Bez bilansu czasu pracy nie można prawidłowo rozliczyć godzin nadliczbowych

Stosowanie 3-miesięcznego okresu rozliczeniowego nie oznacza, że pracodawca nie wypłaca na bieżąco żadnych należności z tytułu nadgodzin, a dopiero po zakończeniu całego okresu rozliczeniowego jednorazowo rozlicza wszystkie nadgodziny. Zgodnie bowiem z podstawową zasadą płacową wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną (art. 80 k.p.). Znaczenie tu będzie miała więc chwila stwierdzenia nadgodzin, którą przy nadgodzinach dobowych będzie już koniec dnia pracy, a przy nadgodzinach tygodniowych upływ ostatniego dnia całego okresu rozliczeniowego. Wypłat z ich tytułu dokonujemy w najbliższych terminach, stąd za nadgodziny dobowe płacimy co miesiąc, a za średniotygodniowe co okres rozliczeniowy.

Opis przypadku

Pracownik jest zatrudniony w 3-miesięcznym okresie rozliczeniowym w systemie podstawowym, ale świadczy pracę w różne dni tygodnia, łącznie z sobotami i niedzielami. Czas pracy tego pracownika w okresie styczeń - marzec 2012 r. pokazujemy na grafiku (w trzeciej kolumnie czas zaplanowany, a w czwartej rzeczywiście przepracowany).

Harmonogram przewiduje 19 dni pracy w styczniu, 24 dni pracy w lutym oraz 21 dni w marcu, a więc ogółem 64 dni robocze, co oznacza, że zaplanowano pracę na 512 godzin. Praca była zaplanowana nierównomiernie, gdyż w styczniu pierwszy dzień roboczy przypadał dopiero 10 stycznia, a w lutym pracownik pracował aż przez 3 niedziele, pracując prawie w każdym tygodniu po 6 dni. Pracownik pracował dodatkowo w styczniu 24 godziny, a w lutym i marcu przez 20 godzin, w sumie wypracowując 576 godzin i nie otrzymując w zamian żadnego czasu ani dnia wolnego od pracy.

W okresie rozliczeniowym styczeń - marzec 2012 r. wymiar czasu pracy dla zatrudnionych od poniedziałku do piątku wynosi 512 godzin:

13 tygodni x 40 godzin - 8 godzin (święto Trzech Króli) = 520 - 8 = 512 godzin.

Harmonogram pracownika był zatem zaplanowany prawidłowo i nie przewidziano w nim nadgodzin, co wpłynęłoby na rozliczenie czasu pracy.

Zgodnie z ustalonym harmonogramem

Gdyby pracownik pracował zgodnie z przyjętym harmonogramem, to jego czas pracy nie miałby wpływu na wynagrodzenie w przypadku stałej stawki miesięcznej. Zgodnie bowiem z praktyką sankcjonowaną przez PIP w przypadku dłuższych okresów rozliczeniowych ważne jest, aby suma zaplanowanych w okresie godzin zgadzała się z nominałem dla danego okresu rozliczeniowego, a drugorzędne znaczenie mają liczby godzin zaplanowanych w poszczególnych miesiącach.

W naszym przykładzie zakładając, że pensja pracownika wynosi 3000 zł, pracodawca wypłaciłby ją w każdym z miesięcy, mimo że w styczniu pracownik przepracował 152 godziny (wymiar dla tego miesiąca to 168 godzin), w lutym 192 godziny (wymiar to 168 godzin), a w marcu 168 godzin (wymiar to 176 godzin).

Inaczej byłoby przy stawce godzinowej, gdyż wtedy należałoby przemnożyć realne godziny pracy przez obowiązującą pracownika stawkę godzinową. A więc wahania godzin pracy oznaczałyby również wahania płacowe.

Nadgodziny dobowe

W przypadku prawidłowego harmonogramu czasu pracy pierwszym krokiem powinno być rozliczenie nadgodzin dobowych, gdyż art. 151¹ k.p. daje pierwszeństwo tym nadgodzinom, stanowiąc, że jako nadgodziny średniotygodniowe rozliczamy tylko te nadgodziny, które nie przekroczyły jednocześnie normy dobowej.

W systemie podstawowego czasu pracy jest to proste, gdyż nadgodziny dobowe to każda praca powyżej 8 godzin. Zatem nadgodzin takich mamy 16 w styczniu i po 12 w lutym i marcu:

● w styczniu po 4 godz. w dniach 12, 15, 23 i 29;

● w lutym po 4 godz. w dniach 5, 12 i 19;

● w marcu po 4 godz. w dniach 19, 27 i 31.

Wszystkie 16 nadgodzin dobowych ze stycznia to nadgodziny z dodatkiem 50 proc., gdyż 12, 15 i 29 i stycznia to dni robocze w harmonogramie pracownika i nie ma znaczenia, że 15 i 29 stycznia to niedziele. 23 stycznia to z kolei dzień wolny z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy, który nie daje w przypadku nadgodzin dobowych uprawnienia do 100 proc. dodatku, gdyż nie został wymieniony w art. 151¹ par. 1 pkt 1 k.p.

W lutym nadgodziny 50 proc. będą wynikały z pracy w dniach 5 i 12 lutego, które były robocze w harmonogramie, a 4 nadgodziny dobowe 19 lutego będą wynagradzane 100 proc. dodatkiem za nadgodziny, gdyż była to wolna od pracy niedziela. W marcu sytuacja będzie wyglądała analogicznie jak w styczniu, czyli wszystkie 12 nadgodzin dobowych powinno zostać wynagrodzonych 50-proc. dodatkiem.

Kiedy wypłata

Wynagrodzenie za nadgodziny dobowe powinno zostać wypłacone z pensją za każdy miesiąc okresu rozliczeniowego, a do jego ustalania w przypadku stawki miesięcznej jako dzielnik przyjmuje się nominalny czas pracy dla poszczególnych miesięcy, a nie czas zaplanowany pracownikowi do przepracowania w jego harmonogramie.

Stanowisko takie prezentuje PIP, wywodząc je z brzmienia par. 4a i 4b rozporządzenia MPiPS z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy (Dz.U. nr 62, poz. 289 z późn. zm.), które posługują się zwrotem: "dzieli się przez liczbę godzin pracy przypadających do przepracowania w danym miesiącu". W ocenie PIP chodzi o liczbę godzin do przepracowania dla ogółu, a nie dla konkretnego pracownika, gdyż to nie wynika z treści przepisu (por. stanowisko GIP w sprawie obliczania dodatku za nadgodziny z 23 stycznia 2008 r.). [przykład 1]

Praca w niedziele i wolne soboty

Praca w niedziele i dni wolne z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy jest rekompensowana dniami wolnymi od pracy, co nie dotyczy jednak pracy powyżej ósmej godziny w takim dniu, gdyż to są klasyczne nadgodziny dobowe. Zrekompensowanie powyższej pracy dniami wolnymi byłoby neutralne dla rozliczenia nadgodzin, gdyż te by w takim przypadku w ogóle nie powstały.

Niezrekompensowanie powyższej pracy dniami wolnymi od pracy spowoduje, że na koniec okresu rozliczeniowego dojdzie do przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy.

Nieoddawanie dni wolnych na bieżąco nie oznacza jednak przyzwolenia, żeby dopiero na koniec okresu rozliczeniowego wypłacić całe wynagrodzenie z tego tytułu. Na bieżąco powinno być bowiem wypłacane wynagrodzenie za pracę faktycznie wykonaną, a na koniec okresu rozliczeniowego powinno zostać dokonane już tylko rozliczenie normy tygodniowej i wtedy powinna nastąpić ewentualna wypłata 100 proc. dodatku za nadgodziny średniotygodniowe. [przykład 2]

Rozliczenie średniotygodniowe

W ostatnim miesiącu okresu rozliczeniowego powinno dojść do rozliczenia czasu pracy z całego okresu i ustalenia nadgodzin średniotygodniowych. W tym celu PIP sugeruje, aby od faktycznego czasu pracy w całym okresie rozliczeniowym odjąć wymiar czasu pracy w tym okresie oraz nadgodziny dobowe. W naszym przypadku działanie powyższe będzie więc wyglądało następująco:

576 godzin - 512 godzin - 40 nadgodzin dobowych = 24 nadgodziny średniotygodniowe z dodatkiem 100 proc.

Wynik powyższy jest konsekwencją pracy w 2 dni wolne z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy i w 1 wolną niedzielę po 8 godzin, co nie zostało na bieżąco zbilansowane pra

cownikowi. W takim przypadku z wynagrodzeniem marcowym należy wypłacić same dodatki 100-proc. za nadgodziny średniotygodniowe. W celu uzyskania tej wielkości wynagrodzenie zasadnicze wypłacane w marcu należy podzielić przez wymiar czasu pracy z marca, czyli ostatniego miesiąca okresu rozliczeniowego. Pogląd taki wyrażają zarówno PIP, jak i MPiPS (por. stanowisko departamentu prawa pracy MPiPS z 20 sierpnia 2008 r. w sprawie obliczania dodatku z tytułu pracy w nadgodzinach, DPR-III-079-475/ZN/08). [przykład 3]

Wykroczenia pracodawcy

Wezwanie pracownika do pracy w niedzielę 19 lutego spowodowało naruszenie art. 151¹² k.p. gwarantującego pracownikowi prawo do wolnej od pracy niedzieli przypadającej nie rzadziej niż raz na 4 tygodnie. Na skutek tej dodatkowej pracy pracownik pracował bowiem aż przez 7 kolejnych niedziel, co jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika, zgodnie z art. 281 pkt 5 k.p., zagrożonym mandatem w razie kontroli PIP.

Polecając dodatkową pracę w dniach 23 stycznia i 19 lutego, należy również zwrócić uwagę, aby nie pozbawić pracownika prawa do 35-godzinnego odpoczynku tygodniowego, co będzie zależało od tego, w jakich godzinach ta dodatkowa praca zostanie zlecona.

PIP sprawdza zapewnienie odpoczynków tygodniowych i co czwartej niedzieli wolnej od pracy na wykonaniu, a nie w harmonogramie. Często się bowiem zdarza, że pierwotnie prawidłowy grafik zostanie zrealizowany w znacznej mierze niezgodnie z założeniami, co może oznaczać naruszenia praw pracowniczych.

Najprawdopodobniej za wykroczenie zostanie uznane też przez PIP nieoddanie dnia wolnego od pracy w zamian za pracę w dniu wolnym z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy 23 stycznia. Zgodnie bowiem z art. 151³ k.p. w takim przypadku pracownik powinien otrzymać inny dzień wolny od pracy w terminie z nim uzgodnionym do końca danego okresu rozliczeniowego. Po 23 stycznia do końca okresu rozliczeniowego jest jeszcze ponad 2 miesiące, a więc pracodawcy raczej trudno będzie wykazać, że oddanie dnia wolnego było niemożliwe.

Nie stanowi natomiast wykroczenia nieoddanie dnia wolnego od pracy w zamian za pracę w sobotę 31 marca, mimo że formalnie jest to niezgodne z art. 151³ k.p. Był to bowiem ostatni dzień okresu rozliczeniowego obowiązującego w firmie, a więc pracodawca nie miał fizycznej możliwości oddania dnia wolnego w tym okresie i nie ponosi winy za taki stan rzeczy, a przepisy nie dają możliwości przeniesienia takiego dnia wolnego na nowy okres rozliczeniowy.

PRZYKŁAD 1

Wysokość dodatku może być różna

Przyjmując, że nasz pracownik zarabia 3000 zł, jego nadgodziny dobowe powinny zostać rozliczone w następujący sposób:

● styczeń - 3000 : 168 godz. = 17,86 zł stawka normalnego wynagrodzenia oraz dodatku 100 proc., a 8,93 zł stawka dodatku 50 proc.,

● luty - 3000 : 168 godz. = 17,86 zł stawka normalnego wynagrodzenia oraz dodatku 100 proc., a 8,93 zł stawka dodatku 50 proc.,

● marzec - 3000 : 176 godz. = 17,04 zł stawka normalnego wynagrodzenia oraz dodatku 100 proc., a 8,52 zł stawka dodatku 50 proc.

PRZYKŁAD 2

Normalne wynagrodzenie wypłaca się na bieżąco

Pracownik z naszego przykładu powinien z pensją za styczeń otrzymać normalne wynagrodzenie za 24 godziny dodatkowej pracy (16 za nadgodziny dobowe i 8 za pracę w dniu wolnym od pracy z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy). W lutym również powinien otrzymać normalne wynagrodzenie za 20 godzin dodatkowej pracy, w tym 8 za pracę w wolną niedzielę.

PRZYKŁAD 3

Podstawą pensja z ostatniego miesiąca okresu rozliczeniowego

Przyjmując ciągle pensję w wysokości 3000 zł, stawka 100 proc. dodatku za nadgodzinę średniotygodniową w marcu wyniesie 17,04 zł (3000: 176 godz.). Będzie ona zatem niższa od stawek normalnego wynagrodzenia wypłacanego za taką pracę na bieżąco z pensjami za styczeń i luty, gdzie stawka godzinowa wynosiła 17,86 zł.

Uwaga

W przypadku wolnych sobót i niedziel również powyżej ósmej godziny pracy w takim dniu powstają nadgodziny dobowe, mimo że cała praca w takim dniu wolnym przekracza rzecz jasna także normę tygodniową

Uwaga

Praca w niedzielę (święto) lub w dniu wolnym z tytułu 5-dniowego tygodnia pracy w wymiarze do 8 godzin zrekompensowana innym dniem wolnym od pracy nie stanowi w ogóle pracy nadliczbowej, a więc nie będzie także zaliczana do rocznego limitu nadgodzin

@RY1@i02/2012/043/i02.2012.043.217001000.805.jpg@RY2@

@RY1@i02/2012/043/i02.2012.043.217001000.806.jpg@RY2@

Łukasz Prasołek, asystent sędziego Sądu Najwyższego

Łukasz Prasołek

asystent sędziego Sądu Najwyższego

Podstawa prawna

Art. 129, art. 151¹, art. 151³, art. 151¹² ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).