Archiwum musi być papierowe

Obecnie dokumentację osobową pracownika należy przechowywać przez cały okres zatrudnienia oraz przez 50 lat, licząc od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy, a dokumentację płacową 50 lat, licząc od dnia jej wytworzenia. Po zakończeniu zatrudnienia pracownika jego akta osobowe trzeba przekazać z upływem roku kalendarzowego, w którym zakończył się stosunek pracy, do archiwum zakładowego lub prywatnego.

Problem polega na tym, że - szczególnie duże firmy - już obecnie prowadzą dokumentację pracowniczą wyłącznie w formie elektronicznej. Co więcej, można już znaleźć programy kadrowe, które umożliwiają pracownikom samodzielne edytowanie swoich danych. Nadal obowiązuje jednak rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62, poz. 286 z późn. zm.). To właśnie ono nie zawiera żadnego przepisu umożliwiającego elektroniczne przechowywanie dokumentów osobowych pracowników. Nie ma więc podstaw do stosowania przez pracodawców nośników elektronicznych jako wyłącznej formy prowadzenia i przechowywania akt osobowych pracownika. Oznacza to, że do czasu nowelizacji tego rozporządzenia nie jest możliwe prowadzenie akt osobowych wyłącznie w formie elektronicznej.

- Przepisy muszą być dostosowane do zmieniającej się rzeczywistości. Konieczne jest tylko wyraźne określenie, w jaki sposób mają być tworzone kopie zapasowe takich dokumentów - mówi prof. Jan Klimek, przewodniczący zespołu ds. ubezpieczeń społecznych Komisji Trójstronnej.

Przedsiębiorcy wskazują, że np. elektroniczne RMUA spowodowały oszczędności w firmach.

Przeciwnicy prowadzenia wyłącznie elektronicznych akt wskazują, że w przypadku dokumentów, które trzeba przechowywać przez 50 lat, taki sposób archiwizacji może być problematyczny. Może się bowiem okazać, że obecnie używanych nośników nie będzie już na czym odczytać za pół wieku. Dodatkowe problemy mogą mieć pracownicy w przypadku zmian właścicielskich w firmach. Może się okazać, że poprzedni i nowy pracodawca prowadziliby dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy w różnej formie.

- Tylko w przypadku dokumentu papierowego można stwierdzić jego autentyczność. Natomiast nie ma takiej gwarancji w przypadku jego elektronicznej wersji. A państwo nie może wypłacać emerytur na podstawie wątpliwych dokumentów - dodaje Jolanta Louchin, dyrektor Archiwum Państwowej Dokumentacji Osobowej i Płacowej w Milanówku.

50 lat tyle pracodawca musi przechowywać dokumenty pracownika

Bożena Wiktorowska

bozena.wiktorowska@infor.pl