Czy można prowadzić elektronicznie wspólne akta osobowe

Pracodawca zatrudnia na ogół nowych pracowników na trzymiesięczne okresy próbne. Indywidualne akta osobowe zakłada dla nich dopiero po zatrudnieniu na stałe. Do tego czasu gromadzi dokumenty dotyczące tych osób w jednej teczce. Zlecił także informatykowi napisanie programu do elektronicznego prowadzenia akt osobowych, gdyż chce, aby miały one taką formę. Czy jest to zgodne z przepisami?

Nie. Prowadzenie wspólnych akt jest niedopuszczalne. Nie można także zaniechać ich prowadzenia w formie papierowej.

Obowiązek pracodawcy prowadzenia akt osobowych zatrudnionych oraz dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy wynika z kodeksu pracy. Przepisy dotyczące prowadzenia akt osobowych muszą być przestrzegane przez każdego pracodawcę niezależnie od formy organizacyjnej, w jakiej działa. Taki wymóg ciąży także na osobach fizycznych, choćby nie były przedsiębiorcami i zatrudniały tylko jedną osobę. Przepisy nakładające na pracodawców obowiązek dokumentowania stosunku pracy nie różnicują ich sytuacji w zależności od podstawy jego nawiązania. Pracodawca musi prowadzić akta osobowe dla wszystkich pracowników, zarówno zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, jak i mianowania, powołania, wyboru lub spółdzielczej umowy o pracę. Dla każdego pracownika trzeba założyć odrębne akta osobowe. Pracodawca musi zrobić to także w przypadku, gdy zatrudnia pracownika na krótki okres. Niedopuszczalne jest więc prowadzenie wspólnych akt osobowych dla grupy pracowników, nawet jeśli są to osoby przyjęte na okres próbny.

Obecnie obowiązujące przepisy nie przewidują również możliwości zrezygnowania przez pracodawcę z prowadzenia akt osobowych w formie pisemnej oraz zastosowania w zamian formy elektronicznej. Wymagana forma prowadzenia akt osobowych została ściśle określona przez przepisy i pracodawca nie może swobodnie wybrać sposobu ich utworzenia. Nieprowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika. Grozi za nie grzywna od 1000 do 30 000 zł.

Rafał Krawczyk

sędzia Sądu Okręgowego w Toruniu

Podstawa prawna

Art. 94 pkt. 9a, art. 281 pkt. 6 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Par. 6 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62, poz. 286 z późn. zm.).