Jak prawidłowo przechowywać akta

Właściciel niewielkiego przedsiębiorstwa zlikwidował część działalności i przeniósł siedzibę firmy do swojego mieszkania. Przed przeprowadzką zaniechał założenia akt osobowych dla dwóch pracowników. Ponadto z powodu braku miejsca przechowuje akta w pomieszczeniu, w którym jest wilgoć. Wyjaśnia, że taka sytuacja ma przejściowy charakter. Czy jego zachowanie jest zgodne z przepisami?

Nie. Grozi mu odpowiedzialność za wykroczenia przeciwko prawom pracownika.

Wymagania, jakim powinny odpowiadać akta osobowe, zostały określone w rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Muszą być one prowadzone oddzielnie dla każdego zatrudnionego i składać się z trzech części: A (obejmującej dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie), B (zawierającej dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia) oraz C (zawierającej dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia). Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym i ponumerowane. Każda z tych części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów.

Obowiązki związane z prowadzeniem i zabezpieczeniem akt osobowych są tak istotne, że kodeks pracy wprowadza odpowiedzialność za ich naruszanie. Przede wszystkim kara grozi pracodawcy, który nie prowadzi akt osobowych pracowników. Przyjmuje się, że chodzi tu o brak prowadzenia akt w ogóle, a nie o zaniechanie włączenia do nich konkretnych dokumentów. Pracodawca będzie jednak ponosił odpowiedzialność także w przypadku, gdyby okazało się, że braki w dokumentacji są na tyle poważne, że można uznać, iż akta osobowe - mimo ich formalnego założenia - w istocie nie są prowadzone. Grozi za to grzywna od 1000 zł do 30 000 zł.

Pracodawca musi także przechowywać akta w warunkach, w których nie są one zagrożone zniszczeniem lub uszkodzeniem. Również za nieprzestrzeganie tego wymogu grozi grzywna od 1000 zł do 30 000 zł. Celem tej regulacji jest nie tylko ochrona dokumentów przed ich porzuceniem lub przed przetrzymywaniem w miejscu, do którego dostęp mają osoby nieuprawnione. Grzywna może być wymierzona także za przechowywanie akt w pomieszczeniach zamkniętych, ale niezapewniających ich bezpiecznego zachowania w nienaruszonym stanie. Do poniesienia odpowiedzialności nie jest przy tym konieczne, aby akta rzeczywiście zostały uszkodzone. Kara może zostać wymierzona za samo narażenie ich za uszkodzenie. W przypadku opisanym w pytaniu pracodawca nie może więc bronić się tym, że przechowywanie akt w zawilgoconym pomieszczeniu ma przejściowy charakter i nie zostały one uszkodzone. Jeśli są narażone na uszkodzenie, grozi mu grzywna.

Rafał Krawczyk

sędzia Sądu Okręgowego w Toruniu

Podstawa prawna

Art. 281 pkt 6 i 7 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Par. 6 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62, poz. 286 z późn. zm.).