Pracownik musi wyrazić zgodę na weryfikację jego wcześniejszego zatrudnienia

Kandydaci do pracy często dostosowują dane w swoim CV, na przykład informacje o historii zatrudnienia, poprzednio zajmowanym stanowisku czy ukończonej uczelni, do wymagań konkretnego ogłoszenia. Nie dziwi więc, że pracodawcy coraz częściej dążą do weryfikacji danych wskazanych przez kandydatów. Pracodawca nie zawsze jest w stanie prawidłowo ocenić podczas rozmowy kwalifikacyjnej zakres obowiązków potencjalnego pracownika w poprzednim miejscu zatrudnienia, jak również zweryfikować przedstawione dokumenty: dyplomy ukończenia studiów, specjalistycznych kursów czy referencje. Częstym zjawiskiem jest sprawdzanie kandydata na portalach społecznościowych czy też powierzenie tego zadania firmom zewnętrznym. Taka weryfikacja ma na celu sprawdzenie potencjału danego pracownika, a tym samym zminimalizowanie ryzyka związanego z zatrudnieniem osoby nieposiadającej praktycznej wiedzy, która mogłaby narazić przedsiębiorstwo na straty finansowe lub zaszkodzić wizerunkowi przedsiębiorstwa.

Background screening jest weryfikacją danych z CV kandydata. Polega na precyzyjnym sprawdzeniu informacji dotyczących kwalifikacji zawodowych, w tym zajmowanego stanowiska, zakresu obowiązków na danym stanowisku, odbytych szkoleń czy posiadanych certyfikatów.

Analizując legalność weryfikacji danych wskazanych przez potencjalnego pracownika, należy przede wszystkim odnieść się do norm płynących z prawa pracy, jak i uregulowań ustawy o ochronie danych osobowych.

Przepisy kodeksu pracy ograniczają prawo pracodawcy do zbierania informacji o osobie ubiegającej się o zatrudnienie oraz o samym pracowniku. Zgodnie z art. 22¹ par. 1 k.p. pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących: imię (imiona) i nazwisko, imiona rodziców, datę urodzenia, miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), wykształcenie oraz przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Tak wskazany katalog informacji, jakich pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie w ramach stosunku pracy, jest zamknięty.

Pracodawca może żądać podania innych danych osobowych, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów.

Z punktu widzenia czynności weryfikacyjnych żądanie od osoby ubiegającej się o zatrudnienie informacji o jej karalności jest możliwe jedynie w zakresie niezbędnym dla zatrudnienia pracownika, co do którego z przepisów ustawy wynika wymóg niekaralności, korzystania z pełni praw publicznych, a także ustalenia uprawnienia do zajmowania określonego stanowiska, wykonywania określonego zawodu lub prowadzenia określonej działalności gospodarczej (art. 6 ust. 1 pkt 10 ustawy o Krajowym Rejestrze Karnym).

Nie ma podstaw do żądania, jak i weryfikowania informacji dotyczących statusu materialnego potencjalnego pracownika.

Inne niż wskazane w art. 22¹ par. 1 k.p. dane osobowe mogą być przedstawione potencjalnemu pracodawcy wyłącznie za zgodą kandydata do pracy. W świetle par. 3 wspomnianego przepisu udostępnienie potencjalnemu pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia.

Za stanowiskiem Sądu Najwyższego należy wskazać, że przepisy ustawy o ochronie danych osobowych mają wobec danych dotyczących zatrudnienia zastosowanie tylko w zakresie nieuregulowanym przepisami ustawodawstwa pracy (postanowienie SN z 16 marca 2000 r., I PKN 672/99, OSNP 2001/15/490). Wobec powyższego, mimo że pracodawca, jako administrator takich danych, nie ma obowiązku zgłaszania takiej bazy danych osobowych do GIODO, to jest zobowiązany realizować obowiązki obciążające administratora danych osobowych. Wobec wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych w celach rekrutacyjnych pracodawca jest obowiązany do dołożenia szczególnej staranności w celu ochrony osób, czyli pracowników, których te dane dotyczą. Musi on zapewnić, aby były one przetwarzane zgodnie z prawem, zbierane dla oznaczonych, zgodnych z prawem celów i niepoddawane dalszemu przetwarzaniu niezgodnemu z tymi celami. Co więcej, dane takie muszą być merytorycznie poprawne i adekwatne w stosunku do celów, w jakich są przetwarzane oraz przechowywane w postaci umożliwiającej identyfikację osób, których dotyczą - nie dłużej niż jest to niezbędne do osiągnięcia celu przetwarzania.

W świetle metod zmierzających do weryfikacji historii zatrudnienia czy doświadczenia kandydata istotne jest, że ustawa o ochronie danych osobowych daje pracownikowi prawo kontrolowania przetwarzanych danych wraz z uprawnieniem do wniesienia żądania zaprzestania ich przetwarzania ze względu na jego szczególną sytuację. Daje mu też prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania jego danych w przypadkach wymienionych w ustawie o ochronie danych osobowych.

Należy wskazać, że potencjalny pracownik musi zgodzić się na weryfikację danych dotyczących jego wcześniejszego zatrudnienia i zajmowanego stanowiska. Co więcej poprzedni pracodawca bez takiej zgody nie może udzielić informacji o danych osobowych dotyczących jego byłego pracownika.

Wiele firm sprawdza kandydatów, nie informując ich o tym. Takie działania należy uznać za nielegalne. Kandydat do pracy powinien być świadomy, że zostanie poddany procesowi weryfikacji danych. Musi również znać jej zakres i wyrazić na nią zgodę. Powyższe może okazać się dla takiego kandydata niezwykle istotne, zważywszy, że weryfikacja dotyczy również np. aktualnego miejsca zatrudnienia.

Niewłaściwa polityka weryfikacji danych o potencjalnych pracownikach może narazić firmę na utratę wiarygodności. Dlatego należy podkreślić, że background screening jest możliwy, jeśli kandydat posiada pełne informacje dotyczące jego przebiegu, czyli kiedy weryfikacja odbywa się za jego pisemną zgodą oraz zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych i kodeksem pracy.

Przepisy ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 z późn. zm.) mają zastosowanie wobec danych dotyczących zatrudnienia tylko w zakresie nieuregulowanym przepisami prawa pracy (art. 94 pkt 9a k.p.; rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, Dz.U. nr 62, poz. 286 z późn. zm.).

@RY1@i02/2011/008/i02.2011.008.209.003a.001.jpg@RY2@

Katarzyna Stępnicka, prawnik, Chałas i Wspólnicy Kancelaria Prawna, oddział w Gdańsku

Katarzyna Stępnicka

prawnik, Chałas i Wspólnicy Kancelaria Prawna, oddział w Gdańsku

Art. 22¹ ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Art. 6 ust. 1 pkt 10 ustawy z 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym (t.j. Dz.U. z 2008 r. nr 50, poz. 292 z późn. zm..

Ustawa z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 z późn. zm.).