozstrzygać na podstawie wszystkich okoliczności związanych z zachowaniem pracownika, aby nie narazić się przegranie ewentualnego procesu z pracownikiem. Ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych, jeśli ma uzasadniać rozwiązanie umowy w trybie dyscyplinarnym, musi naruszać interesy pracodawcy. W każdym konkretnym wypadku należy zatem stwierdzić, czy uwzględniając charakter zdarzenia, zakres obowiązków pracownika i interes, który został naruszony jego nagannym zachowaniem, zachodzą podstawy do zastosowania wobec pracownika tej najostrzejszej sankcji.

Kodeks pracy nie wskazuje nawet przykładowo przyczyn uzasadniających dyscyplinarne zwolnienie pracownika. Określiły je praktyka i orzecznictwo sądowe. Wśród najczęściej wskazywanych należy świadczenie pracy w stanie nietrzeźwości, a także spożywanie alkoholu w miejscu pracy lub po użyciu środków odurzających. Nawet pojedyncze zdarzenie tego typu daje podstawy do rozwiązania umowy. Kolejne z przyczyn to wyrządzenie szkody pracodawcy - umyślnie lub przez rażące niedbalstwo w tym szczególnie kradzież lub przywłaszczenie mienia pracodawcy, niezależnie od wartości szkody. Podstawowe obowiązki pracownicze narusza także ten pracownik, który bez zgody pracodawcy w godzinach przeznaczonych na pracę wykonuje inne czynności, oraz taki, który bez zgody pracodawcy wykorzystuje jego mienie do prywatnych celów.

Pewną ostrożność należy zachować, gdy przyczyną rozstania z pracownikiem jest spowodowanie niedoboru. Sam fakt jego ujawnienia nie stanowi przyczyny rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia. Stanowi nią dopiero zawinione spowodowanie niedoboru przez pracownika. Przyczyną zwolnienia pracownika bez wypowiedzenia mogą być też naruszenia tajemnic handlowych.

Dyscyplinarne zwolnienie pracownika uzasadnia także trwałe porzucenie pracy, nieusprawiedliwiona nieobecność - nawet jednorazowa. Spóźnienie do pracy mogłoby dawać podstawy do takiego zwolnienia w przypadkach skrajnych, przy uwzględnieniu innych szczególnych okoliczności. Sąd Najwyższy uznał, że także zachowanie pracownika polegające na opuszczeniu miejsca pracy, po wystosowaniu żądania urlopu po kilku godzinach świadczenia pracy w tym właśnie dniu, należy traktować jako bezprawne. Pracownik nie może bowiem sam udzielić sobie urlopu ani zwolnić się z obowiązku świadczenia pracy. Podstaw do rozwiązania umowy bez wypowiedzenia nie daje natomiast usprawiedliwienie przez pracownika nieobecności w pracy z opóźnieniem, nie można bowiem w tym przypadku zasadnie zarzucić opuszczenia pracy przez pracownika bez usprawiedliwienia.

Podstawę do dyscyplinarnego zwolnienia mogą dać zachowania pracownika podczas zwolnienia lekarskiego przeczące realizacji celu, jakim jest odzyskanie zdolności do pracy, zwłaszcza takie, które prowadzą do przedłużenia nieobecności pracownika w pracy. Dotyczyć to może przede wszystkim wykonywania w czasie zwolnienia dodatkowej pracy czy uczestnictwa w wycieczce zagranicznej. W opinii Sądu Najwyższego nie świadczą o naruszaniu podstawowych obowiązków pracowniczych uczestnictwo w grze sportowej czy udział w zajęciach szkolnych lub udział we własnym ślubie, oczywiście przy uwzględnieniu zaleceń lekarskich dla pracownika.

Wątpliwości nie budzi również wskazanie jako przyczyny rozwiązania umowy bez wypowiedzenia, zakłócania spokoju i porządku w miejscu pracy czy odmawianie wykonania uzasadnionych poleceń pracodawcy, w tym poddania się kontrolnym badaniom lekarskim. W ten sam sposób pracodawca będzie mógł się rozstać pracownikiem, któremu udowodni stosowanie mobbingu. W opinii Sądu Najwyższego jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych może zostać zakwalifikowane nawet samo ubliżanie innym współpracownikom, jeśli sprawcą tego czynu jest pracownik na stanowisku kierowniczym. Tym bardziej zwolnienie dyscyplinarne jest uzasadnione stosowaniem przemocy wobec innych pracowników.

W odróżnieniu od wypowiedzenia umowy, u którego podstaw leżeć może przyczyna, która zaistniała w dowolnym momencie, o ile jest wciąż aktualna, rozwiązanie stosunku pracy bez wypowiedzenia ograniczone jest terminem. Pracodawca na złożenie oświadczenia woli w przedmiocie zwolnienia pracownika ma miesiąc. Przekroczenie terminu do rozwiązania umowy o pracę przesądza o naruszeniu przepisów prawa i zwykle bez potrzeby wykazywania przez pracownika dodatkowych okoliczności skutkuje przegraniem przez pracodawcę procesu o odszkodowanie lub przywrócenie do pracy. Termin miesięczny rozpoczyna bieg dopiero od chwili, w której pracodawca uzyskał wiarygodne informacje uzasadniające jego przekonanie, że pracownik dopuścił się czynu nagannego w stopniu usprawiedliwiającym niezwłoczne rozwiązanie umowy o pracę. W praktyce zdarza się tak, że pracodawca uzyskuje najpierw niepotwierdzone informacje o nagannym zachowaniu pracownika, które próbuje weryfikować. Jeżeli pracodawca przeprowadza postępowanie sprawdzające, to termin rozpocznie bieg od jego zakończenia. Nie wolno jednak zwlekać z przeprowadzeniem takiego wewnętrznego postępowania, ponieważ w orzecznictwie istnieje pogląd, iż powinno ono zostać podjęte niezwłocznie i sprawnie przeprowadzone (wyrok SN z 26 marca 1998 r., I PKN 5/98, OSNP 1999/6/201).

Uzyskanie przez pracodawcę wiadomości o okoliczności uzasadniającej rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika następuje w momencie, w którym o zachowaniu pracownika dowiaduje się osoba lub organ zarządzający jednostką organizacyjną pracodawcy albo inna wyznaczona osoba, uprawniona do wykonywania czynności z zakresu prawa pracy. Jeśli do czynności z zakresu prawa pracy w wieloosobowym organie pracodawcy upoważnionych jest kilka osób, do rozpoczęcia biegu terminu wystarczy uzyskanie informacji o zdarzeniu uzasadniającym rozwiązanie umowy przez jedną z nich. Pamiętać też należy o tym, iż termin miesięczny biegnie jeden raz i zmiana w składzie osobowym organu zarządzającego pracodawcą nie powoduje rozpoczęcia jego biegu na nowo.

O piciu alkoholu w pracy przez pracownika spółki dowiedział się jego bezpośredni przełożony - kierownik wydziału. Nie poinformował nikogo o zdarzeniu. Prezes spółki dowiedział się o tym od innej osoby dopiero po 4 miesiącach. Termin rozpoczyna bieg dopiero od chwili uzyskania informacji przez prezesa spółki, ponieważ to on, a nie kierownik wydziału, uprawniony jest do rozwiązania umowy o pracę z pracownikiem.

Większość decyzji pracodawców o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia podważana jest przed sądem po zakwestionowaniu prawidłowości określenia przyczyny rozwiązania umowy przez pracodawcę. Sporządzając wypowiedzenie dla pracownika, należy w tym względzie zachować szczególną uwagę.

Na wstępie przypomnieć należy, że przyczyny wypowiedzenia nie trzeba wskazywać przy wypowiadaniu umów terminowych, w których strony stosunku pracy dopuściły wypowiedzenie. Rozwiązanie takie uznane zostało przez Trybunał Konstytucyjny za zgodne z Konstytucją (por. wyrok TK z 2 grudnia 2008 r., P 48/07, OTK-A 2008/10/173). Pamiętać jednak należy, iż zwolnienie z obowiązku wskazania przyczyny nie obejmuje sytuacji, gdy do rozwiązania umowy terminowej dochodzi bez zachowania okresu wypowiedzenia.

Kodeks pracy w ogóle nie określa reguł obowiązujących przy wskazywaniu przyczyny wypowiedzenia umowy lub rozwiązania jej bez wypowiedzenia, ponieważ przewiduje wyłącznie obowiązek jej wskazania.

Zasady prawidłowego określenia przyczyny wypowiedzenia wypracowano w orzecznictwie Sądu Najwyższego. Ogólne wymogi, jakim powinna odpowiadać przyczyna wskazana pracownikowi w piśmie pracodawcy, którym zwalnia z pracy podwładnego, są identyczne zarówno w przypadku wypowiedzenia umowy o pracę, jak i rozwiązania umowy bez zachowania okresu wypowiedzenia. Całkowicie odmienny jest natomiast katalog przyczyn uzasadniających taką decyzję pracodawcy. W związku z tym, że wypowiedzenie jest zwyczajnym sposobem rozstania się pracodawcy i pracownika, jego przyczyna nie musi cechować się znaczną wagą ani wynikać z jakichkolwiek szkód, które pracodawca poniósł. Nie ma też potrzeby wykazania, że zachowania pracownika, które legły u podstaw wypowiedzenia, były zawinione (wyrok Sądu Najwyższego z 3 sierpnia 2007 r., I PK 79/07, M.P.Pr. 2007/12/651). Jak już wcześniej wspomniano, dużą doniosłością cechować się powinna natomiast przyczyna uzasadniająca rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z powodu naruszenia przez pracownika jego podstawowych obowiązków.

Błędy pracodawcy przy wskazywaniu pracownikowi przyczyny wypowiedzenia umowy lub rozwiązania jej bez wypowiedzenia oceniać należy w dwóch płaszczyznach. Po pierwsze, sąd bada określenie przez pracodawcę przyczyny rozwiązania umowy o pracę w kontekście zgodności z prawem tej czynności, a po drugie - jej zasadności (wyrok SN z 18 kwietnia 2001 r., I PKN 370/00, OSNP 2003/3/65). W myśl art. 45 par. 1 k.p. są to niezależne od siebie przesłanki oceny żądania pracownika uznania wypowiedzenia za bezskuteczne, przywrócenia do pracy albo odszkodowania. W płaszczyźnie zachowania wymaganej prawem formy wypowiedzenia obowiązek pracodawcy sprowadza się do podania przyczyny wypowiedzenia w piśmie zawierającym jego oświadczenie w taki sposób, by podwładny poznał motywy leżące u podstaw takiej decyzji. Prawidłowe określenie przyczyny w tym aspekcie sprowadza się do wskazania podstawy w sposób jasny, zrozumiały i dostatecznie konkretny (wyrok SN z 10 maja 2000 r., I PKN 641/99, OSNP 2001/20/618). W drugiej płaszczyźnie chodzi natomiast o to, by wskazana przyczyna mogła być uznana za uzasadniającą wypowiedzenie umowy o pracę lub rozwiązanie jej bez wypowiedzenia. Wymóg ten spełnia wskazanie przyczyny, która, po pierwsze, jest rzeczywista, a po drugie faktycznie uzasadnia wypowiedzenie umowy o pracę lub rozwiązanie jej bez wypowiedzenia.

Odpowiednia konkretyzacja przyczyny wypowiedzenia jest istotna również z tego względu, iż w przypadku gdy pracownik złoży odwołanie od wypowiedzenia umowy, przedmiotem ustaleń dokonywanych przez sąd będzie wyłącznie przyczyna wskazana przez pracodawcę. Pracodawca nie może zatem w toku procesu wykazywać zasadności wypowiedzenia umowy o pracę w oparciu o inną przyczynę niż ta wskazana w wypowiedzeniu.

W wyroku z 8 stycznia 2008 r. (I PK 177/07, LEX nr 448827) potwierdzającym wcześniejszą linię orzecznictwa Sąd Najwyższy stwierdził, iż już z samego oświadczenia pracodawcy o wypowiedzeniu musi wynikać w sposób niebudzący wątpliwości, co jest istotą zarzutu stawianego pracownikowi i usprawiedliwiającego rozwiązanie z nim stosunku pracy. Dalsza konkretyzacja i uzupełnianie przyczyny wypowiedzenia mogą służyć pełniejszemu uzasadnieniu wypowiedzenia, nie mogą jednak usunąć wadliwości (niekonkretności) określenia jego przyczyny w oświadczeniu o wypowiedzeniu.

Konkretność przyczyny wskazanej w wypowiedzeniu zależeć więc może od tego, czy w okresie poprzedzającym zwolnienie pracownika w drodze wypowiedzenia pracodawca zgłaszał zastrzeżenia do wykonywania przez pracownika obowiązków - co skutkowałoby tym, że pomimo pewnej ogólności wskazanej w wypowiedzeniu przyczyny w dniu otrzymania wypowiedzenia pracownik byłby w pełni świadomy stawianych mu zarzutów. W świetle orzecznictwa nie wywołuje bowiem sporów to, iż dopuszczalne jest wskazanie w wypowiedzeniu umowy o pracę w sposób bardziej ogólny takiej przyczyny wypowiedzenia, która nie budząc jakichkolwiek wątpliwości, wiąże się ze znanymi pracownikowi okolicznościami uzasadniającymi to wypowiedzenie. Jeśli zatem przed dokonaniem wypowiedzenia pracodawca szczegółowo zaznajamia pracownika ze stawianymi mu zarzutami dotyczącymi wykonywania przez niego obowiązków i będzie to w stanie wykazać przed sądem pracy, to przyczyna wskazana w wypowiedzeniu nie musi powtarzać tych wszystkich zarzutów. Jest tak dlatego, ponieważ podstawowym celem wskazywania w oświadczeniu o wypowiedzeniu przyczyny tego wypowiedzenia jest umożliwienie pracownikowi obrony przed nieuzasadnionym zwolnieniem z pracy. Celu tego nie wypełnia konkretyzowanie przyczyny dopiero w toku procesu przed sądem pracy czy nawet już po złożeniu wypowiedzenia. Należy bowiem mieć na względzie to, iż pracownik ma tylko 7 dni na odwołanie się do sądu od złożonego mu wypowiedzenia. Sąd pracy nie może natomiast i nie powinien zastępować pracodawcy w poszukiwaniu innych przyczyn dokonanego wypowiedzenia niż wskazane w piśmie wypowiadającym umowę o pracę.

Pracownica zatrudniona była w dziale kadr na stanowisku referenta. Pracodawca złożył jej wypowiedzenie umowy o pracę, wskazując jako przyczynę rażące braki w prowadzonej przez nią dokumentacji pracowniczej. Pracownica odwołała się do sądu, twierdząc, iż przyczyna ta jest niezasadna, bo przed zwolnieniem nikt nie miał do niej żadnych zastrzeżeń. Pozwany dopiero w toku procesu przedstawił pracownicy poszczególne zarzuty dotyczące nieprawidłowości przy sporządzaniu różnych dokumentów. Przyczyna wskazana w wypowiedzeniu była zbyt ogólnikowa w sytuacji, gdy wcześniej nie zwracano pracownicy uwagi na jej błędy. Uszczegóławianie przyczyny dopiero przed sądem pracy było spóźnione.

W wyroku z 4 listopada 2008 r. (II PK 82/08, LEX nr 489012) Sąd Najwyższy wyjaśnił, iż wymóg wskazania przez pracodawcę konkretnej przyczyny wypowiedzenia umowy o pracę nie jest jednak równoznaczny z koniecznością sformułowania jej w sposób szczegółowy, z powołaniem opisów wszystkich faktów i zdarzeń, dokumentów, ich dat oraz wskazaniem poszczególnych działań czy zaniechań, składających się w ocenie pracodawcy na przyczynę uzasadniającą wypowiedzenie umowy o pracę.

Wymóg konkretności przyczyny może być spełniony również poprzez wskazanie kategorii zdarzeń, jeżeli z okoliczności sprawy wynika, że szczegółowe motywy wypowiedzenia są pracownikowi znane, na przykład z racji zajmowanego stanowiska i związanego z nim dostępu do informacji zakładu czy też stopnia wykształcenia i poziomu kwalifikacji zawodowych. Najistotniejsze jest zatem to, aby przyczyna wskazana w wypowiedzeniu był na tyle konkretna, aby pracownik wiedział i rozumiał, z jakiego powodu pracodawca wypowiedział mu umowę o pracę. Przykładowo zatem wystarczające byłoby wskazanie, że przyczyną wypowiedzenia są częste spóźnienia pracownika. Nie ma natomiast potrzeby wskazywania konkretnych dni, w których doszło do spóźnień.

W orzecznictwie Sądu Najwyższego przyjmuje się, że podanie w piśmie wypowiadającym pracownikowi umowę o pracę na czas nieokreślony zarzutu "niewłaściwego wywiązywania się z obowiązków", jak też użycie innego ogólnikowego bądź powielonego z tekstu ustawy zwrotu językowego nie jest wystarczającym wskazaniem przyczyny wypowiedzenia, przez co nie czyni zadość wymaganiu określonemu w art. 30 par. 4 k.p. (wyrok Sądu Najwyższego z 8 stycznia 2007 r. I PK 175/06, LEX nr 448111).

W niektórych przypadkach zdarzyć się jednak może, że nawet bardzo ogólne ujęcie przyczyny rozwiązania umowy o pracę nie budzi wątpliwości - szczególnie gdy dotyczy zawinionego przez pracownika rozwiązania umowy bez wypowiedzenia. Jest tak wtedy, gdy okoliczności podjęcia decyzji przez pracodawcę nie budzą najmniejszych wątpliwości co do tego, z jakim zachowaniem pracownika łączy się wskazana w oświadczeniu pracodawcy przyczyna. W wyroku z 2 września 1998 r. (I PKN 271/98, OSNP 1999/18/577) Sąd Najwyższy stwierdził ponadto, że konkretność wskazania przyczyny wypowiedzenia umowy o pracę należy oceniać z uwzględnieniem innych, znanych pracownikowi okoliczności uściślających tę przyczynę. Podobne stanowisko Sąd Najwyższy zajmował także w orzeczeniach dotyczących rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia. Na przykład w wyroku z 26 maja 2000 r. (I PKN 670/99, OSNP 2001/22/663) Sąd Najwyższy stwierdził, że brak konkretyzacji przyczyny uzasadniającej rozwiązanie umowy o pracę nie stanowi podstawy roszczenia o przywrócenie do pracy albo odszkodowanie, jeżeli pracodawca w inny sposób zapoznał pracownika z tą przyczyną.

Jako ogólną regułę przyjąć można to, że czym mniejszym zakresem informacji na temat wskazywanych podstaw zwolnienia dysponuje pracownik, tym bardziej szczegółowo określić należy ich przyczynę.

Kierowca autobusu zatrudniony w przedsiębiorstwie transportowym miał prowadzić 27 maja 2011 r. autobus wynajęty przez szkołę z przeznaczeniem na wycieczkę szkolną. Podczas rutynowej kontroli policji stwierdzono, iż kierowca znajduje się w stanie nietrzeźwości. Wycieczkę przerwano, a pracownik został oskarżony o przestępstwo. Pracodawca zwolnił go dyscyplinarnie, wskazując jako przyczynę szczególnie naganne zachowanie pracownika w tym dniu. Pomimo tego, że przyczyna rozwiązania umowy została określona bardzo ogólnikowo, pracownik nie będzie mógł zakwestionować jej przed sądem, ponieważ nie może budzić wątpliwości to, jakie szczególnie naganne zachowanie pracownika z 27 maja legło u podstaw jego dyscyplinarnego zwolnienia.

Każdy pracodawca, określając przyczynę wypowiedzenia lub rozwiązania z pracownikiem umowy bez wypowiedzenia, pamiętać musi, że to pracownik ma wiedzieć i rozumieć, z jakiego powodu pracodawca go zwalnia. Z tego powodu zakres konkretyzacji przyczyny wypowiedzenia lub rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia zależy od tego, jakiemu pracownikowi pracodawca składa swoje oświadczenie woli, a po drugie od tego, czy okoliczności podawane pracownikowi jako przyczyna wypowiedzenia (rozwiązania umowy bez wypowiedzenia) były już mu wcześniej znane. Oznacza to, iż złożone pracownikowi oświadczenie woli dostosować należy do poziomu wiedzy ogólnej, przewidywanego zakresu zrozumienia przez pracownika intencji pracodawcy. Przyjmuje się zatem, że na ogół przyczyny wypowiedzenia lub rozwiązania umowy podawane pracownikom zajmującym wyższe stanowiska i lepiej wykształconym sformułowane być mogą w sposób bardziej ogólny i mniej opisowy. Z ogólnej reguły, którą powinien kierować się pracodawca określający przyczynę zwolnienia pracownika, wynika, że konkretyzacja przyczyny zależy od zakresu wiedzy pracownika o przyczynie zwolnienia.

Odpowiednia konkretyzacja przyczyny wypowiedzenia nastąpić musi także wtedy, gdy podstawą zwolnienia są przyczyny ekonomiczne lub zmiany organizacyjne. W wyroku z 16 grudnia 2008 r. (I PK 86/08, LEX nr 497682) Sąd Najwyższy stwierdził, że pracodawca, który przy dokonywaniu redukcji zatrudnienia z przyczyn organizacyjnych lub ekonomicznych stosuje określone zasady doboru pracowników do zwolnienia z pracy, powinien - wskazując przyczynę wypowiedzenia - nawiązać do zastosowanego kryterium doboru pracownika do zwolnienia z pracy. Za niewystarczające uznać należy wskazanie jako przyczyny sformułowania "z powodu przyczyn ekonomicznych lub organizacyjnych". Również wypowiedzenie umowy o pracę z powodu likwidacji stanowiska bez wskazania tego stanowiska w sposób niebudzący jakichkolwiek wątpliwości zasadniczo uniemożliwia stwierdzenia prawdziwości przyczyny wypowiedzenia w toku postępowania dowodowego (wyrok SN z 13 grudnia 2005 r., II PK 103/05, LEX nr 448052).

Sąd Najwyższy przyjmuje, że nie narusza przepisów o wypowiadaniu umów o pracę uzasadnienie wypowiedzenia umowy o pracę, w którym wskazano dwie przyczyny wypowiedzenia, gdy jedna z nich okaże się nieuzasadniona (wyrok Sądu Najwyższego z 5 października 2005 r., I PK 65/05, LEX nr 375675). Pracodawca, który podejmuje decyzję o zwonieniu pracownika, opierając ją na kilku niezależnych od siebie przyczynach, powinien wskazać je wszystkie. Jeżeli w trakcie procesu pracownikowi uda się podważyć zasadność którejkolwiek z przyczyn, pozostałe przesądzić mogą o tym, iż wypowiedzenie umowy o pracę jest uzasadnione.

Pracodawca zamierzał wypowiedzieć pracownikowi umowę (z braku zaufania) z powodu wynoszenia informacji stanowiących tajemnice przedsiębiorstwa. Dowiedział się jednak, że pracownik pił alkohol w pracy, wobec czego wypowiedział umowę, wskazując tę przyczynę. Jej prawdziwość udało się pracownikowi podważyć przed sądem, który przywrócił go do pracy. Powołanie pierwszej branej pod uwagę przez pracodawcę przyczyny zwolnienia pracownika wymaga teraz złożenia nowego wypowiedzenia umowy - gdyby pracodawca wskazał ją od razu, mógłby bronić jej zasadności już w pierwszym procesie.

Podstawowym wymogiem formalnym zgodnego z prawem rozwiązania umowy o pracę przez pracodawcę jest dokonanie wypowiedzenia w formie pisemnej.

Forma pisemna zachowana być musi także wtedy, gdy pracodawca rozwiązuje umowę o pracę bez wypowiedzenia. Dokument wypowiedzenia może być przygotowany przez samego pracodawcę lub odpowiednie służby, może być to wydruk z komputera, maszynopis lub pismo ręczne - istotne jest tylko to, aby pod oświadczeniem woli znalazł się podpis pracodawcy, osoby upoważnionej do jego reprezentacji lub innej osoby wyznaczonej do wykonywania czynności z zakresu prawa pracy.

Wymogu pisemności nie spełnia złożenie oświadczenia woli o wypowiedzeniu faksem czy pocztą elektroniczną. Wypowiedzenie dokonane w każdej innej formie niż pisemna będzie naruszało przepisy prawa, odniesie ono jednak skutek nawet wówczas, gdy pracodawca wypowiedzenia dokona ustnie (uchwała SN z 2 października 2001 r., I PZP 17/02, niepublikowana). Zatem także wtedy, gdy przepisy o wypowiadaniu umów o pracę zostaną przez pracodawcę naruszone, umowa ulegnie rozwiązaniu. Jednak w takiej sytuacji w przypadku sporu sądowego pracodawca musi liczyć się z tym, iż pracownik zostanie przywrócony do pracy lub sąd zasądzi odszkodowanie.

W praktyce niektórych pracodawców zdarzają się sytuacje, gdy wypowiedzenie lub rozwiązanie umowy o pracę następuje na piśmie, ale oprócz tego zostaje potwierdzone w formie elektronicznej (e-mail). W opinii Sądu Najwyższego sporządzenie na piśmie i wysłanie przez pracodawcę identycznej treści oświadczenia woli o wypowiedzeniu umowy o pracę, które dotarło do pracownika wcześniej w postaci elektronicznej i później przesyłką pocztową, nie narusza jednak wymagania wypowiedzenia na piśmie (wyrok Sądu Najwyższego z 18 stycznia 2007 r., II PK 178/06, OSNP 2008/5-6/59). Takie podwójne doręczenie tego samego oświadczenia woli o rozwiązaniu umowy o pracę za wypowiedzeniem nie narusza ani art. 61 k.c., ani art. 30 par. 3 k.p., oczywiście pod warunkiem że wypowiedzenie sporządzone w formie pisemnej faktycznie dotarło do pracownika. W opinii Sądu Najwyższego byłoby nadmiernym i niezrozumiałym formalizmem uznanie za niezgodne z prawem identycznego oświadczenia woli pracodawcy sporządzonego na piśmie tylko z tego powodu, że zostało ono doręczone zarówno w postaci elektronicznej, jak i tradycyjną przesyłką pocztową.

Niekiedy doręczenie pracownikowi oświadczenia woli o rozwiązaniu umowy przez pracodawcę napotyka na trudności. Pracodawca powinien mieć w takiej sytuacji świadomość, że jego oświadczenie woli o rozwiązaniu umowy jest złożone z chwilą, gdy doszło do pracownika w taki sposób, iż mógł się on zapoznać z jego treścią. Oznacza to, iż w sytuacji gdy pracownik odmawia przyjęcia wypowiedzenia, pracodawca powinien dla celów dowodowych udokumentować próbę jego doręczenia. Zdaniem Sądu Najwyższego także dwukrotne awizowanie przesyłki poleconej stwarza domniemanie faktyczne możliwości zapoznania się pracownika z jej treścią, co oznacza przerzucenie na niego ciężaru dowodu braku możliwości zapoznania się z treścią oświadczenia pracodawcy (wyrok SN z 5 października 2005 r., I PK 37/05, OSNP 2006/17-18/263).

W przypadku osób fizycznych wypowiedzenie umowy o pracę lub oświadczenie woli o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia powinien podpisać sam pracodawca. W przypadku pracodawcy będącego osobą prawną oświadczenie woli o rozwiązaniu mowy powinien podjąć właściwy organ, jednak z wyroku Sądu Najwyższego z 16 czerwca 1999 r. (I PKN 117/99, OSNP 2000/17/646) wynika, że wypowiedzenie umowy o pracę powoduje jej rozwiązanie także wtedy, gdy oświadczenie to złożył niewłaściwy organ osoby prawnej. Stanowić to jednak będzie naruszenie przepisów prawa, co uzasadnia żądanie odszkodowania lub uznania wypowiedzenia za bezskuteczne (przywrócenia do pracy). W przypadku każdego z pracodawców oświadczenie woli ma prawo też złożyć osoba upoważniona przez pracodawcę do wykonywania czynności z zakresu prawa pracy.

Kolejnym wymogiem formalnym oświadczenia woli pracodawcy o wypowiedzeniu umowy jest umieszczenie zarówno pouczenia o przysługującym pracownikowi prawie odwołania się do sądu, terminie odwołania, jak i informacji o sądzie, do którego można je wnieść. Obowiązek informacyjny w tym zakresie związany jest z tym, że pracownik ma wyznaczone ściśle określone terminy na odwołanie się od złożonego mu przez pracodawcę oświadczenia woli o rozwiązaniu umowy. Poinformowanie pracownika o trybie odwoławczym jest tak bardzo istotne, ponieważ w przypadku wniesienia powództwa zawierającego odwołanie po terminie sąd oddala je bez merytorycznego badania jego zasadności. W obydwu przypadkach pracownika należy pouczyć, iż odwołanie wnieść może do sądu rejonowego. Istotne jest zwrócenie uwagi na to, który sąd jest obecnie właściwy miejscowo, ponieważ w związku z likwidacją wielu wydziałów pracy w mniejszych sądach mapa sądów pracy uległa w ostatnich miesiącach istotnym zmianom. W przypadku wypowiedzenia należy pouczyć pracownika o siedmiodniowym terminie na złożenie odwołania, zaś w przypadku rozwiązania umowy bez wypowiedzenia jest on dłuższy i wynosi 14 dni.

Brak pouczenia stanowi naruszenie przepisów, ale nie daje podstawy dla pracownika żądania uznania wypowiedzenia za bezskuteczne (przywrócenia do pracy) lub żądania odszkodowania.

Naruszenie obowiązku pouczenia pracownika praktycznie zawsze będzie jednak dawało podstawy do przywrócenia pracownikowi przez sąd terminu do wniesienia pozwu, gdy złoży go z opóźnieniem. Niepoinformowanie pracownika jest zatem niekorzystne również dla pracodawcy, ponieważ w istocie wydłuża na bliżej nieokreślony czas możliwość odwołania się pracownika.

Warto wiedzieć, iż możliwość swobodnego wypowiedzenia przez pracodawcę umów o pracę doznają pewnych ograniczeń w stosunku do niektórych kategorii pracowników.

Po pierwsze, ochroną przed wypowiedzeniem objęci są pracownicy w wieku przedemerytalnym. Pracodawca nie może wypowiedzieć umowy o pracę pracownikowi, któremu brakuje nie więcej niż cztery lata do osiągnięcia wieku emerytalnego, jeżeli okres zatrudnienia umożliwia mu uzyskanie prawa do emerytury z osiągnięciem tego wieku. Ochrona ta nie przysługuje jednak pracownikom, którzy uzyskali prawo do renty z tytułu całkowitej niezdolności do pracy oraz w sytuacji gdy następuje upadłość lub likwidacja pracodawcy.

Chronione przed wypowiedzeniem są również pracownice w ciąży i korzystające z urlopu macierzyńskiego i wychowawczego, co wynika z art. 177 par. 1 k.p. i art. 186¹ par. 1 (na tej samej zasadzie chronieni są ojcowie korzystający z takich urlopów). Wyjątkiem od tej zasady jest możliwość wypowiedzenia umów w przypadku upadłości lub likwidacji pracodawcy oraz umów zawartych na okres próbny nieprzekraczający jednego miesiąca.

Umowy nie można też wypowiedzieć pracownikowi przebywającemu na urlopie bądź nieobecnemu w pracy z innych usprawiedliwionych przyczyn, o ile nie minął jeszcze okres uprawniający pracodawcę do rozwiązania umowy bez wypowiedzenia (art.41 k.p.). Szczególną uwagę powinien zachować pracodawca, wypowiadając umowę pracownikowi, który chce się chronić przed tym, korzystając ze zwolnienia lekarskiego. W uchwale z 11 marca 1993 (I PZP 68/92, OSNC 1993/9/140), odstępując od zajmowanego wcześniej stanowiska, Sąd Najwyższy stwierdził, iż wypowiedzenie umowy o pracę pracownikowi, który świadczył pracę, a następnie wykazał, że w dniu wypowiedzenia był niezdolny do pracy z powodu choroby, nie narusza art. 41 k.p. Choroba pracownika, stwierdzona zaświadczeniem lekarskim o jego niezdolności do pracy, skutkująca ochroną z art. 41 k.p., powinna istnieć w dacie złożenia przez pracodawcę oświadczenia o wypowiedzeniu umowy o pracę. Jeśli jednak pracownik świadczy pracę danego dnia, to nie ma już możliwości wykazania, iż był on w tym czasie niezdolny do pracy, co uniemożliwiało dokonanie wypowiedzenia. Dzieje się tak niezależnie od tego, czy zwolnienie lekarskie pracownik otrzymał przed rozpoczęciem pracy, nie przedstawiając go pracodawcy, czy w okresie późniejszym. Zatem w sytuacji gdy pracodawca nie został oficjalnie poinformowany przez pracownika o otrzymaniu zwolnienia lekarskiego, może wypowiedzieć mu umowę o pracę bez narażania się na konsekwencje naruszenia art. 41 k.p. Pracodawca powinien jednak pamiętać, iż do przyjęcia obecności w pracy pozwalającej na dokonanie wypowiedzenia nie jest wystarczające przebywanie w miejscu pracy pracownika, który nie świadczy pracy. Sąd Najwyższy przyjmował, że nie można uznać za obecnego w pracy pracownika, który przyniósł jedynie do zakładu zwolnienie lekarskie (wyrok Sądu Najwyższego z 17 listopada 1997 r., (I PKN 366/97, OSNP 1998/17/505). Pracownika uznaje się za nieobecnego w pracy także wtedy, gdy przyszedł wyłącznie do lekarza zakładowego lub stawił się w pracy w celu złożenia wniosku o urlop na żądanie.

Również przepisy pozakodeksowe zapewniają ochronę niektórym pracownikom. Jako przykład wskazać można przepisy ustawy o związkach zawodowych, które chronią przed wypowiedzeniem liczną grupę działaczy związkowych.

Pracownik był zatrudniony przez cały dzień na budowie. W czasie pracy doszło do wypadku. Pracownik spadł z rusztowania i złamał nogę. Pracodawca, obawiając się jego długotrwałej nieobecności, szybko przygotował dokument wypowiedzenia umowy o pracę i wręczył go pracownikowi. Niezależnie od tego, jaka była przyczyna wypowiedzenia, uznać należy, iż pracodawca naruszył przepis art. 41 k.p. Akceptowany jest bowiem w orzecznictwie słuszny pogląd, iż niedopuszczalne jest złożenie wypowiedzenia pracownikowi obecnemu w pracy i świadczącemu pracę, który w wyniku wypadku lub nagłej choroby przestaje ją świadczyć. Zdarzenie takie skutkuje zdaniem Sądu Najwyższego uznaniem pracownika za nieobecnego w pracy od momentu wystąpienia objawów chorobowych, co uniemożliwia pracodawcy złożenie wypowiedzenia (wyrok SN z 6 październkia 2004 r., I PK 614/03, niepublikowany).

Jeżeli u pracodawcy działa zakładowa organizacja związkowa, aby dochować formalności przy dokonywaniu umowy lub rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia powinien on skonsultować swój zamiar z tą organizacją, wskazując jej przyczynę podjętej wobec pracownika decyzji. Pracodawca nie ma obowiązku przeprowadzenia tej konsultacji w formie pisemnej, powinien jednak dochować jej dla celów dokumentacyjnych. Na zgłoszenie ewentualnych zastrzeżeń organizacja ma 3 dni w przypadku rozwiązania umowy bez wypowiedzenia i 5 dni przy zgłoszonym zamiarze wypowiedzenia umowy. Pracodawca w większości przypadków nie jest związany opinią związkowców. Zwolnienie niektórych pracowników szczególnie chronionych nawet w trybie dyscyplinarnym wymaga nie opinii, ale zgody zakładowej organizacji związkowej.

Pracownica w ciąży należąca do związku porzuciła pracę. Przed jej dyscyplinarnym zwolnieniem pracodawca musi uzyskać zgodę zakładowej organizacji związkowej.

Pewne komplikacje pojawiają się, gdy u jednego pracodawcy działa większa liczba zakładowych organizacji związkowych. Każda z nich broni praw i reprezentuje interesy swych członków, natomiast praw pracownika niezrzeszonego w związku zawodowym broni wybrana przez pracownika organizacja, jeżeli wyraziła na to zgodę. Aby można było rozwiązać stosunek pracy, pracodawca musi wiedzieć, której z działających u niego organizacji związkowych podwładny jest członkiem lub która z tych organizacji podjęła się obrony praw pracownika niebędącego członkiem związku. Dlatego pracodawca musi się zwrócić do organizacji działających u niego o informację o pracownikach korzystających z ich obrony. Pracodawca jest zwolniony z konsultacji zamiaru wypowiedzenia umowy o pracę, w przypadku gdy z powodu nieudzielania w ciągu pięciu dni przez jedną lub kilka organizacji związkowych informacji nie ma wiedzy co do tego, czy konkretny pracownik jest członkiem lub pracownikiem objętym ochroną któregoś ze związków. Informacja taka może być udzielona w innej formie niż imienny wykaz pracowników. Musi jednak wskazywać w sposób niebudzący wątpliwości, którzy pracownicy podlegają obronie danego związku zawodowego. Organizacja związkowa musi przedstawić pracodawcy informację o pracownikach korzystających z jej obrony, która pozwoli na zidentyfikowanie tych pracowników. W przypadku gdy informacja ma charakter na tyle ogólny, że nie można ustalić, którzy pracownicy są członkami związku udzielającego informacji i których spośród pracowników niezrzeszonych ta organizacja broni, należy przyjąć, że pracodawca nie otrzymał informacji. Wskazanie, że organizacja broni wszystkich pracowników, nie spełnia tego wymogu, ponieważ nie ma możliwości, aby jedna organizacja mogła bronić praw członków drugiego związku lub tych niezrzeszonych, którzy zwrócili się o ochronę do drugiego związku (wyrok SN z 5 października 2007 r., II PK 27/07, LEX nr 469164).

● Przepis art. 65 par. 1 k.c. ma zastosowanie zarówno do oceny prawidłowości dokonanej przez sąd wykładni oświadczenia woli, jak i stwierdzenia, czy dane zachowanie strony stanowi oświadczenie woli.

● Określony w art. 39 k.p. zakaz wypowiedzenia umowy o pracę obejmuje również pracowników zatrudnionych w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, którym brakuje nie więcej niż 4 lata do osiągnięcia ustawowo obniżonego wieku emerytalnego, jeżeli dalszy okres zatrudnienia umożliwia im uzyskanie prawa do emerytury z osiągnięciem tego ustawowo niższego wieku emerytalnego.

● Pracownikowi należy się odszkodowanie maksymalnie w wysokości trzech pensji, jeśli pracodawca wypowiedział mu umowę na czas określony w czasie, kiedy brakowało mu nie więcej niż 4 lata do osiągnięcia wieku emerytalnego.

● Ponieważ zawarcie z powódką umowy o pracę na stanowisku dyrektora generalnego było konsekwencją powołania jej na stanowisko prezesa zarządu pozwanej, to rezygnacja z tej funkcji stanowiła uzasadnioną przyczynę wypowiedzenia powódce umowy o pracę. Wypowiedzenie to nastąpiło z przyczyn dotyczących pracownicy i tym samym pozbawiło ją prawa do odszkodowania ustalonego w umowie o pracę w razie wypowiedzenia tej umowy przez pracodawcę z przyczyn niedotyczących pracownika.

● Nie korzysta z ochrony (art. 8 k.p.) nieuzasadnione wypowiedzenie przez pracodawcę wieloletniej umowy o pracę na czas określony, jeżeli umowa ta została narzucona przez pracodawcę razem z klauzulą dopuszczalności jej wypowiedzenia (art. 33 k.p.) wyłącznie po to, ażeby pracodawca dysponował nieskrępowaną możliwością rozwiązania stosunku pracy.

● Istota wypowiedzenia stosunku cywilnoprawnego i stosunku pracy są jednakowe. Różnica polega na tym, że w przypadku wypowiedzenia stosunku pracy (umowy o pracę) przepisy prawa pracy przewidują dalsze wymagania dotyczące formy pisemnej wypowiedzenia, przytoczenia przyczyn uzasadniających wypowiedzenie umowy, obowiązkową konsultację z reprezentującą pracownika organizacją związkową. Ich niezachowanie nie powoduje nieważności dokonanego wypowiedzenia, lecz rodzi szczególne skutki prawne przewidziane w art. 45 k.p.

● Spożywanie alkoholu w lokalu przydzielonym w siedzibie pracodawcy zakładowej organizacji związkowej na cele związane z prowadzeniem jej statutowej działalności, również przez pracownika uczestniczącego w zebraniu zarządu organizacji i niemającego w danym dniu obowiązku świadczenia pracy, może stanowić ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych.

@RY1@i02/2011/106/i02.2011.106.209.0005.001.jpg@RY2@

Rafał Krawczyk, sędzia Sądu Okręgowego w Toruniu

Rafał Krawczyk

sędzia Sądu Okręgowego w Toruniu

Art.30 - 41, art. 52 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).